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“El tiempo es dinero”, en ninguna parte es más cierto este adagio que en la gestión de proyectos, lo que implica gestionar, programar, asignar y controlar las actividades centrales para la ejecución eficiente de proyectos. La gestión del tiempo del proyecto, de la que trata este blog, también implica analizar las actividades del proyecto, desarrollar una línea de tiempo y establecer fechas límite para tareas y proyectos individuales.
Beneficios de la gestión del tiempo del proyecto
● Optimiza las actividades del proyecto: la gestión del tiempo del proyecto divide las actividades en pequeñas tareas manejables, lo que garantiza que siempre trabaje con la máxima eficiencia.
● Mejora el cumplimiento de los plazos: desarrollar un cronograma lo ayudará a administrar mejor el tiempo y evitar acumular trabajo. Esto es lo que cuenta.
● Aumenta la eficiencia y la comunicación del equipo: el conocimiento previo de las tareas hará que los miembros de su equipo sean más productivos y eficientes al tiempo que reduce los conflictos.
● Reducir los costos del proyecto: un proyecto bien planificado consumirá menos de la tesorería de la organización y ahorrará dinero y recursos.
● Equilibrio: Desarrollar un cronograma ayudará a automatizar el proceso de gestión de proyectos y evitará la necesidad de un monitoreo continuo.
● Aumentar la certeza: las partes interesadas esperan certeza y consistencia en la calidad del trabajo. Un plan que delinea cómo se distribuirá el tiempo entre las actividades del proyecto es tranquilizador.
Pasos de la gestión del tiempo del proyecto
No existe un proceso definido para implementar una estrategia de gestión del tiempo del proyecto, pero los siete pasos a continuación funcionan:
1. Encuentre la herramienta adecuada: la implementación de la estrategia requiere elegir la herramienta correcta y conocer todos sus pros y contras.
Nota: Lea el blog hasta el final para saber más.
Las herramientas de visualización de datos tienen un propósito importante para los gerentes de proyectos. Una de esas herramientas básicas pero muy útiles es el gráfico. Explore varios gráficos y sus usos en el proceso de gestión de proyectos y descargue plantillas personalizables de esta guía .
2. Defina y analice actividades: divida el proyecto en partes más pequeñas de actividades. Comprender su importancia en la finalización del proyecto y priorizar.
3. Actividades de secuenciación: similar al proceso de narración; aprender a dibujar una relación entre dos actividades consecutivas del proyecto.
Puede visitar este enlace para obtener más detalles y plantillas prediseñadas para secuenciar actividades.
4 . Calcular recursos: obtenga una estimación de los recursos necesarios con el mayor grado de precisión posible.
5. Estimación de la duración: en esta fase, debe estimar el tiempo (ETA) que toma cada actividad y todo el proyecto. Una técnica bien conocida para esto es la Técnica de Revisión de Evaluación de Programas (PERT).
6. Creación del cronograma del proyecto: un cronograma del proyecto resume las actividades del proyecto en detalle, duración, fechas de inicio y finalización, actividad anterior/siguiente y nombre de la persona responsable.
Al igual que los cronogramas de proyectos, los informes de proyectos también son una parte inseparable de la gestión de proyectos. La creación de informes de proyectos es una tarea desalentadora y que requiere mucho tiempo. Aquí hay plantillas de informes de proyectos fáciles de editar para descargar para ayudarlo a crear un informe completo del proyecto .
7. Seguimiento del cronograma: es el paso más crítico en la gestión del tiempo del proyecto. Después de desarrollar el cronograma, los gerentes de proyecto deben actualizar el cronograma con regularidad. Controlar y monitorear este cronograma ayuda a desarrollar una estrategia para mitigar los riesgos y realizar cambios en tiempo real.
Plantillas de gestión del tiempo del proyecto
No podemos ofrecer una máquina del tiempo para ayudarlo a controlar el tiempo del proyecto, pero podemos ofrecerle nuestras plantillas y cubiertas de presentación de gestión del tiempo del proyecto prediseñadas. Estas cubiertas y diapositivas de PPT le ahorrarán el tedio y el esfuerzo de desarrollar un cronograma de proyecto desde cero. Puedes, así, concentrarte en tu presentación e impactar con tus palabras y presencia física. Nuestras plantillas integrales también le brindan la oportunidad de sazonar su discurso con ideas impactantes.
¡Explora estos diseños plug-and-play y no te pierdas el clímax!
1. Presentación de PowerPoint sobre gestión del tiempo del proyecto
Confiar en el tiempo simplemente no se hace cuando se trata de la gestión de proyectos; vuela más rápido que un avión supersónico. Esta plantilla de presentación de gestión del tiempo del proyecto lo ayuda a mostrar su historial excepcional de cumplimiento de los plazos. ¡Obtenga esta plantilla PPT ahora!
2. Implementación de estrategias de gestión del tiempo del proyecto Presentación
Los diseñadores profesionales de SlideTeam seleccionan esta plantilla de presentación personalizable de gestión del tiempo del proyecto e implementación de la estrategia. Los índices que se ofrecen en esta diapositiva son cuestiones clave, evitando errores/razones que conducen al fracaso del proyecto y parámetros para medir el progreso del proyecto a lo largo del tiempo. Descargue este PPT Deck editable ahora.
3. Presentación de análisis de impacto de tiempo de gestión de proyectos
Utilice este ajuste preestablecido de PowerPoint de análisis de impacto de tiempo de gestión de proyectos profesional y listo para enfatizar los fundamentos de las fases de gestión de proyectos. Una vez que muestre una comprensión clara de esto, existe una certeza cercana de que su proyecto se ejecutará a tiempo.
4. Secuenciación de actividades para una mejor presentación de la gestión del tiempo del proyecto
La secuenciación de actividades es esencial para la gestión del tiempo del proyecto, ya que ayuda a comprender la importancia de cada actividad en el ciclo del proyecto y ayuda a llegar a una fecha de finalización. Esta presentación de PowerPoint cubre técnicas como la matriz de Eisenhower y la técnica de gestión del tiempo Kanban. ¡Consiguelo ahora!
5. Programación de tareas para la presentación de PowerPoint de gestión del tiempo del proyecto
La programación de tareas es el primer paso en el proceso de gestión del tiempo del proyecto que esta plantilla de presentación te ayuda a dominar. La declaración del alcance, el estatuto del proyecto, las dependencias de tareas, la estructura de desglose del trabajo y la matriz de competencias se analizan en este diseño de PPT. ¡Descárgalo ahora!
6. Presentación de PowerPoint sobre la estrategia de gestión del tiempo
La eficiencia, el presupuesto, el uso de los recursos y el menor tiempo de ejecución posible son las variables que impactan en el éxito del proyecto. Utilice esta plantilla de presentación para desarrollar una estrategia y entregar un proyecto. Con listas de verificación para seleccionar una herramienta de seguimiento del tiempo, un cronograma de prueba del proyecto, un plan de comunicación y estrategias de mitigación de riesgos, esta plantilla es indispensable. ¡Descargar ahora!
7. Plantilla de estimación y asignación de recursos con cronograma del proyecto
Estimar y asignar los recursos necesarios para completar con éxito el proyecto es parte de la creación de un cronograma del proyecto. Incorpore este diseño de PPT para desarrollar un cronograma de proyecto con la asignación de recursos como mano de obra, presupuesto y herramientas a una persona responsable.
8. Gráfico de gestión del tiempo del proyecto con plantilla de detalles de la tarea
Los diagramas de Gantt son herramientas populares de gestión de proyectos para mostrar actividades contra el tiempo. Nuestros diseñadores han desarrollado esta plantilla de administración del tiempo del proyecto para ayudar a los gerentes de proyectos a manejar las tareas. ¡Obtenga acceso hoy mismo a este diseño PPT basado en el tema del gráfico de Gantt!
9. Plantilla de gráfico de gestión del tiempo del proyecto de cinco años
Esta hoja de ruta de gestión del tiempo de proyectos de cinco años prediseñada lo ayuda a realizar un seguimiento y presentar el progreso. Use este diseño de PowerPoint para mostrar cómo las actividades se relacionan entre sí. Este diseño de PPT basado en el tema del diagrama de Gantt utiliza una codificación de colores para proporcionar un esquema estructurado del flujo del proceso. ¡Agárralo hoy!
10. Plantilla de mapa mental para la gestión del tiempo del proyecto
Esta plantilla muestra sus excelentes habilidades de planificación estratégica y presenta un mapa mental para la estrategia de gestión del tiempo del proyecto. Implemente esta plantilla PPT para ayudar a su equipo a visualizar el proceso de gestión del tiempo del proyecto y comprender cada paso. ¡Consiguelo ahora!
Plantillas de bonificación de gestión del tiempo del proyecto
Eso no es todo. ¡Tenemos algo más para ti!
1. Plantilla para la importancia de la gestión del tiempo del proyecto
Antes de hacer una cosa, es necesario saber por qué. Es la única manera de asegurar su éxito. Como líder, es su responsabilidad ayudar a su equipo a comprender el motivo de la gestión del tiempo del proyecto. Este diseño de PowerPoint te ayuda a hacer eso.
2. Plantilla de 3 pasos para reducir el tiempo de entrega del proyecto
El tiempo de entrega se refiere al tiempo de avance en la realización de una actividad del proyecto. El tiempo de adelanto y retraso del proyecto es un concepto de la técnica de flujo de trabajo Kanban. Utilice esta plantilla prediseñada para ilustrar las mejores prácticas para la gestión del tiempo del proyecto.
3. Plantilla de hoja de ruta de cronograma de gestión de proyectos
Esta plantilla de muestra de gestión de proyectos puede agregar valor a su presentación, con cada fase o actividad exhibida como un hito. Esta plantilla de presentación también le permite compartir detalles de estas fases.
The Climax: mejores prácticas de gestión del tiempo del proyecto
Desarrollar un cronograma de gestión del tiempo del proyecto parece aterrador. Para facilitar su tarea, hemos elaborado estos consejos y técnicas, seleccionados de trabajos de investigación de clase mundial y experiencia personal, para dominar el arte de la gestión del tiempo del proyecto. ¡Sigue leyendo!
1. Principio de Pareto (regla 80/20): Este es un principio de control de calidad que, sin embargo, se aplica a todos los procesos. Sugiere que el 20% de sus tareas/esfuerzos (tareas de alto valor) le proporcionen el 80% de los resultados. En la gestión del tiempo del proyecto, esto significa que obtendrá el 80% de los resultados dentro del 20% del tiempo del proyecto. Por lo tanto, identifique, priorice y complete primero las tareas de alto valor.
2. Encuentra formas más simples: la forma más fácil de hacer algo es la forma más simple, pero también es la más difícil de encontrar. Analiza el proceso de intentar una actividad y elige la más sencilla.
3. Revisión: controle la finalización de su tarea y el tiempo de adelanto/retraso. Le permitirá realizar ajustes en el cronograma de su proyecto y cumplir con los plazos será pan comido. El seguimiento de la asignación de recursos y los gastos durante cada fase del proyecto también es fundamental.
4. Piense menos, actúe más: la planificación es necesaria, pero no desarrolle una fobia a la acción. Casi 7 de cada diez proyectos incumplen los plazos debido a pensar demasiado o planificar demasiado, con poca acción sobre el terreno.
5. Investigación y soporte: nunca deje de buscar mejores soluciones. Solicite el apoyo de sus mayores cuando sea necesario.
6. Establezca metas SMART: Todos sabemos que SMART significa Específico, Medible, Alcanzable, Realista y Oportuno. Motiva a tu equipo a cumplir los objetivos diarios, lo que a su vez ayuda a cumplir los objetivos semanales, etc. Tenga espacio para los descansos.
7. Herramientas de planificación adecuadas: la estrategia de gestión del tiempo de su proyecto debe ser sólida pero ágil. Es posible que deba cambiarlo regularmente. El software de gestión del tiempo del proyecto puede ayudar, pero las posibilidades de error, complejidad y costo (compra y mantenimiento) son mucho mayores que el retorno. Por lo tanto, sugerimos nuestras plantillas de presentación de gestión del tiempo de proyectos prediseñadas que satisfacen todas las necesidades de su proyecto. Los diseñadores profesionales seleccionan estos diseños hipnóticos después de una investigación profunda de la industria y un proceso bien pensado para ayudar a los gerentes de proyectos a manejar las tareas regulares de administración del tiempo. Descargue estas diapositivas PPT fáciles de editar y prepare el cronograma y el cronograma de su proyecto en minutos.
Preguntas frecuentes sobre la gestión del tiempo del proyecto
1. ¿Cuáles son los elementos clave de la gestión del tiempo del proyecto?
Los procesos que se deben seguir para una gestión del tiempo del proyecto de clase mundial son:
1. Concentrarse en un método adecuado.
2. Definición, análisis y planificación de las actividades del proyecto.
3. Secuenciar actividades y encontrar cómo se vinculan. Ejemplo: programación de anuncios y flujo de noticias en el negocio de los periódicos.
4. Estimar los recursos y enumerar los requisitos del proyecto.
5. Llegar a una fecha límite para completar con éxito.
6. Desglose detallado de cada faceta; el DIOS está en el detalle.
7 . Supervisar el cronograma y ajustarlo según sea necesario.
2. ¿Cuáles son las cuatro técnicas de gestión del tiempo del proyecto?
Los gerentes de proyecto encuentran estas cuatro técnicas como las más útiles:
1. El principio de Pareto (La regla del 80/20).
2. La Técnica de Evaluación y Revisión del Programa PERT.
3. Gestión del flujo de trabajo Kanban (Lean) (Fabricación justo a tiempo).
4. Matriz de Eisenhower (La Matriz Urgente-Importante.
En cada uno de estos, asegúrese de dominar los conceptos básicos y luego aplicarlos al escenario específico al que se enfrenta. Estos funcionarán y le darán los resultados. El texto del blog tiene los detalles.
3. ¿Cuáles son los tres principios de la gestión del tiempo?
Puede volverse más productivo y eficiente con la implementación del principio de gestión del tiempo de las 3P-s . Se traduce en Planificación, Priorización y Ejecución. Cada uno de estos es un proceso científico que requiere estudio, observación profunda y experiencia. Por ejemplo, como empresa de exploración de petróleo y gas, podría planear ingresar a un país en particular. Luego, debe priorizar los pasos para actualizar esto, como un informe de viabilidad, un informe detallado del proyecto, etc. (el ángulo comercial). También se considerará reunirse con el liderazgo de ese país.
La pregunta del millón es, ¿qué ejecutarás primero? ¿El plan de negocios o la reunión con el liderazgo? DEPENDE y cambiará de un negocio a otro, pero este es el nivel de complejidad que las 3P ayudan a resolver.
4. ¿Cuál es la importancia de la gestión del tiempo del proyecto?
La gestión del tiempo del proyecto afecta la calidad, el presupuesto, el alcance y la entrega del trabajo. La excelente gestión del tiempo del proyecto ayuda a completar el proyecto de una manera eficiente y que ahorra recursos. Sin ningún conocimiento de este dominio/proceso crítico de gestión de proyectos, un administrador no podrá programar y entregar el proyecto a tiempo y lograr la satisfacción del cliente.
