Comment gérer efficacement le changement dans une organisation commerciale (modèles concis inclus)

Aujourd'hui, la conduite du changement est devenue existentielle. La pandémie a transformé les cadres de gestion du changement tout en transformant irrévocablement l'environnement de travail tel que nous le connaissions. En conséquence, les dirigeants qui comprennent comment relier le processus de changement aux réalités commerciales quotidiennes prospéreront dans le milieu de travail moderne et maîtriseront sa culture ; ceux qui ne le feront pas auront du mal à obtenir la traction dont ils ont besoin.

Dans la culture du travail d'aujourd'hui, les employés préfèrent copiloter les efforts de transformation de l'entreprise dans leur quête de gloire. Dans ce contexte, ce qui sépare une grande organisation du simplement bon, c'est son confort avec le mouvement et l'avancement. Ce blog tente d'innover en s'attaquant à ce point douloureux des organisations et propose des solutions éprouvées.

Avant de décrire notre plan sur la façon dont nous allons procéder dans notre table des matières, voici un aperçu de l'ampleur du problème.

Le défi

Partout dans le monde, les employés signalent que les changements organisationnels affectent leur travail. Près d'un tiers de la main-d'œuvre américaine ne sait pas pourquoi ces changements se produisent. Ce manque de compréhension et de contrôle est un obstacle important à l'acceptation et à l'engagement, ce qui entraîne une résistance ou un refus de tout type de changement.
Les gestionnaires du changement doivent communiquer aux employés les progrès de l'organisation avec empathie. Ce récit autour du changement est le véritable point d'échec de la plupart des efforts. Il s'agit d'une conversation courante dans une organisation de refroidisseur d'eau où les employés sentent que quelque chose se prépare et expriment leur peur et leur confusion totale quant à la raison du changement.

Si vous êtes responsable de la création et de la mise en œuvre de stratégies de gestion du changement dans votre organisation, il s'agit de la ressource ultime pour vous aider à mettre en place une transition réussie. Nous proposons des modèles de gestion du changement prêts à l'emploi, des exemples et des heuristiques efficaces pour vous assurer de maîtriser le changement, l'ingrédient de base du succès de votre entreprise.

Table des matières

1. Identifier le changement
2. Définissez votre vision du changement
3. Sélectionnez les agents de gestion des modifications
4. Développer un cadre de gestion du changement
5. Risque et résistance dans la gestion du changement
6. Stratégies de mise en œuvre de la gestion du changement
7. Coût du changement
8. Rétroaction et évaluation
9. Exemples de gestion du changement

Étapes pour maîtriser la gestion du changement

La gestion du changement organisationnel (OCM) peut aider les organisations à mettre en œuvre de nouvelles idées et stratégies et à effectuer les ajustements nécessaires lorsque les choses tournent mal. Cela peut sembler être une entreprise énorme qui nécessite d'énormes ressources - du temps, de l'argent et des personnes. Mais ne rien faire n'est pas non plus une option. Alors, comment commencer à gérer le changement dans votre entreprise ? Si vous voulez connaître la solution, lisez la suite.

Ce blog vous guidera à travers le processus de gestion efficace du changement pour un environnement de travail agile ; obtenir l'adhésion des employés à vos efforts est plus que la moitié de la bataille gagnée.

1. Identifiez le changement

Les entreprises ouvertes au changement restent compétitives sur un marché en constante évolution. Bien que cela semble clair, subir des changements importants nécessite d'identifier ce qui doit changer ou être différent. Cette prise de conscience doit se produire rapidement; la plupart des entreprises les plus performantes peuvent le faire en temps réel.

(Si vous souhaitez communiquer le besoin de changement à vos employés, utilisez ce modèle PowerPoint pour leur donner les bonnes raisons. Cliquez ici pour télécharger cette présentation sur la gestion du changement

Les indicateurs qui signalent un besoin de changement sont : 

• Objectifs manqués : Si l'entreprise n'atteint pas les résultats qu'elle s'est fixés, quelque chose doit être modifié.
• Perte de parts de marché : Si l'entreprise perd du terrain face à ses concurrents
• Aller vers de nouveaux défis ou opportunités : les changements dans le marché ou l'industrie dans laquelle l'entreprise opère peuvent créer de nouveaux défis ou opportunités. La direction décide de prendre des décisions difficiles pour exploiter le pouvoir de transformation.
• Coûts d'exploitation élevés : si l'entreprise dépense plus d'argent qu'elle n'en gagne, une restructuration financière rétablira le navire
• Faible moral des employés : si les employés sont mécontents ou peu engagés, l'amélioration de l'atmosphère et de la productivité sur le lieu de travail nécessitera de nouvelles énergies et de nouvelles réflexions.
• Mauvaise adoption de la technologie : la technologie peut modifier les processus métier en un clin d'œil ; si les employés ne s'en sortent pas et que la direction décide de le leur imposer, c'est la catastrophe qui se prépare.
• Clients mécontents : Si l'entreprise perd des clients ou reçoit des commentaires négatifs, avoir un client ravi et une merveilleuse UX doit être une priorité.

2. Définir la vision du changement

Pour réussir à créer quelque chose de nouveau, toutes les parties prenantes doivent développer activement le rêve partagé. Les entreprises ayant une perspective participative acquièrent des engagements plus profonds.

(C'est ainsi que vous pouvez effectuer l'analyse des écarts pour atteindre l'objectif souhaité. Vous pouvez cliquer ici pour télécharger cette présentation PowerPoint sur la gestion du changement et rationaliser vos efforts de transformation.)

Avantages de définir une vision du changement

• Une direction claire est tracée : Une vision du changement aide à établir un objectif défini et suscite la curiosité pour de nouvelles initiatives.
• Aligne les efforts : Une vision du changement permet de s'assurer que les employés travaillent vers des buts et des objectifs communs.
• Construction narrative plus facile : Une vision claire facilite la communication des objectifs de l'organisation et la construction d'un récit qui tranche à travers toute résistance.
• Mesurer les progrès : un horizon clair établit de nouveaux repères et mesures de réussite, aidant à suivre les progrès de la transformation. Le succès engendre le succès.

Sur la manière de définir leur vision du changement, les entreprises doivent avoir un problème clair à résoudre. Ensuite, c'est la flexibilité, l'adaptabilité et la volonté d'examiner les impacts des changements à mesure qu'ils commencent à se faire sentir.

3. Sélectionnez les agents de gestion des modifications

Aucune transformation n'est réussie sans un expert, et les agents de conduite du changement d'aujourd'hui sont les hommes et les femmes qui la font rouler pour vous.

Les agents de gestion du changement (aka Change Champions ou Change Facilitators) sont des individus ou des groupes chargés de superviser et de mettre en œuvre le changement organisationnel. Il peut s'agir d'employés de l'organisation ou de consultants externes qui sont amenés à aider à faciliter le processus.

(Si vous recherchez une ressource précieuse pour confier la responsabilité de la gestion du changement aux parties prenantes, vous devez explorer ce guide pédagogique. Cliquez ici pour télécharger cette présentation ) 

Quels sont les rôles et les responsabilités des agents de changement ?

Les rôles et responsabilités spécifiques des agents de gestion du changement dépendent du scénario exact. Ceux-ci, cependant, sont exceptionnellement qualifiés pour :

• Identifier le besoin de changement : Ceux-ci sont chargés d'évaluer l'état actuel de l'organisation et d'identifier les domaines dans lesquels de nouvelles idées aideront une entreprise.
• Élaboration d'un plan : il s'agit d'identifier les ressources et les étapes nécessaires pour mettre en œuvre la transition, les obstacles et leurs résolutions incluses.
• Communication du changement : les agents de gestion du changement communiquent les détails de la transition aux employés, aux clients et à d'autres parties externes (cela peut être basé sur les besoins ou un pic sain dans le futur, ils décident)
• Offrir un soutien aux employés : il s'agit de former, de répondre aux questions et d'aider les employés à comprendre les avantages du changement. Les agents de gestion du changement suivent également les progrès et changent de direction si nécessaire.
• Evaluer l'impact du changement :   Evaluer les effets des nouveaux modes de travail et rendre un premier verdict sur ceux-ci est également leur rôle clé.

Les changements organisationnels sont chaotiques et perturbateurs sans une bonne prise en main et une aide experte nuancée. Les agents de changement vous aident à surmonter ce problème majeur.

4. Élaborer un cadre de gestion du changement

Un cadre bien structuré pour introduire, maintenir et gérer la nouveauté de manière rentable contribue à garantir une perturbation minimale des opérations quotidiennes.

Voici un ensemble standard d'étapes dans le cadre de gestion des modifications :

• Exigence de changement : Habituellement, l'agent de gestion des changements le fait pour vous. À votre niveau de propriétaire d'entreprise, cela peut être dû à des facteurs internes (stratégie commerciale ou technologie) ou à des raisons externes (marché ou environnement réglementaire).
• Élaborez un plan de changement : votre plan de mise en œuvre du changement doit inclure des buts et des objectifs spécifiques, un calendrier et un budget.
• Laisser entrer tout le monde : en tant que visage principal de l'entreprise et personne à qui revient la responsabilité, cela implique la tenue de réunions, la publication d'annonces ou la formation.
• Mettre en œuvre et examiner le changement : cette étape implique la mise en œuvre du changement, qui peut inclure la modification des processus, des systèmes ou des structures.
• Consolider et intégrer le changement : Après avoir mis en œuvre le changement avec succès, il est essentiel de le consolider et de l'intégrer au sein de l'organisation.

(Si vous recherchez une ressource axée sur le cadre de gestion du changement, cette présentation PowerPoint prête à l'emploi est idéale. Cliquez ici pour télécharger cette présentation modifiable.

5. Risque et résistance dans la gestion du changement

Les organisations peuvent augmenter les chances de succès du changement et générer de meilleurs résultats commerciaux grâce à une gestion proactive des risques et à la gestion de la résistance avec maturité et empathie. Avoir un plan réaliste fonctionne.

Comment faire une évaluation des risques dans la gestion du changement ?

• Reconnaître les risques potentiels : la première étape de l'évaluation des risques consiste à les reconnaître et à les classer en technologie, finances, personnel, etc.
• Évaluer la probabilité et l'impact de chaque risque : cela permet de hiérarchiser les risques, ce qui vous permet de traiter ceux qui sont les plus susceptibles de se matérialiser en premier.
• Élaborer des stratégies d'atténuation des risques : cela implique l'élaboration de plans d'urgence, la sécurisation de ressources supplémentaires ou la mise en œuvre de contrôles supplémentaires.
• Surveiller et examiner les risques : apportez les ajustements nécessaires aux stratégies d'atténuation des risques après des examens réguliers.
• Communiquer les risques et les stratégies de gestion des risques : Il est important de communiquer les stratégies de gestion des risques aux parties prenantes, en particulier sur les tactiques ou les plans pour les gérer.

(Vous pouvez utiliser ce modèle de matrice des risques pour hiérarchiser les risques et leurs stratégies d'atténuation et surveiller et examiner l'efficacité de ces stratégies. Utilisez cet outil pour comprendre et gérer les risques associés au changement. Cliquez ici pour télécharger ce modèle . )

Manipulation Résistance au changement

La peur de l'inconnu est la raison pour laquelle le changement peut être troublant et les gens peuvent avoir peur des conséquences qu'il peut entraîner. Une autre raison est la confusion. Les gens peuvent résister au changement s'ils ne comprennent pas sa raison d'être ou son impact sur eux. La perte de contrôle, ou sa présomption infondée, est certainement une autre cause pour laquelle tout ce qui est nouveau est si effrayant !

D'autres raisons de se tortiller à l'avancement comprennent le manque de ressources pour faire face à l'impact matériel du changement, les inconvénients, les échecs passés, les valeurs personnelles et les menaces au statu quo.

La résistance au changement est attendue dans chaque organisation, et les dirigeants doivent y faire face pour assurer le succès de la transition. Voici quelques stratégies pour convaincre les employés de s'adapter :

• Communiquer la raison du changement
• Impliquer les employés dans le processus de changement
• Fournir une formation et un soutien
• Répondre aux préoccupations et aux peurs sous-jacentes
• Offrir des incitatifs
• Soyez ouvert aux commentaires
• Être flexible

6. Stratégies de mise en œuvre de la gestion du changement 

Une mise en œuvre réussie de la gestion du changement entraîne une productivité et une rentabilité accrues ; une offre échouée peut faire reculer les organisations de plusieurs mois et entraîner l'échec de l'entreprise.

(Si vous recherchez des stratégies efficaces de mise en œuvre du changement, vous devez explorer cette présentation PowerPoint avec des modèles de contenu prêts à l'emploi. Cliquez ici pour télécharger . )

Les organisations doivent donc percevoir la gestion efficace du changement comme une stratégie d'atténuation des risques et une technique d'évitement des coûts pour rester pertinentes et compétitives. Certaines stratégies éprouvées de mise en œuvre du changement sont :

1. Créer un plan de transition du changement

Un plan de transition définit une stratégie globale de mise en œuvre du changement au sein d'une organisation. Il comprend un calendrier, un budget et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre le changement, ainsi qu'un plan pour communiquer le changement et faire face à la résistance. Un plan de transition du changement sert de feuille de route pour le succès de l'effort.

Les éléments d'un plan de transition du changement sont :

• Une description claire et concise du changement, y compris les raisons de suivre la nouvelle voie et ses avantages.
• Un calendrier avec des jalons et des échéances clés
• Un budget, y compris les ressources ou le financement nécessaires
•  Un plan de communication
• Un plan de formation et d'accompagnement des collaborateurs
• Un processus de suivi et d'évaluation de la qualité des avancées réalisées

2. Communiquer le plan

Communiquer le changement comprend informer les employés et les autres parties prenantes des plans à un plus haut niveau de compétences et de ce qui est attendu d'eux sur le terrain.

(Cette diapositive PPT implique un plan de communication commerciale consolidé et fonctionne comme une matrice d'outils de communication pour faire de chaque individu une partie du processus de transformation. Cliquez ici pour télécharger )

Il y a des éléments clés à considérer lors de la communication du changement :

• Message équilibré et cohérent : Fournissez une explication claire et directe du changement et de son objectif. Évitez le jargon ou le langage technique. Insistez sur les avantages.
• Soyez transparent : Soyez ouvert et honnête à propos du changement, y compris tout défi ou inconvénient potentiel.
• Encouragez le dialogue : encouragez une communication ouverte et invitez les questions et les commentaires.
• Utilisez plusieurs canaux : utilisez de nombreux canaux pour communiquer le changement, tels que les e-mails, les réunions et les dépliants d'information, afin d'atteindre tous les employés et parties prenantes.

3. Formation en gestion du changement

La formation à la gestion du changement consiste à informer les employés des raisons du changement, de son impact sur leur travail et de tout nouveau processus ou procédure à mettre en place. Vous pouvez offrir une formation par le biais d'enseignements en classe, de cours en ligne ou d'ateliers.

Certains avantages de la formation en gestion du changement comprennent :

•  Améliorer la compréhension et la sensibilisation
•  Développer des compétences et des connaissances
•  Réduire la résistance au changement
•  Améliorer les chances de réussite

4. Calendrier de mise en œuvre

Le calendrier doit inclure une date de début et une date de fin pour le changement, ainsi que des jalons intermédiaires et des échéances. Certaines pratiques exemplaires pour l'élaboration d'un calendrier de mise en œuvre comprennent :

• Délais réalistes et réalisables : évitez de fixer des délais irréalistes. Soyez réaliste quant au temps qu'il faudra pour terminer chaque nouvelle étape.
• Tenir compte des éventualités : Anticipez les défis ou les retards potentiels et prévoyez une certaine flexibilité dans le calendrier pour tenir compte de ces éventualités.
• Impliquer toutes les parties prenantes : Sollicitez les suggestions de toutes les parties prenantes dans l'élaboration du calendrier, car leurs commentaires et commentaires peuvent être précieux pour garantir que le calendrier est réaliste et réalisable.

(Explorez cette présentation complète qui vous guidera sur la création d'un calendrier de gestion du changement et la rationalisation de l'ensemble du parcours. Elle contient 12 diapositives qui se concentrent sur l'élaboration d'un calendrier exploitable. Cliquez ici pour télécharger cette présentation PPT modifiable)

5. Maintenir l'élan

Le maintien de l'élan fait référence au processus de maintien du changement après la mise en œuvre. Cela permet de s'assurer que le changement s'intègre dans la culture de l'organisation et qu'il ne s'agit pas simplement d'une solution à court terme.

Les stratégies que les organisations peuvent utiliser pour maintenir l'élan du changement sont les suivantes :

• Continuez à communiquer sur le changement : Gardez les lignes de communication ouvertes et continuez à fournir des mises à jour et des informations.
• Célébrez les réussites : reconnaissez et célébrez les jalons et les réussites.
• Offrir un soutien continu : Fournir un soutien et des ressources continus pour aider les employés à s'adapter et à réussir.
• Surveiller et évaluer le changement : évaluez régulièrement l'impact du changement et recueillez les commentaires des employés.
• Encourager l'amélioration continue : Encouragez une culture d'amélioration continue et demandez aux employés d'identifier des moyens d'optimiser et de créer leur propre sous-processus dans le cadre plus large.

7. Coût du changement

Le coût du changement est souvent sous-estimé, mais c'est un aspect crucial à considérer. Il comprend les dépenses de formation des employés sur les nouveaux processus ou systèmes ou la productivité ou les revenus perdus en s'adaptant aux systèmes ou processus existants pour s'adapter aux nouveaux. Il peut également inclure des coûts indirects, tels que le coût d'opportunité des employés qui consacrent du temps à des activités liées au changement plutôt qu'à d'autres tâches.

Il est important de comprendre le coût du changement, car cela peut aider les organisations à déterminer si les avantages d'un changement proposé justifient les ressources nécessaires.

Si vous avez du mal à calculer le coût du changement pour votre entreprise, voici un guide utile. Explorez cet outil utile aujourd'hui pour mettre en œuvre un changement réussi. Cliquez ici pour télécharger cette présentation

8. Rétroaction et évaluation

La rétroaction et l'évaluation sont les étapes finales du processus de gestion du changement, car elles permettent aux organisations d'examiner et d'évaluer comment elles se sont comportées et les apprentissages qui doivent être ramenés à la maison. Cela peut impliquer de recueillir les commentaires des parties prenantes telles que les employés, les clients et les fournisseurs, ainsi que de collecter des données sur des mesures clés telles que la productivité, l'efficacité et la satisfaction des clients. En analysant ces informations, les organisations peuvent déterminer si le changement a atteint les résultats souhaités et identifier les domaines à améliorer. L'amélioration des procédures de gestion des changements doit se faire aussi près que possible du temps réel.

C'est aussi une occasion précieuse d'apprécier et d'applaudir les efforts de ceux qui ont été impliqués dans le processus de changement et d'identifier les leçons apprises pour une application future.

Les stratégies que les organisations peuvent utiliser pour obtenir une rétroaction et une évaluation efficaces dans la gestion du changement sont :

• Utiliser des sources de données : La collecte de données à partir de plusieurs sources, telles que des enquêtes, des groupes de discussion et des mesures de performance, peut fournir une vue plus complète du processus de changement et de ses résultats.
• Établir des critères d'évaluation clairs : définir des critères d'évaluation clairs dès le départ garantit la création d'une bonne boucle de rétroaction.
• Examinez régulièrement les progrès : planifier des vérifications régulières pour examiner les progrès et recueillir des commentaires peut aider à une résolution rapide.
• Communiquer les résultats et assurer le suivi des actions : Le partage des résultats du processus d'évaluation avec les parties prenantes et le suivi de toute action identifiée sont essentiels pour s'assurer que le processus de rétroaction et d'évaluation est pris au sérieux.

(L'un des meilleurs moyens de recueillir des commentaires est de fournir un questionnaire pour comprendre l'expérience de transition des parties prenantes. Vous pouvez utiliser cette diapositive PPT pour la préparer. Cliquez ici pour télécharger . )

9. Exemples de gestion du changement

Certaines grandes entreprises qui ont fait l'objet d'une gestion du changement réussie sont Microsoft et Adobe.

Microsoft 

Chez Microsoft, les changements les plus importants se sont produits sous le PDG Satya Nadella, qui a pris ses fonctions en 2014. Nadella a déplacé l'attention de l'entreprise de son système d'exploitation Windows traditionnel et de ses logiciels de bureau vers les services basés sur le cloud et la technologie mobile, ce qui a nécessité des changements importants dans le développement de produits, processus d'ingénierie et stratégies de vente et de marketing. Il a introduit des changements dans la structure organisationnelle et la culture de l'entreprise, la rendant plus ouverte, inclusive et collaborative.

Les équipes interfonctionnelles ont été encouragées à travailler ensemble, la diversité et l'inclusion devenant le mantra clé. Au niveau matériel, l'approche "Windows-first" à "mobile-first, cloud-first" a donné la priorité au développement d'offres mobiles et cloud par rapport aux logiciels de bureau traditionnels. Ce changement a permis à Microsoft de s'adapter rapidement à l'industrie, de suivre le rythme des demandes du marché, de diversifier son portefeuille et de mettre l'accent sur les services cloud, l'IA et d'autres services connexes. Il continue d'être le leader.

Adobe

Adobe, une multinationale de logiciels, a reconnu la nécessité de modifier ses fonctions RH alors qu'elle passait d'une entreprise de logiciels traditionnelle à un modèle d'abonnement basé sur le cloud. L'initiative de gestion du changement visait à améliorer l'engagement et l'habilitation des employés et comprenait un nouveau système de gestion des performances qui a remplacé le processus traditionnel d'examen annuel des performances par une approche plus continue et collaborative. Ce système a mis l'accent sur l'importance de vérifications régulières et de la définition d'objectifs et a fourni aux employés des commentaires plus réguliers et des opportunités de développement.

Pour soutenir cela, Adobe a mis en place un programme interne de gestion des talents et investi dans la formation et le développement des employés. En outre, il a restructuré son système de rémunération pour offrir une approche plus flexible et basée sur la performance.

Ces changements ont aidé Adobe à attirer, retenir et développer une main-d'œuvre talentueuse qui pourrait mieux soutenir l'entreprise. Il reste une force commerciale pertinente encore aujourd'hui.

(Si vous recherchez un autre guide complet sur la gestion du changement avec des processus et des cadres, vous devez explorer cette présentation PowerPoint pour une assistance complète. Cliquez ici pour télécharger ce modèle PPT modifiable )

Conclusion

La gestion du changement est une priorité pour les organisations dans l'environnement commercial en évolution rapide d'aujourd'hui. Parallèlement aux stratégies de mise en œuvre, l'examen en temps réel des processus de gestion du changement peut aider les organisations à renforcer la résilience et l'agilité nécessaires pour prospérer dans un monde de plus en plus dynamique.

Nous espérons que ce guide sur la gestion du changement vous a été utile et que ces modèles vous seront utiles. Si vous avez des questions supplémentaires ou si vous souhaitez plus d'informations, notre équipe est là pour vous aider et vous aider à réussir avec ses services de conception personnalisés, ses vidéos YouTube et ses meilleurs modèles de présentation. Merci d'avoir lu!

PS : Si vous avez du mal à créer une marque employeur forte et à vous démarquer sur ce marché du travail concurrentiel, vous devez explorer ce guide complet sur la façon de créer des stratégies efficaces de marque employeur.