Top 20 Beschwerdevorlagen für effektives Kundenmanagement [Kostenloses PDF im Anhang]

Kennen Sie den unvermeidlichen Teil jedes Unternehmens, jeder Dienstleistung und jedes Produkts? Welcher Faktor hilft Ihnen, Ihr Geschäft zu verbessern? Wie können Sie die Kundenbindung steigern? 

Die Antwort auf diese Fragen ist eine „Beschwerde“. Dieses Wort mag negativ klingen, aber seine Konsequenzen sind positiv, wenn es richtig gehandhabt wird.

Es kam vor, dass Kundenbeschwerden bei globalen Marken wie Uber und Amazon nach hinten losgingen, weil ihre Kundenchats aus Gründen wie Kommunikationslücken und Skriptnachrichten schief gingen. Auf der anderen Seite gehen Marken wie JetBlue und Delta Hotels mit der „Stimme der Kunden“ (VOC) auf eine Weise um, die sie in einer Nacht zu Berühmtheiten macht.

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Für den Uneingeweihten sind Beschwerden Äußerungen, mit denen Meinungsverschiedenheiten, Trauer, Schmerz, Unbehagen und Unzufriedenheit mit Produkten und Dienstleistungen zum Ausdruck gebracht werden. Diese können sowohl von Kunden als auch von Mitarbeitern des Unternehmens stammen. Heutzutage kann dies in Form von öffentlichen Rezensionen, Kommentaren, Social-Media-Beiträgen, E-Mails und mehr erfolgen.

Aber warum beschweren sich Menschen?

Wenn Sie ein Beschwerdemanager sind, müssen Sie die Denkweise des Kunden und den Grund für seine Beschwerden verstehen. Sich zu beschweren ist für Menschen eine Form der Kommunikation; Sie machen Luft (eine Form der Beschwerde), um Bestätigung zu suchen und mit anderen in Kontakt zu treten. Ein weiterer Grund ist, dass Verbraucher möchten, dass Organisationen ihren Schmerz verstehen. Tatsächlich wollen sie mehr als nur Anerkennung, sondern eine schnelle Lösung. Darüber hinaus gibt ihnen das Beschweren auch das Gefühl, gehört zu werden und sich zu entspannen, weshalb Menschen manchmal ununterbrochen reden, wenn sie Gelegenheit zur Kritik haben.

Es gibt einen anderen Ansatz, um den „Warum“-Teil zu verstehen. Und das geschieht, indem man über den eigentlichen Grund oder Schmerzpunkt hinter den Kundenbeschwerden nachdenkt. Dies kann ein schlechter Kundenservice, eine geringe Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, Probleme Dritter wie Lieferverzögerungen und mehr sein. 

Um diese zu verstehen, sollte man den Kunden nicht nur zuhören, sondern ihnen zuhören. 

Wie können Sie Beschwerden zu Ihrem Vorteil nutzen?

Nicht alle Verbraucher beschweren sich darüber, Luft zu machen. Treue Kunden beschweren sich über ihre Liebe zur Marke. Sie möchten, dass Sie Ihr Geschäft verbessern und ihre Erwartungen erfüllen.

Beschwerden spiegeln häufig Mängel im Geschäftsbetrieb wider. Wenn Sie sie als Feedback nutzen, können Sie die Mängel beheben. Dafür müssen Sie jedoch die häufigen Beschwerden im Auge behalten und Richtlinien zu deren Lösung entwickeln. Mithilfe dieser Richtlinien können Sie kosteneffizient arbeiten und den Prozess automatisieren. 

Darüber hinaus helfen Beschwerden dabei, die Erwartungen und Bedürfnisse des Kunden zu kennen. Wie Ihre aktuellen Produkte und Dienstleistungen nicht dazu beitragen, ihre Anforderungen zu erfüllen? Außerdem bieten sie Einblicke in die Produkte und Dienstleistungen Ihrer Wettbewerber. Was haben sie besser oder was fehlt ihnen? Sie können diese Parameter als Chance für die Entwicklung neuer Produkte nutzen. 

Um sie jedoch optimal nutzen zu können, benötigen Sie ein Beschwerdemanagementsystem. Erstellen Sie also mit Hilfe unserer 5 von Experten entworfenen Vorlagen eine und machen Sie sich auf den Weg zur Verbesserung!

Vorlage 1: PowerPoint-Folie zum Beschwerdemanagement-Framework

Mit dieser erfrischenden Vorlage können Sie Ihren Rahmen für die Bearbeitung von Beschwerden auf einzigartige und kreative Weise veranschaulichen. Diese Folie verfügt über eine beeindruckende Struktur, sodass sie schnell die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf sich zieht. Jetzt herunterladen!

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Vorlage 2: PPT-Vorlage für Kundenbeschwerdemechanismus

Helfen Sie Ihren Kollegen mit dieser anschaulichen Vorlage, die Bedeutung des Beschwerdemanagements zu verstehen. Diese PPT-Vorlage kann Ihnen auch dabei helfen, den Kern der Beschwerdebearbeitung hervorzuheben. Also laden Sie es jetzt herunter und nutzen Sie es!

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Vorlage 3: PowerPoint-Vorlage für Kundenbeschwerdemanagement

Nutzen Sie diese Beschwerdevorlage, um Ihrem Team den Managementprozess auf ansprechende Weise vorzustellen. Sie können diese Folie auch verwenden, um die aktuellen, wichtigen Beschwerden und einige einzigartige Strategien zu deren Lösung vorzustellen. Also schnapp es dir jetzt!

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Vorlage 4: PowerPoint-Folie zur Bearbeitung von Kundenanfragen

Wählen Sie dieses PPT-Design, wenn Sie ein Beschwerdemanager sind, der den aktuellen Managementprozess bewerten muss. Nutzen Sie es und veranschaulichen Sie, wie ein ruhiger Umgang mit Kunden Ihrem Unternehmen großen Auftrieb geben kann. Jetzt downloaden!

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Vorlage 5: PowerPoint-Folie zum Umgang mit Kundenbeschwerden

Erstellen Sie mit Hilfe dieser umfangreichen Beschwerdevorlage einen detaillierten Managementprozess. Diese Folie wurde von unserem Team aus erfahrenen Designern erstellt und ist vollständig anpassbar. Sie können damit auch Text, Symbole und Farbschemata entsprechend Ihren Anforderungen bearbeiten.

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Um einen detaillierten Überblick zu erhalten, lassen Sie uns den Beschwerdemanagementprozess im Detail verstehen.

Beschwerdelösungs- und Eskalationsprozess

Wenn ein Kunde eine Beschwerde vorbringt, müssen Sie genau zuhören, um sein Problem zu verstehen. Beruhigen Sie den Kunden neben einer Standardlösung zunächst durch eine großzügige Entschuldigung und Mitgefühl. 

Tipp: Vergessen Sie nicht, die VOC des Kunden und die bereitgestellte Lösung zu dokumentieren. Notieren Sie die TAT/ETA zusammen mit dem Zeitpunkt des Beschwerdeeingangs. Es wird dem nächsten Berater helfen.

Die Eskalation kann einen oder mehrere Gründe haben. Einige dieser Gründe sind Unzufriedenheit der Kunden mit der Lösung, ein Verstoß gegen das Service Level Agreement (SLA) oder eine Fehlkommunikation. Ein weiterer häufiger Grund sind falsche Erwartungen oder falsche Versprechungen gegenüber dem Kunden, um einer Reklamation näher zu kommen. 

Was auch immer es sein mag, Sie müssen eine Eskalationsmatrix bereithalten. Eine ideale Eskalationsmatrix muss wie folgt aussehen: CSR>>Senior Advisor>>Teamleiter/KMU>>Manager>>Betrieb>>Kundeneskalation. 

Mit unseren von Experten entworfenen Vorlagen können Sie Tipps für die Kommunikation von Lösungs- und Eskalationsmatrixstrukturen weitergeben. Schnapp sie dir jetzt!

Vorlage 1: PowerPoint-Folie mit 5-stufiger Eskalationspyramide

Mithilfe dieser Beschwerdevorlage können die Führungskräfte eine Eskalationsmatrix einführen. Dieses Design umfasst fünf Eskalationsstufen mit ausreichend Platz zur Beschreibung von Rollen und Verantwortlichkeiten. Sie können es also herunterladen und die erforderlichen Änderungen entsprechend Ihren Anforderungen vornehmen.

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Vorlage 2: PPT-Vorlage für den Kundenbeschwerdemanagementprozess

Stellen Sie diese beeindruckende Vorlage bereit, um das Team mit Tipps zur Eskalationsabwicklung zu versorgen. Stellen Sie mit dieser majestätischen Vorlage den idealen Zyklus einer Kundenbeschwerde vom Eingang bis zur Behebung vor. Jetzt herunterladen!

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Vorlage 3: PowerPoint-Folie zum Beschwerdemanagement-Framework

Verwenden Sie diese praktische Vorlage, um alle Parameter zu veranschaulichen, die der Beschwerdebearbeitungsprozess haben muss. Dieses Design enthält Textfelder wie Beschwerde als Verbesserungsmethode, Teambildung, schnelle und effektive Reaktion, Beschwerdedatenbank usw. Also greifen Sie sofort zu! 

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Vorlage 4: PowerPoint-Vorlage für kontinuierliche Feedbackschleife

Nutzen Sie diese Vorlage, um einen detaillierten Rahmen für eine kontinuierliche Feedbackschleife und das Beschwerdemanagement zu entwickeln. Sie können in dieser Beschwerdevorlage Text bearbeiten, das Farbschema, Symbole und mehr ändern, um sie an Ihr Präsentationsthema anzupassen. Nimm es jetzt!

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Vorlage 5: PowerPoint-Vorlage zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden

Dieses PowerPoint-Deck enthält alles, was Sie zum Starten benötigen, einschließlich Schritte und Modell, Flussdiagramm, Reifegradmodell und Dashboard für den Beschwerdebearbeitungsprozess. Diese PPT-Voreinstellung hilft Ihnen bei der Gestaltung eines systematischen Kundenbeschwerdemanagementprozesses. Also holen Sie es sich jetzt!

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Um eine Kundenbeschwerde zu Ihrem Vorteil zu nutzen, wollen wir außerdem verstehen, wie wir das Problem untersuchen können ...

Erkenntnisse aus den Beschwerden

Kollektive und geschichtete Beschwerdedaten können großartige Erkenntnisse für die Organisationsentwicklung liefern. Wie viele Beschwerden wurden protokolliert? Wie viele wurden gelöst? Aus welcher Region und über welchen Kanal kommen die meisten Beschwerden? Durch die Stratifizierung dieser Art von Daten können Sie die Echtzeitfaktoren (Wetter/Saison, Schwierigkeit der Erreichbarkeit, lokale Ausfälle usw.) verstehen, die den Kundenproblemen zugrunde liegen. Darüber hinaus können Sie Kategorien für Beschwerden erstellen und diese priorisieren, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. 

Unsere vollständig anpassbaren Vorlagen werden Ihnen sicherlich dabei helfen, Ihre Beschwerdedaten zu sortieren und Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Laden Sie sie jetzt herunter!

Vorlage 1: PPT-Folie mit Details zu eingegangenen Beschwerden

Präsentieren Sie die geschichteten Daten in einem grafischen Format für eine einfache Analyse und einen Vergleich mit diesem PPT-Design. Sie können die Texthalter auch bearbeiten, um die wichtigsten Erkenntnisse und Erkenntnisse mit dem Publikum zu teilen. Schnappen Sie sich diese Präsentation sofort!

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Vorlage 2: PPT-Vorlage für das State Wise Customer Complaints Dashboard

Mit dieser Vorlage können Sie die Beschwerdedaten und -zahlen verschiedener Regionen vergleichen. Damit können die Daten nach Gründen, Produkten, Monaten und offenen geklärten Beschwerden kategorisiert werden. Laden Sie diese Vorlage jetzt herunter!

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Vorlage 3: PowerPoint-Vorlage zur Kundenbeschwerdeanalyse

Diese Beschwerdevorlage kann Ihnen dabei helfen, Daten auf einer breiteren Basis zu analysieren, z. B. das Problem und die wahrscheinliche Grundursache. Diese Folie kann verwendet werden, um diese beiden Attribute weiter auf Beschreibung, Quelle, Kritikalität und mehr einzugrenzen. Probieren Sie es jetzt!

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Vorlage 4: Details zu eingegangenen Beschwerden, grafische Darstellung, PPT-Folie

Wenn Sie die Datenexploration und -analyse vereinfachen möchten, können Grafiken eine große Hilfe sein. Verwenden Sie diese professionell gestaltete Folie, um die Verteilung geschichteter Daten schnell zu vergleichen und die Datenvisualisierung für Ihr Publikum einfach zu gestalten. Nimm es jetzt!

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Vorlage 5: PowerPoint-Vorlage für das Dashboard zur Beschwerdebearbeitung

Mit dieser Beschwerdevorlage können Sie die Prozessdaten fesselnd darstellen. Mit dieser PPT-Vorlage können Sie Ihrem Team oder Ihren Kunden die Prozesszahlen und -daten einfach erklären. Mithilfe dieses Designs können Sie die durchschnittliche Anrufbearbeitung, abgebrochene Anrufe, den Zufriedenheitswert, das SLA-Limit usw. ermitteln. Also holen Sie es sich jetzt!

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Abschluss von Beschwerden

Für die Bearbeitung von Beschwerden gibt es Standardarbeitsanweisungen (SOP). Einige davon könnten wie folgt lauten:

1. Sie müssen auch nach näheren Beschwerden eine Nachverfolgung durchführen – unabhängig davon, ob der Kunde mit der Lösung zufrieden ist oder nicht. 
2. Wenn es sich bei der Beschwerde um erhebliche Probleme wie finanzielle Verluste handelt, sollte dem Kunden ein TOA (Token of apology) zur Verfügung gestellt werden. 
3. Im Falle eines Systemfehlers bei der Zuweisung der richtigen Attribute zu Beschwerden sollten Berater darin geschult werden, Heuristiken zur Priorisierung und Bearbeitung von Beschwerden zu verwenden.
4. Motivieren Sie Ihr Kundensupport-Team, die Extrameile zu gehen, um Beschwerden auf bemerkenswerte Weise zu lösen.
5. Wenn Beschwerden eskaliert werden, halten Sie den Kunden über jeden Eskalationsschritt oder Prozess auf dem Laufenden. 
6. Zu guter Letzt vergessen Sie nicht, Ihrem Kunden für sein Verständnis und seine Unterstützung zu danken.

Alle diese Schritte hinterlassen einen bleibenden Eindruck bei den Kunden und steigern den NPS (Net Promoter Score) Ihrer Marke.

Darüber hinaus können Sie mithilfe unserer vorgefertigten Vorlagen Regeln für den Umgang mit Beschwerden eintragen. Laden Sie sie jetzt herunter!

Vorlage 1: 7 Regeln für die Bearbeitung von Kundenbeschwerden PPT-Vorlage

Teilen Sie Ihrem Team mithilfe dieser tollen Vorlage die Regeln für die Bearbeitung von Kundenbeschwerden mit. Verwenden Sie diese PPT-Vorlage, um Ihrem Publikum die goldenen Regeln, wichtige Tipps und andere wichtige Punkte hervorzuheben. Jetzt herunterladen!

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Vorlage 2: Modi zum Sammeln von Beschwerden von Kunden PPT-Vorlage

Dies ist eine vorgefertigte PPT-Folie, die Ihnen bei der Erstellung eines umfassenden Plans für die Sammlung von Beschwerden hilft. Nutzen Sie diese interpretierende PowerPoint-Vorlage, um die Vor- und Nachteile verschiedener Inkassokanäle zu erläutern. Verwalten und teilen Sie Daten von mehreren Feedback-Plattformen ganz einfach. Jetzt herunterladen!

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Vorlage 3: PowerPoint-Vorlage für einen Beispielbericht für jährliche Beschwerden

Nutzen Sie diese gut gestaltete PowerPoint-Folie und führen Sie eine effektive Strategie für das Beschwerdemanagement aus. Teilen Sie die jährlichen Beschwerdedaten und wertvolle Erkenntnisse mit dieser anpassbaren PowerPoint-Grafik. Laden Sie es jetzt herunter und nutzen Sie es entsprechend Ihren Anforderungen.

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Vorlage 4: PowerPoint-Folie mit Kundenfeedback

Hier ist eine weitere professionell umrissene PowerPoint-Vorlage, die Ihnen dabei hilft, auf faszinierende Weise einzigartige und effektive Ideen zum Abschluss von Beschwerden und zum Sammeln von Feedback zu liefern. Sie können auch gewünschte Informationen hinzufügen und das Farbschema dieser anpassbaren PowerPoint-Vorlage entsprechend Ihren Anforderungen ändern. Jetzt downloaden! 

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Vorlage 5: PPT-Folie mit Feedback zu Kundenbeschwerden

Mithilfe dieser Beschwerdevorlage können Sie die verschiedenen Verbraucherbeschwerden veranschaulichen. Nutzen Sie diese Folie, um die Kategorien zu erwähnen, die das Kundenerlebnis bewerten, z. B. „ausgezeichnet“, „gut“, „akzeptabel“ und „mangelhaft“. Nutzen Sie diese professionell gestaltete Präsentationsvorlage, um die Probleme hervorzuheben, die zur Unzufriedenheit der Verbraucher führen. Jetzt herunterladen!

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Schlussfolgern

Die Lösung von Beschwerden ist zweifellos eine gewaltige Aufgabe, und man muss die Denkweise, Emotionen und Schmerzpunkte der Kunden genau verstehen. Darüber hinaus sind große Fähigkeiten und Koordination erforderlich, um für eine einzelne Beschwerde eine wirksame Lösung zu finden. 

Mithilfe unserer hochwertigen Vorlagen können Sie ein umsetzbares Beschwerdemanagementsystem entwickeln. Schnappen Sie sich also jetzt diese Vorlagen und genießen Sie den uneingeschränkten Zugriff.

PS: Mit den vorgefertigten Vorlagen, die in diesem praktischen Leitfaden enthalten sind, können Sie einen prägnanten Serviceverbesserungsplan erstellen .

Laden Sie das kostenlose Beschwerdevorlagen-PDF herunter .