Cómo administrar el cambio de manera efectiva en una organización empresarial (plantillas concisas incluidas)

Q: Cómo hacer una evaluación de riesgos en la gestión del cambio?

Reconocer los riesgos potenciales: el primer paso en la evaluación de riesgos es reconocerlos y categorizarlos en tecnología, finanzas, personal, etc. Evalúe la probabilidad y el impacto de cada riesgo: esto ayuda a priorizar los riesgos, lo que le permite abordar los que tienen más probabilidades de materializarse primero. Desarrollar estrategias de mitigación de riesgos: Esto implica desarrollar planes de contingencia, asegurar recursos adicionales o implementar controles adicionales. Supervise y revise los riesgos: haga los ajustes necesarios a las estrategias de mitigación de riesgos después de revisiones periódicas. Comunicar los riesgos y las estrategias de gestión de riesgos: es importante comunicar las estrategias de gestión de riesgos a las partes interesadas, especialmente sobre tácticas o planes para gestionarlos.

Hoy en día, la gestión del cambio se ha vuelto existencial. La pandemia transformó los marcos de gestión del cambio al tiempo que transformó irrevocablemente el entorno laboral tal como lo conocíamos. Como resultado, los líderes que entiendan cómo relacionar el proceso de cambio con las realidades comerciales cotidianas prosperarán en el lugar de trabajo moderno y dominarán su cultura; aquellos que no lo hagan tendrán dificultades para ganar la tracción que necesitan.

Estadísticas de gestión de cambios

En la cultura laboral actual, los empleados prefieren codirigir los esfuerzos de transformación de la empresa en su búsqueda de la gloria. Contra este telón de fondo, lo que separa a una gran organización de la meramente buena es su comodidad con el movimiento y el avance. Este blog intenta abrir nuevos caminos para abordar este punto débil de las organizaciones y ofrece soluciones comprobadas.

Antes de delinear nuestro plan sobre cómo haremos esto en nuestra tabla de contenido, aquí hay un vistazo a la magnitud del problema.

El reto

Los empleados de todo el mundo informan que los cambios organizacionales están afectando sus trabajos. Casi un tercio de la fuerza laboral de EE. UU. no sabe por qué están ocurriendo estos cambios. Esta falta de comprensión y control es una barrera importante para la aceptación y el compromiso, lo que genera resistencia o rechazo a cualquier tipo de cambio.
Los gerentes de cambio deben comunicarse con los empleados sobre los avances organizacionales con empatía. Esta narrativa sobre el cambio es el verdadero punto de falla de la mayoría de los esfuerzos. Es una conversación común en una organización de enfriadores de agua en la que los empleados sienten que algo está pasando y expresan miedo y total confusión sobre el motivo del cambio.

Si es responsable de crear e implementar estrategias de gestión de cambios en su organización, este es el recurso definitivo para ayudarlo a configurar una transición exitosa. Ofrecemos plantillas de administración de cambios listas para contenido, ejemplos y heurísticas efectivas para garantizar que domine el cambio, el ingrediente básico para el éxito comercial.

Tabla de contenido

Pasos para dominar la gestión del cambio

La gestión del cambio organizacional (OCM) puede ayudar a las organizaciones a implementar nuevas ideas y estrategias y hacer los ajustes necesarios cuando las cosas van mal. Puede sentirse como una gran empresa que requiere enormes recursos: tiempo, dinero y personas. Pero no hacer nada tampoco es una opción. Entonces, ¿cómo empieza a gestionar el cambio en su empresa? Si quieres saber la solución, sigue leyendo.

Este blog lo guiará a través del proceso de gestión de cambios eficaz para un entorno de trabajo ágil; lograr que los empleados acepten sus esfuerzos es más de la mitad de la batalla ganada.

1. Identificar el cambio

Las empresas con apertura al cambio siguen siendo competitivas en un mercado en constante cambio. Si bien esto parece claro, experimentar un cambio significativo requiere la identificación de lo que debe cambiar o ser diferente. Esta realización debe suceder rápidamente; la mayoría de las empresas de alto rendimiento pueden hacer esto en tiempo real.

(Si desea comunicar la necesidad de cambio a sus empleados, use esta plantilla de PowerPoint para darles las razones correctas. Haga clic aquí para descargar esta presentación sobre Gestión del Cambio)

Los indicadores que señalan la necesidad de un cambio son:

Metas perdidas : si la empresa no está logrando los resultados que se ha propuesto lograr, algo necesita modificarse.
Pérdida de cuota de mercado : si la empresa pierde terreno frente a sus competidores
Buscar nuevos desafíos u oportunidades: Los cambios en el mercado o la industria en la que opera la empresa pueden crear nuevos desafíos u oportunidades. La gerencia decide tomar decisiones difíciles para aprovechar el poder de la transformación.
Altos costos operativos: si la empresa gasta más dinero del que gana, una reestructuración financiera arreglará el barco
Baja moral de los empleados: si los empleados no están contentos o no están comprometidos, mejorar la atmósfera y la productividad en el lugar de trabajo requerirá nuevas energías y pensamientos.
Mala adopción de tecnología: la tecnología puede cambiar los procesos comerciales en un abrir y cerrar de ojos; si los empleados no logran hacer frente y la gerencia decide endosárselos, se está gestando un desastre.
Clientes insatisfechos: si la empresa está perdiendo clientes o recibiendo comentarios negativos, tener un cliente satisfecho y una UX maravillosa debe ser una prioridad.

2. Definir la visión para el cambio

Para lograr el éxito en la creación de algo nuevo, todas las partes interesadas deben desarrollar activamente el sueño compartido. Las empresas con una mirada participativa adquieren compromisos más profundos.

(Así es como puede realizar el análisis de brechas para lograr el objetivo deseado. Puede hacer clic aquí para descargar esta presentación de PowerPoint sobre la gestión del cambio y agilizar sus esfuerzos de transformación).

Beneficios de definir una visión para el cambio

Se traza una dirección clara : una visión de cambio ayuda a establecer un propósito definido y genera curiosidad sobre nuevas iniciativas.
Alinea los esfuerzos: una visión para el cambio ayuda a garantizar que los empleados trabajen hacia metas y objetivos comunes.
Construcción narrativa más fácil: una visión clara facilita la comunicación de los objetivos de la organización y construye una narrativa que simplemente atraviesa cualquier resistencia.
Medir el progreso: un horizonte claro establece nuevos puntos de referencia y métricas para el éxito, lo que ayuda a seguir el progreso de la transformación. El éxito engendra éxito.

Sobre cómo definir su visión de cambio, las empresas deben tener un problema claro que abordar. Luego, es la flexibilidad, la adaptabilidad y la voluntad de revisar los impactos de los cambios a medida que comienzan a afianzarse.

3. Seleccionar agentes de gestión de cambios

Ninguna transformación tiene éxito sin un experto, y los agentes de gestión del cambio de hoy en día son los hombres y mujeres que hacen que funcione para usted.

Los agentes de gestión del cambio (también conocidos como campeones del cambio o facilitadores del cambio) son personas o grupos responsables de supervisar e implementar el cambio organizacional. Estos pueden ser empleados de la organización o consultores externos que se contratan para ayudar a facilitar el proceso.

(Si está buscando un recurso valioso para asignar la responsabilidad de la gestión del cambio a las partes interesadas, debe explorar esta guía educativa. Haga clic aquí para descargar esta presentación )

¿Cuáles son las funciones y responsabilidades de los agentes de cambio?

Las funciones y responsabilidades específicas de los agentes de gestión del cambio dependen del escenario exacto. Estos, sin embargo, son excepcionalmente hábiles en:

Identificar la necesidad de cambio: Son los encargados de evaluar el estado actual de la organización e identificar áreas donde nuevas ideas ayudarán a un negocio.
Desarrollar un plan: Esto implica identificar los recursos y los pasos necesarios para implementar la transición, los obstáculos y sus resoluciones incluidas.
Comunicar el cambio: los agentes de gestión del cambio comunican los detalles de la transición a los empleados, clientes y otras partes externas (puede que se base en la necesidad o sea un pico saludable hacia el futuro, ellos deciden)
Brindar apoyo a los empleados: implica capacitación, responder preguntas y ayudar a los empleados a comprender los beneficios del cambio. Los agentes de gestión de cambios también realizan un seguimiento del progreso y cambian las direcciones si es necesario.
Evaluar el impacto del cambio: Evaluar los efectos de las nuevas formas de trabajar y emitir el primer veredicto sobre ellas también es su función clave.

Los cambios organizacionales son caóticos y disruptivos sin la ayuda adecuada de los expertos. Los agentes de cambio lo ayudan a superar este importante punto de dolor.

4. Desarrollar un marco de gestión de cambios

Un marco bien estructurado para introducir, mantener y administrar las novedades de manera rentable ayuda a garantizar una interrupción mínima de las operaciones diarias.

Aquí hay un conjunto estándar de pasos en el marco de gestión de cambios:

Requisito de cambio: por lo general, el agente de administración de cambios hace esto por usted. A su nivel de propietario del negocio, puede deberse a factores internos (estrategia comercial o tecnología) o razones externas (mercado o entorno regulatorio).
Desarrolle un plan de cambio: su plan para implementar el cambio debe incluir metas y objetivos específicos, un cronograma y un presupuesto.
Dejar entrar a todos: como la cara principal del negocio y la persona donde se detiene el dinero, esto implica celebrar reuniones, emitir anuncios o brindar capacitación.
Implementar y revisar el cambio: este paso implica implementar el cambio, que puede incluir cambiar procesos, sistemas o estructuras.
Consolidar e integrar el cambio: después de implementar con éxito el cambio, es esencial consolidarlo e integrarlo dentro de la organización.

(Si está buscando un recurso centrado en el marco de gestión de cambios, esta presentación de PowerPoint lista para contenido es ideal. Haga clic aquí para descargar esta plataforma editable).

5. Riesgo y resistencia en la gestión del cambio

Las organizaciones pueden aumentar las posibilidades de un cambio exitoso e impulsar mejores resultados comerciales con una gestión de riesgos proactiva y abordando la resistencia con madurez y empatía. Tener un plan realista funciona.

¿Cómo hacer una evaluación de riesgos en la gestión del cambio?

Reconocer los riesgos potenciales : el primer paso en la evaluación de riesgos es reconocerlos y categorizarlos en tecnología, finanzas, personal, etc.
Evalúe la probabilidad y el impacto de cada riesgo: esto ayuda a priorizar los riesgos, lo que le permite abordar los que tienen más probabilidades de materializarse primero.
Desarrollar estrategias de mitigación de riesgos: Esto implica desarrollar planes de contingencia, asegurar recursos adicionales o implementar controles adicionales.
Supervise y revise los riesgos: haga los ajustes necesarios a las estrategias de mitigación de riesgos después de revisiones periódicas.
Comunicar los riesgos y las estrategias de gestión de riesgos: es importante comunicar las estrategias de gestión de riesgos a las partes interesadas, especialmente sobre tácticas o planes para gestionarlos.

(Puede usar esta plantilla de matriz de riesgos para priorizar los riesgos y sus estrategias de mitigación y monitorear y revisar la efectividad de esas estrategias. Use esta herramienta para comprender y administrar los riesgos asociados con el cambio. Haga clic aquí para descargar esta plantilla ) .

Manejo Resistencia al cambio

El miedo a lo desconocido es la razón por la cual el cambio puede ser inquietante y las personas pueden tener miedo de las consecuencias que puede traer. Otra razón es la confusión. Las personas pueden resistirse al cambio si no entienden su fundamento o cómo los afectará. ¡La pérdida de control, o su presunción infundada, es definitivamente otra causa de que cualquier cosa nueva sea tan aterradora!

Otras razones para retorcerse ante el avance incluyen la falta de recursos para hacer frente al impacto material del cambio, los inconvenientes, los fracasos pasados, los valores personales y las amenazas al statu quo.

Se espera resistencia al cambio en todas las organizaciones, y los líderes deben abordarla para garantizar el éxito de la transición. Aquí hay algunas estrategias para convencer a los empleados de que se adapten:

Comunicar la justificación del cambio.
Involucrar a los empleados en el proceso de cambio.
Brindar capacitación y apoyo
Abordar las preocupaciones y los miedos subyacentes
Ofrecer incentivos
Estar abierto a la retroalimentación
Se Flexible

6. Estrategias de implementación de la gestión del cambio

Una implementación exitosa de la gestión del cambio conduce a una mayor productividad y rentabilidad; una oferta fallida puede hacer retroceder a las organizaciones por meses y conducir al fracaso comercial.

(Si está buscando estrategias efectivas de implementación de cambios, debe explorar esta presentación de PowerPoint con plantillas relacionadas con contenido listo. Haga clic aquí para descargar ) .

Las organizaciones, por lo tanto, deben percibir la gestión de cambios efectiva como una estrategia de mitigación de riesgos y una técnica para evitar costos para mantenerse relevantes y competitivas. Algunas estrategias comprobadas de implementación de cambios son:

1. Creación de un plan de transición de cambio

Un plan de transición define una estrategia integral para implementar el cambio dentro de una organización. Incluye un cronograma, presupuesto y recursos necesarios para implementar el cambio, así como un plan para comunicar el cambio y abordar la resistencia. Un plan de transición de cambio sirve como hoja de ruta para el éxito del esfuerzo.

Los elementos de un plan de transición de cambio son:

Una descripción clara y concisa del cambio, incluidas las razones para caminar por el nuevo camino y sus beneficios.
Una línea de tiempo con hitos clave y plazos
Un presupuesto, incluidos los recursos o la financiación necesarios
un plan de comunicación
Un plan de formación y apoyo a los empleados.
Un proceso de seguimiento y evaluación de la calidad de los avances realizados

2. Comunicar el plan

Comunicar el cambio incluye informar a los empleados y otras partes interesadas sobre los planes para un mayor nivel de competencias y lo que se necesita, sobre el terreno, de ellos.

(Esta diapositiva PPT implica un plan de comunicación de ventas consolidado y funciona como una matriz de herramientas de comunicación para hacer que cada individuo sea parte del proceso de transformación. Haga clic aquí para descargar )

Hay elementos clave a considerar al comunicar el cambio:

Mensajes equilibrados y consistentes: Proporcione una explicación clara y directa del cambio y su propósito. Evite la jerga o el lenguaje técnico. Enfatice los beneficios.
Sea transparente: sea abierto y honesto sobre el cambio, incluidos los posibles desafíos o inconvenientes.
Fomente el diálogo : Fomente la comunicación abierta e invite a hacer preguntas y comentarios.
Use múltiples canales: use muchos canales para comunicar el cambio, como correo electrónico, reuniones y folletos informativos, para llegar a todos los empleados y partes interesadas.

3. Capacitación en Gestión del Cambio

La capacitación en gestión del cambio implica educar a los empleados sobre las razones del cambio, cómo afectará su trabajo y cualquier proceso o procedimiento nuevo que se implementará. Puede proporcionar capacitación a través de instrucción en el aula, cursos en línea o talleres.

Algunos beneficios de la capacitación en gestión del cambio incluyen:

Mejorar la comprensión y la conciencia
Desarrollar habilidades y conocimientos
Reducir la resistencia al cambio
Mejorar las posibilidades de éxito

4. Calendario de implementación

El cronograma debe incluir una fecha de inicio y una fecha de finalización para el cambio, así como hitos intermedios y fechas límite. Algunas mejores prácticas para desarrollar un cronograma para la implementación incluyen:

Plazos realistas y alcanzables: Evite establecer plazos poco realistas. Sea realista sobre el tiempo que llevará completar cada nuevo paso.
Permitir contingencias: Anticipe los posibles desafíos o retrasos y permita cierta flexibilidad en el cronograma para dar cuenta de estas contingencias.
Involucrar a todas las partes interesadas: solicite sugerencias de todas las partes interesadas en el desarrollo del cronograma, ya que sus aportes y comentarios pueden ser valiosos para garantizar que el cronograma sea realista y alcanzable.

(Explore esta presentación integral que lo guiará en la creación de una línea de tiempo de gestión de cambios y la optimización de todo el viaje. Contiene 12 diapositivas que se enfocan en desarrollar una línea de tiempo procesable. Haga clic aquí para descargar esta presentación PPT editable)

5. Mantener el impulso

Mantener el impulso se refiere al proceso de mantener el cambio en marcha después de la implementación. Ayuda a garantizar que el cambio se arraigue en la cultura de la organización y no sea simplemente una solución a corto plazo.

Las estrategias que las organizaciones pueden utilizar para mantener el impulso del cambio son:

Continúe comunicándose sobre el cambio: mantenga abiertas las líneas de comunicación y continúe brindando actualizaciones e información.
Celebre los éxitos: reconozca y celebre hitos y éxitos.
Ofrezca apoyo continuo : proporcione apoyo y recursos continuos para ayudar a los empleados a adaptarse y tener éxito.
Supervise y evalúe el cambio : evalúe periódicamente el impacto del cambio y recopile los comentarios de los empleados.
Fomentar la mejora continua: fomentar una cultura de mejora continua y hacer que los empleados identifiquen formas de optimizar y crear su propio subproceso dentro del marco más amplio.

7. Costo del cambio

El costo del cambio a menudo se subestima, pero es un aspecto crucial a considerar. Incluye los gastos de capacitación de los empleados en los nuevos procesos o sistemas o la productividad o los ingresos perdidos al adaptarse a los sistemas o procesos existentes para adaptarse a los nuevos. También puede incluir costos indirectos, como el costo de oportunidad de que los empleados dediquen tiempo a actividades relacionadas con el cambio en lugar de a otro trabajo.

Comprender el costo del cambio es importante porque puede ayudar a las organizaciones a determinar si los beneficios de un cambio propuesto justifican los recursos necesarios.

Si tiene dificultades para calcular el costo del cambio para su negocio, aquí tiene una guía útil. Explore esta útil herramienta hoy para implementar un cambio exitoso. Haga clic aquí para descargar esta presentación personalizable.)

8. Retroalimentación y Evaluación

La retroalimentación y la evaluación son los pasos finales en el proceso de gestión del cambio, ya que permite a las organizaciones revisar y evaluar cómo les ha ido y los aprendizajes que deben llevarse a casa. Esto puede implicar la recopilación de comentarios de las partes interesadas, como empleados, clientes y proveedores, así como la recopilación de datos sobre métricas clave como la productividad, la eficiencia y la satisfacción del cliente. Al analizar esta información, las organizaciones pueden determinar si el cambio ha logrado los resultados deseados e identificar cualquier área de mejora. La mejora en los procedimientos de gestión de cambios debe ocurrir lo más cerca posible del tiempo real.

También es una valiosa oportunidad para apreciar y aplaudir los esfuerzos de quienes han estado involucrados en el proceso de cambio e identificar las lecciones aprendidas para su futura aplicación.

Las estrategias que las organizaciones pueden usar para obtener retroalimentación y evaluación efectivas en la gestión del cambio son:

Utilice fuentes de datos : la recopilación de datos de múltiples fuentes, como encuestas, grupos focales y métricas de desempeño, puede proporcionar una visión más completa del proceso de cambio y sus resultados.
Establezca criterios de evaluación claros: Definir criterios de evaluación claros por adelantado garantiza que se cree un buen circuito de retroalimentación.
Revisar regularmente el progreso: programar controles regulares para revisar el progreso y recopilar comentarios puede ayudar en la resolución temprana.
Comunicar los resultados y hacer un seguimiento de las acciones: compartir los resultados del proceso de evaluación con las partes interesadas y hacer un seguimiento de las acciones identificadas es fundamental para garantizar que el proceso de retroalimentación y evaluación se tome en serio.

(Una de las mejores maneras de recopilar comentarios es proporcionar un cuestionario para comprender la experiencia de transición de las partes interesadas. Puede usar esta diapositiva PPT para prepararlo. Haga clic aquí para descargar ) .

9. Ejemplos de gestión de cambios

Algunas grandes empresas que se han sometido con éxito a la Gestión del Cambio son Microsoft y Adobe.

microsoft

En Microsoft, los cambios más significativos ocurrieron bajo la presidencia de Satya Nadella, quien asumió el cargo en 2014. Nadella cambió el enfoque de la empresa de su sistema operativo tradicional Windows y software de escritorio a servicios basados en la nube y tecnología móvil, lo que requería cambios significativos en el desarrollo de productos. procesos de ingeniería y estrategias de ventas y marketing. Introdujo cambios en la estructura y cultura organizativa de la empresa, haciéndola más abierta, inclusiva y colaborativa.

Se alentó a los equipos multifuncionales a trabajar juntos, con la diversidad y la inclusión como mantra clave. A nivel material, el enfoque de "Windows primero" a "móvil primero, nube primero" priorizó el desarrollo de ofertas móviles y en la nube sobre el software de escritorio tradicional. Este cambio ha permitido a Microsoft adaptarse rápidamente a la industria, seguir el ritmo de las demandas del mercado, diversificar su cartera y enfatizar los servicios en la nube, la IA y otros servicios relacionados. Sigue siendo líder.

Adobe

Adobe, una empresa multinacional de software, reconoció la necesidad de cambios en sus funciones de RR. HH. cuando estaba pasando de un negocio de software tradicional a un modelo de suscripción basado en la nube. La iniciativa de gestión del cambio tenía como objetivo mejorar el compromiso y la habilitación de los empleados e incluía un nuevo sistema de gestión del desempeño que reemplazó el proceso tradicional de revisión anual del desempeño con un enfoque más continuo y colaborativo. Este sistema enfatizó la importancia de los controles regulares y el establecimiento de objetivos y proporcionó a los empleados comentarios y oportunidades de desarrollo más regulares.

Para respaldar esto, Adobe estableció un programa interno de gestión de talentos e invirtió en la capacitación y el desarrollo de los empleados. Además, reestructuró su sistema de compensación para brindar un enfoque más flexible y basado en el desempeño.

Estos cambios ayudaron a Adobe a atraer, retener y desarrollar una fuerza laboral talentosa que pudiera brindar un mejor apoyo a la empresa. Sigue siendo una fuerza empresarial relevante incluso hoy en día.

(Si está buscando otra guía completa sobre la gestión del cambio con procesos y marcos, debe explorar esta plataforma de PowerPoint para obtener asistencia completa. Haga clic aquí para descargar esta plantilla de PPT editable )

Conclusión

La gestión del cambio es una prioridad para las organizaciones en el entorno empresarial actual en rápida evolución. Junto con las estrategias de implementación, la revisión en tiempo real de los procesos de gestión de cambios puede ayudar a las organizaciones a desarrollar la resiliencia y la agilidad necesarias para prosperar en un mundo cada vez más dinámico.

Esperamos que esta guía sobre la gestión del cambio haya sido útil y que estas plantillas le ayuden bien. Si tiene más preguntas o desea obtener más información, nuestro equipo está aquí para brindarle apoyo y ayudarlo a tener éxito con sus servicios de diseño personalizado, videos de YouTube y las mejores plantillas de presentación de su clase. ¡Gracias por leer!

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