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In der Ära der „Mad Men“ in den USA vor über 15 Jahren gab es eine klare Aufgabenteilung zwischen administrativen und beruflichen Rollen. Den Sekretärinnen wurden Aufgaben zugewiesen, wie zum Beispiel das Schreiben von Memos, das Holen von Kaffee, das Servieren des Mittagessens und das Planen von Besprechungen. In der heutigen Zeit kam es jedoch zu einem erheblichen Wandel in der Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden. Anders als in den 1960er Jahren, als es undenkbar war, einen stellvertretenden Kundenbetreuer zu bitten, ein Meeting zu vereinbaren, geschieht dies heute nicht nur regelmäßig, sondern wird auch als Beweis für die eigene Kompetenz angesehen.
Die Aufgabe, wichtige Meetings zu organisieren, bedeutet zwar Kompetenz, doch die damit einhergehende Herausforderung, Zeitpläne für zahlreiche Fachkräfte verschiedener Firmen und Zeitzonen zu koordinieren, hat die Erstellung eines Meetingplans für viele Nachwuchskräfte zu einer entmutigenden Aufgabe gemacht.
Die Arbeit eines Teams dreht sich im Hinblick auf agile Ansätze und Projektmanagement um einen Sprint-Zeitplan. Schauen Sie sich diese Top 10 Sprint-Zeitplanvorlagen an, die die perfekte Ressource für Ihr Unternehmen sein können!
Ein weiteres allzu vertrautes Szenario inmitten ständiger Besprechungen, häufiger Störungen und plötzlicher dringender Aufgaben ist, beschäftigt zu bleiben, ohne wesentliche Projekte und Ziele voranzutreiben. Dies unterstreicht nur die entscheidende Bedeutung einer effektiven Planung.
Eine effektive Planung hilft Ihnen dabei:
- Erkennen Sie die wahren Grenzen Ihrer Zeit und was Sie tun können.
- Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit für die wichtigen Dinge haben.
- Planen Sie zusätzliche Zeit ein, falls „das Unerwartete“ eintritt.
- Vermeiden Sie es, eine größere Arbeitsbelastung anzunehmen, als Sie bewältigen können.
- Arbeiten Sie konsequent an Ihren persönlichen und beruflichen Zielen.
- Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Interessen, Sport und Ihre Lieben.
- Sorgen Sie für eine gesunde Work-Life-Balance.
Für jedes Meeting sind ein gut geplanter Besprechungsplan und Vorbereitungen erforderlich, unabhängig davon, ob es sich um ein Team-Update, eine Stakeholder-Überprüfung oder eine formelle Konferenz handelt. Wie oft haben Sie an einer Besprechung teilgenommen, die übermäßig in die Länge gezogen wurde, von der Tagesordnung abgewichen ist oder ohne ein hilfreiches Ergebnis abgeschlossen wurde? Wie oft haben Sie gedacht: „Das hätte eine E-Mail sein können“? wenn Sie eine Besprechung verlassen?
Dies wird wahrscheinlich nicht passieren, wenn Sie über eine gut gestaltete Vorlage für einen Besprechungsplan verfügen. SlideTeam hat dieses Paket mit den 10 besten Besprechungsplanvorlagen zusammengestellt, die zu 100 % bearbeitbar und anpassbar sind. Die Bearbeitbarkeitsfunktion bietet Ihnen Flexibilität und den dringend benötigten Vorsprung.
Werfen wir nun einen Blick auf die Vorlagen!
Vorlage 1: Zeitplan für vierteljährliche Stakeholder-Besprechungen mit Tagesordnungsvorlage
Ein Stakeholder-Meeting ist der effektivste Ansatz, um die richtigen Personen für ein neues Projekt oder eine neue Initiative zu gewinnen. Diese PowerPoint-Vorlage zeigt einen vierteljährlichen Besprechungsplan mit einer Tagesordnung für Stakeholder. Verwenden Sie es, um wichtige Komponenten wie Datum und Uhrzeit der Besprechung zu veranschaulichen. Ebenfalls enthalten sind die Namen der Stakeholder sowie die Tagesordnung, die während der Sitzung besprochen werden soll. Die Personalmanager profitieren stark von dieser Vorlage, da sie es einfacher macht, nur die relevanten Informationen anzuzeigen und das Unwesentliche zu ignorieren. Es bietet auch den richtigen Durchfluss.
Vorlage 2: Vorlage für den Besprechungsplan für Mitarbeiterschulungen
Jedes Unternehmen möchte, dass seine Belegschaft mit effizienten Fähigkeiten ausgestattet ist. Um dieses Problem anzugehen, präsentiert diese PowerPoint-Vorlage Informationen zum Zeitplan für die Schulungsbesprechung. Es enthält den Namen des Schulungsprogramms sowie die Anzahl der Mitarbeiter, die an dieser Schulung teilnehmen, und die Themen, die während der Schulungssitzung behandelt werden sollen. Außerdem werden die Abteilung, das Datum und die Dauer der Besprechung angegeben.
Vorlage 3: Vorlage für den Zeitplan für HR-Geschäftstreffen
Ohne eine leistungsstarke Personalabteilung kann keine Organisation effizient und effektiv funktionieren. Diese PowerPoint-Folie zeigt Besprechungen, die eine Personalabteilung durchführt. Besprechungen können sich auf wichtige Entscheidungen, kreative Planung usw. beziehen. Dazu gehören auch Datum und Uhrzeit der Besprechung sowie der Ort und die durchzuführenden Aufgaben, damit jeder Teilnehmer vorbereitet ist.
Vorlage 4: Vorlage für einen monatlichen HR-Besprechungsplan
Die von jeder Organisation zu erreichenden Ziele werden zu Beginn des Jahres festgelegt, können jedoch nur durch kleine Schritte in die richtige Richtung erreicht werden. Die Personalabteilung behält die Aufgaben im Blick und führt monatliche Meetings durch. Mit diesem Ziel zeigt diese professionell kuratierte Vorlage den Zweck des Meetings, das Datum und die Uhrzeit des Meetings sowie seinen Ort an. Es kann auch den Namen des Organisators und das für dieses Treffen ausgegebene Budget enthalten.
Vorlage 5: Vorlage für einen Projekt-Kick-off-Meeting-Zeitplan
Wenn es ein Meeting mit mehreren Rednern und Diskussionsthemen gibt, kann der Informationsfluss hin und her gehen. Diese PowerPoint-Vorlage zeigt den Präsentationsplan, den Vortragende einhalten müssen, um einen korrekten Informationsfluss sicherzustellen. Zu den wichtigsten genannten Komponenten gehören die behandelten Themen, der Name des Vortragenden und das Zeitfenster, in dem der Vortrag gehalten wird. Nutzen Sie diese auffällige Vorlage noch heute!
Vorlage 6: Zeitplan für Projekt-Kickoff-Meetings mit Vorlage für die wichtigste Tagesordnung
Projektmanager investieren viel Arbeit in die Bewertung des Potenzials ihres Projekts. Wenn sie dem Team und den Kunden das Ziel des Projekts nicht erklären, kann der ganze Aufwand umsonst sein. Im Mittelpunkt stehen Kickoff-Meetings, die alle Beteiligten zusammenbringen. Auf dieser Folie werden Tagesordnungspunkte wie Besprechungseröffnung, Diskussionsthemen, Notizen und Abschluss der Besprechung sowie deren Dauer hervorgehoben.
Vorlage 7: Projekt-Sprint- und Besprechungsplanvorlage
Auf dieser PowerPoint-Folie wird der Zeitplan für den Projektsprint und das Meeting erwähnt. Ihre Chancen, Ihre Ziele während eines Sprints zu erreichen, steigen mit Ihrem Vorbereitungsgrad. Die Sprintplanung ist unerlässlich, denn ohne sie weiß Ihr Entwicklungsteam nicht, woran es arbeiten soll, wie es das Ziel erreichen kann oder wer während des Sprints für welche Aufgaben verantwortlich sein wird. Die Vorlage hebt die Aufgaben und Termine hervor und verfügt über einen Kommentarbereich.
Vorlage 8: Besprechung Vorlagenpräsentation planen
Effektive Meetings sind die Grundlage jeder erfolgreichen Projektmanagement-Operation. Sie stellen sicher, dass die Teammitglieder Ausrichtung, fördern die Kommunikation, fördern die Teamarbeit und erleichtern die Entscheidungsfindung. Projektmanager müssen sicherstellen, dass jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten versteht, indem sie den Besprechungsprozess mithilfe einer Besprechungsplanvorlage optimieren. Dieses PowerPoint-Paket hebt in 16 Folien den Geschäftstreffenplan mit den damit verbundenen Aktivitäten und Themen, der Zeiteinteilung, der Tagesordnung und den Diskussionspunkten und mehr hervor.
Vorlage 9: Geschäftstreffenplan mit Aktivitäten und Vorlage für beteiligte Probleme
Die Planung eines Meetings ist für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Das Setzen klarer Ziele, die Sicherstellung der Anwesenheit relevanter Personen und die Entwicklung eines Zeitplans, der gute Diskussionen fördert, sind Teil des Prozesses. Wenn der Meetingplan richtig ist, kann es sein, dass aus langweiligen und ineffektiven Zusammenkünften rationalisierte, kooperative Veranstaltungen werden, die den Programmerfolg fördern. Diese PowerPoint-Vorlage zeigt einen Plan mit Aktivitäten und Problemen während eines Geschäftstreffens. Auf dieser Folie werden das Datum des Meetings und der Ort angezeigt, an dem es stattfinden wird. Darüber hinaus werden die Diskussionsthemen, die durchzuführenden Aktivitäten und die Namen der vortragenden Mitglieder behandelt.
Vorlage 10: Besprechungsplan für Schulungsprogramm in Business-Vorlage
Bei so vielen Daten in Form von Papieren, Word-Dokumenten usw. wird es für die Personalabteilung zu einer ziemlichen Aufgabe, den Überblick zu behalten. Mit Hilfe dieser Vorlage kann man effizient einen Besprechungsplan für ein Schulungsprogramm in der Wirtschaft anzeigen. Dazu gehören Datum, Uhrzeit, Ort, Anzahl der Teilnehmer und Moderator. Alle Aktivitäten müssen mit dem geschätzten Zeitaufwand durchgeführt werden und die Trainingsmethode wird ebenfalls erwähnt.
Planen Sie mit Präzision
Angesichts der erschreckenden Statistik von 55 Millionen Meetings pro Tag und der Tatsache, dass Meetings 35–50 % der Woche in Anspruch nehmen, würde man sich fragen, welchen Sinn es hat, so viel Zeit für diese geschäftlichen Diskussionen aufzuwenden. Die Bedeutung von Meetings wird jedoch deutlich, wenn sie effektiv geplant sind und einen Unterschied in der Entwicklung machen.
Um Ihre Meetings lohnenswert und erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, dass Sie Ihren Terminplan optimal nutzen. Durch bewusste Planung und Organisation kann jeder sicherstellen, dass jedes Treffen einen Zweck erfüllt und zu den kollektiven Zielen der Organisation oder Institution beiträgt.
PS: Das Verfassen von Protokollen und das Zusammenstellen von Besprechungsberichten sind für eine effiziente organisatorische Entscheidungsfindung und Kommunikation unerlässlich. Sie verbessern die Verantwortlichkeit, indem sie klar erkennen, wer für die Aufgaben verantwortlich ist und wann sie fällig sind. Um den Prozess der Erstellung von Besprechungsberichten zu vereinfachen, lesen Sie unseren Blogbeitrag zu den Top 10 Besprechungsberichtsvorlagen
