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Planifier et gérer un événement est un défi. Même bien organiser une petite fête d'anniversaire peut vous faire tourner la tête. Les pensées d'un organisateur d'événements ressemblent à un labyrinthe de tâches, les principales étant de réserver un lieu, de planifier un budget, de contacter des fournisseurs ou d'organiser le DJ.
L'antidote ultime pour éviter ce chaos et cette confusion (entièrement évitables) est la planification d'événements. Et en tant que planificateur d'événements, la première entrée dont vous avez besoin est la conception d'un calendrier d'événements.
Pourquoi la chronologie des événements en premier ?
Les calendriers d'événements sont une liste de contrôle de toutes les choses et activités (par ordre chronologique) nécessaires pour faire d'un événement un succès. Le délai peut varier selon le type d'événement. Une chronologie d'événement peut être aussi longue que 12 mois ou aussi courte qu'une semaine avant l'événement. L'autre classification est basée sur l'objectif de la chronologie (ou la période d'utilisation). Ceux-ci peuvent être :
- Calendrier avant l'événement ou pré-événement : conçu pour garder une trace des choses à faire avant l'événement, comme la finalisation du lieu, la commande de restauration, la collecte des types d'équipement, etc.
- Calendrier du jour de l'événement : il s'agit du plan pour le jour de l'événement et énonce comment les choses doivent être faites le jour J. Par exemple, l'heure de début de l'événement, l'arrivée des invités, la distribution des collations et l'heure de clôture de l'événement. Il comprend également un contrôle d'urgence et un plan de sortie (au cas où les choses tourneraient mal).
- Chronologie post-événement : la chronologie ou la planification ne s'est pas terminée avec l'événement ou lorsque l'invité est rentré chez lui. Des choses comme le nettoyage, l'emballage, le stockage des choses pour le prochain événement et l'analyse du budget restent. Une réunion de clôture est nécessaire après l'événement pour célébrer et applaudir les efforts de votre équipe.
Les chronologies des événements vous aident à suivre les événements, à voir les modèles et les tendances et à surmonter les obstacles. Vous pouvez les utiliser pour planifier des événements futurs, visualiser l'objectif et motiver l'équipe.
Modèles de chronologie d'événement préconçus
Il existe de nombreuses façons de créer une chronologie d'événement. Vous pouvez utiliser une simple feuille de calcul, créer une chronologie dans un programme de traitement de texte ou utiliser un logiciel de planification d'événements dédié.
Avant de choisir une méthode pour créer un calendrier pour votre événement à venir, vous devez garder à l'esprit qu'il s'agit d'un document vivant. Vous devez le changer fréquemment. L'option idéale doit être :
- Adapté aux poches
- Facile à personnaliser.
- Facile à ranger et peu d'entretien.
- Pas besoin d'achats répétés.
La solution parfaite qui vérifie toutes les exigences mentionnées ci-dessus est nos modèles de chronologie d'événements illustratifs et 100 % modifiables. Ces modèles ont tous les éléments pré-inclus pour créer une chronologie d'événement splendide et utile. Explorons ces conceptions PPT maintenant !
1. Plate-forme de présentation de la planification et de la chronologie des événements à venir
La rédaction d'un calendrier peut être éprouvante pour les nerfs, en particulier sous la pression des délais. À ce moment de stress, ces modèles plug-and-play seront votre aspirine. Ce mini-deck de chronologie des événements comporte 12 diapositives PPT avec des délais allant d'un trimestre à 1 mois et s'étendant jusqu'à deux ans. Obtenez le maintenant!
La planification d'un événement nécessite un financement important, et les sponsors sont votre solution à ce problème. Utilisez ces modèles de feuille de vente de parrainage d'une page pour gagner des sponsors pour vos événements.
2. Modèle de présentation complet de la chronologie de l'événement
Une chronologie d'événement est comme une carte pour guider votre équipe à travers la confusion, et elle doit être aussi détaillée que possible. Ce modèle de chronologie d'événement illustratif vous aidera à y parvenir. Il dispose d'espaces pré-conçus pour planifier des activités à partir de deux mois avant une semaine après l'événement.
3. Chronologie de l'événement et feuille de route pour un exemple de modèle d'année
Vous recherchez un modèle parfait pour afficher des statistiques et des informations sur votre événement à venir ? Ce modèle est le meilleur choix. La conception de ce graphique PowerPoint s'inspire du diagramme d'Ishikawa ou du diagramme Fishbone , l'un des sept principaux outils de contrôle qualité utilisés par les entreprises. Cette mise en page de chronologie accrocheuse est parfaite pour planifier un événement avec des normes qui correspondent aux meilleures au monde. L'avantage le plus important de cet ensemble PPT est qu'il peut être adapté à votre événement ou exigence unique. Saisissez-le maintenant !
4. Chronologie de l'événement avec modèle de préparation et de budget
La budgétisation et la préparation de la scène pour un événement en direct nécessitent une planification élaborée sans marge d'erreur. Une seule erreur dans la planification du budget créera un tollé au sein du comité de planification, tandis que si la préparation de la scène tourne mal à tout moment, cela fera exploser tout l'événement. Utilisez ce modèle de bouée de sauvetage pour vous aider à planifier un calendrier pour ces éléments sensibles et cruciaux d'un événement réussi. Saisissez-le maintenant !
5. Exemple de modèle PPT de chronologie de gestion des événements
Organiser un événement est un long chemin à parcourir. Il faut un effort d'équipe collectif, de la réflexion sur un thème / une idée époustouflante à la finalisation d'un lieu de premier ordre. Cet exemple de conception de PPT vous aidera dès la première étape de briefing de l'équipage pour terminer l'exécution d'un événement gagnant.
6. Chronologie des événements avant quatre mois Modèle PPT
La durée de planification d'un événement dépend de facteurs tels que le type d'événement et le nombre de participants. Un petit événement comme un rassemblement d'équipe non officiel peut être géré avec 2 à 3 semaines de planification, tandis que des événements professionnels comme un traitement de gestion peuvent nécessiter une planification de deux à quatre mois de planification. Cet exemple de calendrier d'événement est conçu pour être terminé avant la planification de la période intermédiaire de l'événement. Obtenez le maintenant!
7. Chronologie de l'événement pour le modèle de présentation du jour de l'événement
« Il y a des rêveurs et il y a des planificateurs ; les planificateurs réalisent leur rêve. Le jour J, vos plans seront testés à leur meilleur. Utilisez ce modèle de calendrier d'événements pour planifier votre grand jour et briller en tant que planificateur d'événements. Il vous aidera à informer votre équipe des meilleures pratiques du jour de l'événement, comme l'arrivée anticipée sur le site, la documentation des activités, l'accueil des invités, etc. Téléchargez maintenant !
8 . Calendrier horaire de l'exemple de modèle d'événement
Le jour de l'événement, chaque minute qui passe est un cycle de soulagement du stress et chaque erreur compte. Une planification minutieuse est nécessaire pour s'asseoir, se détendre et exécuter comme un pro. Cet exemple de modèle vous permet de créer une chronologie détaillant les activités de chaque heure. Cela vous aidera à planifier des événements dynamiques, y compris de multiples activités comme des mariages, des étudiants de première année ou des soirées de bal. Obtenez le maintenant!
9. Chronologie de l'événement pour le modèle PPT des activités après l'événement
Pour les invités, un événement commence à l'arrivée et se termine lorsqu'ils se mettent en route, épuisés, vers leur résidence. Pour le planificateur d'événements, la vraie lutte commence après l'événement. Ils doivent analyser et calculer des choses comme les dépenses et comment les choses se sont passées. Ce modèle de calendrier après l'événement vous aidera à planifier des activités telles que le débriefing des bénévoles, l'examen des formulaires de commentaires, les remerciements ou les rapports aux invités et, le plus important, la mise à jour des médias sociaux. Télécharger maintenant!
10. Modèle d'exemple de calendrier de dix jours pour la planification d'événements commerciaux
Les événements commerciaux nécessitent une planification solide avec des relations avec les clients, l'image de marque, l'intégrité et l'investissement en jeu. Cela nécessite une planification et une exécution sans faille. Ce modèle de chronologie d'événement vous permet de revoir et de visualiser les choses de 10 jours avant à la 11e heure. Télécharger maintenant!
Prenez du temps pour votre meilleur ami
Les chronologies sont votre meilleur ami et guide de chemin lorsque vous planifiez un événement (peu importe sa taille ou son type). L'élaboration à l'avance d'un calendrier d'événements évitera à votre stratégie de dérailler, maintiendra l'équipe sur la bonne voie et vous évitera des maux de tête.
Pour vous aider à rédiger un calendrier facile à manipuler et complet, nous vous avons proposé ces exemples de conceptions PPT (de notre vaste collection). Téléchargez ces modèles de chronologie d'événements hypnotiques à partir des liens partagés ci-dessus, ou visitez notre site Web (ou cette page ) pour explorer d'autres modèles gracieux.
FAQ sur la chronologie des événements
1. Comment écrire un calendrier pour un événement ?
Un facteur critique dans la planification d'événements est la création d'un calendrier. Cela vous aidera à garder une trace des éléments qui doivent être réunis pour que votre événement soit réussi. Voici quelques conseils sur la rédaction d'un calendrier pour un événement :
1. Identifiez les éléments clés : quelles sont les principales choses qui doivent se produire pour que votre événement soit réussi ? Faites une liste de ces éléments et attribuez à chacun une date de début et de fin.
2. Créez une chronologie pour chaque élément : Cela vous aidera à suivre toutes les tâches qui doivent être accomplies pour que cet élément réussisse.
3. Assemblez tous les échéanciers courts : cela vous aidera à avoir une vue d'ensemble et à vous assurer que tout se déroule comme prévu.
Suivre ces étapes vous aidera à créer un calendrier pour votre événement et à en faire un succès.
2. Quelle est l'importance d'une chronologie d'événement ?
Les chronologies des événements jouent un rôle important dans l'exécution réussie et infatigable de l'événement. Ces documents contiennent des informations sur les meilleures pratiques et les étapes, dans l'ordre chronologique, pour mener l'événement. Ils aident à garder les choses sur la bonne voie, facilitent la communication et motivent tous les participants. Les calendriers d'événements sont de merveilleux outils pour visualiser les choses et réduire les risques d'erreurs dans la planification d'événements. N'oubliez pas que votre effort n'a aucune conséquence pour les invités et les autres parties prenantes. Ils recherchent leur propre confort et commodité, ce qu'ils pensent être assez facile à organiser !
3. Pourquoi avez-vous besoin d'un calendrier d'événements ?
La planification d'un événement n'est pas le travail d'une seule personne. Cela nécessite une communication entre les parties prenantes telles que les propriétaires de sites, les vendeurs, les bénévoles, etc. Un calendrier de l'événement servira de document d'orientation, de plan de communication et de liste de contrôle pour les participants. Cela vous aidera également à enregistrer des étapes ou des éléments que vous pourrez utiliser pour de futurs événements.
4. Quelles sont les sept étapes de la planification d'un événement ?
Les sept étapes de la planification d'un événement sont :
- Définir les objectifs : quel est le but et le type de l'événement ?
- Trouver un lieu : choisissez un lieu approprié en fonction des objectifs, du type et du nombre de personnes.
- Date et heure : Décidez d'une date et d'une heure pour l'événement. Préparez-vous en conséquence.
- Planification d'événement : créez un calendrier pour l'événement. Prioriser les activités et établir un budget.
- Lancement des invitations : Après avoir tout finalisé, envoyez les invitations au moins une semaine ou un mois avant l'événement.
- Le jour de l'événement : créez une chronologie heure par heure distincte pour le jour de l'événement. Préparez votre équipe pour le dernier jour.
- Post-événement : Finaliser, exécuter et analyser comment les choses se sont déroulées. Calculez le budget. Apprenez de vos erreurs et évaluez-les.
5. Quels sont les éléments clés de la chronologie de l'événement ?
Quelle que soit la façon dont vous créez votre chronologie, il y a quelques éléments clés que vous voudrez inclure. Voici les 10 principaux éléments indispensables de votre modèle de chronologie d'événement :
- Nom de l'événement.
- Date de l'événement.
- Heure de début.
- Heure de fin.
- Emplacement.
- Description de l'événement – Mettez en surbrillance le spectacle du jour ou la personnalité du jour.
- Type d'événement – Il s'agit du type d'événement. Par exemple, il peut s'agir d'une conférence, d'un atelier ou d'un événement de réseautage.
- Objectifs de l'événement - Il s'agit d'une liste d'objectifs pour l'événement ; il peut s'agir d'une sensibilisation accrue ou de la génération de nouveaux prospects.
- Budget de l'événement.
- Chronologie de l'événement Elle doit inclure une liste et un calendrier des tâches à accomplir.
