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Eine tausendjährige Art, die Bedeutung einer Aufgabe, einer Person oder einer Sache wie der Work-Life-Balance hervorzuheben, ist der Ausdruck „Prioritäten“. Prioritäten sind wichtig, aber die Entscheidungen, die Sie treffen, um zu Ihrer Projektpriorisierungsliste zu gelangen, sind die entscheidenden Faktoren. Die Priorisierung von Projekten ist die Schlüsselkompetenz, die Unternehmen für eine optimale Produktivität benötigen.
Wie entscheidet er/sie bei einem halben Dutzend Projekten, die ein Projektmanager gleichzeitig bearbeiten kann, über die Reihenfolge, in der diese zur Umsetzung übernommen werden?
Bei der Priorisierung von Projekten geht es darum, wichtige Entscheidungen mit großem Aufwand zu treffen. Für die richtige Projektpriorisierung wird man reichlich belohnt, und es droht viel Kritik, wenn man sich in die Falle verstrickt, mit Nicht-Problemen umzugehen, und dabei etwas falsch macht.
Der Geschäftsmann, Pädagoge, Autor und Hauptredner Stephen Covey traf den Punkt, als er sagte: „Der Schlüssel liegt nicht darin, Prioritäten zu setzen, was auf Ihrem Zeitplan steht, sondern darin, Ihre Prioritäten zu planen.“
Bei der Projektpriorisierung (im Projekt- und Portfoliomanagement) geht es um die Theorie, dass ein Unternehmen Projekte anhand von Parametern priorisieren muss, die auf übergreifende organisatorische Abläufe angewendet werden können.
Erhöhen Sie die Erfolgsquote von Projektberichten
Eine vom Project Management Institute durchgeführte Umfrage ergab, dass Techniken und Methoden zur Projektpriorisierung die Erfolgsquote von Projekten von 52 % auf 72 % steigern. Die Projektpriorisierung stellt die strategische Ausrichtung zwischen Zielen und Geschäftskennzahlen sicher. Die Projektpriorisierung hilft Unternehmen auch dabei, ihren „wahren Norden“ zu finden und sicherzustellen, dass die Richtung, in die sie gehen, richtig ist.
Unternehmen können ihre Ressourcen und Arbeitskräfte für wichtigere und umsatzstärkere Projekte einsetzen, wenn sie die Projektpriorisierung richtig vornehmen.
Was sind die Projektprioritäten?
Projektprioritäten sind Faktoren, die sich auf die Ausführung und die erwarteten Ergebnisse aller Arbeiten auswirken, an denen Organisationen beteiligt sind. Es ist jederzeit wichtig, über eine Reihe relevanter Prioritäten oder Variablen zu verfügen, die sich auf die jeweiligen Projekte auswirken. Diese Prioritäten sollten standardisiert sein und sich normalerweise nicht mit der Art des Projekts ändern.
Stellen Sie sich beispielsweise ein Szenario vor, in dem Sie Ihre Projektpriorisierungsliste basierend auf den drei finanziellen Ressourcen, dem Projektwert für die Organisation und dem Risikoniveau (oft in Prozent angegeben) erstellen können. Natürlich unterscheiden sich diese Prioritäten hinsichtlich der Bedeutung von Organisation zu Organisation, abhängig von der Branche, in der sie tätig sind.
Über einen festgelegten Zeitraum hinweg können dies jedoch auch andere entscheidende Faktoren für Projekte sein.
Im heutigen Wettbewerbsumfeld ist die Beschaffung hochwertiger Projekte eine mühsame Aufgabe. Sparen Sie Zeit und Mühe beim Einpacken großer Projekte, indem Sie diese vorgefertigten einseitigen Projektvorschlagsvorlagen verwenden.
Wie priorisieren Sie Projekte?
1. Auswirkungen: Analysieren Sie den laufenden und potenziellen Geschäftswert des Projekts und setzen Sie Prioritäten. Wie sich dieses Projekt auf Ihr Unternehmen auswirken wird, ist zunächst die entscheidende Frage. Eine einfache Möglichkeit, die Wirkung zu messen, besteht darin, das Endergebnis und auch die Endnutzer des Produkts und der Dienstleistungen zu berücksichtigen. Zur Wirkungsanalyse können Sie Stakeholder, Kunden und andere Manager in die Diskussion einbeziehen.
Profi-Tipp: Scheuen Sie sich nicht, detaillierte Fragen zu stellen, um die Auswirkungen eines Projekts auf Ihr Unternehmen zu verstehen.
2. Wichtigkeit vs. Dringlichkeit: Nachdem Sie eine Liste wichtiger (wirksamer) Projekte erstellt haben, achten Sie darauf, wie dringend diese sind. Kennen Sie den Unterschied zwischen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“. Ein wichtiges Projekt bringt einen Mehrwert für Ihr Unternehmen – entweder im nächsten Monat (kurzfristig) oder in zehn Jahren (langfristig). Andererseits erfordert ein dringendes Projekt Ihre sofortige Aufmerksamkeit, um das Geschäft am Laufen und auf Kurs zu halten. Mithilfe einer Projektpriorisierungsmatrix (PPM) können Sie eine Prioritätsstufe zuweisen.
3. Bewerten Sie Ihre Bandbreite: Eine weitere (out of the box) Möglichkeit zur Projektpriorisierung besteht darin, den Aufwand abzuwägen, den Sie in jedes dieser Projekte stecken müssen. Sie können zuerst die schweren Projekte in Angriff nehmen (die viel Aufwand erfordern) und dann zu leichteren Projekten übergehen oder umgekehrt.
Profi-Tipp: Wir empfehlen, die leichten und schweren Projekte abzuwechseln. Dadurch wird Ihr Team davor bewahrt, ausgelaugt zu werden (wie es der Fall wäre, wenn Sie schwere Projekte hintereinander stapeln).
4. Die Kunst, „NEIN“ zu sagen: Bitte stellen Sie es klar: „Nein“ ist kein schlechtes Wort. Um als Projektmanager erfolgreich zu sein, ist das Erlernen der Verwendung dieses aus zwei Buchstaben bestehenden Wortes eine entscheidende Fähigkeit. Zu jedem anderen Projekt, das an Ihren Tisch kommt, Ja zu sagen, ist ein Rezept für eine Katastrophe. Die Übernahme von Projekten, die Ihr Team nicht leisten kann, kostet Sie Reputation, Zeit und Geld. Versäumte Fristen und unterdurchschnittliche Ergebnisse können Ihre Kunden verärgern.
Profi-Tipp : Nein zu sagen ist immer ein schwieriger Teil der Kundenkommunikation. Auch nachdem Sie „Nein“ gesagt haben, überlegen Sie bitte, die Aufgabe an ein anderes Team zu delegieren, das über ausreichende Ressourcen verfügt, um pünktlich zu liefern.
5. Seien Sie agil: Als Projektmanager müssen Sie agil und offen für Veränderungen sein. Ein Notfall kann Ihre Projektpriorisierungsliste erheblich verändern. Ein wichtiger Stakeholder könnte das Gefühl haben, dass ein bestimmtes Projekt keinen Mehrwert für das Unternehmen bringt. Aus persönlichen/beruflichen Gründen der Teammitglieder kann es zu einer Beeinträchtigung Ihrer Teambandbreite kommen. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, wachsam zu bleiben und Ihre Projektpriorisierungsliste regelmäßig neu zu bewerten.
Das Kano-Modell ist eine solche Methode, die Ihnen dabei hilft, Projekte mit agilen Anforderungen zu priorisieren. Dieses Modell wurde 1984 von Dr. Noriaki Kano, einem Professor an der Tokyo University of Science, erstellt. Es priorisiert Produkte/Projekte basierend auf der Kundenzufriedenheit (Ergebnisse) im Vergleich zu den Implementierungskosten.
Was sind die drei besten Möglichkeiten zur Projektpriorisierung?
Der wichtigste Input in einem Projektpriorisierungsprozess ist die nachweislich untermauerte Entscheidung, Ressourcen nur für wichtige Projekte bereitzustellen. Hier sind drei beliebte Methoden oder Komponenten der Projektpriorisierung:
1. ABC-Liste: Der amerikanische Autor Alan Lakein hat diese Methode entwickelt. Es dient der Zeit- und Projektverwaltung im Listenformat. Hier verleiht Alphabet „A“ wichtigen und dringenden Projekten eine „Must-Do“-Priorität. Ebenso spendet „B“ wichtige Projekte, die nicht dringend sind. Ihr Prioritätsstatus ist „Sollte tun“. Der dritte Prioritätsstatus ist „nice to do“ und wird mit „C“ gekennzeichnet. Diese Projekte sind weder dringend noch wichtig und können vorerst delegiert werden.
2. Scoring-Modell: Es wird auch als Portfolio-Scoring-Modell bezeichnet und ist eine quantitative Methode zur Projektpriorisierung. Jedem Projekt wird ein numerischer „Wert“ zugewiesen. Das Projektzuteilungsteam, wichtige Stakeholder, Kunden usw. nehmen diesbezüglich einen Anruf entgegen. Basierend auf diesem Zahlenwert wird den Projekten ein Prioritätsstatus zugewiesen – dringend, wichtig, kritisch, verzögert. Mit dieser Methode können Sie mehrere Projekte auf einen Blick vergleichen.
3. Matrix: Für die Projektpriorisierung stehen verschiedene Matrixmodelle zur Verfügung. Projektmanager können aus diesen vorentwickelten Matrizen wählen, wie zum Beispiel der traditionellen Vier-Quadranten-Matrix, die der Autor Stephen Covey entwickelt hat. Bei dieser Methode wird die Projektpriorisierung auf der Grundlage der „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ des Projekts entschieden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Priorisierungsmatrix von Grund auf zu entwickeln.
Um die beste Option zu finden, die Ihren Anforderungen an die Projektpriorisierung entspricht, verwenden Sie bitte unsere vorgefertigten Projektpriorisierungsmatrix-Vorlagen und sparen Sie Zeit und Mühe.
1. PowerPoint-Präsentation zu Projektpriorisierungs- und Managementmethoden
Diese wirkungsvolle PowerPoint-Präsentation zur Projektpriorisierung wird Ihnen dabei helfen, Ihre Bemühungen strategisch, durchdacht und zielorientiert voranzutreiben. Dadurch werden die Hauptherausforderungen Ihres Unternehmens, wie z. B. schlechtes Workflow-Management oder kostenintensive Lagerbestände, beseitigt. Nutzen Sie dieses Projektmanagement-PowerPoint-Theme, um geeignete Tools zur Projektpriorisierung zu verstehen. Schnappen Sie sich noch heute dieses ultimative PPT-Set!
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2. Projektpriorisierungs-Bewertungsmodell: Ein Tool zur Bewertung des Projektwerts PowerPoint-Präsentation
Dieses strategisch wertvolle Präsentationsdeck hilft Ihnen, Projekte mithilfe quantitativer Analysen zu bewerten und zu bewerten. Es wird Ihnen helfen, große Projekte mit der Vision und den Zielen der Organisation in Einklang zu bringen. Mit dieser hochmodernen PowerPoint-Präsentationsfolie zum Priorisierungsbewertungsmodell maximieren Sie den Projektwert mit geringem Aufwand.
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3. PowerPoint-Präsentation der Projektpriorisierungs-Scorecard
Dieses Präsentationsdeck hilft Ihnen, die Erfolgsquote von Projekten zu verbessern. Es hilft Ihnen, Projekte anhand eines numerischen Werts zu vergleichen und gegenüberzustellen. Bauen Sie im gesamten Managementteam eine Einstellung zur Umsetzung auf und beseitigen Sie gleichzeitig Zweifel oder Befürchtungen in Bezug auf Betriebsressourcen und Kosten mithilfe dieser voreingestellten Projektpriorisierungs-Anzeigetafel.
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4. Projektpriorisierungsmodell-PowerPoint-Präsentation
Dieses anschauliche Präsentationsdeck zum Projektpriorisierungsmodell hilft Ihrem Team, sich zu konzentrieren. Sie werden Elemente wie Projektkriterien, Projektportfolioanalyse, Umfrage zur Projektselbstbewertung, Ranking- und Priorisierungsmodell usw. verstehen. Sie werden Lösungen für Herausforderungen finden, mit denen Organisationen bei der Projektpriorisierung konfrontiert sind, wie z. B. Ressourcenverschwendung, schlecht definierte Ziele, Mangel an Kommunikation usw. Nutzen Sie unser inhaltsfertiges PowerPoint-Deck zum Projektpriorisierungsmodell, um dringende und wichtige Projekte anhand des Geschäftswerts zu identifizieren.
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5. Priorisierung der Projekt-Workflow-Matrix PowerPoint-Präsentation
Dieses exklusive PowerPoint-Präsentationsdeck hilft Ihnen bei der Entscheidung über die Projektpriorisierung und den Arbeitsablauf. In dieser Vorlage werden Projektpriorisierungsentscheidungen anhand der aktuellen Finanzlage und Ressourcen des Unternehmens berechnet. Verwenden Sie die in diesem PPT-Set bereitgestellten Projektpriorisierungsmatrizen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Schnappen Sie sich das noch heute!
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6. Projektpriorisierung und -auswahl PowerPoint-Präsentation
Mit Hilfe dieser ansprechenden PPT-Diashow mit ihren fantastischen Bildern hilft sie der Organisation, die Arbeitsbelastung der Teams zu bewältigen und Fristen einzuhalten. Dieses Projektpriorisierungs- und Auswahldeck hilft Ihnen dabei, Projekte mit höchster Priorität zu identifizieren und deren Fertigstellung zu planen. Holen Sie sich das jetzt!
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7. So priorisieren Sie Geschäftsprojekte in PowerPoint-Präsentation
Teilen Sie Ihr umfassendes Wissen über Projektmanagement mit Ihren Kollegen mit dieser umfassenden Präsentation zur Projektpriorisierung. Es wird bei einer detaillierten Diskussion des Prozesses von der Einführung über die Folgenabschätzung, die Einleitung, den Aufbau einer Roadmap und die Auswahl eines Teams bis hin zur Erstellung eines Dashboards nützlich sein. Holen Sie sich jetzt dieses enzyklopädische Design!
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8. PowerPoint-Präsentation zum Projektprioritätsbewertungsmodell
Mithilfe dieser Vorlage können Sie die Priorisierung Ihres Projekts anhand der Fähigkeit Ihres Teams beurteilen, es pünktlich abzuliefern. Das ästhetische Design fesselt die Aufmerksamkeit des Publikums und eignet sich perfekt für Ihre nächste Projektmanagement-Präsentation . Mit diesem Präsentationsdeck zum Projektpriorisierungsbewertungsmodell können Sie Ihre Projektanforderungen, Dringlichkeit und Geschäftsauswirkungen verstehen und tabellarisch darstellen. Jetzt downloaden!
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9. Projektauswahl- und Ranking-Modell-PPT-Präsentation
Wählen Sie mithilfe dieses Projektauswahl- und Ranking-Modell-Präsentationsdecks ein hochwertiges Projekt für Ihr Team aus. Es hilft Ihnen auch dabei, Projektrollen und -verantwortlichkeiten aufzuteilen, Projektkosten abzuschätzen, eine Zusammenfassung des Projektprozesses anzuzeigen und vieles mehr. Dieses Präsentationsdeck verfügt außerdem über Gantt-Diagrammfolien für ein effizientes Projektmanagement.
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10. PPT-Präsentation des Projektpriorisierungs- und Bewertungsrahmens
Diese Vorlage enthält eine Geschichte über die Priorisierung von Projekten, die Ihr Publikum begeistern und dazu verleiten wird, sich die Geschichte auf interessante visuelle Weise anzuhören. Teilen Sie die Verwendung und Bedeutung verschiedener Projektpriorisierungsrahmen wie Kano, wichtige Produktfunktionen, Aufwands- und Wirkungsbewertung usw. mit. Bewerten Sie Prioritäten und entwickeln Sie mit dieser PowerPoint-Präsentationsmappe einen schrittweisen Prozess für die Projektpriorisierung.
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11. PPT-Vorlage für die vierteljährliche Projektpriorisierungs-Roadmap
Diese lebendige Vorlage hilft Ihnen dabei, Projekte zu priorisieren und eine Roadmap zu entwerfen, um diese innerhalb der Frist zu erreichen. Ihre Organisation kann Projekte vierteljährlich planen und so den Aufwand Ihres Teams sparen. Unser erstklassiges Designteam hat das Farbschema dieser Vorlage entwickelt, um sicherzustellen, dass Projektmanager wichtige Projekte und Fortschritte im Auge behalten. Hol es dir jetzt!
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12. Projektpriorisierungs-Gantt-Diagramm PowerPoint-Vorlage
Diese PPT-Vorlage basiert auf einem der beliebtesten Projektmanagement-Tools – dem Gantt-Diagramm. Wie das Tool hilft es Ihnen dabei, den Projektlebenszyklus und den Wert darzustellen. Mithilfe dieser Vorlage können Sie den Fortschritt von Aktivitäten überwachen und laufende und potenzielle Projekte priorisieren. Schnappen Sie sich jetzt diese Vorlage!
Diagramme sind effiziente visuelle Hilfsmittel, um die Daten auf leicht verständliche Weise darzustellen. Lernen Sie die Bedeutung und Verwendung der verschiedenen Diagramme in diesem Leitfaden kennen und nutzen Sie exklusive Vorlagen für das Projektmanagement.
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13. Vorlage zur Projektvalidierungs- und Priorisierungsansatz-Vermeidungstheorie
Diese leicht lesbare Vorlage hilft Ihnen bei der Priorisierung von Projekten anhand von Kriterien wie strategischer Eignung, wirtschaftlicher Auswirkung und Machbarkeit. Es verfügt über ein vorgefertigtes Bewertungsmodell zum Vergleich von fünf und mehr Projekten. Dieser PPT-Entwurf wird für das Projektvalidierungsteam von Vorteil sein und ihm bei der Durchführung einer gründlichen quantitativen Analyse helfen.
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14. Vier-Quadranten-Matrix zur Anzeige der Projektpriorisierungsvorlage
Verwenden Sie diese Vorlage für eine Projektpriorisierungsmatrix mit vier Quadranten, um zu entscheiden, ob Sie ein Projekt priorisieren, in Betracht ziehen, untersuchen oder fallen lassen möchten. Die vier Achsen dieser Matrix sind Risiko, Aufwand, Kosten und der mit dem Projekt verbundene Geschäftswert. Nehmen Sie diese Matrix als Beispiel und passen Sie diese Vorlage an Ihre Unternehmensziele und Projektabsichten an.
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15. Projektportfoliomanagementprozess mit Priorisierungs-PowerPoint-Vorlage
Diese sorgfältige Vorlage wird Ihnen dabei helfen, den Zusammenhang zwischen Projektpriorisierung und Portfoliomanagement hervorzuheben. Nutzen Sie es, um die wichtigsten Schritte der Projektpriorisierung im Prozess des Portfoliomanagements zu teilen. Mithilfe dieser PPT-Folie wird Ihr Publikum verstehen, wie die Priorisierung von Projekten zu einer besseren Ressourcennutzung führen kann. Hol es dir jetzt!
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Bonusdesigns
1. Projektpriorisierungsmatrix mit Vorlage für die Ressourcenfähigkeits-Scorecard
Stellen Sie diese Vorlage für eine Projektpriorisierungsmatrix bereit, um jedem Projekt basierend auf Ihren wichtigsten Ergebnisbereichen eindeutige, benutzerdefinierte Werte zuzuweisen. Es bietet Platz zum Zuweisen einer Gewichtung zu jeder Matrix, was den Vorgang kurz und einfach macht. In diesem anpassbaren PowerPoint-Design stehen Ihnen mehr als zehn Projektpriorisierungsmatrizen zur Auswahl.
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2. Projektpriorisierungs-Scorecard mit PPT-Vorlage für strategischen Wert
Weisen Sie jedem Projekt einen Wert zu, der auf den am häufigsten akzeptierten Bewertungsmatrizen basiert – strategischer Wert, Einfachheit, finanzieller Nutzen und Ressourcenauswirkung. Benutzen Sie zur Bewertung von Projekten die vorgefertigte Skala von 1 bis 5 (wobei 1 am wichtigsten und 5 am unwichtigsten ist). Dieses PowerPoint-Layout ist anpassbar, um Ihnen bei der Bearbeitung von Text, Farben, Symbolen usw. nach Bedarf zu helfen.
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Das letzte Wort
Die Projektpriorisierung ist der erste Schritt des Portfoliomanagements und ein wesentlicher Bestandteil des Teammanagements und der strategischen Planung. Durch die Implementierung der Best Practices und Methoden mit diesen maßgeschneiderten Projektpriorisierungsvorlagen ist Ihr Team auf dem Weg zum Ruhm. Diese PowerPoint-Folien verleihen Ihren Ideen und Praktiken als Projektmanager mehr Kraft und verleihen traditionellen Praktiken eine neue Perspektive.
Lassen Sie uns die Kette des Abschlusses unwichtiger Projekte durchbrechen und sicherstellen, dass unsere Bemühungen immer in die richtige und wirkungsvollste Richtung gehen. Schließlich zählen Prioritäten!
FAQs zur Projektpriorisierung
Q1. Was ist ein Projektpriorisierungsrahmen?
Ein Projektpriorisierungsrahmen ist ein konsistenter Satz von Regeln, die Unternehmen verwenden, um strategische Entscheidungen zu treffen. Dadurch werden Unentschlossenheit und offensichtliche Verwirrung vermieden. Die Kriterien für die Projektpriorisierung variieren je nach Unternehmen und Branche.
Q2. Was kommt zuerst: Ziele oder Strategie?
Die Reihenfolge der Geschäftsabwicklung ist im Laufe der Zeit gleich geblieben. Es beginnt mit einer Idee, dann einer Strategie- oder Projektpriorisierungsphase, um sicherzustellen, dass die Idee in Produkte und Dienstleistungen umgesetzt wird, und Sie legen Ziele für Dinge wie Gewinne, Vermögenswerte usw. fest.
