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Una forma milenaria de enfatizar la importancia de una tarea, una persona o algo como el equilibrio entre el trabajo y la vida es la frase 'prioridades'. Las prioridades son importantes, pero las decisiones que tome para llegar a la lista de prioridades de su proyecto son los verdaderos factores decisivos. La priorización de proyectos es la habilidad clave que las empresas necesitan para lograr una productividad óptima.
De la media docena de proyectos que un gerente de proyecto podría estar manejando a la vez, ¿cómo decide el orden en que se llevarán a cabo para su implementación?
La priorización de proyectos implica tomar decisiones importantes y críticas. Hay una gran recompensa por acertar en la priorización de proyectos y muchas críticas en la tienda si te quedas atrapado en el manejo de problemas que no son y te equivocas.
El empresario, educador, autor y orador principal Stephen Covey fue acertado cuando dijo: "La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino programar tus prioridades".
La priorización de proyectos (en la gestión de proyectos y carteras) gira en torno a la teoría de que una empresa necesita priorizar proyectos en función de parámetros, que se pueden aplicar a las operaciones generales de la organización.
Aumentar la tasa de éxito del informe del proyecto
Una encuesta realizada por el Project Management Institute encontró que las técnicas y métodos de priorización de proyectos aumentan la tasa de éxito de los proyectos del 52% al 72%. La priorización de proyectos garantiza la alineación estratégica entre los objetivos y las métricas comerciales. La priorización de proyectos también ayuda a las empresas a encontrar su "Verdadero Norte" y garantizar que la dirección en la que avanzan es la correcta.
Las organizaciones pueden utilizar sus recursos y mano de obra en proyectos más importantes y de mayores ingresos si priorizan correctamente los proyectos.
Cuáles son las prioridades del proyecto?
Las prioridades de los proyectos son factores que afectan la ejecución y los resultados esperados de cualquier trabajo en el que se involucren las organizaciones. En todo momento, es importante tener un conjunto de prioridades o variables relevantes que impacten los proyectos en cuestión. Estas prioridades deben estar estandarizadas y, por lo general, no cambian con el tipo de proyecto.
Por ejemplo, considere un escenario en el que pueda elaborar su lista de priorización de proyectos en función de los tres recursos financieros, el valor del proyecto para la organización y los niveles de riesgo (a menudo expresados en términos porcentuales). Por supuesto, estas prioridades diferirán de una organización a otra en términos de importancia, dependiendo de la industria en la que se encuentren.
Sin embargo, durante un período de tiempo fijo, estos pueden ser otros factores decisivos para los proyectos.
En el panorama competitivo actual, obtener proyectos de alto valor es un trabajo cuesta arriba. Ahorre tiempo y esfuerzo en la preparación de grandes proyectos con estas plantillas de propuesta de proyecto de una página prediseñadas.
Cómo se priorizan los proyectos?
1. Impacto: analice los valores comerciales del proyecto actual y potencial y establezca prioridades. Cómo impactará este proyecto en su negocio es la pregunta clave para empezar. Una manera fácil de medir el impacto es considerando el resultado final y también los usuarios finales del producto y los servicios. Puede incluir partes interesadas, clientes y otros gerentes en la discusión para el análisis de impacto.
Consejo profesional: no dude en hacer preguntas detalladas para comprender el impacto de un proyecto en su negocio.
2. Importancia versus Urgencia: Después de hacer una lista de proyectos importantes (de impacto), preste atención a la urgencia de estos. Conozca la diferencia entre 'importancia' y 'urgencia'. Un proyecto importante aporta valor a su negocio, ya sea el próximo mes (corto plazo) o diez años (largo plazo). Por otro lado, un proyecto urgente necesita su atención inmediata para mantener el negocio funcionando y en marcha. Puede utilizar una matriz de priorización de proyectos (PPM) para asignar un nivel de prioridad.
3. Evalúe su ancho de banda: otra forma (lista para usar) de priorizar proyectos es sopesar los esfuerzos que tiene que poner en cada uno de estos. Puede abordar los proyectos pesados (que requieren mucho esfuerzo) primero y luego pasar a proyectos más ligeros o viceversa.
Consejo profesional: recomendamos alternar los proyectos ligeros y pesados. Evitará que su equipo se agote (como sucedería si apilara proyectos pesados uno tras otro).
4. El arte de decir 'NO': Por favor, entiéndelo bien, 'No' no es una mala palabra. Para tener éxito como gerente de proyectos, aprender a usar esta palabra de dos letras es una habilidad crucial. Decir que sí a cualquier otro proyecto que llegue a tu mesa es una receta para el desastre. Asumir más proyectos de los que su equipo es capaz de entregar le costará reputación, tiempo y dinero. Los plazos incumplidos y los resultados por debajo de la media pueden molestar a sus clientes.
Consejo profesional : Decir que no siempre es una parte complicada de la comunicación con el cliente. Incluso después de haber dicho 'No', considere delegar la tarea a otro equipo con suficientes recursos para entregarla a tiempo.
5. Sea ágil: como gerente de proyecto, debe ser ágil y estar abierto al cambio. Una emergencia puede alterar la lista de prioridades de su proyecto de manera significativa. Una parte interesada clave podría sentir que un proyecto en particular no aporta valor al negocio. Puede haber una mella en el ancho de banda de su equipo debido a razones personales/profesionales de los miembros del equipo. Como gerente de proyectos, es su trabajo mantenerse alerta y reevaluar su lista de priorización de proyectos periódicamente.
Kano Model es uno de esos métodos que lo ayudará a priorizar proyectos con requisitos ágiles. Este modelo fue creado en 1984 por el Dr. Noriaki Kano, profesor de la Universidad de Ciencias de Tokio. Prioriza productos/proyectos en base a la satisfacción del cliente (resultados) vs. el costo de implementación.
Cuáles son las tres mejores maneras de abordar la priorización de proyectos?
El insumo clave en un proceso de priorización de proyectos es la decisión, respaldada con evidencia, de comprometer recursos solo para proyectos importantes. Aquí hay tres formas o componentes populares de priorización de proyectos:
1. Lista ABC: el autor estadounidense Alan Lakein desarrolló este método. Se utiliza para la gestión del tiempo y de los proyectos en formato de lista. Aquí, Alphabet "A" otorga una prioridad 'Obligatoria' a proyectos importantes y urgentes. En una nota similar, “B” dona proyectos importantes que no son urgentes. Su estado de prioridad es "Debería hacerlo". El tercer estado de prioridad es "bueno de hacer", marcado como "C". Estos proyectos no son ni urgentes ni importantes y pueden ser delegados por ahora.
2. Modelo de puntuación: También se conoce como modelo de puntuación de cartera y es un método cuantitativo de priorización de proyectos. Se asigna un “valor” de puntuación numérica a cada proyecto. El equipo de asignación del proyecto, las partes interesadas clave, los clientes, etc., toman una llamada al respecto. En función de este valor numérico, se asigna a los proyectos un estado de prioridad (urgente, importante, crítico, retrasado). Este método ayuda a comparar múltiples proyectos de un vistazo.
3. Matriz: Hay diferentes modelos de matriz disponibles para la priorización de proyectos. Los gerentes de proyecto pueden elegir entre estas matrices predesarrolladas, como la matriz tradicional de cuatro cuadrantes que desarrolló el autor Stephen Covey. En este método, la priorización del proyecto se decide en función de la "urgencia" y la "importancia" del proyecto. Otra opción es desarrollar una matriz de priorización desde cero.
Para obtener la mejor opción que se adapte a sus necesidades de priorización de proyectos, utilice nuestras Plantillas de matriz de priorización de proyectos prediseñadas y ahorre tiempo y esfuerzo.
1. Presentación en PowerPoint de Priorización de Proyectos y Métodos de Gestión
Esta impactante presentación de PowerPoint de priorización de proyectos lo ayudará a impulsar sus esfuerzos de una manera estratégica, reflexiva y orientada a objetivos. Eliminará los principales desafíos de su empresa, como la gestión deficiente del flujo de trabajo o el inventario de alto costo. Emplee este tema de PowerPoint de gestión de proyectos para comprender las herramientas adecuadas de priorización de proyectos. ¡Obtenga este conjunto de PPT definitivo hoy!
2. Modelo de puntuación de priorización de proyectos: una herramienta para evaluar el valor del proyecto Presentación en PowerPoint
Esta plataforma de presentación estratégicamente valiosa lo ayudará a evaluar y puntuar proyectos mediante el análisis cuantitativo. Le ayudará a alinear los grandes proyectos con la visión y los objetivos de la organización. Con esta diapositiva de presentación de PowerPoint del modelo de puntuación de priorización de última generación, maximizará el valor del proyecto con poco esfuerzo.
3. Presentación en PowerPoint del cuadro de mando de priorización de proyectos
Esta plataforma de presentación lo ayudará a mejorar la tasa de éxito de los proyectos. Le ayudará a comparar y contrastar proyectos en función de un valor numérico. Desarrolle una mentalidad de ejecución entre todo el equipo de gestión y, al mismo tiempo, elimine las dudas o aprensiones relacionadas con los recursos operativos y el costo utilizando este preestablecido Cuadro de indicadores de priorización de proyectos.
4. Presentación de PowerPoint del modelo de priorización de proyectos
Esta plataforma de presentación ilustrativa sobre el modelo de priorización de proyectos ayudará a que su equipo se concentre. Comprenderá elementos como los criterios del proyecto, el análisis de la cartera de proyectos, la encuesta de autoevaluación del proyecto, el modelo de clasificación y priorización, etc. Encontrará soluciones para los desafíos que enfrentan las organizaciones en la priorización de proyectos, como el desperdicio de recursos, objetivos mal definidos, falta de comunicación, etc. Utilice nuestro modelo de PowerPoint de priorización de proyectos listo para contenido para identificar proyectos urgentes e importantes en función del valor empresarial.
5. Priorización de la presentación de PowerPoint de la matriz de flujo de trabajo del proyecto
Esta plataforma de presentación de PowerPoint exclusiva lo ayudará a decidir sobre la priorización y el flujo de trabajo del proyecto. En esta plantilla, las decisiones de priorización de proyectos se calculan según la posición financiera y los recursos actuales de la empresa. Utilice las matrices de priorización de proyectos proporcionadas en este conjunto de PPT para tomar decisiones acertadas. ¡Toma esto hoy!
6. Presentación de PowerPoint de priorización y selección de proyectos
Con la ayuda de esta presentación de diapositivas PPT que es un placer para la vista con sus fantásticas imágenes, ayuda a la organización a administrar la carga de trabajo en los equipos y cumplir con los plazos. Esta plataforma de priorización y selección de proyectos lo ayudará a identificar los proyectos de mayor prioridad y planificar para completarlos. ¡Consigue esto ahora!
7. Cómo priorizar la presentación de PowerPoint de los proyectos empresariales
Comparta su profundo conocimiento de la gestión de proyectos con sus colegas con esta presentación de priorización de proyectos con todo incluido. Será útil en una discusión detallada del proceso desde la introducción, la evaluación del impacto, el inicio, la construcción de la hoja de ruta y la selección de un equipo hasta la creación de un tablero. ¡Consigue este diseño enciclopédico ahora!
8. Presentación de PowerPoint del modelo de evaluación de prioridades de proyectos
Esta plantilla lo ayudará a evaluar la priorización de su proyecto en comparación con la capacidad de su equipo para entregarlo a tiempo. Tiene un diseño estético para captar la atención de la audiencia y es perfecto para su próxima presentación de gestión de proyectos . Comprenda y tabule los requisitos, la urgencia y el impacto comercial de su proyecto con esta plataforma de presentación del modelo de evaluación de priorización de proyectos. ¡Descargar ahora!
9. Presentación PPT del modelo de selección y clasificación de proyectos
Elija un proyecto de alto valor para su equipo con la ayuda de esta plataforma de presentación del modelo de clasificación y selección de proyectos. También lo ayudará a dividir los roles y responsabilidades del proyecto, estimar el costo del proyecto, exhibir el resumen del proceso del proyecto y más. Esta plataforma de presentación también tiene diapositivas de diagramas de Gantt para una gestión de proyectos eficiente.
10. Presentación PPT del marco de priorización y evaluación de proyectos
Esta plantilla tiene una historia sobre la priorización de proyectos que emocionará a su audiencia y los obligará a escucharla de una manera visual interesante. Comparta el uso y la importancia de diferentes marcos de priorización de proyectos como Kano, las características clave del producto, la puntuación de esfuerzo e impacto, etc. Evalúe las prioridades y desarrolle un proceso paso a paso para la priorización de proyectos con esta plataforma de presentación de PowerPoint.
11. Plantilla PPT de hoja de ruta de priorización de proyectos trimestrales
Esta plantilla vibrante lo ayudará a priorizar proyectos y diseñar una hoja de ruta para lograrlos dentro del plazo. Su organización puede planificar proyectos trimestralmente, ahorrando esfuerzos a su equipo. Nuestro equipo de diseño de clase mundial ha desarrollado el esquema de color de esta plantilla para garantizar que los gerentes de proyecto permanezcan atentos a los proyectos y avances importantes. ¡Consiguelo ahora!
12. Plantilla de PowerPoint de diagrama de Gantt de priorización de proyectos
Esta plantilla PPT se basa en una de las herramientas de gestión de proyectos más populares: el diagrama de Gantt. Al igual que la herramienta, lo ayudará a mostrar el valor y el ciclo de vida del proyecto. Puede monitorear el progreso de las actividades utilizando esta plantilla y priorizar proyectos en curso y potenciales. ¡Toma esta plantilla ahora!
Los gráficos son herramientas visuales eficientes para mostrar los datos de una manera fácilmente comprensible. Conozca la importancia y los usos de varios gráficos en esta guía y use plantillas exclusivas para la gestión de proyectos.
13. Plantilla de teoría de enfoque-evitación de validación y priorización de proyectos
Esta plantilla fácil de leer lo ayudará a priorizar proyectos en función de criterios como el ajuste estratégico, el impacto económico y la viabilidad. Tiene un modelo de puntuación prediseñado para comparar cinco proyectos y más. Este diseño PPT será un activo para el equipo de validación del proyecto y lo ayudará a realizar un análisis cuantitativo exhaustivo.
14. Matriz de cuatro cuadrantes que muestra la plantilla de priorización de proyectos
Utilice esta plantilla de matriz de priorización de proyectos de cuatro cuadrantes para decidir si priorizar, considerar, investigar o descartar un proyecto. Los cuatro ejes de esta matriz son el riesgo, el esfuerzo, el costo y el valor comercial asociado con el proyecto. Tome esta matriz como ejemplo y personalice esta plantilla para que se ajuste a los objetivos de su organización y la intención del proyecto.
15. Proceso de gestión de cartera de proyectos con plantilla de PowerPoint de priorización
Esta plantilla diligente lo ayudará a destacar la asociación de la priorización de proyectos con la gestión de carteras. Úselo para compartir los pasos clave en la priorización de proyectos en el proceso de gestión de cartera. Con la ayuda de esta diapositiva PPT, su audiencia comprenderá cómo la priorización de proyectos puede conducir a un mejor uso de los recursos. ¡Consiguelo ahora!
Diseños de bonificación
1. Matriz de priorización de proyectos con plantilla de cuadro de mando de capacidad de recursos
Implemente esta plantilla de matriz de priorización de proyectos para asignar valores únicos y personalizados a cada proyecto en función de sus áreas de resultados clave. Tiene espacio para asignar peso a cada matriz, lo que hace que el proceso sea corto y fácil. Tiene más de diez matrices de priorización de proyectos para elegir en este diseño de PowerPoint personalizable.
2. Cuadro de mando de priorización de proyectos con plantilla PPT de valor estratégico
Asigne un valor a cada proyecto en función de las matrices de puntuación más aceptadas: valor estratégico, facilidad, beneficios financieros e impacto en los recursos. Utilice la escala preparada de 1 a 5 (donde 1 es el más importante y 5 es el menos importante) para evaluar proyectos. Este diseño de PowerPoint se puede personalizar para ayudarlo a editar texto, color, íconos, etc., según sea necesario.
La última palabra
La priorización de proyectos es el primer paso de la gestión de carteras y una parte esencial de la gestión de equipos y la planificación estratégica. Al implementar las mejores prácticas y métodos con estas plantillas de priorización de proyectos personalizadas, su equipo estará en el camino hacia la gloria. Estas diapositivas de PowerPoint agregarán fuerza a sus ideas y prácticas como gerente de proyecto y brindarán una nueva perspectiva a las prácticas tradicionales.
Rompamos la cadena de cierre de proyectos sin importancia y asegurémonos de que nuestros esfuerzos estén siempre en la dirección correcta y de mayor impacto. Después de todo, ¡las prioridades importan!
Preguntas frecuentes sobre la priorización de proyectos
Q1. Qué es un marco de priorización de proyectos?
Un marco de priorización de proyectos es un conjunto coherente de reglas que las empresas utilizan para tomar decisiones estratégicas. Estos evitan la indecisión y la confusión evidente. Los criterios para la priorización de proyectos varían según el negocio y la industria.
Q2. Qué es primero, los objetivos o la estrategia?
El orden de hacer negocios se ha mantenido igual a lo largo del tiempo. Comienza con una idea, luego una fase de priorización de estrategia o proyecto para garantizar que la idea se traduzca en productos y servicios, y usted establece metas en cosas como ganancias, activos, etc.
