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Reuniões regulares 1:1 (no mundo virtual de videochamadas pela Internet ou interações físicas face a face) entre os gerentes e seus subordinados são essenciais para fazer com que os funcionários se sintam valorizados e apoiados. Essas reuniões são o molho secreto das organizações que ajudam as pessoas a realizar seu potencial, pois os gerentes têm a chance de se tornarem coaches.
Sua capacidade de treinar seus relatórios tem um impacto significativo no desempenho da equipe. Você deve a cada um dos membros de sua equipe dar a eles o tempo e a atenção de que precisam para ter sucesso em suas funções, e as reuniões individuais são uma excelente maneira de fazer isso.
As reuniões 1:1 são mais do que agendar um horário e participar de uma videochamada ou ter discussões inúteis em cabines. Essas reuniões devem ser planejadas propositadamente para colher os benefícios dessa estrutura de reunião.
Este blog é para você, se você é novo em gerenciamento ou deseja algumas dicas sobre como estruturar suas reuniões 1:1. Continue lendo para explorar os 10 principais modelos de reunião 1:1 que podem aumentar o envolvimento dos funcionários e preparar sua equipe para o sucesso.
A arte de uma reunião individual frutífera
Faça-o bem e as reuniões individuais podem se tornar as favoritas entre seus funcionários. Quando grandes gerentes fornecem aos funcionários um espaço seguro para se expressar, podem ocorrer maravilhas que podem levar ao aumento da produtividade. Você ficará surpreso com os pontos de discussão que os membros de sua equipe trazem para a mesa. É um método para promover a confiança, o relacionamento e o envolvimento dos funcionários.
Essas reuniões individuais, em oposição à avaliação de desempenho estereotipada (que tem má reputação), ajudam os funcionários a se sentirem valorizados e apoiados.
A pesquisa da Gallup explica que, ao se candidatar a novos empregos, 59% dos millennials, que compõem a maioria da força de trabalho atual, priorizam oportunidades de aprendizado e crescimento.
O verdadeiro valor de one-on-ones
Os one-on-ones fazem parte de um sistema de gerenciamento holístico que visa aprimorar a experiência de todos para ajudar a alcançar os objetivos da equipe. Muitas vezes, as pessoas percebem uma excelente cultura de trabalho como uma 'vantagem' - algo bom de se ter, em vez de algo inerentemente necessário.
A verdade é que uma forte cultura de equipe é fundamental. Você corre o risco de gerenciar um ambiente de trabalho tóxico se não o tiver. Ambientes tóxicos reduzem a produtividade, aumentam os erros e diminuem o moral. Embora a cultura de equipe possa parecer criada por meio de atividades de equipe, você pode se surpreender ao saber que a cultura de equipe começa com o indivíduo.
Descubra os pontos problemáticos da sua equipe e como você pode criar um ambiente onde todos possam prosperar. Tenha em mente que uma maré alta levanta todos os barcos.
A construção de uma cultura em que os funcionários tenham orgulho de trabalhar começa com reuniões individuais.
Vejamos como você constrói essa habilidade/cultura inestimável em você e nos membros de sua equipe por meio de nossos melhores modelos de apresentação para reuniões individuais.
Os modelos de reunião 1:1 pelos quais você mataria
Primeiro Modelo de Reunião 1:1
Sobre o que você fala em sua primeira reunião com um membro da equipe para estabelecer as bases para uma relação de trabalho produtiva? Em vez de compartilhar o contexto histórico sobre a equipe ou empresa, use esta reunião para saber como seu novo relatório prefere funcionar. Conheça quem são eles fora do escritório e o que o sucesso significa para eles:
- O que você gosta de fazer fora do trabalho?
- Que modo de comunicação você prefere? (telefone, e-mail ou Slack)
- Que hora do dia você trabalha melhor?
- Que tipos de projetos mais te entusiasmam?
- Quais são suas metas de carreira de um, três e cinco anos?
- Como é o sucesso em 30 dias para você?
Modelo de Reunião Semanal 1:1
Metade dos gerentes, globalmente, realiza reuniões individuais semanais. Isso significa que sua agenda será inevitavelmente monótona, já que nenhuma discussão aprofundada pode ser realizada toda semana. Use as seguintes perguntas para iniciar as discussões:
- Qual foi o ponto alto e o ponto baixo da sua semana?
- Como você está indo esta semana em relação aos seus objetivos? Existem obstáculos dos quais posso ajudá-lo a se livrar?
- O que, se houver, em seu trabalho diário, parece mais difícil do que deveria?
- O que posso fazer para ajudá-lo melhor?
- Quão satisfeito você está com seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional em uma escala de 1 a 10? O que a organização pode fazer para se aproximar de dez?
Modelo de reunião individual mensal
Com uma equipe maior de subordinados diretos, seus relatórios individuais podem ser mensais, em vez de semanais ou quinzenais. Se for esse o caso, certifique-se de usar outras ferramentas de comunicação para se manter informado. Aqui está uma agenda para manter a conversa focada e não apenas reduzida a mais uma atualização de status:
- Quais foram seus destaques profissionais e não relacionados ao trabalho no mês passado?
- Como você está acompanhando seus objetivos? Como você se sente sobre os números/estatísticas?
- O que, se houver, parece mais difícil do que deveria ser no seu trabalho diário?
- Como você se sentiu em relação ao meu nível de presença/apoio no último mês?
- O que eu poderia experimentar este mês para ajudá-lo a ser mais produtivo?
Modelo de reunião individual remota
Os gerentes com subordinados diretos remotos enfrentam desafios diferentes dos subordinados diretos no local. Eles freqüentemente coordenam diferentes fusos horários e usam tecnologia adicional para tornar suas reuniões mais eficientes. Este modelo de reunião 1-1 foi projetado para envolver trabalhadores remotos que não têm o benefício de bate-papos ou almoços entre colegas:
- Como estão as coisas?
- O que você ama fora do trabalho?
- O que você tem feito esta semana?
- Qual foi o destaque/lowlight do trabalho da semana anterior?
- Quais são seus planos para a próxima semana?
- Onde você precisa de ajuda?
- Você está satisfeito com a nossa comunicação?
- O que está em sua mente agora que não discutimos?
Ignorar modelo de reunião de nível 1:1
As reuniões individuais que não envolvem um nível de gerenciamento geralmente são realizadas mensalmente ou trimestralmente. O objetivo da reunião não é fazer com que os funcionários critiquem seu chefe, mas compartilhar informações sobre os objetivos maiores da empresa com o funcionário, saber o quanto o funcionário está engajado e coletar feedback. Aqui estão quatro tópicos a serem abordados em um nível de salto individual:
- Em termos de nossa estratégia e objetivos, sobre o que você tem menos certeza?
- Quais objetivos profissionais você espera alcançar no próximo ano e por quê?
- Você está satisfeito com seu trabalho? O que poderia melhorar as coisas para você?
- O que devemos começar, parar e continuar fazendo como empresa?
Modelo de reunião 1:1 de avaliação de desempenho trimestral
As revisões trimestrais de cada empresa são únicas. Alguns enfatizam autoavaliações e feedback dos colegas, enquanto outros destacam metas e objetivos. Este modelo combina feedback de desempenho com metas para iniciar uma discussão completa sobre:
- Revisão da autoavaliação e feedback dos colegas
- Desempenho em relação às metas
- Vitórias, pontos fortes e oportunidades de crescimento e desenvolvimento
- oportunidades de melhoria
- Dúvidas, dúvidas e esclarecimentos
Objetivos e Principais Resultados (OKRs) Reunião Individual de Definição de Metas
Dependendo de sua estrutura de definição de metas, se você estiver usando OKRs, sua equipe deve entrar em cada trimestre com uma compreensão clara dos objetivos (e como eles se aproximam da equipe e das metas da empresa). Planejar o trimestre com cada membro da equipe também dá a eles um senso de propriedade mais forte. Quem não gostaria disso?
Aqui estão cinco itens a serem incluídos nesta reunião:
- Revisão de OKR para o trimestre anterior: onde tivemos sucesso? Onde nós vacilamos? O que descobrimos?
- Quais são seus três principais objetivos para o próximo trimestre? Que eventos-chave devem ocorrer para atingir esses objetivos?
- Quais recursos, ferramentas e orçamento você precisa?
- O que pode acontecer no próximo trimestre para impedir que você atinja suas metas?
Modelo de reunião ponto a ponto 1:1
Os one-on-ones peer-to-peer reúnem dois indivíduos que não se reportam um ao outro (funções multifuncionais ou dentro do mesmo departamento). O objetivo desta reunião é criar canais para feedback e colaboração que não estejam dentro da equipe direta de um indivíduo ou de uma direção de cima para baixo. Reuniões ponto a ponto multifuncionais também podem ser eficazes para quebrar silos e abrir canais de comunicação. Adicione os quatro itens a seguir à sua agenda para que esta reunião seja realmente eficaz:
- Qual é a única coisa que posso fazer para ajudá-lo?
- Qual é o desafio mais difícil que você e sua equipe estão enfrentando?
- O que minha equipe ou eu podemos fazer para melhorar a comunicação interdepartamental?
- O que está programado para os próximos três meses que devo estar ciente?
Modelo de Reunião de Revisão Salarial
Embora esta não seja uma reunião individual tradicional e não haja uma cadência definida, você deve trazer alguma estrutura para esta reunião (se não for para você, então para seu subordinado direto). Discussões salariais podem ser benéficas, mas também podem desmotivar os funcionários. Seja qual for o tipo de notícia que você está compartilhando com seu subordinado direto, os cinco itens a seguir irão ajudá-lo a se preparar melhor:
- Um resumo da filosofia de remuneração da empresa
- a revisão
- os detalhes
- Como essa atualização faz você se sentir?
- Preparando perguntas?
Modelo de reunião de bônus 1:1
Aqui está o modelo de reunião de empresa escolhido a dedo pela SlideTeam que é obrigatório para todos os proprietários de empresas.
O take-away
Os modelos de agenda de reuniões individuais são uma fonte fantástica de ideias. No entanto, suas agendas devem evoluir à medida que você continua realizando reuniões individuais. Para um impulso extra de motivação, aqui estão as principais perguntas frequentes sobre reuniões 1:1.
Perguntas frequentes sobre reuniões individuais
Como você estrutura uma reunião individual?
Aqui estão as etapas críticas para estruturar uma reunião individual:
- Consultas de check-in (cinco minutos)
- Consultas de retorno de chamada (cinco minutos)
- Itens da agenda principal (15 minutos)
- Conquistas (dois a três minutos)
- Expectativas/metas (dois minutos)
Como um gerente se prepara para um 1 a 1?
Preparando-se para uma reunião com seu chefe em ponteiros:
- Prepare uma agenda
- Acompanhamento de tópicos individuais anteriores
- Seja aberto e honesto sobre seus projetos atuais.
- Considere o desenvolvimento profissional.
- Espere perguntas; alguns deles podem ser difíceis ou deixá-lo desconfortável
O que você diz na primeira reunião com uma nova equipe?
Mostre a eles o tipo de cultura de equipe que você deseja criar. Explique o valor da inteligência colaborativa no local de trabalho e lidere pelo exemplo prestando atenção aos outros, fazendo perguntas e sendo aberto a feedback durante a reunião. Traga uma atitude positiva e entusiasmo para o trabalho que você está prestes a fazer.
Qual é o propósito de uma reunião 1 a 1?
Uma reunião 1:1 é um check-in regular entre duas pessoas em uma organização (geralmente um gerente e um funcionário). Ele é usado para fornecer feedback, manter todos informados, resolver problemas e ajudar os participantes a crescer. Cada um desses resultados é uma grande conquista em si, e muito material pode ser escrito sobre como fazer um trabalho de classe mundial nesses parâmetros. Fornecer feedback é a habilidade gerencial mais subestimada e pode ser milagrosa se um de seus gerentes de negócios o tiver. Depois que essa habilidade inestimável for dominada, certifique-se de tocá-la bem.
Baixe o PDF gratuito do modelo de produto de reunião 1 em 1 .
