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Planejar e gerenciar um evento é um desafio. Até mesmo organizar bem uma pequena festa de aniversário pode fazer sua cabeça girar. Os pensamentos de um organizador de eventos são como um labirinto de tarefas, as principais sendo reservar um local, planejar um orçamento, entrar em contato com fornecedores ou arranjar o DJ.
O antídoto definitivo para evitar esse caos e confusão (totalmente evitável) é o planejamento de eventos. E como planejador de eventos, a primeira entrada que você precisa é projetar uma linha do tempo do evento.
Por que os cronogramas de eventos primeiro?
Os cronogramas de eventos são uma lista de verificação de todas as coisas e atividades (em ordem cronológica) necessárias para tornar um evento bem-sucedido. O prazo pode variar de acordo com o tipo de evento. A linha do tempo de um evento pode ser de até 12 meses ou tão curta quanto uma semana antes do evento. A outra classificação é baseada na finalidade da linha do tempo (ou período de uso). Estes podem ser:
- Cronograma antes do evento ou pré-evento : Projetado para manter um registro das coisas a serem feitas antes do evento, como finalizar o local, pedido de alimentação, coleta de tipos de equipamentos, etc.
- Cronograma do dia do evento: é o plano para o dia do evento e determina como as coisas devem ser feitas no dia D. Por exemplo, horário de início do evento, chegada dos convidados, distribuição de lanches e horário de encerramento do evento. Também inclui um controle de emergência e um plano de saída (caso as coisas dêem errado).
- Cronograma pós-evento: O cronograma ou planejamento não terminou com o evento ou quando o convidado foi para casa. Coisas como limpar, empacotar, guardar coisas para o próximo evento e analisar o orçamento permanecem. Uma reunião de encerramento é necessária após o evento para celebrar e aplaudir o esforço de sua equipe.
Os cronogramas de eventos ajudam você a acompanhar os eventos, ver padrões e tendências e enfrentar obstáculos. Você pode usá-los para planejar eventos futuros, visualizar a meta e motivar a equipe.
Modelos de cronograma de eventos pré-projetados
Existem várias maneiras de criar uma linha do tempo de evento. Você pode usar uma planilha simples, criar uma linha do tempo em um programa de processamento de texto ou usar um software de planejamento de eventos dedicado.
Antes de escolher um método para criar uma linha do tempo para seu próximo evento, você deve ter em mente que é um documento vivo. Você precisa trocá-lo com frequência. A opção ideal deve ser:
- De bolso
- Fácil de personalizar.
- Fácil de armazenar e de baixa manutenção.
- Não precisa de compras repetidas.
A solução perfeita que verifica todos os requisitos mencionados acima são nossos modelos de cronograma de eventos ilustrativos e 100% editáveis. Esses modelos têm todos os elementos pré-incluídos para criar uma linha do tempo de evento esplêndida e útil. Vamos explorar esses designs de PPT agora!
1. Planejamento de eventos futuros e apresentação da linha do tempo
Elaborar um cronograma pode ser estressante, especialmente sob pressão de prazo. Nesse momento de estresse, esses modelos plug-and-play serão sua aspirina. Este minideck da linha do tempo do evento tem 12 slides PPT com linhas do tempo de um trimestre a 1 mês e estendendo-se até dois anos. Obtê-lo agora!
Planejar um evento requer uma grande quantia de financiamento, e os patrocinadores são a saída para esse problema. Use esses modelos de folha de venda de patrocínio de uma página para ganhar patrocinadores para seus eventos.
2. Modelo de apresentação abrangente da linha do tempo do evento
A linha do tempo de um evento é como um mapa para orientar sua equipe em meio à confusão e precisa ser o mais detalhada possível. Este modelo ilustrativo de cronograma de evento ajudará você a conseguir isso. Possui espaços pré-concebidos para planejar as atividades desde dois meses antes até uma semana após o evento.
3. Modelo de amostra de cronograma e roteiro de eventos para um ano
Procurando um modelo perfeito para exibir métricas e insights para seu próximo evento? Este modelo é a melhor escolha. O design deste gráfico do PowerPoint é inspirado no diagrama de Ishikawa ou diagrama de espinha de peixe , uma das sete principais ferramentas de controle de qualidade usadas pelas empresas. Este layout de linha do tempo atraente é perfeito para planejar um evento com padrões que correspondem aos melhores do mundo. A vantagem mais significativa deste conjunto de PPT é que ele pode ser moldado de acordo com seu evento ou requisito exclusivo. Pegue agora!
4. Cronograma do evento com preparação de preparação e modelo de amostra de orçamento
O orçamento e a preparação do palco para um evento ao vivo precisam de um planejamento elaborado, sem espaço para erros. Um único erro no planejamento orçamentário criará um alvoroço entre o comitê de planejamento, enquanto que se a preparação do palco der errado a qualquer momento, isso destruirá todo o evento. Use este modelo de salva-vidas para ajudá-lo a planejar um cronograma para esses elementos sensíveis e cruciais de um evento de sucesso. Pegue agora!
5. Modelo de amostra de PPT de cronograma de gerenciamento de eventos
Planejar um evento é um longo caminho a percorrer. É preciso um esforço coletivo de equipe, desde o brainstorming de um tema/ideia alucinante até a finalização de um local de alto nível. Este modelo de PPT de amostra irá ajudá-lo desde a primeira etapa de instruções à tripulação para concluir a execução de um evento vencedor.
6. Cronograma do evento antes de quatro meses Modelo PPT
A duração do planejamento de um evento depende de fatores como o tipo de evento e o número de participantes. Um pequeno evento, como uma reunião não oficial da equipe, pode ser feito com 2 a 3 semanas de planejamento, enquanto eventos profissionais, como um tratamento de gerenciamento, podem precisar de um planejamento de dois a quatro meses. Este cronograma de evento de amostra foi projetado para ser concluído antes do planejamento do período intermediário do evento. Obtê-lo agora!
7. Cronograma do evento para o modelo de apresentação do dia do evento
“Existem sonhadores e existem planejadores; os planejadores realizam seus sonhos.” No dia D, seus planos serão testados da melhor forma possível. Use este modelo de cronograma de evento para planejar seu grande dia e brilhar como planejador de eventos. Ele irá ajudá-lo a informar sua equipe sobre as melhores práticas do dia do evento, como chegar cedo ao local, documentar atividades, receber convidados, etc. Baixe agora!
8 . Cronograma Horário do Modelo de Amostra de Evento
No dia do evento, cada minuto que passa é um ciclo de alívio do estresse e cada erro conta. Um planejamento minucioso é necessário para sentar, relaxar e executar como um profissional. Este modelo de amostra permite criar uma linha do tempo detalhando as atividades de cada hora. Isso ajudará no planejamento de eventos dinâmicos, incluindo várias atividades, como casamentos, calouros ou festas de formatura. Obtê-lo agora!
9. Cronograma do evento para atividades pós-evento Modelo de PPT
Para os hóspedes, um evento começa na chegada e termina quando eles partem, exaustos, em direção à sua residência. Para o planejador de eventos, a verdadeira luta começa após o evento. Eles têm que analisar e calcular coisas como a despesa e como as coisas correram. Este modelo de cronograma pós-evento ajudará você a planejar atividades como interrogar voluntários, revisar formulários de feedback, agradecer ou relatar aos convidados e, o mais importante, atualizar as mídias sociais. Baixe Agora!
10. Modelo de amostra de cronograma de dez dias para planejamento de eventos de negócios
Eventos de negócios precisam de planejamento sólido com relacionamento com clientes, imagem de marca, integridade e investimento em jogo. Exige planejamento e execução impecáveis. Este modelo de cronograma de evento permite que você revise e visualize as coisas de 10 dias antes até a 11ª hora. Baixe Agora!
Arranje tempo para o seu melhor amigo
As linhas do tempo são seu melhor amigo e navegador de caminho quando você está planejando um evento (não importa o tamanho ou tipo). Elaborar um cronograma de eventos com antecedência evitará que sua estratégia descarrile, manterá a equipe no caminho certo e evitará dores de cabeça.
Para ajudá-lo a elaborar um cronograma abrangente e fácil de manusear, oferecemos a você esses designs de amostra de PPT (de nossa extensa coleção). Baixe esses modelos de cronograma de eventos hipnóticos nos links compartilhados acima ou visite nosso site (ou esta página ) para explorar mais modelos elegantes.
Perguntas frequentes sobre cronogramas de eventos
1. Como escrevo uma linha do tempo para um evento?
Um fator crítico no planejamento de eventos é criar um cronograma. Isso ajudará você a acompanhar os elementos que precisam se unir para que seu evento seja bem-sucedido. Aqui estão algumas dicas sobre como escrever uma linha do tempo para um evento:
1. Identifique os principais componentes: Quais são as principais coisas que precisam acontecer para que seu evento seja um sucesso? Faça uma lista desses elementos e atribua a cada um uma data de início e término.
2. Crie uma linha do tempo para cada elemento : isso o ajudará a rastrear todas as tarefas que precisam ser concluídas para que esse elemento seja bem-sucedido.
3. Reúna todos os cronogramas curtos : isso ajudará você a ter uma visão geral e garantir que tudo ocorra conforme o planejado.
Seguir estas etapas ajudará você a criar uma linha do tempo para o seu evento e torná-lo um sucesso.
2. Qual a importância de um cronograma de eventos?
Os cronogramas de eventos desempenham um papel significativo na execução bem-sucedida e incansável do evento. Esses documentos trazem informações sobre as melhores práticas e passos, em ordem cronológica, para a realização do evento. Eles ajudam a manter as coisas no caminho certo, facilitam a comunicação e motivam todos os participantes. Os cronogramas de eventos são ferramentas maravilhosas para visualizar as coisas e reduzir as chances de erros no planejamento de eventos. Lembre-se de que seu esforço não tem importância para os convidados e outras partes interessadas. Eles estão procurando por seu próprio conforto e conveniência, o que eles acham que é fácil de conseguir!
3. Por que você precisa de um cronograma de eventos?
Planejar um evento não é tarefa de uma só pessoa. Ele precisa de comunicação entre as partes interessadas, como proprietários do local, fornecedores, voluntários, etc. Um cronograma do evento servirá como documento de orientação, plano de comunicação e lista de verificação para os participantes. Também ajudará a registrar etapas ou coisas que você pode usar para eventos futuros.
4. Quais são as sete etapas do planejamento de eventos?
As sete etapas do planejamento de eventos são:
- Defina os objetivos: Qual é o propósito e o tipo do evento?
- Encontre o local: escolha um local adequado com base nos objetivos, tipo e número de pessoas.
- Data e hora: Decida uma data e hora para o evento. Prepare-se adequadamente.
- Planejamento de eventos: crie uma linha do tempo para o evento. Priorize as atividades e defina um orçamento.
- Emissão de convites: Depois de finalizar tudo, envie os convites pelo menos uma semana ou um mês antes do evento.
- O dia do evento: crie uma linha do tempo hora a hora separada para o dia do evento. Prepare sua equipe para o último dia.
- Pós-evento : finalize, execute e analise como as coisas correram. Calcule o orçamento. Aprenda com seus erros e avalie-os.
5. Quais são os principais elementos da linha do tempo do evento?
Não importa como você cria sua linha do tempo, há alguns elementos-chave que você deseja incluir. Aqui estão os 10 principais elementos obrigatórios em seu modelo de cronograma de evento:
- Nome do evento.
- Data do evento.
- Hora de início.
- Fim do tempo.
- Localização.
- Descrição do evento – Destaque o show do dia ou a personalidade do dia.
- Tipo de evento – Este é o tipo de evento. Por exemplo, pode ser uma conferência, workshop ou evento de networking.
- Objetivos do Evento – Esta é uma lista de objetivos para o evento; isso pode ser uma maior conscientização ou a geração de novos leads.
- Orçamento do evento.
- Cronograma do evento Deve incluir uma lista e o cronograma das tarefas que precisam ser concluídas.
