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Na era de Mad Men nos EUA, há mais de 15 anos, existia uma clara divisão de tarefas entre funções administrativas e profissionais. As secretárias recebiam tarefas como digitar memorandos, buscar café, servir almoço e agendar reuniões. Os tempos contemporâneos, no entanto, testemunharam uma mudança significativa nas formas de conduzir os negócios. Ao contrário da década de 1960, onde era inconcebível pedir a um gestor de conta assistente para agendar uma reunião, hoje em dia isso não só acontece regularmente, como também é considerado um testemunho da competência de alguém.
Embora a incumbência de organizar reuniões cruciais signifique capacidade, o desafio que o acompanha de coordenar horários para dezenas de profissionais em diversas empresas e fusos horários transformou a elaboração de um calendário de reuniões numa tarefa difícil para muitos profissionais juniores.
O trabalho de uma equipe gira em torno de um cronograma de sprint em termos de abordagens ágeis e gerenciamento de projetos. Confira estes 10 principais modelos de cronograma de Sprint que podem ser o recurso perfeito para sua organização!
Outro cenário bastante familiar, entre reuniões constantes, interrupções frequentes e tarefas urgentes repentinas, é permanecer ocupado sem avançar em projetos e objetivos essenciais. Isso apenas sublinha a importância crítica de dominar uma programação eficaz.
O agendamento eficaz ajuda você a:
- Reconheça os verdadeiros limites do seu tempo e o que você pode fazer.
- Certifique-se de ter tempo suficiente para as coisas que importam.
- Reserve mais tempo em caso de “inesperado”.
- Evite assumir uma carga de trabalho maior do que você pode gerenciar.
- Trabalhe consistentemente em direção aos seus objetivos pessoais e profissionais.
- Reserve tempo para seus interesses, exercícios e entes queridos.
- Mantenha um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.
Um cronograma de reuniões e preparativos bem planejados são necessários para cada reunião, seja uma atualização da equipe, uma revisão das partes interessadas ou uma conferência formal. Quantas vezes você participou de uma reunião excessivamente prolongada, desviada da agenda ou concluída sem produzir um resultado útil? Quantas vezes você pensou: "Isso poderia ter sido um e-mail" ao sair de uma reunião?
É improvável que isso aconteça se você tiver um modelo de agendamento de reuniões bem elaborado. SlideTeam reuniu este pacote com os 10 principais modelos de agendamento de reuniões que são 100% editáveis e personalizáveis. O recurso de editabilidade oferece flexibilidade e uma vantagem muito necessária.
Vamos agora dar uma olhada nos modelos!
Modelo 1: Cronograma de Reuniões Trimestrais das Partes Interessadas com Modelo de Agenda
Uma reunião com as partes interessadas é a abordagem mais eficaz para envolver as pessoas certas em um novo projeto ou esforço. Este modelo de PowerPoint exibe uma programação de reuniões trimestrais com uma agenda para as partes interessadas. Use-o para ilustrar os principais componentes, como a data e a hora da reunião. Também estão incluídos os nomes das partes interessadas, bem como a agenda a ser discutida durante a reunião. Os gerentes de RH se beneficiam muito com este modelo, pois torna mais fácil exibir apenas as informações relevantes e ignorar as que não são essenciais. Ele também oferece o fluxo correto.
Modelo 2: Modelo de cronograma de reunião de treinamento de força de trabalho
Toda empresa deseja que sua força de trabalho seja equipada com habilidades eficientes. Abordando esse ponto problemático, este modelo de PowerPoint apresenta informações sobre o cronograma das reuniões de treinamento. Inclui o nome do programa de treinamento, o número de funcionários submetidos ao treinamento e os tópicos a serem abordados durante o treinamento. Também mostra o departamento, a data e a duração da reunião.
Modelo 3: Modelo de Plano de Agenda de Reuniões de Negócios de RH
Nenhuma organização pode funcionar de forma eficiente e eficaz sem um departamento de recursos humanos robusto. Este slide do PowerPoint mostra reuniões conduzidas por um departamento de RH. As reuniões podem estar relacionadas a decisões importantes, planejamento criativo, etc. Inclui também a data e hora da reunião, juntamente com o local e as tarefas a serem realizadas para que todos os participantes venham preparados.
Modelo 4: Modelo de plano de cronograma de reunião mensal de RH
As metas e objetivos a serem alcançados por qualquer organização são criados no início do ano, mas só podem ser alcançados dando pequenos passos na direção certa. O departamento de RH fica atento às tarefas e realiza reuniões mensais. Tendo isso como objetivo, este modelo com curadoria profissional mostra o propósito da reunião, a data e hora da reunião e seu local. Também pode incluir o nome do organizador e o orçamento gasto nessa reunião.
Modelo 5: Modelo de cronograma de reunião inicial do projeto
Quando há uma reunião com vários palestrantes e temas de discussão, o fluxo de informações pode ir aqui e ali. Este modelo de PowerPoint mostra o cronograma de apresentação que os apresentadores devem seguir para garantir o fluxo correto de informações. Os principais componentes mencionados são os tópicos abordados, o nome do apresentador e o horário em que será apresentado. Empregue este modelo atraente hoje!
Modelo 6: Cronograma da reunião inicial do projeto com modelo de agenda principal
Os gerentes de projeto dedicam um trabalho significativo à avaliação do potencial de seus projetos. Se não explicarem o objetivo do projeto à equipe e aos clientes, todo esse esforço pode ser em vão. As reuniões iniciais são o centro das atenções porque reúnem todas as partes envolvidas. Este slide destaca itens da agenda como abertura da reunião, assuntos para discussão, assuntos para observação e finalização da reunião, juntamente com a duração de cada um.
Modelo 7: Sprint do Projeto e Modelo de Cronograma de Reunião
Este slide do PowerPoint menciona o cronograma do sprint e da reunião do projeto. Suas chances de atingir seus objetivos durante um sprint aumentam com seu nível de preparação. O planejamento do sprint é essencial porque, sem ele, sua equipe de desenvolvimento não saberá no que trabalhar, como atingir o objetivo ou quem será responsável por quais tarefas ao longo do sprint. O modelo destaca as tarefas e datas e possui uma seção de comentários.
Modelo 8: Reunião Apresentação do modelo de plano
Reuniões eficazes são a base de qualquer operação de gerenciamento de projetos bem-sucedida. Eles garantem a segurança dos membros da equipe. alinhamento, incentivar a comunicação, promover o trabalho em equipe e facilitar a tomada de decisões. Os gerentes de projeto precisam garantir que todos entendam suas funções e responsabilidades, simplificando o processo de reunião usando um modelo de plano de reunião. Este pacote de PowerPoint, em 16 slides, destaca o plano da reunião de negócios com atividades e questões envolvidas, alocação de tempo, agenda e pontos de discussão e muito mais.
Modelo 9: Plano de reunião de negócios com atividades e Modelo de questões envolvidas
Agendar uma reunião é fundamental para a conclusão bem-sucedida de qualquer projeto. Definir metas claras, garantir a presença de pessoas relevantes e desenvolver um cronograma que promova uma boa discussão fazem parte do processo. Quando o plano da reunião está correto, pode transformar reuniões chatas e ineficazes em eventos simplificados e cooperativos que promovem o sucesso do programa. Este modelo de PowerPoint apresenta um plano com atividades e questões envolvidas durante uma reunião de negócios. Este slide exibe a data da reunião e o local onde ela será realizada. Além disso, aborda as questões para discussão, as atividades a serem realizadas e os nomes dos membros presentes.
Modelo 10: Plano de Reunião para Programa de Treinamento em Modelo de Negócios
Com tantos dados na forma de papéis, documentos Word, etc., torna-se uma tarefa e tanto para o departamento de RH manter o controle de tudo. Com a ajuda deste modelo, é possível exibir um plano de reunião para um programa de treinamento empresarial de forma eficiente. Inclui data, hora, local, número de participantes e facilitador. Todas as atividades devem ser realizadas com o tempo estimado envolvido e o método de treinamento também é mencionado.
Agende com precisão
Dada a estatística surpreendente de 55 milhões de reuniões todos os dias e o facto de as reuniões consumirem 35-50% da semana, seria de perguntar qual é o sentido de dedicar tanto tempo a esta questão de discussões de negócios. Porém, a importância das reuniões fica clara quando elas são efetivamente agendadas e fazem diferença para o desenvolvimento.
Aproveitar ao máximo sua programação de reuniões é essencial para torná-las valiosas e frutíferas. Através de planejamento e organização deliberados, todos podem garantir que cada reunião cumpra um propósito e contribua para os objetivos coletivos da organização ou instituição.
PS: Escrever atas e compilar relatórios de reuniões são essenciais para uma tomada de decisão e comunicação organizacional eficiente. Eles melhoram a responsabilização ao identificar claramente quem está encarregado das tarefas e quando elas são devidas. Para simplificar o processo de criação de relatórios de reuniões, consulte nossa postagem no blog sobre os 10 principais modelos de relatórios de reuniões.
