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Uma forma milenar de enfatizar a importância de uma tarefa, uma pessoa ou algo como o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é a frase 'prioridades'. As prioridades são importantes, mas as decisões que você toma para chegar à sua lista de priorização de projetos são os verdadeiros fatores decisivos. A priorização de projetos é a principal habilidade que as empresas precisam para obter a produtividade ideal.
Da meia dúzia de projetos que um gerente de projeto pode lidar ao mesmo tempo, como ele/ela decide a ordem em que serão levados para a implementação?
A priorização do projeto envolve a tomada de decisões importantes e críticas. Há uma ampla recompensa por acertar a priorização do projeto e muitas críticas na loja se você ficar preso ao lidar com não-problemas e, por acaso, errar.
O empresário, educador, autor e palestrante Stephen Covey foi direto ao dizer: “A chave não é priorizar o que está em sua agenda, mas agendar suas prioridades”.
A priorização de projetos (no gerenciamento de projetos e portfólio) gira em torno da teoria de que uma empresa precisa priorizar projetos com base em parâmetros, que podem ser aplicados a operações organizacionais abrangentes.
Aumentar a taxa de sucesso do relatório do projeto
Uma pesquisa conduzida pelo Project Management Institute descobriu que as técnicas e métodos de priorização de projetos aumentam a taxa de sucesso dos projetos de 52% para 72%. A priorização de projetos garante o alinhamento estratégico entre metas e métricas de negócios. A priorização de projetos também ajuda as empresas a encontrar seu 'Norte Verdadeiro' e garantir que a direção que estão seguindo seja a correta.
As organizações são capazes de usar seus recursos e força de trabalho em projetos mais importantes e de alta receita se acertarem na priorização de projetos.
Quais são as prioridades do projeto?
As prioridades do projeto são fatores que afetam a execução e os resultados esperados de qualquer trabalho em que as organizações se envolvam. Em todos os momentos, é importante ter um conjunto de prioridades ou variáveis relevantes que impactam os projetos em mãos. Essas prioridades devem ser padronizadas e, normalmente, não mudam com o tipo de projeto.
Por exemplo, considere um cenário onde você pode elaborar sua lista de priorização de projeto com base nos três recursos financeiros, valor do projeto para a organização e níveis de risco (geralmente expressos em termos percentuais). Obviamente, essas prioridades diferem de uma organização para outra em termos de importância, dependendo do setor em que atuam.
Ao longo de um período de tempo fixo, no entanto, estes podem ser outros fatores decisivos para os projetos.
No cenário competitivo de hoje, obter projetos de alto valor é um trabalho árduo. Economize seu tempo e esforço em empacotar grandes projetos usando esses modelos de proposta de projeto de uma página pré-concebidos.
Como priorizar projetos?
1. Impacto: analise os valores de negócios do projeto em andamento e potenciais e priorize. Como esse projeto impactará seu negócio é a questão-chave para começar. Uma maneira fácil de medir o impacto é considerando o resultado final e também os usuários finais do produto e serviços. Você pode incluir partes interessadas, clientes e outros gerentes na discussão para análise de impacto.
Dica profissional: não hesite em fazer perguntas detalhadas para entender o impacto de um projeto em seus negócios.
2. Importância x Urgência: Depois de fazer uma lista de projetos importantes (impactos), fique de olho na urgência deles. Saiba a diferença entre 'importância' e 'urgência'. Um projeto importante agrega valor ao seu negócio — seja no próximo mês (curto prazo) ou dez anos (longo prazo). Por outro lado, um projeto urgente precisa de sua atenção imediata para manter o negócio funcionando e no caminho certo. Você pode usar uma Matriz de Priorização de Projetos (PPM) para atribuir um nível de prioridade.
3. Avalie sua largura de banda: Outra maneira (fora da caixa) de priorizar o projeto é pesar os esforços que você deve colocar em cada um deles. Você pode enfrentar os projetos pesados (que exigem muito esforço) primeiro e depois passar para projetos mais leves ou vice-versa.
Dica Pro: Recomendamos alternar os projetos leves e pesados. Isso evitará que sua equipe seja esgotada (como seria se você empilhasse projetos pesados consecutivamente).
4. A arte de dizer 'NÃO': Por favor, entenda direito, 'Não' não é uma palavra ruim. Para ter sucesso como gerente de projeto, aprender a usar essa palavra de duas letras é uma habilidade crucial. Dizer sim a todos os outros projetos que chegam à sua mesa é uma receita para o desastre. Assumir projetos além do que sua equipe é capaz de entregar custará reputação, tempo e dinheiro. Prazos perdidos e resultados abaixo do esperado podem incomodar seus clientes.
Dica Profissional : Dizer não é sempre uma parte complicada da comunicação com o cliente. Mesmo depois de dizer 'Não', explore a possibilidade de delegar a tarefa a outra equipe com recursos suficientes para entregar no prazo.
5. Seja ágil: sendo um gerente de projetos, você precisa ser ágil e aberto a mudanças. Uma emergência pode alterar sua lista de priorização de projetos de maneira significativa. Uma parte interessada chave pode sentir que um determinado projeto não está trazendo valor para o negócio. Pode haver uma redução na largura de banda de sua equipe devido a motivos pessoais/profissionais dos membros da equipe. Como gerente de projeto, é seu trabalho ficar alerta e reavaliar periodicamente sua lista de priorização de projetos.
O Kano Model é um desses métodos que o ajudará a priorizar projetos com requisitos ágeis. Este modelo foi criado em 1984 pelo Dr. Noriaki Kano, professor da Tokyo University of Science. Prioriza produtos/projetos com base na satisfação do cliente (resultados) versus o custo de implementação.
Quais são as três melhores maneiras de priorizar projetos?
A principal entrada em um processo de priorização de projetos é a decisão, apoiada por evidências, de comprometer recursos apenas para projetos importantes. Aqui estão três formas ou componentes populares de priorização de projetos:
1. Lista ABC: o autor americano Alan Lakein desenvolveu esse método. É usado para gerenciamento de tempo e projeto em formato de lista. Aqui, a Alphabet “A” doa uma prioridade 'Must-Do' para projetos importantes e urgentes. Em uma nota semelhante, “B” doa projetos importantes que não são urgentes. Seu status de prioridade é "Deve fazer". O terceiro status de prioridade é “bom de fazer”, marcado como “C”. Esses projetos não são urgentes nem importantes e podem ser delegados por enquanto.
2. Modelo de Pontuação: Também conhecido como modelo de pontuação de portfólio e é um método quantitativo de priorização de projetos. Um “valor” de pontuação numérica é atribuído a cada projeto. A equipe de alocação do projeto, as principais partes interessadas, clientes, etc., ligam para isso. Com base nesse valor numérico, um status de prioridade — urgente, importante, crítico, atrasado — é atribuído aos projetos. Esse método ajuda a comparar vários projetos rapidamente.
3. Matriz: Diferentes modelos de matriz estão disponíveis para priorização de projetos. Os gerentes de projeto podem escolher entre essas matrizes pré-desenvolvidas, como a tradicional Matriz de Quatro Quadrantes desenvolvida pelo autor Stephen Covey. Nesse método, a priorização do projeto é decidida com base na 'urgência' e na 'importância' do projeto. Outra opção é desenvolver uma matriz de priorização do zero.
Para obter a melhor opção que atenda às suas necessidades de priorização de projetos, use nossos modelos de matriz de priorização de projetos pré-concebidos e economize seu tempo e esforço.
1. Apresentação em PowerPoint dos Métodos de Priorização e Gerenciamento de Projetos
Esta apresentação de PowerPoint de priorização de projeto impactante ajudará você a conduzir seus esforços de maneira estratégica, ponderada e orientada para objetivos. Isso eliminará os principais desafios de sua empresa, como gerenciamento de fluxo de trabalho ruim ou estoque de alto custo. Empregue este tema do PowerPoint de gerenciamento de projetos para entender as ferramentas adequadas de priorização de projetos. Pegue este conjunto definitivo de PPT hoje!
2. Modelo de pontuação de priorização de projetos: uma ferramenta para avaliar o valor do projeto Apresentação em PowerPoint
Este deck de apresentação estrategicamente valioso ajudará você a avaliar e pontuar projetos usando análise quantitativa. Isso o ajudará a alinhar grandes projetos com a visão e os objetivos da organização. Usando este slide de apresentação em PowerPoint de modelo de pontuação de priorização de última geração, você maximizará o valor do projeto com pouco esforço.
3. Apresentação em PowerPoint do Scorecard de Priorização de Projetos
Este deck de apresentação ajudará você a melhorar a taxa de sucesso dos projetos. Isso o ajudará a comparar e contrastar projetos com base em um valor numérico. Construa uma mentalidade de execução entre toda a equipe de gerenciamento e, ao mesmo tempo, esclareça dúvidas ou apreensões relacionadas a recursos operacionais e custos usando esta predefinição de Painel de Priorização de Projetos.
4. Apresentação em PowerPoint do Modelo de Priorização de Projetos
Esta apresentação ilustrativa sobre o modelo de priorização de projetos ajudará a manter o foco de sua equipe. Você entenderá elementos como critérios de projeto, análise de portfólio de projetos, pesquisa de autoavaliação de projetos, modelo de classificação e priorização, etc. Você encontrará soluções para desafios que as organizações enfrentam na priorização de projetos, como desperdício de recursos, metas mal definidas, falta de comunicação, etc. Use nosso PowerPoint Deck de modelo de priorização de projeto pronto para conteúdo para identificar projetos urgentes e importantes com base no valor comercial.
5. Priorizando a apresentação em PowerPoint da matriz de fluxo de trabalho do projeto
Este exclusivo PowerPoint Presentation Deck ajudará você a decidir sobre a priorização e o fluxo de trabalho do projeto. Nesse modelo, as decisões de priorização de projetos são calculadas com base na posição financeira e nos recursos atuais da empresa. Use as matrizes de priorização de projeto fornecidas neste conjunto de PPT para tomar decisões sensatas. Pegue isso hoje!
6. Apresentação em PowerPoint de Priorização e Seleção de Projetos
Com a ajuda desta apresentação de slides PPT atraente com seus visuais fantásticos, ela ajuda a organização a gerenciar a carga de trabalho das equipes e a cumprir os prazos. Este deck de priorização e seleção de projetos ajudará você a identificar projetos de alta prioridade e planejar sua conclusão. Pegue isso agora!
7. Como priorizar projetos de negócios Apresentação em PowerPoint
Compartilhe seu profundo conhecimento de gerenciamento de projetos com seus colegas com esta apresentação de priorização de projetos abrangente. Será útil em uma discussão detalhada do processo desde a introdução, avaliação de impacto, iniciação, roteiro de construção e seleção de uma equipe até a criação de um painel. Obtenha este design enciclopédico agora!
8. Apresentação em PowerPoint do Modelo de Avaliação de Prioridades do Projeto
Este modelo ajudará você a avaliar a priorização de seu projeto em relação à capacidade de sua equipe de entregá-lo no prazo. Possui um design estético para chamar a atenção do público e é perfeito para sua próxima apresentação de gerenciamento de projetos . Entenda e tabule os requisitos do projeto, a urgência e o impacto nos negócios com esta apresentação do modelo de avaliação de priorização de projetos. Baixe Agora!
9. Apresentação PPT do Modelo de Seleção e Classificação de Projetos
Escolha um projeto de alto valor para sua equipe com a ajuda deste Deck de apresentação de modelo de classificação e seleção de projetos. Também o ajudará a dividir as funções e responsabilidades do projeto, estimar o custo do projeto, exibir o resumo do processo do projeto e muito mais. Este deck de apresentação também possui slides de gráfico de Gantt para gerenciamento de projeto eficiente.
10. Apresentação do PPT da Estrutura de Priorização e Avaliação do Projeto
Este modelo tem uma história sobre priorização de projetos que vai emocionar seu público e obrigá-los a ouvi-lo de uma maneira visual interessante. Compartilhe o uso e a importância de diferentes estruturas de priorização de projetos, como Kano, principais recursos do produto, pontuação de esforço e impacto, etc. Avalie prioridades e desenvolva um processo passo a passo para priorização de projetos com esta apresentação em PowerPoint.
11. Modelo PPT de Roteiro Trimestral de Priorização de Projetos
Este modelo vibrante ajudará você a priorizar projetos e criar um roteiro para alcançá-los dentro do prazo. Sua organização pode planejar projetos trimestralmente, economizando esforços de sua equipe. Nossa equipe de design de classe mundial desenvolveu o esquema de cores deste modelo para garantir que os gerentes de projeto permaneçam vigilantes sobre projetos e progressos importantes. Obtê-lo agora!
12. Modelo de PowerPoint de gráfico de Gantt de priorização de projetos
Este modelo PPT é baseado em uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares — o Gráfico de Gantt. Assim como a ferramenta, ela ajudará você a mostrar o ciclo de vida e o valor do projeto. Você pode monitorar o andamento das atividades usando este modelo e priorizar projetos em andamento e potenciais. Pegue este modelo agora!
Os gráficos são ferramentas visuais eficientes para mostrar os dados de uma maneira facilmente compreensível. Conheça a importância e as utilidades dos diversos gráficos deste guia e utilize modelos exclusivos para gestão de projetos.
13. Validação de projeto e abordagem de priorização - modelo de teoria de prevenção
Este modelo fácil de ler ajudará você a priorizar projetos com base em critérios como adequação estratégica, impacto econômico e viabilidade. Possui um modelo de pontuação pré-concebido para comparar cinco projetos e mais. Este design de PPT será um recurso para a equipe de validação do projeto e os ajudará a realizar uma análise quantitativa completa.
14. Matriz de Quatro Quadrantes Exibindo Modelo de Priorização de Projeto
Use este modelo de matriz de priorização de projeto de quatro quadrantes para decidir se deve priorizar, considerar, investigar ou descartar um projeto. Os quatro eixos dessa matriz são risco, esforço, custo e valor comercial associado ao projeto. Tome esta matriz como exemplo e personalize este modelo para atender às suas metas organizacionais e à intenção do projeto.
15. Processo de gerenciamento de portfólio de projetos com modelo de PowerPoint de priorização
Este modelo diligente ajudará você a destacar a associação da priorização de projetos com o gerenciamento de portfólio. Use-o para compartilhar as principais etapas da priorização de projetos no processo de gerenciamento de portfólio. Com a ajuda deste slide PPT, seu público entenderá como a priorização de projetos pode levar a um melhor uso dos recursos. Obtê-lo agora!
Projetos de bônus
1. Matriz de Priorização de Projetos com Modelo de Scorecard de Capacidade de Recursos
Implante este modelo de matriz de priorização de projeto para atribuir valores exclusivos e personalizados a cada projeto com base em suas principais áreas de resultado. Possui espaço para atribuição de peso a cada matriz, tornando o processo rápido e fácil. Você tem mais de dez matrizes de priorização de projeto para escolher neste design de PowerPoint personalizável.
2. Scorecard de priorização de projeto com modelo PPT de valor estratégico
Atribua um valor a cada projeto com base nas matrizes de pontuação mais aceitas — valor estratégico, facilidade, benefícios financeiros e impacto de recursos. Use a escala pronta de 1 a 5 (onde 1 é o mais importante e 5 é o menos importante) para avaliar projetos. Este layout do PowerPoint é personalizável para ajudá-lo a editar texto, cores, ícones etc., conforme necessário.
A Palavra Final
A priorização de projetos é a primeira etapa do gerenciamento de portfólio e uma parte essencial do gerenciamento de equipes e do planejamento estratégico. Ao implementar as melhores práticas e métodos com esses modelos personalizados de priorização de projetos, sua equipe estará no caminho da glória. Esses slides do PowerPoint fortalecerão suas ideias e práticas como gerente de projeto e trarão uma nova perspectiva às práticas tradicionais.
Vamos quebrar a cadeia de fechar projetos sem importância e garantir que nossos esforços estejam sempre na direção certa e mais impactante. Afinal, as prioridades importam!
Perguntas frequentes sobre priorização de projetos
Q1. O que é uma estrutura de priorização de projetos
Uma estrutura de priorização de projetos é um conjunto consistente de regras que as empresas usam para tomar decisões estratégicas. Estes evitam a indecisão e a confusão evidente. Os critérios de priorização de projetos variam de acordo com o negócio e a indústria.
Q2. O que vem primeiro, metas ou estratégia?
A ordem de fazer negócios permaneceu a mesma ao longo do tempo. Começa com uma ideia, depois uma estratégia ou fase de priorização de projeto para garantir que a ideia seja traduzida em produtos e serviços, e você define metas em coisas como lucros, ativos e assim por diante.
