Como gerenciar mudanças de forma eficaz em uma organização comercial (modelos concisos incluídos)

Hoje, a gestão da mudança tornou-se existencial. A pandemia transformou as estruturas de gerenciamento de mudanças, ao mesmo tempo em que transformou irrevogavelmente o ambiente de trabalho como o conhecíamos. Como resultado, os líderes que entendem como relacionar o processo de mudança com as realidades cotidianas dos negócios prosperarão no local de trabalho moderno e dominarão sua cultura; aqueles que não o fizerem terão dificuldade para ganhar a tração de que precisam.

Na cultura de trabalho atual, os funcionários preferem ser o copiloto dos esforços de transformação da empresa em busca da glória. Diante desse cenário, o que separa uma grande organização das meramente boas é seu conforto com o movimento e o avanço. Este blog tenta abrir novos caminhos para lidar com esse ponto problemático das organizações e oferece soluções comprovadas.

Antes de delinearmos nosso plano de como faremos isso em nosso índice, aqui está uma olhada na magnitude do problema.

O desafio

Funcionários em todo o mundo relatam que as mudanças organizacionais estão afetando seus empregos. Quase um terço da força de trabalho dos EUA não sabe por que essas mudanças estão acontecendo. Essa falta de compreensão e controle é uma barreira significativa à aceitação e ao compromisso, resultando em resistência ou resistência a qualquer tipo de mudança.
Os gerentes de mudança devem comunicar aos funcionários sobre os avanços organizacionais com empatia. Essa narrativa em torno da mudança é o verdadeiro ponto de falha da maioria dos esforços. É uma conversa comum da organização em que os funcionários sentem que algo está acontecendo e expressam medo e confusão total sobre o motivo da mudança.

Se você é responsável pela criação e implementação de estratégias de gerenciamento de mudanças em sua organização, este é o melhor recurso para ajudá-lo a configurar uma transição bem-sucedida. Oferecemos Modelos de Gerenciamento de Mudanças prontos para o conteúdo, exemplos e heurísticas eficazes para garantir que você domine a mudança, o ingrediente básico para o sucesso nos negócios.  

Índice

1. Identifique a mudança
2. Defina sua visão para a mudança
3. Selecione Agentes de Gerenciamento de Mudanças
4. Desenvolva uma estrutura de gerenciamento de mudanças
5. Risco e Resistência na Gestão da Mudança
6. Estratégias de Implementação de Gestão de Mudanças
7. Custo de mudança
8. Feedback e Avaliação
9. Exemplos de gerenciamento de mudanças

Etapas para dominar o gerenciamento de mudanças

O gerenciamento de mudanças organizacionais (OCM) pode ajudar as organizações a implementar novas ideias e estratégias e fazer os ajustes necessários quando as coisas dão errado. Pode parecer um grande empreendimento que requer enormes recursos - tempo, dinheiro e pessoas. Mas não fazer nada também não é uma opção. Então, como você começa a gerenciar a mudança em sua empresa? Se você quiser saber a solução, continue lendo.

Este blog o guiará pelo processo de gerenciamento de mudanças eficaz para um ambiente de trabalho ágil; obter a adesão dos funcionários aos seus esforços é mais do que metade da batalha ganha.

1. Identifique a mudança

Empresas com abertura para mudanças se mantêm competitivas em um mercado em constante mudança. Embora isso pareça claro, passar por uma mudança significativa requer a identificação do que precisa mudar ou ser diferente. Essa percepção precisa acontecer rapidamente; a maioria das empresas de alto desempenho pode fazer isso em tempo real.

(Se você deseja comunicar a necessidade de mudança aos seus funcionários, use este modelo de PowerPoint para dar a eles os motivos certos. Clique aqui para baixar esta apresentação sobre Gestão de Mudanças)

Os indicadores que sinalizam a necessidade de mudança são: 

• Metas sendo perdidas : Se a empresa não está alcançando os resultados que se propôs a alcançar, algo precisa ser modificado.
• Perda de participação de mercado : Se a empresa perder terreno para seus concorrentes
• Buscar novos desafios ou oportunidades: Mudanças no mercado ou setor em que a empresa atua podem criar novos desafios ou oportunidades. A administração decide tomar decisões difíceis para aproveitar o poder da transformação.
• Altos custos operacionais: se a empresa está gastando mais dinheiro do que está ganhando, uma reestruturação financeira irá consertar o navio
• Baixa moral dos funcionários: Se os funcionários estiverem infelizes ou não engajados, melhorar a atmosfera e a produtividade no local de trabalho exigirá novas energias e pensamento.
• Adoção inadequada de tecnologia: a tecnologia pode mudar os processos de negócios em um piscar de olhos; se os funcionários não conseguirem lidar com isso e a administração decidir impingir isso a eles, haverá um desastre em andamento.
• Clientes insatisfeitos: se a empresa está perdendo clientes ou recebendo feedback negativo, ter um cliente encantado e uma UX maravilhosa precisa ser uma prioridade.

2. Definir visão para mudança

Para alcançar o sucesso na criação de algo novo, todas as partes interessadas devem desenvolver ativamente o sonho compartilhado. Empresas com visão participativa ganham compromissos mais profundos.

(É assim que você pode realizar a análise de lacunas para atingir o objetivo desejado. Você pode clicar aqui para baixar esta apresentação em PowerPoint sobre gerenciamento de mudanças e simplificar seus esforços de transformação.)

Benefícios de definir uma visão de mudança

• Uma direção clara é traçada : uma visão para a mudança ajuda a estabelecer um propósito definido e gera curiosidade sobre novas iniciativas.
• Alinha esforços: Uma visão para a mudança ajuda a garantir que os funcionários trabalhem em direção a metas e objetivos comuns.
• Construção de narrativa mais fácil: uma visão clara facilita a comunicação dos objetivos da organização e a construção de uma narrativa que acaba com qualquer resistência.
• Medir o progresso: Um horizonte claro estabelece novos parâmetros de referência e métricas para o sucesso, ajudando a acompanhar o progresso da transformação. Sucesso gera sucesso.

Sobre como definir sua visão de mudança, as empresas devem ter um problema claro para resolver. Depois, é a flexibilidade, a adaptabilidade e a vontade de rever os impactos das mudanças à medida que elas começam a acontecer.

3. Selecione Agentes de Gerenciamento de Mudanças

Nenhuma transformação é bem-sucedida sem um especialista, e os agentes de gerenciamento de mudança de hoje são os homens e mulheres que fazem acontecer para você.

Agentes de Gestão de Mudanças (também conhecidos como Campeões de Mudanças ou Facilitadores de Mudanças) são indivíduos ou grupos responsáveis ​​por supervisionar e implementar mudanças organizacionais. Estes podem ser os funcionários da organização ou consultores externos que são contratados para ajudar a facilitar o processo.

(Se você está procurando um recurso valioso para atribuir a responsabilidade de gerenciamento de mudanças às partes interessadas, você deve explorar este guia educacional. Clique aqui para baixar esta apresentação ) 

Quais são os papéis e responsabilidades dos agentes de mudança?

As funções e responsabilidades específicas dos agentes de gerenciamento de mudanças dependem do cenário exato. Estes, no entanto, são excepcionalmente hábeis em:

• Identificar a necessidade de mudança: são responsáveis ​​por avaliar o estado atual da organização e identificar áreas em que novas ideias ajudarão um negócio.
• Desenvolver um plano: envolve a identificação dos recursos e etapas necessárias para implementar a transição, obstáculos e suas resoluções incluídas.
• Comunicar a mudança: os agentes de gerenciamento de mudanças comunicam os detalhes da transição para funcionários, clientes e outras partes externas (pode ser baseado na necessidade ou um pico saudável no futuro, eles decidem)
• Fornecer suporte aos funcionários: envolve treinamento, esclarecimento de dúvidas e ajuda aos funcionários a entender os benefícios da mudança. Os agentes de gerenciamento de mudanças também acompanham o progresso e mudam as direções, se necessário.
• Avaliar o impacto da mudança:   Avaliar os efeitos das novas formas de trabalho e dar o primeiro veredicto sobre elas também é seu papel fundamental.

As mudanças organizacionais são caóticas e perturbadoras sem a ajuda adequada e especializada. Os agentes de mudança ajudam você a superar esse grande ponto problemático.

4. Desenvolver Estrutura de Gestão de Mudanças

Uma estrutura bem estruturada para introduzir, manter e gerenciar novidades de forma lucrativa ajuda a garantir o mínimo de interrupção das operações diárias.

Aqui está um conjunto padrão de etapas no Change Management Framework:

• Requisito de mudança: Normalmente, o agente de gerenciamento de mudança faz isso por você. No seu nível de proprietário da empresa, pode ser devido a fatores internos (estratégia de negócios ou tecnologia) ou motivos externos (mercado ou ambiente regulatório).
• Desenvolva um plano de mudança: Seu plano para implementar a mudança deve incluir metas e objetivos específicos, um cronograma e um orçamento.
• Permitir que todos participem: como a principal face do negócio e a pessoa onde a responsabilidade é encerrada, isso envolve a realização de reuniões, a emissão de anúncios ou o fornecimento de treinamento.
• Implementar e revisar a mudança: Esta etapa envolve a implementação da mudança, que pode incluir a mudança de processos, sistemas ou estruturas.
• Consolidar e incorporar a mudança: Depois de implementar com sucesso a mudança, é essencial consolidá-la e incorporá-la na organização.

(Se você estiver procurando por um recurso focado no Change Management Framework, esta apresentação em PowerPoint pronta para o conteúdo é ideal. Clique aqui para baixar este deck editável.)

5. Risco e Resistência na Gestão de Mudanças

As organizações podem aumentar as chances de mudanças bem-sucedidas e gerar melhores resultados de negócios com gerenciamento proativo de riscos e abordando a resistência com maturidade e empatia. Ter um plano realista funciona.

Como fazer a avaliação de riscos no gerenciamento de mudanças?

• Reconhecer riscos potenciais : O primeiro passo na avaliação de riscos é reconhecê-los e categorizá-los em tecnologia, finanças, pessoal, etc.
• Avalie a probabilidade e o impacto de cada risco: isso ajuda a priorizar os riscos, permitindo que você aborde aqueles com maior probabilidade de se materializar primeiro.
• Desenvolva estratégias de mitigação de risco: envolve o desenvolvimento de planos de contingência, obtenção de recursos adicionais ou implementação de controles adicionais.
• Monitore e revise os riscos: faça os ajustes necessários nas estratégias de mitigação de riscos após revisões regulares.
• Comunicar riscos e estratégias de gestão de riscos: É importante comunicar estratégias de gestão de riscos às partes interessadas, especialmente sobre táticas ou planos para gerenciá-los. 

(Você pode usar este modelo de matriz de risco para priorizar os riscos e suas estratégias de mitigação e monitorar e revisar a eficácia dessas estratégias. Use esta ferramenta para entender e gerenciar os riscos associados à mudança. Clique aqui para baixar este modelo . )

Lidando com a resistência à mudança

O medo do desconhecido é o motivo pelo qual a mudança pode ser perturbadora e as pessoas podem ter medo das consequências que ela pode trazer. Outro motivo é a confusão. As pessoas podem resistir à mudança se não entenderem sua lógica ou como isso os afetará. A perda de controle, ou sua presunção infundada, é definitivamente outra causa de que qualquer coisa nova seja tão assustadora!

Outras razões para se esquivar do avanço incluem a falta de recursos para lidar com o impacto material da mudança, inconveniência, falhas do passado, valores pessoais e ameaças ao status quo.

A resistência à mudança é esperada em todas as organizações e os líderes devem abordá-la para garantir o sucesso da transição. Aqui estão algumas estratégias para convencer os funcionários a se adaptar:

• Comunique a justificativa para a mudança
• Envolva os funcionários no processo de mudança
• Forneça treinamento e suporte
• Abordar preocupações e medos subjacentes
• Ofereça incentivos
• Esteja aberto a comentários
• Seja flexível

6. Estratégias de Implementação da Gestão de Mudanças 

Uma implementação de gerenciamento de mudança bem-sucedida leva a maior produtividade e lucratividade; uma oferta fracassada pode atrasar as organizações em meses e levar ao fracasso dos negócios.

(Se você está procurando estratégias eficazes de implementação de mudanças, você deve explorar esta apresentação em PowerPoint com modelos prontos de conteúdo relacionados. Clique aqui para fazer o download . )

As organizações, portanto, devem perceber o gerenciamento de mudanças eficaz como uma estratégia de mitigação de riscos e uma técnica de prevenção de custos para se manterem relevantes e competitivas. Algumas estratégias comprovadas de implementação de mudanças são:

1. Criando um Plano de Transição de Mudança

Um plano de transição define uma estratégia abrangente para implementar a mudança dentro de uma organização. Inclui um cronograma, orçamento e recursos necessários para implementar a mudança, bem como um plano para comunicar a mudança e lidar com a resistência. Um plano de transição de mudança serve como um roteiro para o sucesso do esforço.

Os elementos de um plano de transição de mudança são:

• Uma descrição clara e concisa da mudança, incluindo as razões para trilhar o novo caminho e seus benefícios.
• Uma linha do tempo com os principais marcos e prazos
• Um orçamento, incluindo quaisquer recursos ou financiamento necessários
•  Um plano de comunicação
• Um plano para treinar e apoiar os funcionários
• Um processo para monitorar e avaliar a qualidade dos avanços alcançados

2. Comunicação do plano

Comunicar a mudança inclui informar os funcionários e outras partes interessadas sobre os planos para um maior nível de competências e o que é necessário, no terreno, deles.

(Este Slide PPT é um plano consolidado de comunicação de vendas e funciona como uma matriz de ferramentas de comunicação para tornar cada indivíduo parte do processo de transformação. Clique aqui para fazer o download )

Existem elementos-chave a serem considerados ao comunicar a mudança:

• Mensagens equilibradas e consistentes: Forneça uma explicação clara e direta para a mudança e sua finalidade. Evite jargão ou linguagem técnica. Enfatize os benefícios.
• Seja transparente: Seja aberto e honesto sobre a mudança, incluindo quaisquer possíveis desafios ou desvantagens.
• Incentivar o diálogo : Incentivar a comunicação aberta e convidar perguntas e comentários.
• Use vários canais: use muitos canais para comunicar a mudança, como e-mail, reuniões e panfletos informativos, para alcançar todos os funcionários e partes interessadas.

3. Treinamento em Gerenciamento de Mudanças

O treinamento em gerenciamento de mudanças envolve educar os funcionários sobre os motivos da mudança, como isso afetará seu trabalho e quaisquer novos processos ou procedimentos a serem implementados. Você pode fornecer treinamento por meio de instrução em sala de aula, cursos on-line ou workshops.

Alguns benefícios do treinamento em gestão de mudanças incluem:

•  Melhorando a compreensão e a consciência
•  Construindo habilidades e conhecimento
•  Reduzindo a resistência à mudança
•  Melhorando as chances de sucesso

4. Cronograma para implementação

A linha do tempo deve incluir uma data de início e uma data final para a mudança, bem como marcos e prazos intermediários. Algumas práticas recomendadas para desenvolver um cronograma de implementação incluem:

• Prazos realistas e alcançáveis: evite definir prazos irrealistas. Seja realista sobre o tempo que levará para concluir cada nova etapa.
• Permitir contingências: Antecipe os possíveis desafios ou atrasos e permita alguma flexibilidade no cronograma para dar conta dessas contingências.
• Envolver todas as partes interessadas: solicitar sugestões de todas as partes interessadas no desenvolvimento do cronograma, pois suas contribuições e comentários podem ser valiosos para garantir que o cronograma seja realista e alcançável.

(Explore esta apresentação abrangente que irá guiá-lo na criação de um cronograma de gerenciamento de mudanças e simplificar toda a jornada. Ele contém 12 slides que focam no desenvolvimento de um cronograma acionável. Clique aqui para baixar esta apresentação editável em PPT)

5. Sustentando o momento

Sustentar o impulso refere-se ao processo de manter a mudança após a implementação. Isso ajuda a garantir que a mudança seja incorporada à cultura da organização e não seja simplesmente uma solução de curto prazo.

As estratégias que as organizações podem usar para sustentar o ímpeto da mudança são:

• Continue a comunicar sobre a mudança: mantenha as linhas de comunicação abertas e continue a fornecer atualizações e informações.
• Comemore os sucessos: reconheça e celebre marcos e sucessos.
• Ofereça suporte contínuo : forneça suporte e recursos contínuos para ajudar os funcionários a se adaptarem e terem sucesso.
• Monitore e avalie a mudança : Avalie regularmente o impacto da mudança e colete feedback dos funcionários.
• Incentive a melhoria contínua: incentive uma cultura de melhoria contínua e faça com que os funcionários identifiquem maneiras de otimizar e criar seu próprio subprocesso dentro da estrutura mais ampla.

7. Custo da mudança

O custo da mudança é frequentemente subestimado, mas é um aspecto crucial a ser considerado. Inclui despesas com treinamento de funcionários nos novos processos ou sistemas ou a produtividade ou receita perdida na adaptação a sistemas ou processos existentes para acomodar o novo. Também pode incluir custos indiretos, como o custo de oportunidade dos funcionários que gastam tempo em atividades relacionadas à mudança em vez de outro trabalho.

Compreender o custo da mudança é importante porque pode ajudar as organizações a determinar se os benefícios de uma mudança proposta justificam os recursos necessários.

Se você se esforça para calcular o custo da mudança para o seu negócio, aqui está um guia útil. Explore esta ferramenta útil hoje para implementar uma mudança bem-sucedida. Clique aqui para baixar esta Apresentação personalizável.)

8. Feedback e avaliação

O feedback e a avaliação são as etapas finais no processo de gerenciamento de mudanças, pois permitem que as organizações revisem e avaliem como se saíram e os aprendizados que precisam ser levados para casa. Isso pode envolver a coleta de feedback das partes interessadas, como funcionários, clientes e fornecedores, bem como a coleta de dados sobre as principais métricas, como produtividade, eficiência e satisfação do cliente. Ao analisar essas informações, as organizações podem determinar se a mudança alcançou os resultados desejados e identificar áreas de melhoria. A melhoria nos procedimentos de gerenciamento de mudanças precisa acontecer o mais próximo possível do tempo real.

É também uma oportunidade valiosa para apreciar e aplaudir os esforços daqueles que estiveram envolvidos no processo de mudança e identificar lições aprendidas para aplicação futura.

As estratégias que as organizações podem usar para obter feedback e avaliação eficazes no gerenciamento de mudanças são:

• Use fontes de dados : coletar dados de várias fontes, como pesquisas, grupos focais e métricas de desempenho, pode fornecer uma visão mais abrangente do processo de mudança e seus resultados.
• Estabeleça critérios de avaliação claros: Definir critérios de avaliação claros antecipadamente garante a criação de um bom ciclo de feedback.
• Revise regularmente o progresso: agendar check-ins regulares para revisar o progresso e coletar feedback pode ajudar na resolução inicial.
• Comunicar os resultados e acompanhar as ações: Compartilhar os resultados do processo de avaliação com as partes interessadas e acompanhar as ações identificadas é fundamental para garantir que o feedback e o processo de avaliação sejam levados a sério.

(Uma das melhores maneiras de coletar feedback é fornecer um questionário para entender a experiência de transição das partes interessadas. Você pode usar este slide PPT para prepará-lo. Clique aqui para fazer o download . )

9. Exemplos de Gestão de Mudanças

Algumas grandes empresas que passaram por um Gerenciamento de Mudanças bem-sucedido são a Microsoft e a Adobe.

Microsoft 

Na Microsoft, as mudanças mais significativas ocorreram sob o comando do CEO Satya Nadella, que assumiu em 2014. Nadella mudou o foco da empresa de seu tradicional sistema operacional Windows e software de desktop para serviços baseados em nuvem e tecnologia móvel, o que exigiu mudanças significativas no desenvolvimento de produtos, processos de engenharia e estratégias de vendas e marketing. Ele introduziu mudanças na estrutura organizacional e na cultura da empresa, tornando-a mais aberta, inclusiva e colaborativa.

Equipes multifuncionais foram incentivadas a trabalhar juntas, com diversidade e inclusão emergindo como o mantra principal. Em um nível material, a abordagem "Windows-first" para "mobile-first, cloud-first" priorizou o desenvolvimento de ofertas móveis e de nuvem em vez de software de desktop tradicional. Essa mudança permitiu que a Microsoft se adaptasse rapidamente ao setor, acompanhasse as demandas do mercado, diversificasse seu portfólio e enfatizasse serviços em nuvem, IA e outros serviços relacionados. Continua a ser o líder.

Adobe

A Adobe, uma empresa multinacional de software, reconheceu a necessidade de mudanças em suas funções de RH ao fazer a transição de um negócio de software tradicional para um modelo de assinatura baseado em nuvem. A iniciativa de gerenciamento de mudanças visava melhorar o engajamento e a capacitação dos funcionários e incluía um novo sistema de gerenciamento de desempenho que substituiu o processo tradicional de revisão anual de desempenho por uma abordagem mais contínua e colaborativa. Este sistema enfatizou a importância de check-ins regulares e estabelecimento de metas e forneceu aos funcionários feedback mais regular e oportunidades de desenvolvimento.

Para dar suporte a isso, a Adobe estabeleceu um programa interno de gerenciamento de talentos e investiu no treinamento e desenvolvimento dos funcionários. Além disso, reestruturou seu sistema de remuneração para fornecer uma abordagem mais flexível e baseada no desempenho.

Essas mudanças ajudaram a Adobe a atrair, reter e desenvolver uma força de trabalho talentosa que poderia oferecer um melhor suporte à empresa. Continua sendo uma força comercial relevante até hoje.

(Se você estiver procurando por outro guia abrangente sobre Gerenciamento de Mudanças com processos e estruturas, você deve explorar este PowerPoint Deck para obter assistência completa. Clique aqui para baixar este modelo de PPT editável )

Conclusão

O gerenciamento de mudanças é uma prioridade para as organizações no atual ambiente de negócios em rápida evolução. Juntamente com as estratégias de implementação, a revisão em tempo real dos processos de gerenciamento de mudanças pode ajudar as organizações a desenvolver a resiliência e a agilidade necessárias para prosperar em um mundo cada vez mais dinâmico.

Esperamos que este guia sobre gerenciamento de mudanças tenha sido útil e que esses modelos o ajudem bem. Se você tiver alguma dúvida ou quiser mais informações, nossa equipe está aqui para apoiá-lo e ajudá-lo a ter sucesso com seus serviços de design personalizado, vídeos do YouTube e os melhores modelos de apresentação da categoria. Obrigado por ler!

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