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En la era de Mad Men en Estados Unidos, hace más de 15 años, existía una clara división de tareas entre roles administrativos y profesionales. A las secretarias se les asignaron tareas, como escribir notas, traer café, servir el almuerzo y programar reuniones. Sin embargo, los tiempos contemporáneos han sido testigos de un cambio significativo en las formas de hacer negocios. A diferencia de la década de 1960, donde era inconcebible pedirle a un subdirector de cuentas que programara una reunión, hoy en día no sólo ocurre con regularidad, sino que también se considera un testimonio de la competencia de cada uno.
Si bien encargarse de organizar reuniones cruciales significa capacidad, el desafío que conlleva coordinar horarios para decenas de profesionales en diversas firmas y zonas horarias ha convertido la elaboración de un cronograma de reuniones en una tarea desalentadora para muchos profesionales jóvenes.
El trabajo de un equipo gira en torno a un calendario de sprints en términos de enfoques ágiles y gestión de proyectos. ¡Echa un vistazo a estas Las 10 mejores plantillas de programación de Sprint que pueden ser el recurso perfecto para tu organización!
Otro escenario muy familiar en medio de reuniones constantes, interrupciones frecuentes y tareas urgentes repentinas es permanecer ocupado sin avanzar en proyectos y objetivos esenciales. Esto no hace más que subrayar la importancia crítica de dominar una programación eficaz.
Una programación eficaz le ayuda a:
- Reconoce los verdaderos límites de tu tiempo y lo que puedes hacer.
- Asegúrese de tener el tiempo adecuado para las cosas importantes.
- Deje tiempo adicional en caso de "lo inesperado".
- Abstente de asumir una carga de trabajo mayor de la que puedes gestionar.
- Trabaja consistentemente hacia tus objetivos personales y profesionales.
- Dedica tiempo a tus intereses, al ejercicio y a tus seres queridos.
- Mantenga un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
Para cada reunión, ya sea una actualización del equipo, una revisión de las partes interesadas o una conferencia formal, se necesita un cronograma de reuniones y preparativos bien planificados. ¿Con qué frecuencia ha asistido a una reunión que se prolongó demasiado, se desvió de la agenda o concluyó sin producir un resultado útil? ¿Con qué frecuencia has pensado: "Esto podría haber sido un correo electrónico"? al salir de una reunión?
Es poco probable que esto suceda si tiene una plantilla de programación de reuniones bien diseñada. SlideTeam ha elaborado este paquete de las 10 mejores plantillas de programación de reuniones que son 100% editables y personalizables. La función de editabilidad le proporciona flexibilidad y una ventaja muy necesaria.
¡Echemos ahora un vistazo a las plantillas!
Plantilla 1: Calendario de reuniones trimestrales de partes interesadas con plantilla de agenda
Una reunión de partes interesadas es el enfoque más eficaz para conseguir que las personas adecuadas se unan a un nuevo proyecto o esfuerzo. Esta plantilla de PowerPoint muestra un calendario de reuniones trimestrales con una agenda para las partes interesadas. Úselo para ilustrar componentes clave como la fecha y hora de la reunión. También se incluyen los nombres de las partes interesadas, así como la agenda que se discutirá durante la reunión. Los gerentes de recursos humanos se benefician enormemente de esta plantilla, ya que facilita mostrar solo la información relevante e ignorar la no esencial. También ofrece el flujo correcto.
Plantilla 2: Plantilla de cronograma de reuniones de capacitación para la fuerza laboral
Toda empresa quiere que su fuerza laboral esté equipada con habilidades eficientes. Para abordar este problema, esta plantilla de PowerPoint muestra información sobre el calendario de reuniones de capacitación. Incluye el nombre del programa de capacitación junto con la cantidad de empleados que reciben esa capacitación y los temas que se cubrirán durante la sesión de capacitación. También muestra el departamento, la fecha y la duración de la reunión.
Plantilla 3: Plantilla de plan de programación de reuniones de negocios de recursos humanos
Ninguna organización puede funcionar de manera eficiente y efectiva sin un departamento de recursos humanos sólido. Esta diapositiva de PowerPoint muestra las reuniones que lleva a cabo un departamento de recursos humanos. Las reuniones pueden estar relacionadas con decisiones importantes, planificación creativa, etc. También incluye la fecha y hora de la reunión junto con el lugar y las tareas a realizar para que cada asistente venga preparado.
Plantilla 4: Plantilla de plan de cronograma de reuniones mensuales de RR.HH.
Las metas y objetivos que debe alcanzar cualquier organización se crean a principios de año, pero sólo se pueden alcanzar dando pequeños pasos en la dirección correcta. El departamento de recursos humanos vigila atentamente las tareas y realiza reuniones mensuales. Con este objetivo, esta plantilla seleccionada profesionalmente muestra el propósito de la reunión, la fecha y hora de la reunión y su ubicación. También puede incluir el nombre del organizador y el presupuesto gastado en esa reunión.
Plantilla 5: Plantilla de calendario de reuniones de inicio del proyecto
Cuando hay una reunión con varios oradores y temas de discusión, el flujo de información puede ir de aquí para allá. Esta plantilla de PowerPoint muestra el cronograma de presentación que los presentadores deben seguir para garantizar el flujo correcto de información. Los componentes clave mencionados son los temas tratados, el nombre del presentador y el horario en el que se presentará. ¡Emplea esta llamativa plantilla hoy!
Plantilla 6: Calendario de reuniones de inicio del proyecto con plantilla de agenda clave
Los gerentes de proyecto dedican un trabajo importante a evaluar el potencial de su proyecto. Si no explican el objetivo del proyecto al equipo y a los clientes, todo ese esfuerzo puede ser en vano. Las reuniones iniciales son el centro de atención porque reúnen a todas las partes involucradas. Esta diapositiva destaca los elementos de la agenda como la apertura de la reunión, los asuntos de discusión, los asuntos a tomar nota y la finalización de la reunión, junto con la duración de cada uno.
Plantilla 7: Plantilla de cronograma de reuniones y sprint del proyecto
Esta diapositiva de PowerPoint menciona el cronograma del sprint y la reunión del proyecto. Tus posibilidades de alcanzar tus objetivos durante un sprint aumentan con tu nivel de preparación. La planificación del sprint es esencial porque, sin ella, su equipo de desarrollo no sabrá en qué trabajar, cómo lograr el objetivo o quién estará a cargo de qué tareas durante el sprint. La plantilla resalta las tareas y fechas y tiene una sección de comentarios.
Plantilla 8: Reunión Presentación de la plantilla del plan
Las reuniones efectivas son la base de cualquier operación de gestión de proyectos que tenga éxito. Garantizan la calidad de los miembros del equipo. alineación, fomentar la comunicación, fomentar el trabajo en equipo y facilitar la toma de decisiones. Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que todos comprendan sus funciones y responsabilidades agilizando el proceso de reuniones utilizando una plantilla de plan de reuniones. Este paquete de PowerPoint, en 16 diapositivas, destaca el plan de reuniones de negocios con actividades y temas involucrados, asignación de tiempo, agenda y puntos de discusión, y más.
Plantilla 9: Plan de reunión de negocios con actividades y Plantilla de temas involucrados
Programar una reunión es fundamental para la finalización exitosa de cualquier proyecto. Establecer objetivos claros, asegurarse de que haya personas relevantes y desarrollar un cronograma que promueva una buena discusión son parte del proceso. Cuando el plan de la reunión es correcto, puede convertir reuniones aburridas e ineficaces en eventos cooperativos simplificados que promuevan el éxito del programa. Esta plantilla de PowerPoint muestra un plan con actividades y temas involucrados durante una reunión de negocios. Esta diapositiva muestra la fecha de la reunión y el lugar donde se llevará a cabo. Además, aborda los temas de discusión, las actividades que se llevarán a cabo y los nombres de los miembros que se presentarán.
Plantilla 10: Plan de reuniones para el programa de capacitación en plantilla empresarial
Con tanta información en forma de artículos, documentos de Word, etc., realizar un seguimiento de todo se convierte en una gran tarea para el departamento de recursos humanos. Con la ayuda de esta plantilla, se puede mostrar de manera eficiente un plan de reuniones para un programa de capacitación en negocios. Incluye fecha, hora, lugar, número de participantes y facilitador. Todas las actividades deben realizarse con el tiempo estimado involucrado y también se menciona el método de capacitación.
Programe con precisión
Dada la sorprendente estadística de 55 millones de reuniones cada día y el hecho de que las reuniones consumen entre el 35% y el 50% de la semana, uno se preguntaría qué sentido tiene dedicar una cantidad tan enorme de tiempo a esto de las discusiones de negocios. Sin embargo, la importancia de las reuniones queda clara cuando se programan de manera efectiva y marcan una diferencia para el desarrollo.
Aprovechar al máximo su agenda de reuniones es esencial para que valgan la pena y sean fructíferas. A través de una planificación y arreglos deliberados, todos pueden garantizar que cada reunión cumpla un propósito y contribuya a los objetivos colectivos de la organización o institución.
PD: Redactar actas y compilar informes de reuniones son esenciales para la comunicación y la toma de decisiones organizacionales eficientes. Mejoran la rendición de cuentas al identificar claramente quién está a cargo de las tareas y cuándo deben realizarse. Para simplificar el proceso de creación de informes de reuniones, consulte nuestra publicación de blog sobre las Las 10 mejores plantillas de informes de reuniones.
