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“La gerencia está haciendo las cosas bien; el liderazgo es hacer las cosas correctas”. – Peter Drucker, consultor de gestión y educador de renombre mundial.
Estas palabras de Peter Drucker resumen perfectamente las narrativas actuales sobre gestión de proyectos. La escala y las complejidades en la gestión de proyectos van en aumento. Ha evolucionado mucho más allá de la gestión de determinadas tareas y ahora es más un proceso para liderar proyectos hacia resultados innovadores. Además, los equipos están distribuidos más lejos unos de otros, a mayor distancia que nunca. El resultado es la falta de comunicación efectiva, desalineación de objetivos y fracasos de proyectos. De hecho, una encuesta de KPMG encontró que el 70% de las organizaciones han sufrido al menos un fracaso en un proyecto en los 12 meses anteriores.
Es por eso que la comunicación eficaz del proyecto mediante informes de estado del proyecto simplificados y ricos en datos está ganando popularidad. A medida que la tecnología avanza rápidamente y la dinámica del mercado cambia, la toma de decisiones debe ser rápida. Pero para ello, los responsables de la toma de decisiones necesitan una visión clara del estado del proyecto de una manera mucho más simplificada.
¿Solución? Presentaciones bien diseñadas, estéticamente agradables y fáciles de entender. En SlideTeam, nuestros expertos han diseñado atractivas plantillas de informes de estado de proyectos en Slide Team. Los líderes de equipo y los planificadores pueden utilizar estas plantillas para compartir rápidamente datos e información críticos con sus líderes. Cada plantilla es 100% editable y está lista para el contenido, por lo que la optimización lleva unos minutos. Con íconos, elementos visuales y gráficos impactantes, estas plantillas pueden simplificar incluso los datos más complejos para un proceso de toma de decisiones fluido.
Echemos un vistazo a esas plantillas una por una.
Plantilla n.º 1: Paquetes de plantillas PPT para el informe semanal del estado del proyecto
Los equipos de gestión de proyectos de TI siempre están inundados de montones de datos. Recopilar estos datos es un desafío y presentarlos de manera simple es aún más complejo. Gracias a esta plantilla, los directores de proyectos pueden ordenar y presentar datos fácilmente en un formato digerible y fácil de entender. Permite a los gerentes de proyectos presentar una visión holística del estado del proyecto en todos los sectores verticales, desde el desarrollo de software hasta el marketing digital. Un conjunto de diapositivas de este tipo puede cambiar las reglas del juego para las empresas de TI que tienen que lidiar con múltiples proyectos a la vez. Cada diapositiva contiene elementos como descripción general del proyecto, gestión de cronograma y programación, desglose de tareas, presupuesto y finanzas, gráfico de avance , seguimiento de riesgos y problemas y métricas de rendimiento del proyecto .
Plantilla n.º 2: Informe ejecutivo sobre el estado del proyecto Cronograma Recursos Hitos Metas Entregables
Uno de los principales desafíos para la gestión de proyectos es la evaluación rápida de los componentes del proyecto, como cronogramas, recursos, hitos y objetivos. Un informe desordenado o complejo puede oscurecer información clave y provocar la pérdida de oportunidades y una toma de decisiones ineficaz. Esta plantilla desglosa la asignación de recursos y ofrece una visión de si el proyecto puede cumplir sus objetivos. La plantilla destaca cada hito; Los entregables también se presentan claramente con su estado. La plantilla también tiene un indicador de estado para cada problema, como "abierto" o "cerrado", junto con el estado de los componentes del proyecto, como "bajo control", "saludable" o en riesgo.
Plantilla n.° 3: Ejemplo de PPT sobre el estado de la gestión del proyecto mensual
Mantener una descripción general precisa y actualizada del proyecto es complejo. Los gerentes de proyectos luchan por saber cómo pueden presentar información que destaque el cronograma, el presupuesto, los recursos, los riesgos y los beneficios. Creada para sintetizar información multifacética y una gran cantidad de datos en un formato visual simple, esta plantilla es un excelente punto de partida. Garantiza que los aspectos críticos de un proyecto estén cubiertos en un formato comprensible. Cada sección (cronograma, recursos, presupuesto, riesgos, problemas y beneficios) va acompañada de un indicador de semáforo. Esto proporciona una señal visual inmediata del estado. El campo de texto garantiza que los espectadores obtengan el contexto y la información crítica sin ahogarse en la jerga.
Plantilla n.º 4: Infografía del informe de presentación de una página sobre el estado del proyecto
Las partes interesadas buscan actualizaciones concisas y esclarecedoras sobre el progreso del proyecto. Para los gerentes de proyectos, el desafío es representar información masiva como los objetivos del proyecto, el estado del proyecto, las finanzas y los riesgos involucrados en una o dos líneas concisas. La presentación debe ser lúcida y, al mismo tiempo, no debe omitir ningún conjunto de datos cruciales. Ahí es donde esta plantilla puede demostrar su valía. Esta página consolida las métricas del proyecto en un único documento optimizado. Permite a los gerentes de proyectos presentar una instantánea del estado del proyecto en múltiples dimensiones. Cubre la declaración del proyecto y los indicadores de estado en el diseño del software, el presupuesto, los recursos de TI, la calidad y los riesgos, cada uno con íconos de estado codificados por colores para un reconocimiento instantáneo. La línea de tiempo del proyecto proporciona una vista de diagrama de Gantt. La sección financiera compara el gasto planificado con el real con una clara indicación de variación. Los riesgos y problemas se presentan mediante gráficos circulares, que ofrecen una comprensión proporcionada de las preocupaciones predominantes.
Plantilla n.º 5: Instantánea del panel de KPI del estado del proyecto que muestra las tareas completadas y la tarea en curso
Los gerentes de proyecto deben monitorear y comunicar indicadores clave de desempeño del proyecto o KPI en todas las etapas. Esta plantilla PPT proporciona un resumen del desempeño del proyecto y brinda una idea clara sobre el estado de las tareas completadas, en progreso y no iniciadas. Una instantánea tan nítida es crucial para una rápida toma de decisiones. Los tres segmentos de Tareas completadas, Tareas en curso y Tareas no iniciadas actúan como indicadores vitales. El código de colores adecuado indica el nivel de finalización. Este diseño detallado prioriza las tareas según la urgencia y la importancia, esenciales para una clasificación eficaz de los proyectos. Los indicadores proporcionan una señal visual dinámica y comunican instantáneamente el progreso sin un análisis profundo. En resumen, esta plantilla permite la microgestión sin perder de vista los objetivos generales del proyecto.
Plantilla n.º 6: Plantilla de informe de estado de progreso de varios proyectos
Esta plantilla PPT cubre todos los puntos de datos necesarios para proporcionar una instantánea de los informes de estado del proyecto dentro de una empresa B2C. En el centro del tablero se encuentra el indicador "Salud del programa", una señal visual que refleja el estado de los proyectos. Luego está la 'Tendencia de la cartera', que cambia el enfoque hacia la tendencia direccional del colectivo del proyecto. Da pistas sobre si las cosas están avanzando positivamente o si hay preocupaciones que abordar. También cubre un elemento crucial de cada proyecto: ¡la financiación! El 'Gasto real versus presupuesto' es una métrica vital que muestra cómo van las cosas con respecto a las finanzas del proyecto . Al mismo tiempo, el contador 'Proyectos en riesgo' mantiene al equipo al tanto de los proyectos que necesitan atención inmediata. En general, esta plantilla es un excelente documento que puede ayudar a gestionar múltiples proyectos por sí solo, dentro de los plazos.
Plantilla n.º 7: Panel de gestión de múltiples proyectos con estado de riesgos y problemas
La actualización de la gestión de proyectos y la gestión de riesgos son partes vitales de cualquier estrategia de gestión de proyectos. Con esta plantilla PPT, los directores de proyectos comparten una visión holística de los proyectos activos. Este panel combina KPI esenciales, indicadores de progreso y métricas críticas para facilitar la toma de decisiones informada. Con una visión clara de los cronogramas, el contexto, los informes de progreso en porcentaje y atractivos gráficos de anillos, comprender el estado del proyecto es fácil. Una sección vital del panel compara las horas planificadas con las reales, una medida crítica de eficiencia y gestión del tiempo. Los riesgos y problemas asociados con cada proyecto se clasifican por gravedad. Esto es vital para priorizar el enfoque y los recursos gerenciales.
Plantilla n.º 8: Hoja de seguimiento de problemas del proyecto con categoría y estado
La gestión eficiente de proyectos significa que los problemas se identifican y categorizan según su estado. Esta categorización facilita que el equipo los aborde. Esta plantilla está diseñada para brindar a los equipos y gerentes de proyectos un marco claro y organizado para monitorear y abordar problemas. El diseño nítido, la estructura simple y la atención a los detalles, como descripciones de problemas, categorías, estados, fechas de vencimiento, asignados y comentarios adicionales para el contexto, lo convierten en una opción perfecta para equipos y gerentes de proyectos. La columna de estado codificada por colores proporciona visibilidad inmediata del estado de un problema, lo que permite a los equipos priorizar sus esfuerzos: rojo para problemas "abiertos" que necesitan atención inmediata, verde para problemas "cerrados" que se han resuelto.
Plantilla n.º 9: Panel de control de KPI del estado del proyecto que muestra el cronograma y la alineación
Un proyecto que se ejecuta fuera de lo previsto puede generar mayores costos, mala gestión de recursos e incluso el fracaso del proyecto. Sin embargo, utilizando esta plantilla puede evitar este problema. Esta plantilla de informe de estado del proyecto puede ayudar a los líderes a mantener un control en tiempo real de los aspectos críticos del estado del proyecto. Esta plantilla PPT ayuda a los líderes a realizar un seguimiento de la asignación y el uso de recursos, el cumplimiento de los cronogramas, la alineación estratégica y la evaluación de riesgos. Proporciona señales visuales a través de indicadores que indican el estado del cronograma del proyecto, la alineación con los objetivos comerciales y los riesgos asociados. Esto garantiza que el liderazgo no pierda ningún componente crítico que pueda afectar la entrega a tiempo del proyecto.
Plantilla n.º 10: instantánea del panel de Agile Sprint con estado de proyecto defectuoso
Esta plantilla representa los defectos del proyecto, su estado y su impacto en el cronograma del proyecto de una manera estética y visual. Brinda a los gerentes de proyectos una ventaja, ya que comprenden el estado del sprint y asignan los recursos necesarios de manera eficiente para abordar problemas de alta prioridad. La plantilla cubre componentes como 'Defectos por proyecto', 'Tiempo de ciclo de defectos', 'Estado de defectos' y 'Defectos por equipo'. Cada uno de estos defectos se puede explicar con un texto nítido e informativo. Finalmente, el gráfico 'Total de defectos a lo largo del tiempo por prioridad' se centra en qué defecto se debe abordar de inmediato para completar eficientemente el proyecto.
¡TRANSMITA EL ESTADO DEL PROYECTO DE FORMA PROFESIONAL!
Los proyectos, sin importar la industria, tienden a generar algunos problemas. Sin embargo, la verdadera habilidad de los gerentes de proyectos y líderes de equipos radica en identificar y presentar informes de estado del proyecto claramente frente a las partes interesadas. Cuando las partes interesadas y los tomadores de decisiones tienen una idea clara sobre el estado del proyecto, pueden tomar medidas proactivas para anular los problemas y volver a encarrilar los proyectos. Si es director de proyectos o líder de equipo, estas plantillas garantizan que sus proyectos se ejecuten a tiempo.
