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COVID o no, las presentaciones remotas o virtuales siempre han sido parte de un ecosistema empresarial en crecimiento. Después de todo, gracias a la tecnologÃa, hoy en dÃa no existe la distancia. Y aunque la pandemia del coronavirus nos ha confinado a nosotros y a nuestras actividades al ámbito limitado de nuestras casas, hacer una presentación virtual todavÃa puede ser una tarea complicada para los responsables de proyectar nuevas ideas para una empresa. Todos hemos pasado por esa sensación desalentadora de una presentación y prepararla con todas nuestras fuerzas. Y siempre hemos buscado formas de superar el estrés (y los temblores de piernas) asociados con la presentación de algo.
Pero dado que las presentaciones virtuales suelen tener las mismas ansiedades asociadas que las presentaciones en persona, se puede realizar una buena presentación a través de una videoconferencia, dado que modifican su estrategia según la configuración. Dado que los escenarios de trabajo remoto llegaron para quedarse, no se puede negar el papel que desempeñarán las presentaciones virtuales en el entorno laboral diario.
Y asà como las presentaciones virtuales serán el sello distintivo de nuestro trabajo diario desde casa, uno siempre tendrá que enfrentar un desafÃo u otro mientras presenta un tema o idea en las salas de conferencias virtuales mientras está sentado en su sala de estar (o tumbado). en el sofá con el modo vÃdeo apagado, ¡quién sabe!). Entonces, para que los nervios frente a la cámara no lo afecten, estamos recopilando y elaborando 10 consejos útiles aquà para ayudarlo a triunfar en su próxima presentación virtual. Continúe leyendo y descubra qué hacer, cómo hacerlo y qué hacer cuando las cosas no salen según lo planeado (o un gato simplemente entra en el cuadro del video y le tira el café).
#1 Comunicar el horario con antelación
Empezando por algo concreto, habrá una presentación virtual y hay que avisar a las personas interesadas con suficiente antelación. De hecho, puedes utilizar Google Calendar o cualquier aplicación de programación para informar a los participantes sobre la presentación. Los entornos de trabajo mayoritariamente remotos tienden a ser bastante estresantes. Asà que asegúrese de poder pedir a los participantes que dediquen tiempo a las presentaciones. Puede hacerlo por correo electrónico o programando notificaciones a través de aplicaciones.
También debe asegurarse de incluir un resumen sobre el tema de la presentación en su notificación. Si envÃa un recordatorio, asegúrese de que sea justo un dÃa antes de la presentación. En este caso, principalmente es útil reservar su horario con los participantes, ya que les dará una idea de cuánto tiempo tendrán que sentarse durante la presentación. Las presentaciones virtuales dejan una huella tan significativa como la presentación en persona. Asà que asegúrese de hacer todo con amplia comunicación.
#2 Verifique y ajuste la configuración de la presentación
Ahora que se puede poner mucho énfasis en este punto, la fase de preparación para una presentación virtual debe estar bien pensada. Con esto queremos decir que debes adaptarte al entorno de trabajo remoto mientras te preparas para la presentación virtual. En esta tarea, puede ajustar su espacio de trabajo, como su sala de estar o área de estudio, según la mejor disposición de visualización. Simplemente mantenga la configuración mÃnima como lo harÃa en una conferencia cara a cara en la oficina. Mantenga su computadora portátil o cámara configurada para colocarla en el marco a la altura de los ojos. Un poco de contraste entre tu entorno y tu ropa te ayudará a destacar. Asegúrese de que la habitación esté en silencio con mÃnimas distracciones o interrupciones.
Asegúrese también de probar la configuración técnica mucho antes de la presentación. Normalmente, los fallos tecnológicos tienden a sacar lo mejor de los presentadores. Una pequeña prueba no vendrá mal. Verifique la aplicación que está utilizando y familiarÃcese con ella. Asegúrate de saber cómo cambiar entre diapositivas o encender y apagar el video. El objetivo es maximizar la comprensión de la audiencia. Por lo tanto, lo inteligente es eliminar cualquier ansiedad que pueda tener con respecto a la configuración tecnológica.
#3 Haz tu presentación sobre elementos visuales
Nada distrae más a los presentes que una viñeta tras otra de un texto mientras se lo lees en voz alta. En su lugar, haga un buen uso de los elementos visuales en sus diapositivas. Básicamente, las imágenes visuales ayudarán a quienes no estén presentes fÃsicamente a tener una idea más clara de lo que necesitan entender. Puede utilizar infografÃas y ayudar a la audiencia a seguir mientras cubre cada parte de la imagen. Lo más importante es utilizar elementos visuales, como imágenes apropiadas, para contar una historia sobre la idea, de modo que la audiencia pueda identificarse con ella y comprenderla mejor. Una presentación virtual no tiene por qué ser un fastidio. Hazlo interesante usando imágenes. Es un buen augurio para ti cuando puedan imaginarlo. Tu voz sólo tiene que servir como indicaciones mÃnimas en cada esencia. De hecho, necesitas tus instrucciones sólo para poner las cosas en perspectiva. Lo visual deberÃa seguir siendo la clave.
#4 O simplemente usa páginas de una sola página
A menudo, hacer clic en una diapositiva tras otra de una presentación empresarial puede resultar engorroso. Entonces, cuando necesita una forma más concisa de exponer su punto de vista, los documentos resumidos de una página son los mayores salvadores. Con las páginas de una página, puede enfocar las imágenes y puede mantener la atención de los espectadores sin tener que explicar un conjunto de 50 diapositivas, clic tras clic. Esto ayuda a retener mejor el tema y, de hecho, elimina la ansiedad por la presentación. Además, las presentaciones de una página son fáciles de practicar y le ahorran mucho tiempo en la planificación del flujo de su presentación.
Las páginas de una página también le permiten explicar cada tema de su presentación con propiedad y, al mismo tiempo, le brindan la oportunidad de dejar que las imágenes hablen por usted mismo. Puede utilizar gráficos de datos simples para preparar su infografÃa de una página y desplazarse hasta el punto de interés y explicarle a la audiencia, ahorrándoles la agonÃa de desear cuándo pasará a la siguiente diapositiva. El diseño compacto y la metodologÃa de las páginas de una página las convierten en una bendición para los presentadores. Por ejemplo, en lugar de explicar una serie de diapositivas múltiples como esta:
Puede utilizar un folleto como este para transmitir información clara y concisa:
#5 Cuida tu postura y tu voz
A menudo descuidada, su postura puede ayudarle a retener la atención de la audiencia. Básicamente, cuanto más te recostes en un sofá mientras estás sentado y haces una presentación, más aburrido sonarás. Siéntate siempre erguido en una silla frente a la cámara de tu computadora. También puedes optar por permanecer de pie mientras realizas la presentación virtual, ya que te brindará. Pero esto sólo es posible cuando has planeado utilizar el espacio vacÃo de tu salón o estudio. También funciona cuando has tenido tiempo suficiente para prepararte. Si va a ser solo su voz y la presentación en la pantalla de la computadora y no la cámara, asegúrese de que los dispositivos estén al nivel de sus ojos para ayudar a mantener la espalda recta y una postura más abierta y expresiva.
El objetivo final de una presentación virtual tiene que ser una buena retención. Si lo haces con la postura correcta, tu capacidad de interactuar se mantiene acorde con tu estilo y tono y, asÃ, te ayuda a explicar tu idea al máximo. Puede variar el tono de su discurso en diferentes puntos de inicio y final para mantener también la atención de la audiencia. Asegúrese de no exagerar para que parezca una distracción. Si seguir la corriente funciona para usted, entonces siga la corriente.
#6 Ten algo a mano para calmar tus nervios
Aunque una presentación virtual tiende a ser lo más parecida a una fÃsica en una sala de conferencias, se puede aprovechar la distancia entre ellos y los presentes para detener cualquier reacción nerviosa que pueda surgir. De hecho, puedes usar un vaso de agua cerca (aunque fuera del marco de la cámara) para tomarlo cada vez que sientas que se te seca la boca por hablar demasiado. Esto le dará la oportunidad de romper con la monotonÃa y les dará a los presentes un respiro de la constante información. Asegúrate de no tener ningún objeto en la mano, ya que la inquietud te distraerá del tema. Cuando tomes un descanso para tomar agua, mantén la calma y no te apresures, ya que puede provocar accidentes o fallos técnicos. Todos somos humanos. Tendemos a ponernos nerviosos. Entonces, una presentación virtual puede tener un efecto similar al de un discurso en público.
#7 Asegúrate de interactuar con los presentes
Dado que el trabajo desde casa distrae mucho, debes mantener a tu audiencia interesada mediante pequeños fragmentos de interacción. A través de la presentación virtual, puede intentar lograr la apariencia de una presentación en persona manteniendo el discurso más interactivo. Puede pedirle a su audiencia que realice una encuesta para obtener comentarios entre diapositivas. También puede dirigirse a varias personas y solicitar su opinión sobre su enfoque de la idea. Por ejemplo, si está proyectando un patrón determinado para la proyección de ingresos en el próximo año financiero, puede solicitar comentarios de los presentes realizando una encuesta sobre qué tan bien se puede esperar que funcione la metodologÃa.
Pero no dejes que esto te distraiga. Asegúrese de haber incorporado bien las diapositivas o funciones de la encuesta en su preparación. Es mejor que dediques un intervalo de tiempo determinado en tu presentación para que hable una persona de interés. Aborde siempre su inquietud antes de buscar su respuesta. Este consejo es aplicable si tienes tiempo para hacerlo. También puedes agregar algo de humor si lo consideras apropiado y relacionado con el tema. El humor ocasional puede eliminar la monotonÃa de la presentación virtual y hacer que la audiencia se sienta cómoda con el deseo de escuchar más de lo que usted tiene que decir.
#8 Utilice los servicios del cuadro de chat
Si quieres evitar el constante "Hola John, ¿puedes oÃrme?" o "¿DeberÃamos continuar?" Para solucionar el problema de la cámara web distorsionada, una mejor idea es utilizar un servicio de cuadro de chat junto a la ventana de presentación. Muchas unidades de software de presentación virtual vienen con servicios de chat incorporados que se pueden utilizar en seminarios web para solicitar comentarios mediante una comunicación eficiente e interactiva con los participantes.
En su mayorÃa, los cuadros de chat también funcionan para compartir recursos como documentos y archivos PDF. Entonces, en lugar de pensar en qué hacer con los recursos de contenido, puede compartirlos con los participantes al instante. Aunque aquà también debemos hacer hincapié en el uso de imágenes en lugar de mucho texto en los documentos compartidos. De esa manera, podrá presentar sus ideas de una manera más clara y comprensible. El uso de estas funciones también permitirá una interacción productiva entre usted y los presentes.
#9 Busque comentarios de la audiencia
Una extensión del punto anterior, una vez que haya terminado con la presentación virtual, asegúrese de buscar comentarios de la audiencia sobre lo que piensan de sus ideas. De hecho, puedes invitarlos a una discusión sobre el tema de su interés y lo que piensan al respecto. Si tiene a su mentor entre la audiencia, puede solicitar sus comentarios sobre cómo le fue con la presentación y tomar notas para presentaciones virtuales en el futuro. Asegúrese de compartir su ID de correo electrónico o número de teléfono (lo que sea posible) con la audiencia para que puedan comunicarse con usted sobre el punto que creen que vale la pena discutir.
#10 Comparte el contenido para dar seguimiento
Para que la presentación virtual sea más productiva, asegúrese de compartir los enlaces de descarga de su presentación con todos para que puedan obtener los consejos necesarios. Puede generar los enlaces de descarga en cualquier almacenamiento basado en la nube y compartirlos en las funcionalidades de chat del software de reuniones remotas que esté utilizando. El seguimiento también es importante, asà que no dude en pedir a las personas mayores interesadas su opinión sobre el contenido compartido. También puede utilizar una opción de grabación de pantalla de la conferencia, si corresponde, para grabar en video la presentación virtual y compartirla con los asistentes para referencia futura. De esa manera su reunión será más productiva y accesible para fines de análisis y referencia.
¿Pero qué pasa si las cosas salen mal?
Nunca NO dejamos espacio de errores. Si tiene que realizar una presentación virtual, entendemos que puede resultar abrumador para alguien adaptarse a los escenarios de trabajo remoto en estos tiempos de pandemia. Pero siempre hay una manera de evitar los errores y los contratiempos ocasionales. Entonces, cuando las cosas no salgan como las planeó, use estos consejos para recuperarse (o mantenerse a flote, lo que sea):
- Distraerse es normal. Asà que no dejes que se muestre en tu presentación. Toma un sorbo de agua y vuelve al tobogán.
- Si su video o cámara se bloquea debido a alguna falla técnica, simplemente vea si puede cambiar la configuración de su computadora de escritorio a su computadora portátil. Tenga los enlaces de la presentación virtual listos en su computadora portátil para una transición sin problemas.
- Si no puede solucionar el problema del video, simplemente informe a las personas en el cuadro de chat que esperen o soliciten permiso para reprogramar.
- Tener un ordenador portátil también tiene sentido en situaciones de cortes de energÃa inevitables.
- Un simple "Disculpe" puede ayudarle a superar la pérdida de fluidez cuando la audiencia le plantea una pregunta.
Lo cubrimos con estas plantillas para presentaciones virtuales
Antes de buscar en su computadora algunas fotografÃas de archivo para adornar sus presentaciones virtuales, tendrá sentido prepararse con una plantilla de presentación cuidadosamente diseñada. Aquà enumeramos solo cinco plantillas que no solo lo mantendrán al mÃnimo y transmitirán su punto de vista de la manera más fluida posible. Échales un vistazo y elige el que más te guste.
Plantilla 1
¿Tienes unas horas para prepararte pero los requisitos de diseño te hicieron rascarte la cabeza? Pruebe esta nÃtida plantilla de PowerPoint para evitar esos nervios por la preparación de último momento. La plantilla sacará lo mejor de su presentación virtual y la hará memorable. ¿Haces algo que quieras con él? Simplemente grabe una presentación de diapositivas con voz en off si no tiene ganas de hacer clic (y distraerse, ¿quién quiere eso?).
Plantilla 2
Centra tu contenido en tu idea en lugar de distraer a la audiencia con texto tras texto de jerga. Ha encontrado el lugar correcto si está utilizando infografÃas personalizables e Ãconos editables para la preparación de su presentación virtual. Lo mejor es que puedas proyectar tus ideas sin parecer demasiado autoritario con la presentación. Utilice esta plantilla para mejorar la retención de su contenido.
Plantilla 3
Como la narración es la parte importante de tu presentación, puedes utilizar esta plantilla con un diseño expresivo para captar la mente de tu audiencia. Utilice esta plantilla para hacer que su sesión de presentación virtual sea más interactiva. Podrás compartirlo con los presentes para tener un registro distintivo para futuras referencias. Asegúrate de hacer pequeñas pausas mientras los colores de las diapositivas cautivan su mente desde el principio.
Plantilla 4
Lleve su impacto a un nivel superior con esta concisa plantilla de presentación virtual. Puede organizar fácilmente la información que necesita y descartar el texto que no necesita o reemplazarlo con su propio texto. Consejo profesional: asegúrese de organizar el texto de manera secuencial para que la audiencia pueda captar las ideas fácilmente. Puedes usarlo con Google Slides si buscas alojar presentaciones virtuales en la plataforma.
Plantilla 5
Como se mencionó anteriormente, estamos guardando lo mejor de los datos y elementos visuales con esta plantilla de muestra. Puede editar este documento resumido de una página para presentar casi cualquier idea de negocio a su audiencia. ¿Y lo que es más? Esta plantilla es fácil de seguir y también se puede imprimir según los requisitos para el mantenimiento de registros. Sólo asegúrese de familiarizarse con las funciones de desplazamiento y zoom de la plataforma en la que realizará sus presentaciones virtuales.
¡Ahà vas! Utilice estos consejos para su próxima presentación virtual y vea la diferencia. Si quieres que tus diapositivas sean inolvidables, nuestra agencia de diseño estará encantada de ayudarte.
