Comment créer un manuel de gestion de projet efficace ? (Modèle inclus)

Qu'est-ce qu'un manuel de gestion de projet ?

Playbook qui maintient le développement du projet sur la bonne voie et combine l'agenda du plan de projet, le rapport d'état et la matrice des ressources. C'est ce qu'on appelle un manuel de gestion de projet.

Découvrez ce manuel de gestion de projet efficace qui vous guidera dans la définition, l'attribution et le suivi des activités du projet. En outre, le playbook aide à exposer le problème au bon moment en le déclenchant à côté de la tâche.

Quel est l'objectif du manuel de gestion de projet ?

Playbook définit les directives complètes tout en les préparant pour la gestion de projet dans l'organisation. Il aide les gestionnaires et les parties prenantes à comprendre les différentes tâches, durées, livrables, cycle de vie du projet, etc.

Via Giphy

De plus, un tel livre de jeu pour les projets leur donne une direction qui amène le leadership dans l'accomplissement du travail à temps. Ainsi, il existe de nombreux éléments essentiels qui nécessitent une attention et un préavis pour la gestion des projets.

Désormais, notre playbook de gestion de projet prêt à l'emploi vous fournira des tableaux de bord, des matrices, etc., pour effectuer le meilleur travail.

Guide étape par étape pour la rédaction d'un manuel de projet perspicace pour 2022

L'ébauche du manuel de gestion de projet comporte cinq étapes importantes. Jetons un coup d'œil à chacun d'eux.

# Étape 1 – Lancement du projet

C'est la première et la plus importante étape dans le démarrage d'un projet. À ce stade, rassemblez et affichez des informations sur les raisons pour lesquelles votre entreprise souhaite réaliser ce projet. Aussi, quelle valeur cela apporte-t-il à votre entreprise. L'initiation de projet offre la base de votre projet d'entreprise, et ainsi le chef de projet mène une étude de faisabilité et financière.

# Étape 2 – Planification du projet

Il s'agit de la deuxième phase de votre playbook et contient de nombreuses matrices décrivant les livrables et les activités à réaliser. La planification peut être effectuée à l'aide d'un logiciel ou manuellement et est liée à des diagrammes de Gantt pour l'environnement du projet. L'étape de planification du projet rend compte de l'avancement et définit chaque tâche pour terminer le projet dans une certaine période.

# Étape 3 – Exécution du projet

La troisième phase de gestion de projet à inclure dans le playbook détermine le rapport d'état du projet pour gérer l'avancement. De plus, il met en évidence la manière dont la demande de modification de projet est gérée à l'aide d'un journal. Les directives pour l'exécution de chaque tâche et activité avec des livrables standardisés sont présentées dans le playbook.

# Étape 4 – Contrôle du projet

Il s'agit de la quatrième étape de la gestion de projet et il suit les étapes essentielles pour assurer l'avancement du projet. Par conséquent, notre playbook propose un tableau de bord pour surveiller et contrôler les plans de gestion des risques afin de gérer les principales préoccupations du projet. Nous avons également inclus un journal de gestion de la qualité du projet et une vérification du calendrier pour la gestion des activités du projet.

# Étape 5 – Clôture du projet

C'est la dernière étape du manuel de gestion de projet. Il aborde les leçons apprises pour l'évaluation post-projet, détermine une liste de contrôle post-clôture du projet, met en évidence les documents d'acceptation du projet pour assurer une approbation réussie, etc.

Quelles diapositives inclure lors de la rédaction d'un manuel de gestion de projet compétent et optimal ?

Cela peut être un processus complexe, mais cela peut valoir la peine si vous obtenez les directives appropriées pour votre manuel de gestion de projet.

Si vous ne voulez pas assumer la responsabilité de rechercher l'essentiel, vous pouvez utiliser un playbook compétent et prêt à l'emploi qui est 100% modifiable.

Cela peut être un excellent moyen de mettre vos projets sur la bonne voie.

Découvrez ce qui est vital pour votre playbook !

Diapositive 1 : Manuel de gestion de projet – Page de couverture

Commencez votre présentation de playbook avec une page de couverture compétente et perspicace. Il présentera le titre de votre livre de jeu et le nom de votre entreprise avec une image remarquable.

Ainsi, cette diapositive affiche le titre, c'est-à-dire, Project Management Playbook, et le nom de votre entreprise.

Racontez une histoire au public sur la raison de la nécessité d'un manuel de jeu et les directives nécessaires à suivre. Développez leur intérêt pour vous à partir de ce point de présentation.

Après cela, vous pouvez commencer par les principaux éléments de votre playbook et l'agenda du playbook de gestion de projet.

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Diapositive 2 : Adressage de la charte du bureau de gestion de projet

Maintenant, commencez à présenter les directives essentielles pour le playbook. Pour préparer un playbook de gestion de projet dans votre entreprise, il faut mettre en évidence tous ces éléments que nous avons compilés pour vous dans ce modèle.

Ainsi, cette diapositive fournit des informations concernant la charte du bureau de gestion de projet en termes de but, la mission du PMO, les objectifs du PMO, etc.

Par ailleurs, la charte de gestion de projet poursuit les objectifs suivants :

• Préparer la maturité de la gestion de projet au sein de l'entreprise
• Mise en œuvre complète du système de gestion de portefeuille de projets
• Livraison réussie du projet de bout en bout
• Encadrer et guider l'équipe de projet pour assurer les meilleures pratiques de gestion de projet, etc.

De même, on peut ajouter des détails sur leur charte PMO dans la diapositive de recherche d'investissement.

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Diapositive 3 : Gestion de plusieurs portefeuilles de projets pour l'initiation

Venez directement au point de discussion de votre pitch deck. Comme les entreprises ont beaucoup de projets en cours en même temps. Par conséquent, ils doivent garder un œil sur chaque projet.

Ainsi, cette diapositive montre comment gérer plusieurs portefeuilles de projets pour l'initiation. Il y a beaucoup de choses dont dépendent les statistiques complètes. Ces bases peuvent être :

• Ressources, calendrier
• Budget, risque
• Évaluer,
• Chef de projet, maître d'ouvrage, etc.

Par conséquent, on peut présenter ces détails avec leurs directives de priorité et de statut avec le nom du projet. Toutes ces informations assurent le mouvement du projet vers l'achèvement et exposent clairement chaque information mineure au spectateur.

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Diapositive 4 : Déterminer la charte pour l'aperçu du projet

Vient maintenant la présentation des détails de la charte pour un aperçu complet du projet. Par conséquent, cette diapositive fournit des informations sur la charte du projet, qui donne un bref aperçu de :

• Comment le projet est réalisé
• Implication des parties prenantes, etc.

De plus, la charte de projet met en évidence le nom du projet, la date de lancement du projet, la date d'achèvement et les personnes essentielles associées, telles que :

• Sponsors, chef de division business
• Responsable technique, membre de l'équipe
• Responsable financier, chef de projet, etc.

En outre, la charte illustre les exigences commerciales pour le développement d'un produit permettant un traitement efficace des appels des clients et une amélioration de la satisfaction des clients et des ventes. Elles sont:

• Portée, risques et problèmes du projet
• Livrables, hypothèses/dépendances, etc.

De même, on peut afficher les calendriers des jalons en utilisant cette charte de projet dans le playbook.

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Diapositive 5 : Matrice d'attribution des responsabilités des tâches du projet

Indiquez aux investisseurs les tâches et les responsabilités des différents projets dans l'une des diapositives du playbook. Par conséquent, cette diapositive fournit des informations sur la matrice d'attribution des responsabilités qui couvre :

• Participation de diverses personnes - VP, chef de produit, rédacteur de contenu, CTO, PDG, etc.
• Et les rôles associés dans la réalisation des tâches/livrables - exécution, planification, contrôle, etc.

De plus, la matrice d'attribution des responsabilités des tâches indique les étapes de responsabilisation, de consultation, d'information et de responsabilité. Tous dans des cercles de couleurs différentes.

Les tâches du projet comportent cinq phases et toutes comportent des études de sous-catégorie qui sont également présentées dans la matrice. Comme l'analyse de faisabilité et financière, les tests utilisateurs, la conception de l'interface utilisateur, la planification de sprint, etc.

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Diapositive 6 : Déterminer le rapport sur l'état du projet pour gérer l'avancement

Vient ensuite la mise en évidence de l'avancement des projets dans le playbook. L'élément essentiel de la diapositive du playbook fournit des informations sur le rapport d'état du projet qui s'adresse à :

• Avancement du projet sous une durée spécifique
• Suit les phases clés, les risques clés
• Donner un aperçu des vérifications du bureau de gestion de projet, etc.

De plus, le rapport sur l'état d'avancement du projet met en évidence l'image globale avec les moindres détails concernant les dates de début et de fin des phases critiques. En outre, séparation mensuelle des coûts, des avantages, des ressources, des risques, du déploiement, des tests, de la mise en œuvre, de la conception, de la maintenance, etc.

Le rapport d'état illustre également l'état actuel du programme, les principales réalisations, les prochaines étapes, les vérifications du PMO, les parties prenantes concernées, etc.

De même, vous pouvez donner une vue détaillée de l'état de votre projet en utilisant ces directives dans votre playbook.

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Diapositive 7 : Plan de gestion des risques pour gérer les principales préoccupations du projet

Il faut inclure un plan de gestion des risques pour leurs projets dans le playbook. Ainsi, cette diapositive fournit des informations concernant un plan de gestion des risques pour détecter et gérer les risques pour :

• Achèvement réussi du projet en limitant les incertitudes associées au projet
• Mettre en place des outils de contrôle chaque fois que le besoin s'en fait sentir

Par conséquent, pour gérer les principales préoccupations du projet, le plan affiche le nom du projet, les détails du chef de projet, la date du rapport, etc. De plus, la matrice comprend la description du risque, l'impact du risque, la gravité, le domaine de risque, l'impact du projet, la réponse au risque, le plan d'urgence, etc. .

De même, il serait préférable de mentionner les informations concernant la probabilité et l'état de gravité avec un plan de risque approprié dans votre playbook.

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Diapositive 8 : Traiter les leçons apprises pour l'évaluation post-projet

Désormais, les organisations doivent inclure une section des leçons apprises pour leurs phases d'évaluation post-projet. Par conséquent, cette diapositive fournit des informations pour la même chose qui aident les équipes de projet à évaluer leurs forces et leurs faiblesses.

Ainsi, incluez trois catégories dans la matrice : risque, portée et ressources. Mentionnez les détails pour le nom de la préoccupation, le problème, l'impact, la victoire/le problème, la recommandation/l'action, etc.

De même, chaque entreprise devrait considérer cette directive comme essentielle pour l'évaluation de son projet car elle note les leçons pour les projets ultérieurs et futurs.

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Diapositive 9 : Déterminer la liste de contrôle après la clôture du projet

Cette diapositive du manuel de gestion de projet fournit des informations sur la liste de contrôle post-projet qui aide à organiser :

• Formalités administratives
• Contrats et travaux administratifs pour réduire les risques pour les propriétaires, les fournisseurs, etc.

En outre, la liste de contrôle post-clôture du projet contient des informations sur :

• Planification de la clôture du projet
• Préparation de la clôture prématurée du projet
• Remise des produits
• Evaluation de projet
• Recommandation de clôture du projet, etc.

De même, de nombreuses informations sont présentées sous chaque rubrique, et leurs commentaires et statuts respectifs sont mentionnés. La liste de contrôle aide les entreprises à communiquer efficacement les détails de la clôture du projet aux parties prenantes et à transférer la responsabilité aux clients.

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Diapositive 10 : Évaluation post-projet pour l'évaluation de l'efficacité globale

Expliquez les détails de l'évaluation du projet dans votre playbook. Par conséquent, cette diapositive fournit des informations sur l'évaluation a posteriori de l'efficacité globale du projet via :

• Comparer les coûts et les avantages prévus
• Coûts et avantages réels
• Répartition de la charge de travail
• Avancement des tâches, etc.

Pour déterminer la valeur globale du projet.

Par conséquent, tous ces détails essentiels sont présentés à l'aide de tableaux, de camemberts, de matrices, de graphiques à barres, de graphiques horizontaux, etc.

L'évaluation des tâches complètes, de l'avancement, des coûts, de la durée, etc., est essentielle pour les entreprises qui se livrent à de nombreux projets. Cela leur permet d'évaluer l'efficacité et de prendre les mesures nécessaires à l'avenir.

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Diapositive 11 : Aborder les canaux de communication internes du projet

Un autre élément essentiel du manuel de gestion de projet est la divulgation et la vérification des canaux de communication internes. Ainsi, cette glissière présente divers canaux internes tels que :

• Communication directe
• Communication électronique
• Structure de l'organisation du projet

De plus, la structure met en évidence le diagramme de processus du début du projet à la clôture du projet. L'organisation du projet comprend la structure de direction du projet, sa gestion, sa mise en œuvre, etc.

On peut même illustrer les noms des canaux dans le playbook pour adresser et contrôler les canaux de communication internes du projet.

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Résumons !

Avec notre aide, vous serez en mesure de communiquer avec confiance et efficacité la valeur de votre gestion de projet.

Nous offrons également une assistance dans la création de manuels de jeu perspicaces et persuasifs grâce à nos services de conception qualifiés et experts.

Alors ne faites pas cavalier seul – laissez-nous vous aider à donner vie à votre vision !

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P.S. Lisez le blog pour en savoir plus sur les modèles de politique budgétaire !