0 Comment
Customer Reviews
"الإدارة هي القيام بالأشياء بشكل صحيح؛ القيادة هي أن تفعل الأشياء الصحيحة." - بيتر دراكر، مستشار ومعلم إداري مشهور عالميًا.
هذه الكلمات من بيتر دراكر تلخص بشكل مثالي روايات إدارة المشاريع اليوم. حجم وتعقيدات إدارة المشاريع آخذة في الارتفاع. لقد تطورت إلى ما هو أبعد من مجرد إدارة مهام معينة، وأصبحت الآن أكثر من مجرد عملية لقيادة المشاريع نحو نتائج مبتكرة. بالإضافة إلى ذلك، يتم توزيع الفرق بعيدًا عن بعضها البعض، على مسافة أكبر من أي وقت مضى. والنتيجة هي الافتقار إلى التواصل الفعال، وعدم توافق الأهداف وفشل المشروع. في الواقع، وجد استطلاع أجرته شركة KPMG أن 70% من المؤسسات عانت من فشل مشروع واحد على الأقل في الأشهر الـ 12 السابقة.
ولهذا السبب فإن التواصل الفعال للمشروع باستخدام تقارير حالة المشروع المبسطة والغنية بالبيانات يحظى بشعبية كبيرة. ومع التقدم التكنولوجي السريع وتغير ديناميكيات السوق، يجب أن تكون عملية اتخاذ القرار سريعة. ولكن للقيام بذلك، يحتاج صناع القرار إلى نظرة عامة واضحة على حالة المشروع بطريقة مبسطة إلى حد كبير.
حل؟ عروض تقديمية مصممة بشكل جيد وممتعة من الناحية الجمالية وسهلة الفهم! في SlideTeam، صمم خبراؤنا قوالب تقارير حالة المشروع الجذابة في Slide Team. يمكن لقادة الفرق والمخططين استخدام هذه القوالب لمشاركة البيانات والمعلومات الهامة بسرعة مع قيادتهم. كل قالب قابل للتحرير بنسبة 100% وجاهز للمحتوى، لذا فإن التحسين يستغرق دقائق. باستخدام الأيقونات والمرئيات والرسومات المؤثرة، يمكن لهذه القوالب تبسيط حتى البيانات الأكثر تعقيدًا من أجل عملية اتخاذ قرار سلسة.
دعونا نلقي نظرة على تلك القوالب واحدا تلو الآخر.
القالب رقم 1، تقرير حالة المشروع الأسبوعي، حزم قالب PPT
دائمًا ما تكون فرق إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات مليئة بأكوام من البيانات. يعد تجميع مثل هذه البيانات أمرًا صعبًا، كما أن عرضها ببساطة أكثر تعقيدًا. بفضل هذا القالب، يمكن لمديري المشاريع فرز البيانات وتقديمها بسهولة بتنسيق سهل الفهم وسهل الفهم. فهو يسمح لمديري المشاريع بتقديم رؤية شاملة لسلامة المشروع عبر القطاعات، بدءًا من تطوير البرمجيات وحتى التسويق الرقمي. يمكن لمثل هذه المجموعة من الشرائح أن تغير قواعد اللعبة بالنسبة لشركات تكنولوجيا المعلومات التي يتعين عليها التعامل مع مشاريع متعددة في وقت واحد. تحتوي كل شريحة على عناصر مثل نظرة عامة على المشروع، وإدارة الجدول الزمني والجدول الزمني، وتقسيم المهام، والميزانية والمالية، ومخطط الانهيار ، وتتبع المخاطر والمشاكل، ومقاييس أداء المشروع .
القالب رقم 2: تقرير حالة المشروع التنفيذي، الجدول الزمني، الموارد، المعالم، الأهداف، التسليمات
أحد التحديات الأساسية لإدارة المشروع هو التقييم السريع لمكونات المشروع مثل الجداول الزمنية والموارد والمعالم والأهداف. يمكن للتقرير الفوضوي أو المعقد أن يحجب الرؤى الرئيسية ويؤدي إلى ضياع الفرص واتخاذ قرارات غير فعالة. يقوم هذا القالب بتقسيم تخصيص الموارد ويقدم نظرة حول ما إذا كان المشروع يمكنه تحقيق أهدافه. يسلط القالب الضوء على كل حدث رئيسي؛ يتم أيضًا تحديد التسليمات بشكل واضح مع حالتها. يحتوي القالب أيضًا على مؤشر حالة لكل مشكلة، مثل "مفتوح" أو "مغلق"، جنبًا إلى جنب مع صحة مكونات المشروع، مثل "تحت السيطرة" أو "صحي" أو معرض للخطر.
القالب رقم 3: مثال لحالة إدارة المشروع الشهرية لـ PPT
يعد الحفاظ على نظرة عامة دقيقة وحديثة للمشروع أمرًا معقدًا. يواجه مديرو المشاريع صعوبة في كيفية تقديم المعلومات التي تسلط الضوء على الجدول الزمني والميزانية والموارد والمخاطر والفوائد. تم إنشاء هذا القالب لاستخلاص المعلومات متعددة الجوانب وأكوام البيانات في تنسيق مرئي بسيط، ويعد نقطة انطلاق رائعة. فهو يضمن تغطية الجوانب الهامة للمشروع بتنسيق مفهوم. كل قسم - الجدول الزمني، وتوفير الموارد، والميزانية، والمخاطر، والقضايا، والفوائد - مصحوب بمؤشر ضوئي. وهذا يوفر إشارة مرئية فورية للحالة. يضمن حقل النص حصول المشاهدين على السياق والمعلومات المهمة دون الغرق في المصطلحات.
القالب رقم 4: عرض تقديمي لحالة المشروع ، رسم بياني لتقرير العرض التقديمي من صفحة واحدة
يسعى أصحاب المصلحة إلى الحصول على تحديثات موجزة ومتعمقة حول التقدم المحرز في المشروع. بالنسبة لمديري المشاريع، يتمثل التحدي في تقديم معلومات ضخمة مثل أهداف المشروع، وحالة المشروع، والشؤون المالية والمخاطر التي تنطوي عليها بذرة واحدة أو اثنتين. يجب أن يكون العرض التقديمي واضحًا، وفي الوقت نفسه، يجب ألا يفوت أي مجموعة بيانات مهمة. هذا هو المكان الذي يمكن أن يثبت فيه هذا القالب قيمته. تعمل هذه الصفحة الواحدة على دمج مقاييس المشروع في مستند واحد مبسط. فهو يسمح لمديري المشاريع بتقديم لمحة سريعة عن صحة المشروع عبر أبعاد متعددة. وهو يغطي بيان المشروع ومؤشرات الحالة عبر تصميم البرامج والميزانية وموارد تكنولوجيا المعلومات والجودة والمخاطر، ولكل منها أيقونات حالة مرمزة بالألوان للتعرف عليها بشكل فوري. يوفر الجدول الزمني للمشروع طريقة عرض مخطط جانت. يقارن القسم المالي الإنفاق المخطط له مقابل الإنفاق الفعلي مع إشارة واضحة للتباين. يتم عرض المخاطر والقضايا من خلال الرسوم البيانية الدائرية، مما يوفر فهمًا متناسبًا للمخاوف السائدة.
القالب رقم 5: لقطة من لوحة معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية لحالة المشروع توضح المهام المكتملة والمهام قيد التنفيذ
يجب على مديري المشاريع مراقبة وإبلاغ مؤشرات أداء المشروع الرئيسية أو مؤشرات الأداء الرئيسية عبر المراحل. يوفر قالب PPT هذا ملخصًا لأداء المشروع ويعطي فكرة واضحة عن حالة المهام المكتملة وقيد التنفيذ والتي لم تبدأ. تعتبر هذه اللقطة الواضحة أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ القرار الفوري. تعمل الأجزاء الثلاثة للمهام المكتملة، والمهام قيد التقدم، والمهام التي لم تبدأ كمؤشرات حيوية. يشير الترميز اللوني المناسب إلى مستوى الإنجاز. يحدد هذا التخطيط التفصيلي أولويات المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها، وهو أمر ضروري لفرز المشروع بشكل فعال. توفر المقاييس إشارة بصرية ديناميكية وتبلغ على الفور التقدم دون الحاجة إلى تحليل عميق. باختصار، يسمح هذا القالب بالإدارة الجزئية دون إغفال الأهداف العامة للمشروع.
القالب رقم 6: قالب تقرير حالة تقدم المشروع المتعدد
يغطي قالب PPT هذا جميع نقاط البيانات اللازمة لتوفير لمحة سريعة عن تقارير حالة المشروع داخل مؤسسة B2C. يوجد في قلب لوحة المعلومات مؤشر "سلامة البرنامج"، وهو إشارة مرئية تعكس حالة المشاريع. ثم هناك "اتجاه المحفظة"، الذي يحول التركيز إلى الاتجاه الاتجاهي للمشروع الجماعي. إنه يشير إلى ما إذا كانت الأمور تتحرك بشكل إيجابي أو إذا كانت هناك مخاوف يجب معالجتها. كما أنه يغطي عنصرًا حاسمًا في كل مشروع: التمويل! يعد "الإنفاق الفعلي مقابل الميزانية" مقياسًا حيويًا يوضح كيفية سير الأمور فيما يتعلق بالبيانات المالية للمشروع . وفي الوقت نفسه، يُبقي عداد "المشاريع المعرضة للخطر" الفريق على علم بالمشاريع التي تحتاج إلى اهتمام فوري. بشكل عام، يعد هذا القالب مستندًا رائعًا يمكنه المساعدة في إدارة مشاريع متعددة بمفرده، وفي غضون الموعد النهائي.
القالب رقم 7: لوحة تحكم متعددة لإدارة المشاريع مع حالة المخاطر والمشاكل
يعد تحديث إدارة المشروع وإدارة المخاطر جزءًا حيويًا من أي استراتيجية لإدارة المشروع. باستخدام قالب PPT هذا، يشارك مديرو المشاريع رؤية شاملة للمشاريع النشطة. تجمع لوحة المعلومات هذه بين مؤشرات الأداء الأساسية ومؤشرات التقدم والمقاييس المهمة لتسهيل اتخاذ القرارات المستنيرة. من خلال رؤية واضحة للجداول الزمنية والسياق وتقارير التقدم بالنسبة المئوية والرسومات الجذابة، يصبح فهم حالة المشروع أمرًا سهلاً. يقارن قسم لوحة المعلومات الحيوية الساعات المخططة مقابل الساعات الفعلية، وهو مقياس حاسم للكفاءة وإدارة الوقت. يتم تصنيف المخاطر والقضايا المرتبطة بكل مشروع حسب خطورتها. وهذا أمر حيوي لتحديد أولويات التركيز الإداري والموارد.
القالب رقم 8: ورقة تتبع مشكلات المشروع مع الفئة والحالة
تعني الإدارة الفعالة للمشروع أن يتم تحديد المشكلات وتصنيفها بناءً على حالتها. مثل هذا التصنيف يجعل من السهل على الفريق التعامل معها. تم تصميم هذا القالب لمنح مديري المشاريع وفرق العمل إطارًا واضحًا ومنظمًا لمراقبة المشكلات ومعالجتها. إن التصميم الواضح والبنية البسيطة والاهتمام بالتفاصيل مثل أوصاف المشكلات والفئات والحالات وتواريخ الاستحقاق والمكلفين والتعليقات الإضافية للسياق، تجعله خيارًا مثاليًا للفرق ومديري المشاريع. يوفر عمود الحالة المرمز بالألوان رؤية فورية لحالة المشكلة، مما يمكّن الفرق من تحديد أولويات جهودها - اللون الأحمر للمشكلات "المفتوحة" التي تحتاج إلى اهتمام فوري، والأخضر للمشكلات "المغلقة" التي تم حلها.
القالب رقم 9: لوحة معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية لحالة المشروع تعرض الجدول الزمني والمحاذاة
يمكن أن يؤدي المشروع الذي يخرج عن الجدول الزمني إلى ارتفاع التكاليف وسوء إدارة الموارد وحتى فشل المشروع. ومع ذلك، باستخدام هذا القالب، يمكنك تجنب هذه المشكلة. يمكن أن يساعد قالب تقرير حالة المشروع هذا القيادة في التحقق في الوقت الفعلي من الجوانب المهمة لسلامة المشروع. يساعد قالب PPT هذا القادة على تتبع تخصيص الموارد واستخدامها، والالتزام بالجدول الزمني، والمواءمة الاستراتيجية، وتقييم المخاطر. فهو يوفر إشارات مرئية من خلال أجهزة قياس تشير إلى حالة الجدول الزمني للمشروع، والتوافق مع أهداف العمل، والمخاطر المرتبطة بها. وهذا يضمن عدم تفويت القيادة لأية مكونات مهمة يمكن أن تؤثر على تسليم المشروع في الوقت المحدد.
القالب رقم 10: لقطة من لوحة تحكم Agile Sprint مع حالة مشروع معيبة
يمثل هذا القالب عيوب المشروع وحالتها وتأثيرها على الجدول الزمني للمشروع بشكل جمالي بصري. فهو يمنح مديري المشاريع ميزة لأنهم يفهمون صحة السباق ويخصصون الموارد اللازمة بكفاءة لمعالجة القضايا ذات الأولوية العالية. يغطي القالب مكونات مثل "العيوب حسب المشروع" و"مدة دورة العيوب" و"عيوب الحالة" و"العيوب حسب الفريق". يمكن تفسير كل من هذه العيوب بنص واضح وغني بالمعلومات. وأخيرًا، يركز الرسم البياني "إجمالي العيوب بمرور الوقت حسب الأولوية" على العيب الذي يجب معالجته على الفور لإنجاز المشروع بكفاءة.
نقل حالة المشروع بشكل احترافي!
المشاريع، بغض النظر عن الصناعة، تميل إلى جذب بعض القضايا! ومع ذلك، فإن المهارة الحقيقية لمديري المشاريع وقادة الفرق تكمن في تحديد وتقديم تقارير حالة المشروع بشكل واضح أمام أصحاب المصلحة. عندما يكون لدى أصحاب المصلحة وصناع القرار فكرة واضحة عن حالة المشروع، يمكنهم اتخاذ خطوات استباقية لإبطال المشكلات وإعادة المشاريع إلى المسار الصحيح. إذا كنت مدير مشروع أو قائد فريق، فإن هذه القوالب تضمن تشغيل مشاريعك في الوقت المحدد.
