0 Comment
Customer Reviews
في عصر Mad Men في الولايات المتحدة منذ أكثر من 15 عامًا، كان هناك تقسيم واضح للمهام بين الأدوار الإدارية والمهنية. تم تكليف الأمناء بمهام، مثل كتابة المذكرات، وجلب القهوة، وتقديم الغداء، وجدولة الاجتماعات. ومع ذلك، فقد شهد العصر المعاصر تحولا كبيرا في طرق إدارة الأعمال. على عكس الستينيات، حيث كان من غير المتصور أن يطلب من مساعد مدير الحساب تحديد موعد للاجتماع، اليوم، لا يحدث ذلك بانتظام فحسب، بل يعتبر أيضًا بمثابة شهادة على كفاءة الفرد.
في حين أن تكليفك بتنظيم الاجتماعات الحاسمة يدل على القدرة، فإن التحدي المصاحب المتمثل في تنسيق الجداول الزمنية لعشرات المهنيين عبر الشركات والمناطق الزمنية المتنوعة قد أدى إلى تحويل وضع جدول زمني للاجتماعات إلى مهمة شاقة للعديد من المهنيين المبتدئين.
يتمحور عمل الفريق حول جدول زمني سريع من حيث الأساليب الرشيقة وإدارة المشاريع. اطلع على أفضل 10 قوالب لجدول Sprint والتي يمكن أن تكون المورد المثالي لمؤسستك!
هناك سيناريو آخر مألوف للغاية وسط الاجتماعات المستمرة والاضطرابات المتكررة والمهام العاجلة المفاجئة، وهو البقاء مشغولاً دون التقدم في المشاريع والأهداف الأساسية. ويستمر هذا فقط في التأكيد على الأهمية الحاسمة لإتقان الجدولة الفعالة.
تساعدك الجدولة الفعالة على:
- تعرف على الحدود الحقيقية لوقتك وما يمكنك القيام به.
- تأكد من أن لديك الوقت الكافي للأشياء المهمة.
- اسمح بوقت إضافي في حالة "الأمر غير المتوقع".
- الامتناع عن تحمل عبء عمل أكبر مما يمكنك إدارته.
- اعمل باستمرار لتحقيق أهدافك الشخصية والمهنية.
- خصص وقتًا لاهتماماتك وممارسة الرياضة وأحبائك.
- الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة.
يعد جدول الاجتماعات والتحضيرات المخططة جيدًا أمرًا ضروريًا لكل اجتماع، سواء كان تحديثًا للفريق، أو مراجعة أصحاب المصلحة، أو مؤتمرًا رسميًا. كم مرة حضرت اجتماعًا طويل جدًا، أو انحرف عن جدول الأعمال، أو انتهى دون التوصل إلى نتيجة مفيدة؟ كم مرة فكرت، "كان من الممكن أن تكون هذه رسالة بريد إلكتروني"؟ كما يمكنك مغادرة الاجتماع؟
من غير المرجح أن يحدث هذا إذا كان لديك قالب جدول اجتماعات مصمم جيدًا. قام SlideTeam بتجميع هذه المجموعة من أفضل 10 قوالب لجداول الاجتماعات قابلة للتعديل والتخصيص بنسبة 100%. توفر لك ميزة إمكانية التحرير المرونة والبداية التي تشتد الحاجة إليها.
دعونا الآن نلقي نظرة على القوالب!
النموذج 1: جدول الاجتماعات الربع سنوية لأصحاب المصلحة مع نموذج جدول الأعمال
يعد اجتماع أصحاب المصلحة هو النهج الأكثر فعالية لإشراك الأفراد المناسبين في مشروع أو جهد جديد. يعرض قالب PowerPoint هذا جدول اجتماعات ربع سنوي مع جدول أعمال لأصحاب المصلحة. استخدمها لتوضيح المكونات الرئيسية مثل تاريخ ووقت الاجتماع. كما تم تضمين أسماء أصحاب المصلحة بالإضافة إلى جدول الأعمال الذي سيتم مناقشته خلال الاجتماع. يستفيد مديرو الموارد البشرية بشكل كبير من هذا القالب لأنه يسهل عرض المعلومات ذات الصلة فقط وتجاهل المعلومات غير الضرورية. ويقدم التدفق الصحيح كذلك.
النموذج 2: معالجة قالب جدول اجتماع تدريب القوى العاملة
تريد كل شركة أن تكون قوتها العاملة مجهزة بالمهارات الفعالة. لمعالجة نقطة الألم هذه، يعرض قالب PowerPoint هذا معلومات حول جدول اجتماعات التدريب. ويتضمن اسم البرنامج التدريبي وعدد الموظفين الذين يخضعون لهذا التدريب والموضوعات التي سيتم تناولها خلال الدورة التدريبية. كما أنه يوضح القسم وتاريخ ومدة الاجتماع.
القالب 3: نموذج خطة جدول اجتماعات أعمال الموارد البشرية
لا يمكن لأي منظمة أن تعمل بكفاءة وفعالية دون إدارة قوية للموارد البشرية. تعرض شريحة PowerPoint هذه الاجتماعات التي يجريها قسم الموارد البشرية. يمكن أن ترتبط الاجتماعات بالقرارات المهمة والتخطيط الإبداعي وما إلى ذلك. كما تتضمن أيضًا تاريخ ووقت الاجتماع بالإضافة إلى الموقع والمهام التي سيتم القيام بها حتى يأتي كل الحاضرين مستعدًا.
النموذج 4: نموذج خطة جدول الاجتماع الشهري للموارد البشرية
يتم إنشاء الأهداف والغايات التي يتعين على أي منظمة تحقيقها في بداية العام، ولكن لا يمكن تحقيقها إلا من خلال اتخاذ خطوات صغيرة في الاتجاه الصحيح. يراقب قسم الموارد البشرية المهام ويعقد اجتماعات شهرية. وبهذا الهدف، يعرض هذا القالب المنسق بشكل احترافي الغرض من الاجتماع وتاريخه ووقته وموقعه. وقد يتضمن أيضًا اسم المنظم والميزانية التي تم إنفاقها على هذا الاجتماع.
القالب 5: قالب الجدول الزمني لاجتماع بدء المشروع
عندما يكون هناك اجتماع مع العديد من المتحدثين وموضوعات المناقشة، يمكن أن يذهب تدفق المعلومات هنا وهناك. يعرض قالب PowerPoint هذا جدول العرض التقديمي الذي يجب على مقدمي العرض اتباعه لضمان التدفق الصحيح للمعلومات. المكونات الرئيسية المذكورة هي المواضيع التي يتم تناولها، واسم مقدم العرض، والفترة الزمنية التي سيتم تقديمه فيها. استخدم هذا القالب اللافت للنظر اليوم!
النموذج 6: جدول اجتماع بداية المشروع مع قالب جدول الأعمال الرئيسي
يبذل مديرو المشاريع جهدًا كبيرًا في تقييم إمكانات مشروعهم. إذا لم يشرحوا هدف المشروع للفريق والعملاء، فإن كل هذا الجهد يمكن أن يذهب هباءً. تعتبر الاجتماعات التمهيدية مركز الاهتمام لأنها تجمع جميع الأطراف المعنية معًا. تسلط هذه الشريحة الضوء على بنود جدول الأعمال مثل افتتاح الاجتماع، ومسائل المناقشة، والمسائل الجديرة بالملاحظة، وإنهاء الاجتماع، بالإضافة إلى مدة كل منها.
القالب 7: مشروع Sprint ونموذج جدول الاجتماعات
تشير شريحة PowerPoint هذه إلى الجدول الزمني لسباق المشروع والاجتماع. فرصك في الوصول إلى أهدافك أثناء العدو تزداد مع مستوى استعدادك. يُعد تخطيط السبرنت أمرًا ضروريًا، لأنه بدونه، لن يعرف فريق التطوير الخاص بك ما الذي يجب العمل عليه، أو كيفية تحقيق الهدف، أو من سيكون مسؤولاً عن المهام طوال السبرنت. يسلط القالب الضوء على المهام والتواريخ ويحتوي على قسم للتعليق.
القالب 8: الاجتماع عرض نموذج الخطة
الاجتماعات الفعالة هي أساس أي عملية إدارة مشروع ناجحة. إنهم يضمنون أن أعضاء الفريق&39; المواءمة، وتشجيع التواصل، وتعزيز العمل الجماعي، وتسهيل اتخاذ القرار. يتعين على مديري المشاريع التأكد من فهم الجميع لأدوارهم ومسؤولياتهم من خلال تبسيط عملية الاجتماع باستخدام قالب خطة الاجتماع. تسلط حزمة PowerPoint هذه، المكونة من 16 شريحة، الضوء على خطة اجتماع العمل مع الأنشطة والقضايا المتضمنة، وتخصيص الوقت، وجدول الأعمال ونقاط المناقشة، والمزيد.
النموذج 9: خطة اجتماع العمل مع الأنشطة ونموذج المشكلات المتضمنة
يعد تحديد موعد للاجتماع أمرًا بالغ الأهمية لإنجاز أي مشروع بنجاح. يعد تحديد أهداف واضحة، والتأكد من وجود الأفراد المعنيين، ووضع جدول زمني يعزز المناقشة الجيدة جزءًا من العملية. عندما تكون خطة الاجتماع صحيحة، فقد تتحول التجمعات المملة وغير الفعالة إلى أحداث تعاونية مبسطة تعزز نجاح البرنامج. يعرض قالب PowerPoint هذا خطة تتضمن الأنشطة والقضايا المتضمنة أثناء اجتماع العمل. تعرض هذه الشريحة تاريخ الاجتماع والمكان الذي سيتم عقده فيه. علاوة على ذلك، فإنه يتناول القضايا المطروحة للمناقشة، والأنشطة التي سيتم القيام بها، وأسماء الأعضاء الحاضرين.
النموذج 10: نموذج خطة الاجتماع لبرنامج التدريب في الأعمال
مع وجود الكثير من البيانات في شكل أوراق ومستندات نصية وما إلى ذلك، تصبح مهمة قسم الموارد البشرية متابعة كل شيء. بمساعدة هذا القالب، يمكن عرض خطة اجتماع لبرنامج تدريبي في مجال الأعمال بكفاءة. يتضمن التاريخ والوقت والموقع وعدد المشاركين والميسر. يجب تنفيذ جميع الأنشطة في الوقت المقدر المتضمن، كما يتم ذكر طريقة التدريب.
الجدول الزمني بدقة
ونظراً للإحصائيات المذهلة التي تبلغ 55 مليون اجتماع كل يوم وحقيقة أن الاجتماعات تستهلك ما بين 35 إلى 50% من الأسبوع، فقد يتساءل المرء ما المغزى من تخصيص مثل هذا القدر الهائل من الوقت لهذه المناقشات التجارية. ومع ذلك، تصبح أهمية الاجتماعات واضحة عندما يتم جدولتها بشكل فعال وتحدث فرقًا في التنمية.
يعد تحقيق أقصى استفادة من جدول اجتماعاتك أمرًا ضروريًا لجعلها جديرة بالاهتمام ومثمرة. من خلال التخطيط والترتيب المدروس، يمكن للجميع التأكد من أن كل اجتماع يحقق غرضًا ويساهم في تحقيق الأهداف الجماعية للمنظمة أو المؤسسة.
ملاحظة: تعد كتابة المحاضر وتجميع تقارير الاجتماعات أمرًا ضروريًا لاتخاذ القرارات التنظيمية والتواصل الفعال. إنها تعمل على تحسين المساءلة من خلال التحديد الواضح لمن هو المسؤول عن المهام وموعد استحقاقها. لتبسيط عملية إنشاء تقارير الاجتماعات، راجع منشور مدونتنا على أفضل 10 نماذج لتقارير الاجتماعات.
