11 نصيحة لتصميم مراجعة ربع سنوية فعالة للأعمال [تتضمن نماذج مصممة مسبقًا]

تشير مراجعة الأعمال ربع السنوية (QBR) أو مراجعة الأعمال التنفيذية (EBR) إلى نقاط التحول في السنة المالية. إنه مفهوم مهم يجب التفكير فيه لفهم رؤية العميل وصياغة خططك لتزويده بأفضل مساعدة ممكنة. أثناء عرض QBR، يجب التأكد من أنه يكشف عن فرص عمل جديدة ويقدم فوائد هائلة للجميع، بما في ذلك أنت وعملائك والعملاء النهائيين. علاوة على ذلك، فإن عملية تقييم الجودة الفعالة ليست مجرد ممارسة لإعداد التقارير. ومع ذلك، ينبغي أن يكون مفتوحًا لمساهمات العميل لتعزيز الشراكة وإظهار أنك ترحب بملاحظاته وآرائه.

يلعب نموذج أعمال الاشتراك دورًا محوريًا في الاحتفاظ بالعملاء، خاصة للمحترفين مثل موفري البرامج. يعد التبادل المستمر للقيمة مقابل الإيرادات من السوق الحالية أمرًا بالغ الأهمية لقطاع المبيعات. وتقوم أقسام المبيعات الناجحة في جميع أنحاء العالم بإنشاء مناصب جديدة لتحسين الأعمال. أحد هذه الأدوار الأساسية بشكل لا يصدق هو دور مدير نجاح العملاء. وصلت CSM إلى قائمة LinkedIn لعام 2019 للوظائف الواعدة. باعتبارك مديرًا لإدارة العملاء، فإن اجتماعات QBR تمثل فرصًا لتمييزك عن الآخرين. ولكن فقط عندما يتم ذلك بشكل صحيح.

فيما يلي 11 نصيحة مع شرائح نموذجية قابلة للتنزيل لمساعدتك في إنشاء عرض تقديمي فعال لمراجعة الأعمال ربع السنوية. ستدرك أنه لا يلزم وجود أي كفاءة فنية مسبقة لتثبيت QBR التالي. هيا نبدأ:

1. قصة منقوشة

بما أنك ستقدم لعملائك الأكثر أهمية، تأكد من حصولك على تجربة عالية الجودة. إسقاط فكرة أن QBRs مملة. لا تخف من الانحراف عن الأعراف وإضافة نكهتك. خذ عرض شرائح PowerPoint هذا، على سبيل المثال. يتبع عرض QBR هذا تسلسلًا يشبه القصة. يمكن تقسيم العرض التقديمي بأكمله إلى البداية والوسط والنهاية. إن تجميع QBR معًا مثل مجموعة PPT هذه يجعلها لا تُنسى. يساعدك اتباع نهج "القصة" هذا في إثارة اهتمام الحضور. قم بتهيئة الجو المناسب للاجتماع، وبذلك يتم إنجاز نصف المهمة. ومع ذلك، لا ننجرف. اتبع المثال التالي لتعرف الطريقة.

مثال : قم بتنزيل قوالب PowerPoint الخاصة بإطار مراجعة الأعمال ربع السنوية

2. اجعلها مختصرة

إنشاء قصة لا يعني أن عليك أن تروي رواية. تمامًا مثل طريقة التسليم، يجب أن يكون عرض PowerPoint التقديمي واضحًا. استخدم نموذج مجموعة النماذج هذا كمخطط لجعل الجلسة جذابة وليست شاملة. 56 شريحة مصممة بشكل احترافي تتضمن قوالب إضافية لتصور البيانات. يمكنك التمرير بسهولة عبر هذه العناصر في أقل من 60 دقيقة. قم بجدولة مراجعة QBR التالية قبل اختتامها، ولكن لا تجبر عملائك على إعداد مراجعة كل ثلاثة أشهر. احترم تفضيلات عميلك. لذا، خلاصة القول هي أن نجعلها مختصرة. اتبع كثافة البيانات الموجودة في قالب PPT المصمم مسبقًا. لا تخف من المساحة البيضاء؛ التصاميم البسيطة أصبحت رائجة الآن. أنها تساعدك في التغلب على فوضى البيانات. تكشف النصيحة التالية عن طريقة فعالة للاستفادة من المساحة بحكمة.

مثال : قم بتنزيل مجموعة قوالب Powerpoint الكاملة لمراجعة الأعمال ربع السنوية

3. أضف صورًا مرئية

الصورة تساوي بالفعل ألف كلمة. يمكنك تجميع كميات كبيرة من المعلومات باستخدام تصور البيانات. تتميز كل شريحة في مجموعة قوالب PowerPoint أعلاه برسومات حديثة. فهو يسهل التفسير السهل للبيانات المعقدة. يمكن للعملاء وأصحاب المصلحة تطوير فهم أعمق للمسألة المطروحة بسرعة ودون عناء. يؤدي الكشف عن الاتجاهات والأنماط من خلال العناصر المرئية إلى إطالة فترة الاحتفاظ بالمعلومات. يستخدم العرض التقديمي الخاص بنا صورًا متطورة لفصل الأقسام المختلفة من العرض التقديمي الخاص بك في QBR. قم بتمييز المؤشرات بالأيقونات ذات الصلة. استخدم الرسوم البيانية لشرح العمليات والعلاقات المتبادلة وما إلى ذلك. يحتوي العرض التقديمي لمراجعة الأعمال التنفيذية على مساحة كبيرة للتصورات. كن على اطلاع لجعل الأمور مثيرة للاهتمام وغنية بالمعلومات. يفرض العرض التقديمي ذو الإطار الجيد حدًا أدنى من العبء المعرفي على المشاهدين، ولهذا السبب يجب أن تضع في اعتبارك النصيحة التالية.

مثال : قم بتنزيل قوالب PowerPoint الخاصة بمراجعة الأعمال ربع السنوية

4. تصفية المعلومات لجمهورك

قم بتضمين الأساسيات فقط. تصفية وتنقية المعلومات هي مسؤوليتك. لا تترك الأمر للعملاء لتوصيل النقاط. يتطلب العرض التقديمي المصقول في QBR البحث والعقل. يجب أن يعرف مندوبو المبيعات بياناتهم من الداخل إلى الخارج. استثمر الوقت والجهد في غربلة المعلومات حتى لا يضطر الآخرون في الغرفة إلى ذلك. أحد الأساليب للتأكد من تضمين الأساسيات فقط هو إنشاء QBR الخاص بك مثل عرض الشرائح المرتبط بهذه النقطة. تم تصميم مجموعة PowerPoint وفقًا لإطار إدارة مبيعات 5P. تشير العناصر الخمسة هنا إلى الأداء والتخطيط وخطوط الأنابيب والأشخاص والعملية. لا تضيع حتى ثانية واحدة على شرائح غير ذات صلة أو سيئة الإطار. البشر لديهم فترة اهتمام قصيرة. لكن لا تقلق، لقد فكرنا في الأمر جيدًا. اتبع النصيحة التالية، وسوف تصل إلى المنزل.

مثال : قم بتنزيل قوالب PowerPoint لإعداد مراجعة الأعمال ربع السنوية للعملاء

5. منظر علوي

حسنًا، قبل أن تبدأ في المطاردة، قم بتلخيص كيفية ظهور مراجعة الأعمال ربع السنوية. استخدم تصميم PowerPoint هذا لتقديم "نظرة شاملة" للإجراءات. استخدم شريحة جدول الأعمال لتغطية الإجراءات. يجب أن يكون مديرو المبيعات والممثلون والعملاء وجميع المشاركين الآخرين على نفس الصفحة. وهذا يبني سياقًا قويًا. يعمل الملخص الأولي كعملية إحماء قبل التمرين. يجعل الجلسة مثمرة. قد لا يتمكن عملاؤك من فهم المعلومات بكفاءة متسقة على مدى فترة طويلة من الزمن. احجز لمدة 10 دقائق أو نحو ذلك للحصول على نظرة عامة سريعة وقراءة الغرفة. إذا كنت لا تزال ترى الحاضرين يلعبون بالقرطاسية أو يختلسون النظر خارج النافذة، فاسترخي. الأمور لا تسير دائمًا كما هو مخطط لها. النصيحة التالية هي ما عليك القيام به.

مثال : قم بتنزيل قوالب Power of the Quarterly Business Review PowerPoint

6. الارتجال

كلمتين - لاحظ، ارتجل. الارتجال يعتمد بشكل كامل على المقدم وليس على العرض. لذلك، قررنا تضمين مجموعة PowerPoint مليئة بالشرائح الإضافية لهذه النقطة. أكثر من 20 شريحة إضافية تأتي مع هذه المجموعة. يمكنك تحضير القليل منها والاحتفاظ بها جانبًا باعتبارها "الأوراق الرابحة". يمكن أن تتضمن هذه حكاية، أو اقتباسًا، أو تحصل على الصورة. للاستفادة من الإمكانات الكاملة لـ QBR، قم بتقييم كل فرد في الغرفة باستمرار. اسأل نفسك ما إذا كان الجمهور يبدو منخرطًا في الأمر وقم بالارتجال وفقًا لذلك. انها في الواقع ليست صعبة كما قد يبدو. هناك طرق عديدة لجذب انتباه جمهورك. أشياء بسيطة مثل تغيير مستوى الصوت، والتحرك في جميع أنحاء الغرفة، وتبديل الوتيرة تعمل بشكل رائع. يمكنك الترحيب بالآراء والاقتراحات والأفكار لجعل الجلسة تفاعلية. لا تكن صارمًا في التسليم.

مثال : قم بتنزيل قوالب PowerPoint لتحليل نمو الأعمال وتطويرها

7. التوازن بين الماضي والمستقبل

ستمنحك مجموعة قوالب PowerPoint هذه فكرة عن كيفية تحقيق التوازن المناسب. قسم جلسة QBR الخاصة بك إلى قسمين. ابدأ بالتفكير في أهداف ونتائج الربع الأخير لفهم التباين الكبير. المهم هو تسليط الضوء على أسباب النجاحات والإخفاقات في الربع الماضي. ستساعدك هذه المعلومات في إنشاء الأهداف والاستراتيجيات المستقبلية. سؤال المليون دولار هو كم من الوقت يجب أن نقضيه في تحليل الربع الماضي والربع القادم؟ ربما ينصحك معظم المديرين بتقسيم QBR الخاص بك بنسب متساوية. ومع ذلك، يجب إعطاء أهمية أكبر قليلاً للتركيز على المستقبل. إذا امتد QBR الخاص بك لمدة ساعة واحدة، فخصص 20 دقيقة للاستعراض الماضي، و40 دقيقة للربع المستقبلي. لا توجد نسبة ذهبية. فقط تذكر أن تكون موجهة نحو المستقبل. نصيحتنا هي اللعب بحكمة. لذا، استفد من مجموعة قوالب PowerPoint المرتبطة بهذه النصيحة.

مثال : قم بتنزيل قوالب PowerPoint لمراجعة المبيعات ربع السنوية

8. الأشياء التي يجب تضمينها أثناء مراجعة الربع السابق

قم بإلقاء نظرة على مجموعة شرائح PPT أعلاه وقم بتدوين الشرائح الأساسية. تمثيل البيانات الكمية المتعلقة بنشاط المبيعات وعدد خطوط الأنابيب ومسار المبيعات وحجوزات المبيعات وتحليل الصفقات المغلقة المفقودة. توضيح مخطط عرض القيمة وتحليل عائد الاستثمار واستخدام المنتج. علاوة على ذلك، يمكنك عرض مراجعة تذكرة الخدمة بما في ذلك المقارنة بين التذاكر المفتوحة والمغلقة. قم بتضمين تفاصيل حول إدارة التصحيح وأمان نقطة النهاية وتقارير الضمان. قم بتقديم لمحة عن توقعات حجز المبيعات والحصص من الربع السابق. مشاركة التفاصيل مثل جذب العملاء المحتملين ونمو العملاء المتوقعين حسب المنطقة. المسؤولون التنفيذيون يهتمون فقط بالنتائج. لذا، اجعل الأمور استراتيجية وليست تكتيكية.

مثال : قم بتنزيل جدول أعمال وأهداف مراجعة الأعمال ربع السنوية وقوالب PowerPoint

9. الأشياء التي يجب تضمينها أثناء التخطيط للربع القادم

إن التخطيط للأشهر الثلاثة القادمة سوف يشكل النصف الثاني من العرض التقديمي الخاص بك في QBR. تعتبر صفقات الربع القادم ودقة التوقعات وما إلى ذلك كما هو موضح في تنسيق PowerPoint المصمم مسبقًا فعالة. يتبع هذا العرض منهجًا منظمًا ومنهجيًا لوضع الأهداف للربع القادم. تفضل الفرق التنفيذية وأصحاب المصلحة لدى عميلك الجودة على الكمية. بدلاً من قصف جمهورك بعشرة أهداف غير محددة، قم بتوصيل 3 إلى 4 أهداف محددة جيدًا. بمعنى، بصرف النظر عن تحديد الغرض، قم بالإشارة إلى معلومات مثل الأشخاص المسؤولين، والعمليات التي سيتم اعتمادها، وما إلى ذلك. إن وضع توقعات للربع القادم هو شيء آخر يتطلع إليه المسؤولون التنفيذيون، خلال QBR. قم بتمييز مسار العميل المحتمل وتوقعات الحجوزات والإيرادات المجدولة.

مثال : تنزيل قوالب باور بوينت لجدول أعمال مراجعة أعمال المبيعات

10. تجنب الأخطاء الشائعة في QBR

إليك عرضًا تقديميًا آخر لـ PPT لا تشوبه شائبة يمكنك الرجوع إليه. الآن بعد أن عرفت ما يجب أن تتضمنه المراجعة ربع السنوية لأعمالك، فلنتحدث عما يجب عليك تجنبه. ما لم تكن لديك قوة خارقة سرية في مجال ريادة الأعمال، فسوف تكون هناك إخفاقات من ربعك الماضي. على الرغم من أنه ليس من الحكمة تجنب أسئلة عميلك بخصوص الأمر نفسه، إلا أنه لا أسهب في الحديث عن السلبيات. كن منفتحًا ومتوازنًا بدلًا من أن تكون دفاعيًا. بدلاً من إجراء مناقشة متعمقة حول المشكلة، قم بتوجيه المحادثة نحو الحل. للمضي قدمًا، لا تقم أبدًا بتمديد QBR لأكثر من 60 دقيقة. أيضًا، لا تقم أبدًا بإنهاء QBR، قبل تحديد موعد للاجتماع التالي.

قالب المثال : تنزيل قوالب PowerPoint لمراجعة المبيعات

11. شارك مقدما

شارك العرض التقديمي الخاص بك في QBR مقدمًا. إن الميزة الكبرى لإرسال QBR الخاص بك مسبقًا هي أنك تتعرف على ما يثير اهتمامات عميلك. يمكنك إجراء التعديلات النهائية وفقًا لملاحظات عميلك. ستساعدك هذه الممارسة أيضًا على إخطار الحاضرين في QBR الخاص بك بالأشياء الأساسية التي يجب عليهم معرفتها مسبقًا. كما أنه يقلل من المفاجآت في اليوم الكبير. جميع الحضور لديهم المزيد من الوقت لمعالجة المعلومات. إن توزيع ملخص تقرير QBR الخاص بك مسبقًا يفتح المجال للمناقشة الجيدة. علاوة على ذلك، يمكنك تقصير أو حتى قص ملخصك الأولي.

تمنحك العروض التقديمية لمراجعة الأعمال الفصلية المصممة بشكل فعال التوجيه والزخم. يمكن لرجال الأعمال إعادة تنظيم إجراءات الأعمال وفقًا لاحتياجات العملاء الحاليين. قوالب PowerPoint المذكورة أعلاه تخدش السطح فقط. يمكنك استكشاف الملايين من عروض PPT المصممة بشكل إبداعي عن طريق تسجيل الدخول إلى SlideTeam