Réunions en ligne dans le module de formation à la communication d'entreprise sur la communication d'entreprise Edu Ppt

Diapositive 4

Cette diapositive présente la définition d'une réunion virtuelle. Il fournit également des informations sur le but de la réunion en ligne dans la communication d'entreprise.

Diapositive 5

Cette diapositive illustre l'importance de la réunion virtuelle, telle qu'une capacité de communication améliorée, une interaction efficace entre les participants, un accès facile pour les parties prenantes, une inclusion accrue et des frais de déplacement réduits.

Notes de l'instructeur :

L'importance de la réunion en ligne est la suivante :

·         Capacité de communication améliorée :

·         Une réunion virtuelle est un outil de communication efficace pour les entreprises car elles fournissent une plate-forme fiable pour communiquer

·         La présentation professionnelle d'un employé peut être partagée dans le monde entier, augmentant ainsi la portée des entreprises

·         Interaction efficace entre les participants : tous les participants à la réunion virtuelle peuvent interagir, ce qui peut ne pas être possible lors de sessions physiques où certaines personnes dominent ou monopolisent la vedette.

·         Accès facile pour les parties prenantes : les réunions virtuelles ont facilité le rassemblement numérique de toutes les parties prenantes, car tout le monde peut assister à ces réunions avec confort et commodité

·         Inclusion accrue : la réunion en ligne offre à chacun la possibilité de présenter ses points de vue, ce qui améliore l'inclusivité dans les discussions

·         Frais de voyage réduits : les réunions en ligne permettent de réaliser des économies, car les frais de voyage tels que les billets d'avion, l'hébergement à l'hôtel et la nourriture sont moins élevés et peuvent être utilisés dans le cadre d'activités commerciales

Diapositive 7

Le but de cette diapositive est de mettre en évidence les principales statistiques de la communication commerciale en ligne à travers le monde.

Diapositive 8

Cette diapositive illustre les principales statistiques de la réunion en ligne indiquant leur importance dans la communication d'entreprise.

Diapositive 9

Cette diapositive compare visuellement l'utilisation de plusieurs logiciels de réunion d'affaires en ligne.

Notes de l'instructeur :

·         Le graphique montre l'utilisation des services de communication en ligne de différentes entreprises à travers le monde en 2021

·         Zoom est l'outil le plus préféré pour la communication en ligne, suivi par les équipes Microsoft et Skype

Diapositive 10

La diapositive illustre les avantages et les inconvénients des réunions en ligne dans la communication d'entreprise. Les multiples avantages mis en évidence sont le faible coût, les sessions plus courtes, la flexibilité, le partage facile de documents, non spécifiques à un lieu. Les différents inconvénients répertoriés sont un dynamisme plus faible, des défis techniques, une interaction personnelle limitée, des problèmes de communication et des fuseaux horaires différents.

Notes de l'instructeur :

Les multiples avantages de la réunion en ligne sont les suivants :

·         Faible coût : la réunion en ligne permet de réduire les coûts de déplacement tels que les réservations d'hôtel, les frais de billet d'avion, les frais de location de voiture, etc.

·         Sessions plus courtes : Dans une réunion virtuelle, les sessions sont plus courtes et se terminent immédiatement dès que la discussion est terminée afin que les membres de l'équipe puissent se remettre au travail

·         Flexibilité : Les réunions en ligne sont flexibles car elles peuvent être menées depuis n'importe quel endroit et à tout moment. On peut entrer et sortir de la réunion à volonté, sans aucune entrave

·         Facilité de partage de documents : lors d'une réunion en ligne, les participants peuvent voir les documents requis sur leur écran d'ordinateur en quelques clics

·         Non spécifique à un lieu : la meilleure chose à propos de la réunion en ligne est qu'elle peut être menée de n'importe où dans le monde, que ce soit à Tokyo ou à Toronto, à Melbourne ou à Manille, ou même assis à la maison. De plus, les employés peuvent rejoindre la réunion depuis n'importe quel endroit sans changer leurs horaires et leur emplacement

Les multiples inconvénients des réunions en ligne sont les suivants :

·         Moins de dynamisme : il est difficile de suivre chaque membre de l'équipe lors des réunions en ligne, qu'ils accordent toute leur attention à la discussion ou non. Il n'y aura toujours qu'une seule personne qui parlera à l'ensemble du groupe et la conversation deviendra moins productive si chaque membre ne contribue pas.

·         Difficultés techniques : même si un espace de travail numérique est configuré uniquement à des fins de réunion, il existe toujours la possibilité d'erreurs techniques telles que des problèmes d'affichage, des problèmes de connectivité, des problèmes audio, etc.

·         Interaction personnelle limitée : les réunions en ligne offrent une interaction personnelle limitée en raison du manque de contact humain

·         Problèmes de communication : les nuisances sonores et les problèmes liés à Internet peuvent perturber le flux de communication lors des réunions en ligne

·         Complexité des fuseaux horaires : les gens du monde entier travaillent à distance, il est donc difficile de gérer des réunions virtuelles dans différents fuseaux horaires en fonction des préférences horaires de chaque participant

Diapositive 11

La diapositive fournit des informations sur les principaux logiciels de communication utilisés dans les réunions en ligne, tels que Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet et Cisco WebEx.

Diapositive 13

La diapositive fournit des informations sur les principales recommandations à suivre avant de démarrer une réunion en ligne, telles que la définition des règles de base, la création et la distribution d'un ordre du jour, les outils utilisés lors de la réunion, la configuration de l'invitation à la réunion et le test des périphériques audio.

Notes de l'instructeur :

Les principales recommandations à suivre avant de démarrer une réunion en ligne sont les suivantes :

Créer et distribuer un ordre du jour :

·         Toutes les réunions, principalement en ligne, doivent avoir un ordre du jour

·         Lister tous les points qui seront discutés en réunion

·         L'hôte doit distribuer l'ordre du jour de la réunion à tous les participants 24 heures avant la réunion

Définissez les règles de base :

·         Établissez des règles de base pour rendre les réunions productives

·         Par exemple:

·         Demandez aux participants de garder la vidéo allumée

·         Restez muet jusqu'à ce qu'on vous demande de parler

·         Utilisez l'emoji lever/baisser la main pour poser une question

Vérifications du logiciel pour la réunion : avant de lancer l'outil de réunion virtuelle, confirmez auprès des participants s'ils ont installé le logiciel nécessaire ou non sur leurs systèmes

Configurez l'invitation à la réunion :

·         Configurer et partager l'invitation à la réunion avec les participants à l'avance

·         Les étapes pour créer une invitation à une réunion sont les suivantes :

·         Utiliser un titre pour la réunion

·         Entrez la date et l'heure correctes

·         Définir les droits d'hôte/administrateur

Tester les appareils audio : avant le début de la réunion en ligne, demandez aux participants de tester les appareils audio (haut-parleurs et micros) de leurs systèmes respectifs pour éviter les perturbations de dernière minute

Diapositive 14

La diapositive fournit des informations sur les conseils clés pour mener efficacement des réunions virtuelles, comme suivre la nétiquette, utiliser un langage clair et concis, utiliser le bon ton, fournir des réponses approfondies et créer une personnalité en ligne favorable.

Notes de l'instructeur :

Voici quelques conseils pour organiser des réunions en ligne efficaces :

·         Suivez la Nétiquette :

·         La nétiquette (une combinaison de réseau et d'étiquette) est le cadre du comportement accepté lors de la communication en ligne

·         Par exemple:

·         Habillez-vous toujours convenablement pour une réunion en ligne

·         N'oubliez pas de traiter les autres participants comme ILS veulent être traités

·         Vérifiez la pertinence de votre message avant de l'envoyer

·         Évitez de partager du contenu inapproprié

·         Avoir une connaissance complète du projet

·         Apporter des connaissances et les partager avec d'autres participants

·         Invitez uniquement les participants nécessaires à la réunion et évitez d'envoyer des invitations inutiles

·         Ne transmettez pas d'informations sans vérifier leur authenticité/crédibilité

·         Utilisez un langage clair et concis :

·         Dans les réunions en ligne, parler de manière claire et concise signifie choisir les mots avec soin et précision

·         Construire les phrases avec soin pour éliminer les erreurs

·         Utilisez le bon ton :

·         Avant de parler, confirmez si vous êtes audible pour chaque participant

·         Évitez le ton sarcastique dans la réunion en ligne, afin que les autres participants ne soient pas offensés

·         Fournir des réponses approfondies : pendant la réunion, si quelqu'un pose une question, donnez toujours une réponse appropriée qui soit à la satisfaction de la personne qui pose la question

·         Créez un personnage en ligne favorable :

·         Dans les réunions en ligne, il faut établir et maintenir un lien positif avec les autres membres de l'équipe

·         Les signaux non verbaux limités sont un obstacle à l'établissement d'une connexion dans les réunions en ligne, mais c'est certainement un objectif qui vaut la peine d'être tenté.

·         Enregistrer la réunion : à des fins d'archivage, enregistrez la réunion en ligne

Diapositive 15

La diapositive met en évidence les recommandations pour conclure des réunions virtuelles telles que préparer et partager le compte rendu de la réunion, actions de suivi à entreprendre, programmer une réunion de suivi, si nécessaire, archiver les documents de la réunion.

Notes de l'instructeur :

Les principaux conseils pour mener efficacement des réunions en ligne sont les suivants :

·         Préparez et distribuez le procès-verbal de la réunion dans un délai imparti : après la fin de la réunion, enregistrez les points importants discutés et partagez-les avec les participants

·         Actions de suivi : assurez-vous que les participants exécutent les tâches respectives attribuées comme discuté lors de la réunion en effectuant un suivi régulier avec des appels, des e-mails ou des discussions.

·         Si nécessaire, planifiez une réunion de suivi : si nécessaire, organisez une nouvelle réunion avec le membre de l'équipe, en sélectionnant la date et l'heure auxquelles la plupart des personnes sont disponibles pour examiner l'achèvement de la tâche assignée

·         Documents de réunion archivés :

·         Après la réunion, tous les documents, y compris l'ordre du jour, les procès-verbaux et les pièces justificatives, doivent être conservés ensemble et archivés à des fins d'enregistrement

·         Lorsque la réunion d'examen est organisée, les fichiers archivés peuvent être accessibles par les gestionnaires

Diapositive 17

La diapositive illustre les choses à faire et à ne pas faire des réunions en ligne dans la communication d'entreprise.

Diapositive 18

La diapositive illustre les différents obstacles aux réunions en ligne dans la communication d'entreprise. Les multiples défis rencontrés lors d'une réunion en ligne comme les barrières culturelles, le manque de convivialité, le manque de confiance, les problèmes de compatibilité, la complexité du fuseau horaire.

Diapositive 20

Cette diapositive met en évidence l'activité Géants, Sorciers, Elfes pour la session de formation en communication d'entreprise en ligne. Il comprend également les règles et les instructions qui aident à mener l'activité dans une réunion virtuelle.

Notes de l'instructeur :

Objectif : Briser la glace parmi les participants à la réunion en ligne

Diapositive 21

Cette diapositive présente les multiples instructions de l'activité voggle pour la session de formation. Il contient également les commandes nécessaires pour mener l'activité dans les réunions virtuelles.

Diapositive 22

Cette diapositive présente les multiples instructions pour l'activité tic tac toe pour la session de formation. Il contient également les commandes nécessaires pour mener l'activité dans les réunions virtuelles.

Diapositive 23

Cette diapositive illustre l'activité de combat de synchronisation labiale pour la séance d'entraînement. Il contient également les instructions nécessaires au bon déroulement de l'activité.

Diapositive 25

Cette diapositive indique le résumé de la session de réunion en ligne dans la formation en communication d'entreprise.

Diapositives 33 à 35

Ces diapositives montrent des mèmes sur les réunions en ligne dans la communication d'entreprise pour ajouter de l'humour à la session de formation.

Diapositives 48 à 59

Ces diapositives décrivent des activités dynamisantes pour engager le public de la session de formation.

Diapositive 62

La diapositive ci-dessus montre l'activité des membres de l'équipe jugés moins énergiques et enthousiastes. Il assurera une augmentation des niveaux d'énergie et de la productivité des employés sur le lieu de travail.

Notes de l'instructeur :

·         Plusieurs chaises doivent être ajustées dans la pièce vide et spacieuse dans un ordre aléatoire

·         Les chaises doivent être placées de manière à ce que chaque chaise pointe dans une direction différente et que toutes les chaises soient occupées

À présent,

·         Demandez un volontaire du lot. (Le lot peut comprendre un maximum de 15 personnes pour une salle de taille régulière)

·         Le volontaire est censé marcher lentement, s'approcher de sa chaise vide et s'asseoir. Si la chaise est déjà occupée, il/elle est censé(e) occuper l'autre/la prochaine chaise vide alternative disponible

·         Tous les autres membres essaieront d'empêcher la personne de s'approcher de la chaise concernée

Élaboration de la stratégie :

·         Plusieurs équipes peuvent être constituées pour mener l'activité

·         Chaque équipe peut disposer de 2 minutes pour la planification

·         Chaque tour doit être examiné pour les résultats obtenus à partir de l'activité

·         Chaque équipe doit avoir un volontaire différent, de préférence la personne avec les niveaux d'énergie les plus bas du lot

·         Le volontaire doit se déplacer avec précaution afin de ne pas heurter les accessoires ou les personnes dans la salle

Examen de l'activité/résultats :

·         Comment l'activité a-t-elle influencé le travail d'équipe et les compétences d'engagement de tous les participants ?

·         Comment s'est passée l'expérience lors de la planification et du travail avec 15 à 20 membres à la fois ?

·         Tout le monde était-il clair sur le but et la conduite de l'activité respective ?

·         Avez-vous constaté des défauts que vous souhaitez améliorer ? Ou d'autres instructions que vous souhaitez inclure pour faciliter la conduite de l'activité ?

Diapositive 64

Cette diapositive met en évidence la lettre d'accompagnement de la proposition de formation. Il comprend des détails sur ce que l'entreprise qui offre la formation en entreprise peut accomplir pour le client.

Diapositive 67

Le but de cette diapositive est de présenter les multiples types de cours offerts par l'entreprise de formation.

Diapositive 69

Cette diapositive indique les principaux produits livrables que l'entreprise de formation en entreprise fournira au client. Les principaux produits livrables mis en évidence sont les plans de session, la présentation PowerPoint, le matériel d'évaluation et les documents de formation.

Diapositive 71

Cette diapositive représente les multiples services supplémentaires offerts par l'entreprise de formation au client, tels que les webinaires, les journaux de planification et les solutions de conception d'apprentissage en ligne.

Diapositive 73

Cette diapositive présente les principaux produits livrables offerts par l'entreprise de formation au client ainsi que leurs coûts associés.

Diapositive 74

Le but de cette diapositive est de mettre en évidence les multiples services supplémentaires offerts par l'entreprise de formation ainsi que le détail de leurs coûts.

Diapositive 76

Cette diapositive donne un aperçu des énoncés de vision et de mission de l'entreprise de formation en entreprise, des valeurs fondamentales et des principaux clients.

Diapositive 78

Cette diapositive met en évidence les principaux prix et reconnaissances remportés par l'entreprise de formation pour son service exceptionnel aux clients.

Diapositive 80

La diapositive fournit des informations sur les membres de l'équipe qui fourniraient les services de formation au client. Il comprend des détails sur le formateur et leurs désignations respectives

Diapositive 81

La diapositive fournit des informations sur les membres de l'équipe qui fourniraient les services de formation au client. Il comprend des détails sur les noms des employés et leurs désignations respectives.

Diapositive 83

Cette diapositive fournit des informations relatives aux témoignages donnés par des clients satisfaits de l'entreprise de formation.

Diapositive 84

Cette diapositive met en évidence les témoignages de plusieurs clients satisfaits de l'entreprise de formation fournissant des informations concernant les messages de félicitations, le nom du client et les détails de l'entreprise.

Diapositive 86

Cette diapositive présente l'étude de cas pour la proposition de formation. Il comprend des informations sur le problème rencontré par le client et les solutions proposées par l'entreprise de formation. Il couvre également les détails des résultats et le témoignage du client.

Diapositive 88

Cette diapositive fournit des informations sur les termes et conditions du contrat de la proposition de formation. Il comprend également des détails sur les livrables que l'entreprise de formation fournira au client.

Diapositive 90

Le but de cette diapositive est de fournir les coordonnées de l'entreprise de formation en entreprise. Il comprend l'adresse officielle de l'entreprise, le numéro de contact et l'adresse e-mail.

Diapositive 91

Cette diapositive met en évidence le formulaire d'évaluation de la formation pour l'évaluation des instructeurs. Il comprend également des sections pour remplir les détails des informations sur la formation et les détails des participants.

Diapositive 92

Cette diapositive présente les questions pour l'évaluation du contenu de la formation par les participants.

Diapositive 93

La diapositive indique le formulaire d'évaluation pour l'évaluation du cours. Il comprend également des questions relatives aux actions futures des participants.