Online-Meetings in der Geschäftskommunikation Trainingsmodul zur Geschäftskommunikation Edu Ppt

Folie 4

Diese Folie zeigt die Definition eines virtuellen Meetings. Es informiert auch über den Zweck von Online-Meetings in der Geschäftskommunikation.

Folie 5

Diese Folie veranschaulicht die Bedeutung des virtuellen Meetings, wie z. B. verbesserte Kommunikationsfähigkeit, effiziente Interaktion zwischen den Teilnehmern, einfacher Zugang für Stakeholder, erhöhte Inklusion und geringere Reisekosten.

Anmerkungen des Kursleiters:

Die Bedeutung von Online-Meetings sind wie folgt:

·         Verbesserte Kommunikationsfähigkeit:

·         Ein virtuelles Meeting ist ein effektives Kommunikationsinstrument für Unternehmen, da es eine zuverlässige Kommunikationsplattform bietet

·         Die Geschäftspräsentation eines Mitarbeiters kann weltweit geteilt werden, wodurch die Reichweite von Unternehmen erhöht wird

·         Effiziente Interaktion zwischen den Teilnehmern: Alle Teilnehmer des virtuellen Meetings können interagieren, was in physischen Sitzungen, bei denen einige Personen dominieren oder im Rampenlicht stehen, möglicherweise nicht erreichbar ist

·         Einfacher Zugang für Stakeholder: Die virtuellen Meetings machten es einfacher, alle Stakeholder digital zusammenzubringen, da jeder bequem und bequem an diesen Meetings teilnehmen kann

·         Erhöhte Inklusion: Das Online-Meeting bietet jedem die Möglichkeit, seine Standpunkte darzulegen, was zu einer verbesserten Inklusion in Diskussionen führt

·         Geringere Reisekosten: Online-Meetings führen zu Kosteneinsparungen, da Reisekosten wie Flugtickets, Hotelübernachtungen und Verpflegung geringer sind und für geschäftliche Aktivitäten verwendet werden können

Folie 7

Der Zweck dieser Folie ist es, wichtige Statistiken der Online-Geschäftskommunikation auf der ganzen Welt hervorzuheben.

Folie 8

Diese Folie veranschaulicht wichtige Statistiken für das Online-Meeting, die ihre Bedeutung in der Geschäftskommunikation angeben.

Folie 9

Diese Folie vergleicht visuell die Verwendung mehrerer Online-Geschäftsmeeting-Software.

Anmerkungen des Kursleiters:

·         Die Grafik zeigt die Nutzung von Online-Kommunikationsdiensten verschiedener Unternehmen weltweit im Jahr 2021

·         Zoom ist das am meisten bevorzugte Tool für die Online-Kommunikation, gefolgt von Microsoft Teams und Skype

Folie 10

Die Folie veranschaulicht die Vor- und Nachteile von Online-Meetings in der Geschäftskommunikation. Die zahlreichen hervorgehobenen Vorteile sind niedrige Kosten, kürzere Sitzungen, Flexibilität, einfaches Teilen von Dokumenten, nicht standortspezifisch. Die verschiedenen aufgelisteten Nachteile sind geringere Dynamik, technische Herausforderungen, eingeschränkte persönliche Interaktion, Kommunikationsprobleme und unterschiedliche Zeitzonen.

Anmerkungen des Kursleiters:

Die zahlreichen Vorteile von Online-Meetings sind wie folgt:

·         Niedrige Kosten: Online-Meetings helfen, Reisekosten wie Hotelbuchungen, Flugticketkosten, Mietwagenkosten usw. zu reduzieren.

·         Kürzere Sitzungen: In einem virtuellen Meeting sind die Sitzungen kürzer und enden sofort, sobald die Diskussion beendet ist, damit die Teammitglieder wieder an die Arbeit gehen können

·         Flexibilität: Online-Meetings sind flexibel, da sie jederzeit und von jedem Ort aus durchgeführt werden können. Man kann nach Belieben und ungehindert in das Meeting ein- und aussteigen

·         Einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten: In einem Online-Meeting können die Teilnehmer die erforderlichen Dokumente mit wenigen Klicks auf ihrem Computerbildschirm anzeigen

·         Nicht standortspezifisch: Das Beste am Online-Meeting ist, dass es von überall auf der Welt durchgeführt werden kann, egal ob in Tokio oder Toronto, Melbourne oder Manila oder sogar von zu Hause aus. Außerdem können Mitarbeiter von jedem Ort aus an der Besprechung teilnehmen, ohne ihre Zeitpläne und ihren Standort zu ändern

Die zahlreichen Nachteile von Online-Meetings sind wie folgt:

·         Geringere Dynamik: Es ist eine Herausforderung, bei Online-Meetings den Überblick über jedes Teammitglied zu behalten, unabhängig davon, ob es der Diskussion seine volle Aufmerksamkeit schenkt oder nicht. Es wird immer nur eine Person mit der gesamten Gruppe sprechen, und das Gespräch wird weniger produktiv, wenn nicht jedes Mitglied seinen Beitrag leistet

·         Technische Schwierigkeiten: Auch wenn ein digitaler Arbeitsplatz nur für Besprechungszwecke eingerichtet wird, besteht immer die Möglichkeit technischer Fehler wie Anzeigeprobleme, Verbindungsprobleme, Audioprobleme usw.

·         Eingeschränkte persönliche Interaktion: Online-Meetings bieten aufgrund des Mangels an menschlicher Berührung eine begrenzte persönliche Interaktion

·         Kommunikationsprobleme: Lärmbelästigung und Internetstörungen können den Kommunikationsfluss in Online-Meetings stören

·         Komplexität der Zeitzonen: Menschen auf der ganzen Welt arbeiten remote, daher ist es schwierig, virtuelle Meetings in verschiedenen Zeitzonen gemäß den Zeitpräferenzen der einzelnen Teilnehmer zu verwalten

Folie 11

Die Folie enthält Informationen zu den wichtigsten Kommunikationssoftware, die in Online-Meetings verwendet wird, wie Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet und Cisco WebEx.

Folie 13

Die Folie enthält Informationen zu den wichtigsten Empfehlungen, die Sie befolgen sollten, bevor Sie ein Online-Meeting beginnen, z. B. das Festlegen der Grundregeln, das Erstellen und Verteilen einer Tagesordnung, die im Meeting verwendeten Tools, das Einrichten der Meeting-Einladung und das Testen von Audiogeräten.

Anmerkungen des Kursleiters:

Die wichtigsten Empfehlungen, die Sie vor dem Start eines Online-Meetings befolgen sollten, lauten wie folgt:

Agenda erstellen und verteilen:

·         Alle Besprechungen, hauptsächlich online, müssen eine Tagesordnung haben

·         Listen Sie alle Punkte auf, die in der Besprechung besprochen werden

·         Der Gastgeber sollte die Tagesordnung des Meetings 24 Stunden vor dem Meeting an alle Teilnehmer verteilen

Legen Sie die Grundregeln fest:

·         Legen Sie Grundregeln fest, um Meetings produktiv zu gestalten

·         Zum Beispiel:

·         Bitten Sie die Teilnehmer, das Video eingeschaltet zu lassen

·         Bleiben Sie stumm, bis Sie zum Sprechen aufgefordert werden

·         Verwenden Sie das Emoji zum Heben/Senken der Hand, um eine Frage zu stellen

Software-Checks für das Meeting: Bevor Sie das virtuelle Meeting-Tool durchführen, bestätigen Sie von den Teilnehmern, ob sie die erforderliche Software auf ihren Systemen installiert haben oder nicht

Richten Sie die Besprechungseinladung ein:

·         Richten Sie im Voraus Meeting-Einladungen ein und teilen Sie sie mit den Teilnehmern

·         Die Schritte zum Erstellen einer Besprechungseinladung lauten wie folgt:

·         Verwenden Sie einen Titel für das Meeting

·         Geben Sie das richtige Datum und die richtige Uhrzeit ein

·         Host-/Admin-Rechte festlegen

Audiogeräte testen: Bitten Sie die Teilnehmer vor Beginn des Online-Meetings, die Audiogeräte (Lautsprecher und Mikrofone) ihrer jeweiligen Systeme zu testen, um Störungen in letzter Minute zu vermeiden

Folie 14

Die Folie enthält Informationen zu den wichtigsten Tipps zur effektiven Durchführung virtueller Meetings, z. B. das Befolgen der Netiquette, die Verwendung einer klaren und prägnanten Sprache, den richtigen Tonfall, das Bereitstellen gründlicher Antworten und den Aufbau einer positiven Online-Persönlichkeit.

Anmerkungen des Kursleiters:

Tipps für die Durchführung effektiver Online-Meetings lauten wie folgt:

·         Befolgen Sie die Netiquette:

·         Netiquette (eine Kombination aus Netzwerk und Etikette) ist der Rahmen für akzeptiertes Verhalten bei der Kommunikation im Internet

·         Zum Beispiel:

·         Ziehen Sie sich für ein Online-Meeting immer angemessen an

·         Denken Sie daran, andere Teilnehmer so zu behandeln, wie SIE behandelt werden möchten

·         Überprüfen Sie die Relevanz Ihrer Nachricht vor dem Senden

·         Vermeiden Sie es, unangemessene Inhalte zu teilen

·         Vollständiges Wissen über das Projekt haben

·         Wissen einbringen und mit anderen Teilnehmern teilen

·         Laden Sie nur die Teilnehmer ein, die für das Meeting erforderlich sind, und vermeiden Sie das Versenden unnötiger Meeting-Einladungen

·         Geben Sie keine Informationen weiter, ohne deren Authentizität/Glaubwürdigkeit zu prüfen

·         Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache:

·         In Online-Meetings klar und prägnant zu sprechen bedeutet, die Worte sorgfältig und genau zu wählen

·         Bilden Sie Sätze sorgfältig, um Fehler zu vermeiden

·         Verwenden Sie den richtigen Ton:

·         Bestätigen Sie vor dem Sprechen, ob Sie für jeden Teilnehmer hörbar sind

·         Vermeiden Sie im Online-Meeting einen sarkastischen Ton, damit andere Teilnehmer nicht beleidigt werden

·         Gründliche Antworten geben: Wenn jemand während des Meetings eine Frage stellt, geben Sie immer eine angemessene Antwort, die zur Zufriedenheit der Person, die die Frage stellt, ist

·         Bauen Sie eine positive Online-Persona auf:

·         In Online-Meetings muss man eine positive Bindung zu den anderen Teammitgliedern aufbauen und aufrechterhalten

·         Begrenzte nonverbale Hinweise sind eine Hürde beim Aufbau einer Verbindung in Online-Meetings, aber es ist sicherlich ein Ziel, das es wert ist, angestrebt zu werden

·         Meeting aufzeichnen: Zeichnen Sie das Online-Meeting zu Aufzeichnungszwecken auf

Folie 15

Die Folie hebt die Empfehlungen zum Abschluss virtueller Meetings hervor, wie z. B. das Vorbereiten und Teilen des Meeting-Protokolls, zu ergreifende Folgemaßnahmen, ggf. Folgebesprechung vereinbaren, Besprechungsunterlagen archivieren.

Anmerkungen des Kursleiters:

Die wichtigsten Tipps zur effektiven Durchführung von Online-Meetings lauten wie folgt:

·         Erstellen und verteilen Sie das Protokoll des Meetings innerhalb einer vorgeschriebenen Zeit: Machen Sie nach Abschluss des Meetings eine Aufzeichnung der wichtigen besprochenen Punkte und teilen Sie sie mit den Teilnehmern

·         Follow-up-Aktionen: Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer die jeweils zugewiesenen Aufgaben wie im Meeting besprochen erledigen, indem Sie regelmäßig mit Anrufen, E-Mails oder Chats nachfassen

·         Planen Sie bei Bedarf ein Folgetreffen : Vereinbaren Sie bei Bedarf ein neues Treffen mit dem Teammitglied, indem Sie das Datum und die Uhrzeit auswählen, an denen die meisten Personen verfügbar sind, um den Abschluss der zugewiesenen Aufgabe zu überprüfen

·         Archivierte Meeting-Dokumente:

·         Nach der Sitzung sollten alle Dokumente, einschließlich der Tagesordnung, des Protokolls und der Belege, zusammen aufbewahrt und zu Aufzeichnungszwecken archiviert werden

·         Wenn das Überprüfungstreffen vereinbart ist, können die archivierten Dateien von den Managern eingesehen werden

Folie 17

Die Folie veranschaulicht die Dos and Don'ts von Online-Meetings in der Geschäftskommunikation.

Folie 18

Die Folie veranschaulicht die unterschiedlichen Barrieren bei Online-Meetings in der Geschäftskommunikation. Die zahlreichen Herausforderungen, die während eines Online-Meetings auftreten, wie kulturelle Barrieren, mangelnde Sympathie, mangelndes Vertrauen, Kompatibilitätsprobleme, Zeitzonenkomplexität.

Folie 20

Diese Folie hebt die Aktivität Riese, Zauberer, Elfen für die Online-Schulungssitzung für Geschäftskommunikation hervor. Es enthält auch die Regeln und Anweisungen, die bei der Durchführung der Aktivität in einem virtuellen Meeting helfen.

Anmerkungen des Kursleiters:

Ziel: Eis unter den Online-Meeting-Teilnehmern brechen

Folie 21

Diese Folie zeigt die mehreren Anweisungen für die Voggle-Aktivität für die Schulungssitzung. Es enthält auch Befehle, die zum Ausführen der Aktivität in virtuellen Meetings erforderlich sind.

Folie 22

Diese Folie zeigt die zahlreichen Anweisungen für die Tic-Tac-Toe-Aktivität für die Trainingseinheit. Es enthält auch Befehle, die zum Ausführen der Aktivität in virtuellen Meetings erforderlich sind.

Folie 23

Diese Folie veranschaulicht die lippensynchrone Kampfaktivität für die Trainingseinheit. Es enthält auch Anweisungen, die für eine reibungslose Durchführung der Aktivität erforderlich sind.

Folie 25

Diese Folie zeigt die Zusammenfassung für die Online-Meeting-Sitzung im Business-Kommunikationstraining.

Folie 33 bis 35

Diese Folien zeigen Memes zu Online-Meetings in der Geschäftskommunikation, um die Trainingseinheit humorvoll zu gestalten.

Folie 48 bis 59

Diese Folien zeigen Energizer-Aktivitäten, um das Publikum der Schulungssitzung einzubeziehen.

Folie 62

Die obige Folie zeigt die Aktivität der Teammitglieder, die weniger energisch und enthusiastisch waren. Es sorgt für eine Steigerung des Energieniveaus und der Produktivität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz.

Anmerkungen des Kursleiters:

·         In dem leeren und weitläufigen Raum sollen mehrere Stühle in beliebiger Reihenfolge verstellt werden

·         Die Stühle sollten so gestellt werden, dass jeder Stuhl in eine andere Richtung zeigt und alle Stühle besetzt sind

Jetzt,

·         Fragen Sie nach einem Freiwilligen aus der Gruppe. (Die Gruppe kann maximal 15 Personen für einen Raum mit normaler Größe umfassen)

·         Der Freiwillige soll langsam gehen und sich seinem leeren Stuhl nähern und sich hinsetzen. Wenn der Stuhl bereits besetzt ist, wird von ihm/ihr erwartet, den anderen/nächsten alternativen freien Stuhl zu besetzen

·         Alle anderen Mitglieder werden versuchen, die Person daran zu hindern, sich dem entsprechenden Vorsitzenden zu nähern

Strategieformulierung:

·         Für die Durchführung der Aktivität können mehrere Teams gebildet werden

·         Jedem Team können 2 Minuten für die Planung zugeteilt werden

·         Jede Runde ist auf die erzielten Ergebnisse der Aktivität hin zu überprüfen

·         Jedes Team sollte einen anderen Freiwilligen haben, vorzugsweise die Person mit dem niedrigsten Energieniveau aus der Gruppe

·         Der Freiwillige sollte sich vorsichtig bewegen, um nicht mit den Requisiten oder Personen im Raum zusammenzustoßen

Aktivitätsüberprüfung/Ergebnisse:

·         Wie hat die Aktivität die Teamarbeit und die Engagementfähigkeit aller Teilnehmer beeinflusst?

·         Wie war die Erfahrung bei der Planung und Arbeit mit 15-20 Mitgliedern gleichzeitig?

·         War allen der Zweck und die Durchführung der jeweiligen Aktivität klar?

·         Sind Ihnen Mängel aufgefallen, die Sie verbessern möchten? Oder irgendwelche anderen Anweisungen, die Sie hinzufügen möchten, um die Durchführung der Aktivität zu erleichtern?

Folie 64

Diese Folie hebt das Anschreiben für den Ausbildungsvorschlag hervor. Es enthält Einzelheiten darüber, was das Unternehmen, das Firmenschulungen anbietet, für den Kunden erreichen kann.

Folie 67

Der Zweck dieser Folie besteht darin, die verschiedenen Arten von Kursen zu präsentieren, die vom Ausbildungsunternehmen angeboten werden.

Folie 69

Diese Folie zeigt die wichtigsten Ergebnisse, die die Firmenschulungsfirma dem Kunden liefern wird. Die wichtigsten hervorgehobenen Ergebnisse sind Sitzungspläne, PowerPoint-Deck, Bewertungsmaterial und Schulungsunterlagen.

Folie 71

Diese Folie stellt die zahlreichen zusätzlichen Dienstleistungen dar, die das Schulungsunternehmen dem Kunden anbietet, wie z. B. Webinare, Planungstagebücher und E-Learning-Designlösungen.

Folie 73

Diese Folie listet die wichtigsten Leistungen auf, die das Schulungsunternehmen dem Kunden anbietet, zusammen mit den damit verbundenen Kosten.

Folie 74

Der Zweck dieser Folie besteht darin, die zahlreichen zusätzlichen Dienstleistungen, die von der Übungsfirma angeboten werden, zusammen mit ihren Kostendetails hervorzuheben.

Folie 76

Diese Folie bietet einen Überblick über die Vision und Mission Statements, Kernwerte und Schlüsselkunden der Corporate Training Firm.

Folie 78

Diese Folie hebt die wichtigsten Auszeichnungen und Anerkennungen hervor, die die Übungsfirma für ihren außergewöhnlichen Service für Kunden erhalten hat.

Folie 80

Die Folie enthält Informationen zu den Teammitgliedern, die die Schulungsdienste für den Kunden erbringen würden. Es enthält Angaben zu den Trainern und ihren jeweiligen Bezeichnungen

Folie 81

Die Folie enthält Informationen zu den Teammitgliedern, die die Schulungsdienste für den Kunden erbringen würden. Es enthält Angaben zu den Namen der Mitarbeiter und deren jeweiligen Bezeichnungen.

Folie 83

Diese Folie informiert über Erfahrungsberichte zufriedener Kunden der Übungsfirma.

Folie 84

Diese Folie hebt die Erfahrungsberichte mehrerer zufriedener Kunden der Übungsfirma hervor und bietet Informationen zu Glückwunschbotschaften, Kundennamen und Firmendetails.

Folie 86

Diese Folie zeigt die Fallstudie für den Schulungsvorschlag. Es enthält Informationen über das Problem, mit dem der Auftraggeber konfrontiert ist, und Lösungsvorschläge des Übungsunternehmens. Es enthält auch Details zu den Ergebnissen und Kundenreferenzen.

Folie 88

Diese Folie enthält Informationen zu den Vertragsbedingungen des Schulungsangebots. Es enthält auch Einzelheiten zu den Leistungen, die das Schulungsunternehmen dem Kunden zur Verfügung stellen wird.

Folie 90

Der Zweck dieser Folie besteht darin, die Kontaktinformationen der betrieblichen Übungsfirma bereitzustellen. Es enthält die offizielle Adresse, die Kontaktnummer und die E-Mail-Adresse der Firma.

Folie 91

Diese Folie hebt das Schulungsbewertungsformular für die Lehrerbewertung hervor. Es enthält auch Abschnitte zum Ausfüllen von Details zu Schulungsinformationen und Teilnehmerdetails.

Folie 92

Diese Folie zeigt die Fragen zur Bewertung der Schulungsinhalte durch die Teilnehmer.

Folie 93

Die Folie zeigt das Bewertungsformular für die Lehrveranstaltungsbewertung. Es enthält auch Fragen zum zukünftigen Handeln der Teilnehmer.