Organisationsstruktur in der Hotellerie-Ausbildungs-PPT

Folie 3

Diese Folie enthält Informationen über die Definition und Rollen der Rezeption in Hotels, die die Koordination des Gästeservices, die Gewährleistung der Gästezufriedenheit, die Bearbeitung von Gästekonten und die Erstellung einer Gästedatenbank sind.

Folie 4

Diese Folie hebt die Abteilungen und Funktionen der Rezeption hervor, zu denen Reservierungen, Empfang, Gepäckservice, Concierge, Kommunikation, Kasse und Rechnungen sowie Reisebüro gehören.

Anmerkungen des Trainers:

Die Funktionen der Rezeptionsabteilung in einem Hotel sind:

• Reservierungen: Die Reservierungsabteilung bucht im Voraus Zimmer für Gäste. Sie nimmt Gästeanfragen per E-Mail, Website und Telefon entgegen und bearbeitet diese. Sie pflegt und aktualisiert außerdem die Gästeunterlagen, um rechtzeitig genaue Informationen bereitzustellen.
• Empfang: Der Empfang befindet sich an der Fassade des Hotels und ist dafür zuständig, Gäste bei ihrer Ankunft zu empfangen und willkommen zu heißen. Er wickelt auch die Formalitäten der Anmeldung ab und weist den Gästen Zimmer zu.
• Gepäckservice: Diese Abteilung ist für die Gepäckbehandlung bei An- und Abreise der Gäste sowie für allgemeine Einkäufe wie Medikamente für sie zuständig.
• Concierge: Die Concierge-Abteilung bietet den Gästen persönliche Dienstleistungen wie Reservierungen in Restaurants, Organisation von Sondertransporten und Beschaffung von Tickets für besondere Veranstaltungen.
• Kommunikation: Das Entgegennehmen eingehender Anrufe, die Berechnung ausgehender Anrufe auf die Gästekonten und die Weiterleitung von Anrufen an die Gästezimmer sind die Hauptaufgaben der Kommunikationsabteilung eines Hotels.
• Kasse und Rechnungen: Die Kassen- und Rechnungsabteilung erfasst die finanziellen Details der Gäste. Zu ihren Hauptaufgaben gehören die Führung der Gästekonten, die Erstellung der Rechnungen bei der Abreise, die Abwicklung von Zahlungen per Debit- und Kreditkarte sowie der Wechsel von Fremdwährungen.
• Reisebüro: Zu den Hauptaufgaben des Reisebüros gehören die Organisation von Abhol- und Bringdiensten für Gäste, die Organisation von Besichtigungstouren sowie die Bereitstellung von Reiseführern und Übersetzern.

Folie 5

Diese Folie zeigt, wie der Telefonservice im Hotel gehandhabt werden muss. Er muss auf höfliche, langsame und klare Weise erfolgen, damit der Gast alles richtig versteht, und ein Notizblock sollte bereitgehalten werden, um wichtige Informationen festzuhalten.

Folie 6

Diese Folie enthält Informationen über die Handhabung von Nachrichten im Hotel. Hier nimmt die Rezeption Nachrichten für Gäste entgegen und übermittelt sie ihnen, sobald sie zurückkehren.

Folie 7

Diese Folie hebt die Gepäckbehandlung durch die Rezeption im Hotel bei der Ankunft und während der Abreise durch den Gepäckträger hervor.

Folie 8

Diese Folie zeigt, wie das Rezeptionspersonal mit der Situation umgehen sollte, wenn es einen Diebstahl, einen Brand, einen Todesfall oder eine Bombendrohung im Hotel gibt.

Anmerkungen des Trainers:

Hier sind die besten Praktiken/Reaktionen für jede dieser Situationen:

• Diebstahl: Es ist wichtig, dass Sicherheitsmerkmale wie selbstschließende Türen, Türspione usw. vorhanden sind. Die Weitergabe von Informationen über die Zimmernummer eines Gastes oder das Aushändigen der Schlüssel zu Gästezimmern an unbefugte Personen muss unbedingt vermieden werden. Professionelles Hotelsicherheitspersonal könnte eingestellt werden, das besonders wachsam ist.
• Brand: Die entscheidende erste Reaktion ist, die Feuerwehr zu informieren und genaue Angaben über den Standort und die Größe des Hotels zu machen. Dann müssen alle Gäste schnell und sicher evakuiert werden, wobei die Sicherheit älterer und behinderter Gäste Priorität hat.
• Todesfall: Nach Erhalt der Information über den Tod eines Gastes sollte die Rezeption den Generalmanager informieren und den Hotelarzt und die Polizei rufen. Das Hotelpersonal sollte das Zimmer versiegeln, bis alle polizeilichen Formalitäten erledigt sind, und die Angehörigen des Verstorbenen benachrichtigen.
• Bombendrohung: Sofort Alarm auslösen und die Sicherheit rufen. Dann müssen Durchsagen gemacht und das Hotel evakuiert werden.

Folie 9

Diese Folie enthält Informationen über die Abteilungen der Rezeption, zu denen Reservierung, Empfang, Gästeservice, Buchhaltung, Kommunikation und Reisebüro gehören können.

Folie 10

Diese Folie enthält Informationen über die Gastronomieabteilung in einem Hotel. DieseAbteilung serviert zubereitete Speisen und Getränke auf gastfreundliche Weise an die Gäste und erfüllt deren physiologische, wirtschaftliche, soziale, psychologische und Bequemlichkeitsbedürfnisse.

Anmerkungen des Trainers:

Die Funktionen der Gastronomieabteilung sind:

• Physiologisch: Das Bedürfnis nach einzigartigen Speisen
• Wirtschaftlich: Bietet guten Gegenwert
• Sozial: Eine freundliche und offene Atmosphäre
• Psychologisch: Befriedigt das Bedürfnis der Gäste, ihr Selbstwertgefühl zu steigern
• Bequemlichkeit: Die Möglichkeit, Speisen zu genießen, während jemand anderes bedient

Folie 11

Diese Folie enthält Informationen über die wichtigsten Funktionen der Gastronomieabteilung, zu denen Menüplanung, Einkauf und Lagerung von Zutaten, Betriebsführung, Hygienekontrolle, Getränkebestandsführung sowie Budgetierung und Kostenkontrolle gehören.

Folie 12

Diese Folie hebt hervor, wie die Speisekarte von der Gastronomieabteilung unter Berücksichtigung von Aspekten wie Kundennachfrage und Flexibilität erstellt werden sollte. Außerdem sollte sie mit der Inneneinrichtung und dem Design des Restaurants übereinstimmen, um den Gästen ein erstklassiges Dining-Erlebnis zu bieten.

Folie 13

Diese Folie zeigt die Funktion der Gastronomieabteilung, die richtige Menge an Zutaten, Lebensmitteln und Getränken zu bestellen. Außerdem könnten einige Lebensmittel und Getränke temperatur- oder feuchtigkeitsempfindlich sein und besondere Sorgfalt erfordern; die Abteilung muss sicherstellen, dass dies getan wird, um Verschwendung zu vermeiden.

Folie 14

Diese Folie enthält Informationen über die Betriebsführung der Gastronomieabteilung. Die Abteilung organisiert die Küchenumgebung, hält alle Bereiche sauber, führt Bestandsaufzeichnungen, prognostiziert den Personalbedarf und wartet die Geschirrspülmaschinen.

Anmerkungen des Trainers:

Die Betriebsabläufe, die die Gastronomieabteilung handhabt, sind:

• Küchenumgebung organisieren: Eine gut organisierte und geplante Anordnung stellt sicher, dass das Küchenpersonal alles Benötigte griffbereit hat und nicht herumrennen muss, um Dinge zu suchen. Dies steigert ihre Effizienz, sodass sie den Gästen den besten und pünktlichen Service bieten können.
• Sauberkeit in allen Bereichen gewährleisten: Es ist die Aufgabe des Gastronomie-Personals, die Sauberkeit von Gläsern, Besteck und Inventar zu gewährleisten. Desinfektion und Schädlingsbekämpfung könnten auch durchgeführt werden, um eine saubere Umgebung in der Küche und im Lager zu schaffen.
• Inventar führen: Es sollte ein Inventarbuch geführt werden, in dem die Lagerbestände täglich und monatlich erfasst werden. Der Gastronomie-Manager wird in der Lage sein, die Lebensmittelkosten zu ermitteln, Lebensmittelbestellungen entsprechend zu planen und durch Nachverfolgung und Aufzeichnung des Bestands Änderungen vorzunehmen.
• Personalbedarf prognostizieren: Ein angemessener Personalbestand wird in der Gastronomieabteilung den maximalen Ertrag bringen. Während ein hoher Personalbestand zu hohen Kosten führt, wird ein niedriger Personalbestand zu Effizienz- und Produktivitätsverlusten führen. Der Gastronomie-Manager muss den Personalbedarf sorgfältig und regelmäßig entsprechend den Hotelbedürfnissen ermitteln.
• Wartung der Geschirrspülmaschinen: Wenn es aufgehäufte schmutzige Utensilien und Geschirr gibt, stehen keine sauberen Behälter für die Zubereitung von Speisen zur Verfügung. Nicht funktionsfähige Maschinen würden den reibungslosen Betrieb der Gastronomieabteilung behindern.

Folie 15

Diese Folie hebt die Aufrechterhaltung der Hygiene als eine wesentliche Funktion der Gastronomieabteilung hervor. Sie zeigt, dass die Küchen- und Essensausstattung nach jeder Reinigung desinfiziert und sterilisiert werden und der Bereich absolut schädlingsfrei sein muss. Das Servicepersonal und andere Hotelmitarbeiter müssen geeignete hygienische Kleidung wie Handschuhe und Haarbedeckungen tragen.

Folie 16

Diese Folie enthält Informationen über die Getränkekontrolle durch die Gastronomieabteilung und die Faktoren, die bei der Verwaltung der Bar und der Getränke zu berücksichtigen sind. Die Gastronomieabteilung ist in der Regel für alkoholfreie Getränke zuständig.

Folie 17

Diese Folie erklärt die Verantwortung der Gastronomie-Manager für Budgetierung und Kostenkontrolle. Zu den mit der Gastronomieabteilung verbundenen Kosten gehören: Lebensmittelkosten, Getränkekosten und Personalkosten. Die vielfältigen Kostenkontrolltechniken sind Umsatzprognosen, Standardisierung von Rezepten und Bewertung und Sicherstellung der Arbeitsproduktivität.

Anmerkungen des Trainers:

Die Gastronomieabteilung sollte für folgende Kosten budgetieren:

• Lebensmittelkosten: Hierzu gehören die Kosten für die Zubereitung der Speisen. Die Tellerkosten, die Kosten für die verwendeten Rohstoffe und die Kosten für alkoholfreie Getränke fallen in ihren Zuständigkeitsbereich.
• Getränkekosten: Dies bezieht sich auf alkoholische Getränke, die im Restaurant und an der Bar serviert werden.
• Personalkosten: Die Personalkosten umfassen die Ausgaben für die Einstellung des Restaurantpersonals und die auf die Gehälter der Mitarbeiter entfallenden Steuern.
• Sonstige Ausgaben: Hierzu gehören andere Kosten, die beim Betrieb eines Restaurants anfallen, wie Nebenkosten, Miete, Küchenausstattung usw.

Die von der Gastronomieabteilung eingesetzten Kostenkontrolltechniken sind wie folgt:

• Umsatzprognosen: Prognostizieren bedeutet, die Nachfrage nach Speisen und Getränken vor dem Einkauf zu ermitteln. Dies führt zu Einsparungen bei Personalkosten und Rohstoffkosten.
• Standardisierung von Rezepten: Die Standardisierung von Rezepten gibt ein festes Maß für die zu verwendende Menge an Zutaten, die Anzahl der Portionen und die festgelegten Portionsgrößen für jede Mahlzeit vor, was die Kosten minimiert. Außerdem hilft es, Konsistenz über mehrere Bestellungen und Filialen hinweg zu wahren.
• Bewertung und Sicherstellung der Arbeitsproduktivität: Die Einstellung geeigneter Mitarbeiter für die Gastronomieabteilung und deren Schulung sind wichtig, da dies eine hohe Produktivität gewährleistet. Darüber hinaus können Produktivitäts- und Kosteneinsparungen vermieden werden, indem die richtige Anzahl von Mitarbeitern für eine bestimmte Aufgabe eingesetzt wird.

Folie 18

Diese Folie enthält Informationen über die anderen Dienstleistungen, die die Gastronomieabteilung eines Hotels anbietet, wie Restaurants, Lounge, Café und Bar.