Reuniones en línea en comunicación empresarial Módulo de capacitación sobre comunicación empresarial Edu Ppt

Diapositiva 4

Esta diapositiva muestra la definición de reunión virtual. También proporciona información sobre el propósito de la reunión en línea en la comunicación empresarial.

Diapositiva 5

Esta diapositiva ilustra la importancia de la reunión virtual, como la capacidad de comunicación mejorada, la interacción eficiente entre los participantes, el fácil acceso para las partes interesadas, una mayor inclusión y menores gastos de viaje.

Notas del instructor:

La importancia de la reunión en línea es la siguiente:

·         Capacidad de comunicación mejorada:

·         Una reunión virtual es una herramienta de comunicación efectiva para las empresas, ya que proporciona una plataforma confiable para comunicarse.

·         La presentación comercial de un empleado se puede compartir en todo el mundo, lo que aumenta el alcance de las empresas.

·         Interacción eficiente entre los participantes: todos los participantes que asisten a la reunión virtual pueden interactuar, lo que podría no ser posible en sesiones físicas donde algunas personas dominan o acaparan la atención.

·         Fácil acceso para las partes interesadas: las reuniones virtuales facilitaron la reunión digital de todas las partes interesadas, ya que todos pueden asistir a estas reuniones con comodidad y conveniencia.

·         Mayor inclusión: la reunión en línea brinda una oportunidad para que todos presenten sus puntos de vista, lo que resulta en una mayor inclusión en las discusiones.

·         Gastos de viaje más bajos: la reunión en línea da como resultado un ahorro de costos, ya que los gastos de viaje, como boletos de avión, alojamiento en hotel y comida, son más bajos y se pueden usar en actividades comerciales.

Diapositiva 7

El propósito de esta diapositiva es resaltar las principales estadísticas de la comunicación comercial en línea en todo el mundo.

Diapositiva 8

Esta diapositiva ilustra las principales estadísticas de la reunión en línea, lo que indica su importancia en la comunicación comercial.

Diapositiva 9

Esta diapositiva compara visualmente el uso de múltiples software de reuniones de negocios en línea.

Notas del instructor:

·         El gráfico muestra el uso de los servicios de comunicación en línea de diferentes empresas de todo el mundo en 2021

·         Zoom es la herramienta preferida para la comunicación en línea, seguido de los equipos de Microsoft y Skype

Diapositiva 10

La diapositiva ilustra los pros y los contras de las reuniones en línea en la comunicación empresarial. Las múltiples ventajas destacadas son bajo costo, sesiones más cortas, flexibilidad, fácil intercambio de documentos, no ubicación específica. Los diversos inconvenientes enumerados son menor dinamismo, desafíos técnicos, interacción personal limitada, problemas de comunicación y diferentes zonas horarias.

Notas del instructor:

Las múltiples ventajas de las reuniones en línea son las siguientes:

·         Bajo costo: la reunión en línea ayuda a reducir los costos de viaje, como reservas de hotel, gastos de boletos aéreos, gastos de alquiler de automóviles, etc.

·         Sesiones más cortas: en una reunión virtual, las sesiones son más cortas y finalizan inmediatamente tan pronto como termina la discusión para que los miembros del equipo puedan volver al trabajo.

·         Flexibilidad: las reuniones en línea son flexibles, ya que se pueden realizar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Uno puede entrar y salir de la reunión a voluntad, sin ningún obstáculo.

·         Facilidad para compartir documentos: en una reunión en línea, los participantes pueden ver los documentos requeridos en la pantalla de su computadora con unos pocos clics

·         Sin ubicación específica: lo mejor de la reunión en línea es que se puede realizar desde cualquier lugar del mundo, ya sea Tokio o Toronto, Melbourne o Manila, o incluso desde casa. Además, los empleados pueden unirse a la reunión desde cualquier lugar sin cambiar sus horarios y ubicación

Los múltiples inconvenientes de las reuniones en línea son los siguientes:

·         Menor dinamismo: es un desafío realizar un seguimiento de cada miembro del equipo durante las reuniones en línea, ya sea que presten toda su atención a la discusión o no. Siempre habrá una sola persona hablando con todo el grupo, y la conversación se vuelve menos productiva si todos los miembros no contribuyen.

·         Dificultades técnicas: Incluso si un espacio de trabajo digital se configura solo para reuniones, siempre existe la posibilidad de errores técnicos, como problemas de visualización, problemas de conectividad, problemas de audio, etc.

·         Interacción personal limitada: las reuniones en línea brindan una interacción personal limitada debido a la falta de contacto humano

·         Problemas de comunicación: la perturbación del ruido y las fallas de Internet pueden perturbar el flujo de comunicación en las reuniones en línea

·         Complejidad de las zonas horarias: las personas de todo el mundo trabajan de forma remota, por lo que es difícil administrar reuniones virtuales en diferentes zonas horarias según las preferencias horarias de cada participante.

Diapositiva 11

La diapositiva proporciona información sobre el software de comunicación más importante que se utiliza en las reuniones en línea, como Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet y Cisco WebEx.

Diapositiva 13

La diapositiva brinda información sobre las principales recomendaciones a seguir antes de iniciar una reunión en línea, como establecer las reglas básicas, crear y distribuir una agenda, las herramientas utilizadas en la reunión, configurar la invitación a la reunión y probar los dispositivos de audio.

Notas del instructor:

Las recomendaciones clave a seguir antes de iniciar una reunión en línea son las siguientes:

Crear y distribuir una agenda:

·         Todas las reuniones, principalmente en línea, deben tener una agenda

·         Enumere todos los puntos que se discutirán en la reunión.

·         El anfitrión debe distribuir la agenda de la reunión a todos los participantes 24 horas antes de la reunión.

Establezca las reglas básicas:

·         Establezca reglas básicas para que las reuniones sean productivas

·         Por ejemplo:

·         Pida a los participantes que mantengan el video

·         Estar en silencio hasta que se le pida hablar

·         Use el emoji de mano levantada/bajada para hacer preguntas

Comprobaciones de software para la reunión: antes de realizar la herramienta de reunión virtual, confirme con los participantes si han instalado el software necesario o no en sus sistemas

Configure la invitación a la reunión:

·         Configure y comparta la invitación a la reunión con los participantes de antemano

·         Los pasos para crear una invitación a una reunión son los siguientes:

·         Usa un título para la reunión

·         Introduce la fecha y la hora correctas

·         Establecer derechos de host/administrador

Pruebe los dispositivos de audio: antes de que comience la reunión en línea, solicite a los participantes que prueben los dispositivos de audio (altavoces y micrófonos) de sus respectivos sistemas para evitar interrupciones de última hora.

Diapositiva 14

La diapositiva brinda información sobre los consejos clave para llevar a cabo reuniones virtuales de manera efectiva, como seguir la etiqueta de la red, usar un lenguaje claro y conciso, usar el tono correcto, brindar respuestas completas y crear una imagen favorable en línea.

Notas del instructor:

Los consejos para llevar a cabo reuniones en línea efectivas son los siguientes:

·         Seguir Netiqueta:

·         Netiqueta (una combinación de red y etiqueta) es el marco de comportamiento aceptado cuando se comunica en línea.

·         Por ejemplo:

·         Vístase siempre apropiadamente para una reunión en línea

·         Recuerde tratar a los demás participantes de la forma en que ELLOS quieren ser tratados.

·         Compruebe la relevancia de su mensaje antes de enviarlo

·         Evite compartir contenido inapropiado

·         Tener un conocimiento completo sobre el proyecto.

·         Aportar conocimiento y compartirlo con otros participantes

·         Invite solo a los participantes necesarios para la reunión y evite enviar invitaciones de reunión innecesarias

·         No transmita información sin verificar su autenticidad/credibilidad

·         Utilice un lenguaje claro y conciso:

·         En las reuniones en línea, hablar de manera clara y concisa significa elegir las palabras con cuidado y precisión.

·         Construye oraciones con cuidado para eliminar errores.

·         Usa el tono correcto:

·         Antes de hablar, confirme si es audible para cada participante

·         Evite el tono sarcástico en la reunión en línea, para que los demás participantes no se ofendan.

·         Brindar respuestas exhaustivas: durante la reunión, si alguien hace una pregunta, siempre dé una respuesta adecuada que satisfaga a la persona que hace la pregunta.

·         Construya una Persona en Línea Favorable:

·         En las reuniones en línea, se debe construir y mantener un vínculo positivo con los demás miembros del equipo.

·         Las señales no verbales limitadas son un obstáculo para establecer una conexión en las reuniones en línea, pero sin duda es un objetivo que vale la pena intentar.

·         Grabar la reunión: para fines de mantenimiento de registros, registre la reunión en línea

Diapositiva 15

La diapositiva destaca las recomendaciones para concluir reuniones virtuales, como preparar y compartir las actas de la reunión, acciones de seguimiento a tomar, programar una reunión de seguimiento, si es necesario, archivar los documentos de la reunión.

Notas del instructor:

Los principales consejos para llevar a cabo reuniones en línea de manera efectiva son los siguientes:

·         Prepare y distribuya las actas de la reunión dentro de un tiempo establecido: después de completar la reunión, haga un registro de los puntos importantes discutidos y compártalos con los participantes.

·         Acciones de seguimiento: asegúrese de que los participantes completen las tareas asignadas respectivas como se discutió en la reunión haciendo un seguimiento regular con llamadas, correos electrónicos o chat.

·         Si es necesario, programe una reunión de seguimiento: si es necesario, programe una nueva reunión con el miembro del equipo, seleccionando la fecha y la hora en que la mayoría de las personas estén disponibles para revisar la finalización de la tarea asignada

·         Documentos de reunión archivados:

·         Después de la reunión, todos los documentos, incluida la agenda, las actas y los documentos de respaldo, deben guardarse juntos y archivarse para fines de registro.

·         Cuando se organiza la reunión de revisión, los administradores pueden acceder a los archivos archivados

Diapositiva 17

La diapositiva ilustra lo que se debe y lo que no se debe hacer en las reuniones en línea en la comunicación empresarial.

Diapositiva 18

La diapositiva ilustra las diferentes barreras en las reuniones en línea en la comunicación empresarial. Los múltiples desafíos que se enfrentan durante una reunión en línea, como barreras culturales, falta de simpatía, falta de confianza, problemas de compatibilidad, complejidad de la zona horaria.

Diapositiva 20

Esta diapositiva destaca la actividad Gigante, magos y duendes para la sesión de capacitación en comunicación comercial en línea. También incluye las reglas e instrucciones que ayudan a realizar la actividad en una reunión virtual.

Notas del instructor:

Objetivo: romper el hielo entre los participantes de la reunión en línea

Diapositiva 21

Esta diapositiva muestra las múltiples instrucciones para la actividad de Voggle para la sesión de entrenamiento. También contiene comandos que se requieren para realizar la actividad en reuniones virtuales.

Diapositiva 22

Esta diapositiva muestra las múltiples instrucciones para la actividad de tres en raya para la sesión de capacitación. También contiene comandos que se requieren para realizar la actividad en reuniones virtuales.

Diapositiva 23

Esta diapositiva ilustra la actividad de batalla de sincronización de labios para la sesión de entrenamiento. También contiene instrucciones necesarias para llevar a cabo la actividad sin problemas.

Diapositiva 25

Esta diapositiva indica el resumen de la sesión de reunión en línea en la capacitación en comunicación empresarial.

Diapositiva 33 a 35

Estas diapositivas muestran memes sobre reuniones en línea en comunicación empresarial para agregar humor a la sesión de capacitación.

Diapositiva 48 a 59

Estas diapositivas muestran actividades estimulantes para involucrar a la audiencia de la sesión de capacitación.

Diapositiva 62

La diapositiva anterior muestra la actividad de los miembros del equipo que se encontraron menos enérgicos y entusiastas. Asegurará un aumento en los niveles de energía y la productividad de los empleados en el lugar de trabajo.

Notas del instructor:

·         Se deben ajustar varias sillas en la habitación vacía y espaciosa en un orden aleatorio

·         Las sillas deben colocarse de manera que cada silla apunte en una dirección diferente y todas las sillas estén ocupadas.

Ahora,

·         Pide un voluntario del lote. (El lote puede incluir un máximo de 15 personas para una habitación de tamaño normal)

·         Se supone que el voluntario debe caminar lentamente y acercarse a su silla vacía y sentarse. Si la silla ya está ocupada, entonces se espera que ocupe la otra/siguiente silla alternativa vacía disponible

·         Todos los demás miembros intentarán evitar que la persona se acerque al presidente correspondiente.

Formulación de la estrategia:

·         Se pueden formar varios equipos para realizar la actividad.

·         A cada equipo se le puede asignar 2 minutos para la planificación.

·         Cada ronda debe ser revisada por los resultados obtenidos de la actividad.

·         Cada equipo debe tener un voluntario diferente, preferiblemente la persona con los niveles de energía más bajos del lote.

·         El voluntario debe moverse con cautela para no chocar con ninguno de los accesorios o personas en la sala.

Revisión de actividad/resultados:

·         ¿Cómo influyó la actividad en las habilidades de trabajo en equipo y compromiso de todos los participantes?

·         ¿Cómo fue la experiencia al planificar y trabajar con 15-20 miembros a la vez?

·         ¿Todos tenían claro el propósito y la realización de la actividad respectiva?

·         ¿Observaste algún defecto que deseas mejorar? ¿O alguna otra instrucción que quieras incluir para facilitar la realización de la actividad?

Diapositiva 64

Esta diapositiva destaca la carta de presentación de la propuesta de capacitación. Incluye detalles sobre lo que la empresa que brinda capacitación corporativa puede lograr para el cliente.

Diapositiva 67

El propósito de esta diapositiva es mostrar los múltiples tipos de cursos que ofrece la empresa de capacitación.

Diapositiva 69

Esta diapositiva indica los principales productos que la empresa de capacitación corporativa brindará al cliente. Los entregables clave destacados son los planes de sesión, la plataforma de PowerPoint, el material de evaluación y los folletos de capacitación.

Diapositiva 71

Esta diapositiva representa los múltiples servicios adicionales que ofrece la empresa de capacitación al cliente, como seminarios web, diarios de planificación y soluciones de diseño de aprendizaje electrónico.

Diapositiva 73

Esta diapositiva tabula los principales entregables ofrecidos por la empresa de capacitación al cliente junto con sus costos asociados.

Diapositiva 74

El propósito de esta diapositiva es resaltar los múltiples servicios adicionales que ofrece la empresa de capacitación junto con los detalles de sus costos.

Diapositiva 76

Esta diapositiva proporciona una descripción general de las declaraciones de misión y visión de la empresa de capacitación corporativa, los valores fundamentales y los clientes clave.

Diapositiva 78

Esta diapositiva destaca los principales premios y reconocimientos ganados por la empresa de capacitación por su excepcional servicio a los clientes.

Diapositiva 80

La diapositiva brinda información sobre los miembros del equipo que brindarían los servicios de capacitación al cliente. Incluye detalles del entrenador y sus respectivas designaciones.

Diapositiva 81

La diapositiva brinda información sobre los miembros del equipo que brindarían los servicios de capacitación al cliente. Incluye detalles de los nombres de los empleados y sus respectivas designaciones.

Diapositiva 83

Esta diapositiva proporciona información relacionada con los testimonios dados por clientes satisfechos de la empresa de capacitación.

Diapositiva 84

Esta diapositiva destaca los testimonios de varios clientes satisfechos de la empresa de capacitación que brindan información sobre mensajes de felicitación, nombre del cliente y detalles de la empresa.

Diapositiva 86

Esta diapositiva muestra el estudio de caso de la propuesta de capacitación. Incluye información sobre el problema que enfrenta el cliente y las soluciones ofrecidas por la empresa de formación. También cubre los detalles de los resultados y el testimonio del cliente.

Diapositiva 88

Esta diapositiva brinda información sobre los términos y condiciones del contrato de la propuesta de capacitación. También incluye detalles de los entregables que la empresa de capacitación proporcionará al cliente.

Diapositiva 90

El propósito de esta diapositiva es brindar la información de contacto de la empresa de capacitación corporativa. Incluye la dirección oficial de la empresa, el número de contacto y la dirección de correo electrónico.

Diapositiva 91

Esta diapositiva destaca el formulario de evaluación de la capacitación para la evaluación del instructor. También incluye secciones para completar los detalles de la información de capacitación y los detalles de los asistentes.

Diapositiva 92

Esta diapositiva muestra las preguntas para la evaluación del contenido de la capacitación por parte de los asistentes.

Diapositiva 93

La diapositiva indica el formulario de evaluación para la evaluación del curso. También incluye preguntas relacionadas con las acciones futuras de los asistentes.