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Was hält ein Unternehmen am Laufen? Nur durch eine ausreichende Versorgung mit Heftklammern funktioniert es optimal. Ein Beispiel hierfür ist Papier zum Ausdrucken von Rechnungen, Visitenkarten in der gewünschten Anzahl oder Stifte zum Schreiben. In absoluter Größe und Bedeutung scheinen diese Lieferungen ein unbedeutendes Problem zu sein, in der Praxis können sie jedoch zu erheblichen Verlusten für Unternehmen führen.
Stellen Sie sich einen CEO vor, der seine Visitenkarte nicht an einen hochkarätigen Kunden schicken kann, weil jemand es nicht für wichtig hält, die Karten bereitzuhalten! Unternehmen müssen ein Modell entwerfen, das ihnen bei der Steuerung und Prüfung von Materialien hilft, die zur Verbesserung der Produktivität beitragen.
Es wird als Bestellanforderungsprozess bezeichnet . Ein Prozess, der Unternehmen dabei hilft, alles an Ort und Stelle zu haben und bei Bedarf nutzen zu können.
Es ist einfach unpraktisch, Besorgungen für Routineeinkäufe zu erledigen, beispielsweise wenn eine Rohstoffkrise oder ein Zahlungsausfall vorliegt. Wenn es keinen Bestellanforderungsprozess gibt, der als Leitfaden dienen kann, kann es passieren, dass Unternehmen einen riesigen Bestand an Dingen haben, die sie nicht benötigen. Impulskäufe sind ein Warnsignal dafür, dass das Unternehmen an seinem Kaufprozess arbeiten muss. Hier wird die Bedeutung eines Bestellanforderungsprozesses deutlich.
Die Bestellanforderung ist der erste Schritt des Beschaffungsprozesses in jeder Organisation. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das ein Mitarbeiter Ihrer Organisation erstellt, um den Kauf von Waren oder Dienstleistungen anzufordern. Die Bestellanforderung dient dazu, die Genehmigung des Kaufs von einem Vorgesetzten oder Vizepräsidenten einzuholen, bevor die Finanzabteilung eine Bestellung ausstellt .
Die Erstellung der Anfrage beginnt mit einem Bestellanforderungsformular, das eine ausführliche Erläuterung der Notwendigkeit des Kaufs (sowie eine Beschreibung des Produkts), eine Liste spezifischer Artikel, einen Budgetposten, die Abteilung und alle relevanten Informationen enthält Vereinbarungen oder Informationen.
Dieser Blog erkennt an, dass Sie diese Aufgabe professionell angehen und prüfen müssen, ob die Ausgaben notwendig sind. Das Geheimnis für die Organisation Ihres Unternehmens besteht darin, interne Richtlinien festzulegen, die dringende und notwendige Einkäufe, erforderliche Lieferungen, Kosten, Budget, Zeitrahmen usw. festlegen. Um sicherzustellen, dass Ihr Einkaufserlebnis schnell und einfach ist, hat SlideTeam eine Liste der Top- Käufe zusammengestellt 5 Prozessvorlagen für Bestellanforderungen. Diese Vorlagen helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei, klare interne Prozesse und ein transparentes Ausgabenkontrollsystem einzurichten.
Verschwenden Sie keine Zeit, Ressourcen und Geld mehr mit papierbasierten Bestellanforderungsprozessen, indem Sie diese PPTs professionell vor vielen Leuten nutzen. Bringen Sie Ihr Team und sich selbst mit dem Bestellanforderungsprozess in Einklang.
Lesen Sie unseren exklusiven Blog mit Vorlagen für Beschaffungsstrategien , um komplexe Einkaufsabläufe zu vereinfachen.
Entdecken Sie diese ideale Lösung für Ihre Anforderungen an den Bestellanforderungsablauf, um das Risiko menschlicher Fehler zu verringern und eine bessere Ausgabentransparenz zu erzielen, während Sie sich bemühen, die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern!
Vorlage 1: Vorlage für ein Bestellanforderungsformular
Der Arbeitsablauf für eine Bestellanforderung beginnt mit der Übermittlung eines Bestellanforderungsformulars und kann zusätzliche Schritte umfassen, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind. Verwenden Sie diese vorgefertigte PPT-Beispielvorlage, um wesentliche Komponenten des Bestellanforderungsablaufs zu identifizieren. Diese Infografik ist hilfreich, um die vor dem Kauf erforderlichen Informationen zu skizzieren, z. B. die Beschreibung und Menge des Produkts, den Namen des Verkäufers, den Preis und die Abteilung des Käufers. Für die Mitarbeiter, das Beschaffungsteam, die Lieferanten, die Finanzabteilung und andere Parteien wird dies ein entscheidendes Werkzeug sein. Laden Sie die PowerPoint-Folie herunter, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und fertig! Es wird ein individuelles Bestellanforderungsformular erstellt. Schnappen Sie es sich jetzt, um Ihr Ausgabenmanagement zu vereinfachen.
Vorlage 2: PowerPoint-Folie zur Bestellanforderung
Möchten Sie aufschlussreiche Informationen zum Bestellanforderungsprozess mit Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Team teilen? Verwenden Sie diese vorgefertigte PPT-Vorlage, um den Arbeitsablauf für eine Bestellanforderung zu zeigen. Diese Präsentationsvorlage veranschaulicht die Schritte im Beschaffungsprozess und kann individuell angepasst werden. Sie können dieses PPT verwenden, um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, seine Bestellvorgänge zu standardisieren. Nutzen Sie diese auffällige Vorlage, um Ihr Beschaffungssystem einzurichten und eine effiziente Prüfung und Kostenkontrolle sicherzustellen. Mit dieser PPT-Folie können Sie Schriftart, -größe und -formen nach Ihren Wünschen ändern. Erstellen Sie durch den Download sofort einen übersichtlichen Beschaffungsworkflow.
Vorlage 3: Diagramm „Bestellanforderung vs. Bestellung“.
Eine Bestellanforderung sollte nicht mit einer Bestellung verwechselt werden. Nutzen Sie unsere vorgefertigte PPT-Vorlage, um am Arbeitsplatz ein ausgefeilteres Beschaffungssystem zu erstellen. Vereinfachen Sie diesen Prozess und stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Richtlinien einhält. Diese Folie hilft Ihnen, im Beschaffungsprozess zwischen Bestellanforderung und Bestellung zu unterscheiden. Optimieren Sie Ihren Einkaufsprozess und integrieren Sie ihn direkt in den Rest Ihres Finanzsystems, um einen Prüfpfad und Transparenz zu schaffen. Laden Sie es jetzt herunter und vereinfachen Sie den Kaufprozess mit den richtigen Tools.
Vorlage 4: PPT-Folie zum Beschaffungsprozess
Der Beschaffungsprozess hängt stark von Kaufanfragen ab. Nutzen Sie unser gut gestaltetes PPT-Layout, um Ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Einkäufe besser zu planen und die Unternehmensausgaben zu optimieren. Diese Infografik umfasst wichtige Schritte im Einkaufsprozess, einschließlich der Bestellanforderung, der Bestellung, des Wareneingangs und der Buchung von Rechnungen. Diese Folie ist nützlich für die Erstellung eines starken Bestellanforderungsprozesses sowie für die Planung, Berichterstattung und Analyse des gesamten Beschaffungsprozesses.
Vorlage 5: PPT-Folie für das Online-Bestellanforderungssystem
Manuelle Bestellanforderungen gehören der Vergangenheit an. Die Zukunft der Öffentlichkeitsarbeit liegt in der Automatisierung. Nutzen Sie diese PPT-Vorlage, um Unternehmen davon zu überzeugen, auf die Digitalisierung umzusteigen. Diese Folie veranschaulicht die Lieferkette sowie die Geschäftsbeziehung im Prozess. Verwenden Sie diese Folie, um das vollautomatische Online-Bestellanforderungssystem anzuzeigen, das von der Kaufanfrage bis zur Genehmigung in Echtzeit läuft. Diese professionell gestaltete Folie kann von Managern, Führungskräften, Eigentümern, Beratern und anderen Personen verwendet werden, um ihre Präsentation ansprechender zu gestalten. Dieses PPT-Layout ermöglicht es den Zuschauern, wichtige Informationen zu erfahren und gleichzeitig die Ästhetik der Diashows durch lebendige Farben, Grafiken und andere Designelemente zu verbessern. Laden Sie es jetzt herunter und treffen Sie intelligentere Budgetentscheidungen.
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Auch wenn der Einkaufsvorgang und die Bestellanforderung unkompliziert und unwichtig erscheinen, sind sie für die Effektivität einer Beschaffungsabteilung von entscheidender Bedeutung. Nutzen Sie die exklusive PPT-Sammlung von SlideTeam, um Ihren Bestellanforderungsprozess zu vereinfachen und keine Zeit, Ressourcen und Geld mehr mit papierbasierten Bestellanforderungsprozessen zu verschwenden. Verwenden Sie diese Vorlagen, um die interne Kontrolle über den Kaufprozess zu gewährleisten, Betrug zu verhindern und einen Prüfpfad zu erstellen. Dadurch wird der Einkaufsprozess rationalisiert und transparenter.
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FAQs zum Kaufanforderungsprozess
Was ist eine Bestellanforderung und welche Arten gibt es?
Ein internes Formular, das ein Mitarbeiter im Unternehmen erstellt, um Waren und Dienstleistungen zu bestellen, wird als Bestellanforderung bezeichnet. Mithilfe dieses Dokuments teilen die Abteilungsleiter der Einkaufsabteilung mit, dass der Prozess beginnen kann.
A) Standardbestellung
Die Anfrage zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen erfolgt in einer Standardbestellung (SPO). Die Bestellanforderung enthält Informationen über den Lieferanten, den Preis pro Artikel und andere Details. Sobald die zuständige Abteilung diese Kaufanfrage genehmigt, wird eine tatsächliche Bestellung generiert (z. B. Finanz- oder Beschaffungsteam).
B) Unterauftragsvergabe
Kaufanfragen für die Vergabe von Unteraufträgen umfassen in der Regel die Informationen zur Untervergabe, die ein Unternehmen, eine Organisation oder ein Unternehmen von einem Dritten erhält. Die Einkaufsanforderungen für die Unterbearbeitung werden in Bestellungen für die Unterbearbeitung umgewandelt, sobald sie genehmigt wurden.
C) Umlagerung
Eine Umlagerungskaufanforderung enthält Informationen über die Umlagerung, wie z. B. die Anzahl der umzulagernden Kartons oder Artikel, die Quelle und das Ziel der Umlagerung, das Datum usw. Die Umlagerungskaufanforderungen müssen vorher in eine Bestellung geändert werden Es wird davon ausgegangen, dass Waren oder Lagerbestände von der Quelle zum Bestimmungsort transportiert wurden.
Was sind die sieben Schritte des Anforderungsverfahrens?
A) Füllen Sie das Bestellanforderungsformular aus
Der Bestellanforderungs-Workflow beginnt, wenn ein Unternehmen beschließt, etwas zu kaufen. Das Bestellanforderungsformular muss für jeden Einkaufsbedarf ausgefüllt werden, beispielsweise für Vorratsartikel oder Büromaterial.
B) Bestellanforderung mit abteilungsinterner Genehmigung
Der Abteilungsleiter prüft und genehmigt das Anforderungsformular, nachdem es im Rahmen eines internen Genehmigungsprozesses ausgefüllt wurde.
C) Bestellanforderung, die von der Einkaufsabteilung genehmigt wird
Nach der Genehmigung prüfen Einkaufs- und Finanzabteilungen, wer je nach Notwendigkeit über die Annahme oder Ablehnung des Kaufs entscheidet.
D) Angebot erhalten
Die Einkaufsabteilung fordert Angebote von Lieferanten auf der Grundlage der genehmigten Bestellanforderung an. Anhand dieser Angebote lassen sich Preise, Zuverlässigkeitsgrade und Lieferzeiten einfacher vergleichen.
E) Bestellung erstellen
Als rechtsverbindlicher Vertrag zwischen Käufer und Verkäufer wählt die Einkaufsabteilung das niedrigste Angebot aus und erteilt eine Bestellung, die an den Verkäufer geliefert wird.
D) Gelieferte Artikel
Nach der Lieferung werden die Artikel auf die richtige Art und Menge überprüft. Dieser Schritt umfasst auch die Bearbeitung etwaiger Retouren.
E) 3-Wege-Abgleich mit Bestellanforderung, Bestellung und Rechnung
Anschließend wird ein Drei-Wege-Abgleich zwischen der Bestellung, der gegebenen Rechnung und der Kaufanforderung durchgeführt, um die Richtigkeit sicherzustellen.
