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„Wenn Sie Ihre Beschaffungsausgaben verstehen, ist das wie eine Straßenkarte in einer fremden Stadt – sie lenkt jeden Ihrer Schritte und jede Entscheidung auf den effizientesten Weg“, sagt Jane Doe, eine prominente Persönlichkeit im Bereich der Lieferkettenstrategie.
Diese Analogie verdeutlicht auf wunderbare Weise die Bedeutung der Analyse der Beschaffungsausgaben.
Aber was ist Beschaffungsausgabenanalyse
Die Analyse der Beschaffungskosten ist eine strategische Methode, mit der Organisationen ihre finanzielle Zuteilung für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen verstehen. Dabei werden Beschaffungsdaten überprüft, um Muster, Trends und Verbesserungsbereiche zu erkennen.
Hier ist eine Aufschlüsselung seiner Funktionsweise:
- Datenerfassung: Beginnen Sie mit der Erfassung aller wichtigen Informationen aus Rechnungen, Bestellungen, Verträgen und ordnen Sie diese nach Lieferanten, gekauften Artikeln, Empfängern und Standorten.
- Kategorisierung: Untersuchen Sie diese organisierten Daten, um Ausgabegewohnheiten zu untersuchen und Trends wie bevorzugte Lieferanten oder Preisschwankungen zu erkennen. Dies hilft Ihnen dabei, kluge Entscheidungen zu treffen, beispielsweise bessere Angebote auszuhandeln oder Großeinkäufe zum Sparen zu nutzen.
- Analyse: Untersuchen Sie, wie das Unternehmen sein Geld ausgibt, und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Ausgabenhöhe, -standort und -häufigkeit. So können Sie Bereiche mit potenzieller Verschwendung oder Möglichkeiten für bessere Geschäfte identifizieren.
- Gewinnen von Erkenntnissen: Durch die genaue Prüfung der Ausgaben entstehen wertvolle Ideen, beispielsweise Methoden zur Erzielung besserer Preise oder zur Optimierung der Einkaufsstrategien zum Einsparen von Kosten.
- Entscheidungsfindung: Mit diesen Erkenntnissen ausgestattet, können Manager fundierte Beschaffungsentscheidungen treffen. Sie können Ressourcen effizient zuweisen, klügere Ausgabenentscheidungen treffen und unnötige Kosten senken.
- Kontinuierliche Verbesserung: Denken Sie daran, dass die Beschaffungsanalyse keine einmalige Aufgabe ist. Sie erfordert eine kontinuierliche Überwachung der Ausgaben, regelmäßige Analysen und die Anpassung von Strategien, um mit Marktveränderungen und Unternehmensanforderungen Schritt zu halten.
Dennoch bleibt die Frage: Wie können Sie diesen Analyseprozess starten, ohne wichtige Daten zu verlieren?
Vereinfachung der Beschaffungsausgabenanalyse mit SlideTeamÂ
In Anbetracht der Herausforderungen und der überragenden Bedeutung der Beschaffungsausgabenanalyse präsentiert SlideTeam eine Reihe einsatzbereiter Vorlagen, die diesen komplexen Prozess entmystifizieren. Diese Vorlagen sind mit Präzision erstellt und bieten einen intuitiven Ausgangspunkt für Unternehmen, die sich mit Ausgabenanalysen befassen. Die Tools von SlideTeam sind sowohl für Finanzveteranen als auch für Neulinge geeignet und wurden entwickelt, um den Prozess der Datenanalyse unkompliziert zu gestalten und sicherzustellen, dass die Berichte sowohl attraktiv als auch genau sind.
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Vorlage 1: PPT-Vorlage zur Analyse der Beschaffungsausgaben
Nutzen Sie diese Komplettlösung, um Beschaffungsstrategien mit gründlicher Ausgabenanalyse, Beschaffungsanalytik und wichtigen Kennzahlen zu verbessern. Diese Vorlage ist darauf zugeschnitten, Einblicke für eine sichere Entscheidungsfindung zu bieten. Sie vereinfacht das Verständnis von Ausgabenmustern, bewertet die Lieferantenleistung und zeigt Möglichkeiten zur Kosteneinsparung auf. Sie enthält visuell ansprechende Folien, die wichtige Kennzahlen zur Optimierung von Beschaffungsentscheidungen hervorheben und Teams in die Lage versetzen, bessere Verträge auszuhandeln und die Gesamteffizienz zu verbessern. Dieses Tool ist daher ideal für Unternehmen, die im Beschaffungsmanagement und bei der Beschaffungsanalytik die Nase vorn haben möchten. Greifen Sie jetzt zu!
Vorlage 2: Übersicht über die Analyse der Beschaffungsausgaben
Mit dieser Folie können Sie einen umfassenden Berichtsüberblick zur Analyse der Beschaffungsausgaben anzeigen, einschließlich Ausgaben, Lieferanten, Transaktionen, Anzahl der Bestellungen und Rechnungen sowie Ausgaben nach Region und Vertrag. Außerdem enthält es ein Liniendiagramm mit Ausgabentrends und ein Pareto-Analysediagramm. Dieses Dashboard ist so konzipiert, dass es einen Überblick über die Ausgabenentwicklung bei der Beschaffung bietet und Bereiche mit Ausgabenkonzentration und Kosteneinsparungspotenzial hervorhebt.
Vorlage 3: Wertschöpfungskette der Beschaffungsausgabenanalyse
Veranschaulichen Sie die Wertschöpfungskette der Beschaffungsausgabenanalyse, die aus fünf wesentlichen Schritten besteht: Datenerfassung, -anreicherung, -analyse, -berichterstattung und -aktion. Sie beschreibt den Weg von der Datenextraktion bis zur Umsetzung strategischer Beschaffungsmaßnahmen und unterstreicht die Bedeutung jeder Phase in der Wertschöpfungskette. Diese Schritte sind für eine fundierte Entscheidungsfindung und die Optimierung von Beschaffungsprozessen von entscheidender Bedeutung.
Vorlage 4: Anwendungen der Beschaffungsausgabenanalyse
Hier werden die Anwendungen der Beschaffungsausgabenanalyse in einem Unternehmen vorgestellt, wobei Ausgabendaten mit verschiedenen Geschäftsfunktionen wie P2P, Inventar, Finanzen, Risiko, Beschaffung, Verträgen, SRM und CSR verknüpft werden. Es wird gezeigt, wie die Ausgabenanalyse für ein besseres Kategoriemanagement, eine Analyse der Liefermarktdaten, eine Compliance-Überwachung, ein Leistungsmanagement und die Unterstützung der sozialen Verantwortung von Unternehmen eingesetzt werden kann.
Vorlage 5: KPI-Dashboard zur Analyse der Beschaffungsausgaben
Zeigen Sie mit dieser PPT-Vorlage wichtige Kennzahlen wie Gesamtausgaben, Lieferantenanzahl, Bestellanzahl, Transaktionsanzahl, Ausgaben nach Kategorie, Trends und Regionen an. Außerdem werden ein Periodenabschnitt und die Bezeichnung des Geschäftsjahres angezeigt. Das Dashboard bietet eine visuelle Darstellung der Ausgabendaten und ermöglicht so schnelle Einblicke und Entscheidungsfindung.
Vorlage 6: Vier Vorteile der Beschaffungsausgabenanalyse
Nutzen Sie diese Folie, um die vier Hauptvorteile der Beschaffungsausgabenanalyse zu skizzieren: vollständige Transparenz bei den Ausgaben, Rationalisierung der Betriebsabläufe, Risikomanagement und Verbesserung der Lieferantenleistung. Jeder Vorteil wird anhand von Schlüsselpunkten erläutert, wie z. B. bessere Transparenz und umsetzbare Ausgabeninformationen, Steigerung der Kosteneffizienz und Prozesseffizienz, einfache Bewertung von Lieferkettenfehlern und Ermittlung der Lieferanten, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
Vorlage 7: Sechs Schritte der Beschaffungsausgabenanalyse
Verwenden Sie diese Folie, um einen kurzen Überblick über die sechs wesentlichen Schritte der Beschaffungsausgabenanalyse zu geben. Dazu gehören das Identifizieren von Datenquellen, das Extrahieren von Daten, das Bereinigen von Daten, das Anreichern von Daten, das Klassifizieren von Daten und das Analysieren von Daten. Jeder Schritt ist mit Aufzählungspunkten aufgeschlüsselt, die wichtige Aktionen detailliert beschreiben. Dazu gehören das Segmentieren von Datenquellen, das Konsolidieren von Daten in einer zentralen Datenbank, das Identifizieren von Ungenauigkeiten, das Verfeinern von Rohdaten, das Kategorisieren von Ausgabendaten und das Identifizieren von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.
Vorlage 8: Rahmen für die Analyse der Beschaffungsausgaben
Präsentieren Sie das Rahmenwerk des Beschaffungsausgabenanalyseprozesses und beschreiben Sie dabei die sechs Schritte: Extrahieren, Validieren, Bereinigen, Klassifizieren, Verbessern/Anreichern und Analysieren. Es zeigt den Datenfluss aus verschiedenen Systemen wie ERP, PLM/PDM, E-Procurement und Partnersystemen durch diese Phasen, was zu strategischen Ergebnissen wie strategischer Beschaffung, Lieferantenrationalisierung und Bestandsoptimierung führt. Die Folie betont die Bedeutung der Datengenauigkeit und -anreicherung bei strategischen Beschaffungsentscheidungen.
Vorlage 9: PowerPoint-Präsentation zur Analyse der Beschaffungsausgaben
Heben Sie mit diesem umfassenden Paket die Bedeutung der Beschaffungsanalyse hervor. Sie ist für Beschaffungsanalysten, -agenten und -manager von entscheidender Bedeutung und hilft bei der fundierten Entscheidungsfindung bei der Zusammenarbeit mit Großhändlern oder Herstellern. Darüber hinaus rationalisiert sie die Datenerfassung aus verschiedenen Quellen, ordnet sie in relevante Kategorien ein und präsentiert sie effektiv über Visualisierungs-Dashboards oder Business-Intelligence-Tools. Dieser Prozess verbessert die allgemeine Effizienz und Entscheidungsfindung innerhalb der Einkaufsabteilung und trägt letztendlich zum Erfolg des Unternehmens bei. Greifen Sie jetzt zu!
Vorlage 10: Aktuelle Situation – Probleme des Unternehmens mit Lieferanten bei der Beschaffung
Stellen Sie mithilfe dieser PPT-Folie die häufigsten Probleme in Lieferantenbeziehungen, wie schlechte Unternehmensführung und Fehlkommunikation, visuell dar. Sie verwendet prozentuale Infografiken zur Quantifizierung von Problemen und ist ein wertvolles Tool zur Identifizierung von Bereichen, in denen in Beschaffungsprozessen strategische Verbesserungen erforderlich sind.
Vorlage 11: Lücke im aktuellen Beschaffungsprozess
Identifizieren Sie die Lücken in Beschaffungsprozessen, indem Sie mit dieser PPT-Vorlage Ziele mit der tatsächlichen Leistung vergleichen. Beschaffungsmanager können damit Lieferzeit, Vorlaufzeit, Lagerumschlag und Qualitätskontrollmetriken verfolgen und so Aktionspläne zum Schließen der Leistungslücken erstellen.
Vorlage 12: Schwerpunktbereiche bei der Durchführung einer Beschaffungsanalyse
Diese Vorlage wurde für eine umfassende Analyse entwickelt und hebt Schlüsselbereiche wie Finanzen, Kunden, interne Prozesse sowie Lern- und Wachstumsperspektiven hervor. Sie bietet eine ganzheitliche Sicht auf die Beschaffung und schlägt Kennzahlen und Prozesse vor, die sich an den allgemeinen Geschäftszielen und der strategischen Beschaffung ausrichten lassen.
Vorlage 13: So implementieren Sie eine Strategie – Drei Schritte der Beschaffungsanalyse
Diese Vorlage unterteilt die strategische Implementierung der Beschaffungsanalyse in drei Hauptschritte: Datenextraktion, Datenbereinigung, Kategorisierung und Anreicherung sowie Berichterstellung und Analyse. Sie dient als Leitfaden für die Nutzung proprietärer Quellen Dritter zur Verbesserung der Lieferantendatenqualität.
Vorlage 14: Arbeitsplan zur Beschaffungsanalyse
Diese Vorlage skizziert einen strukturierten Arbeitsplan für die Beschaffungsanalyse. Sie enthält einen Zeitplan, der zeigt, wann Informationen gesammelt und verarbeitet, kritische Bereiche analysiert und strategische Listen mit öffentlichen Gesundheitsvorräten erstellt werden müssen. Sie zeigt auch wichtige Leistungsindikatoren wie den Prozentsatz der verarbeiteten Informationen, der zur Verfolgung des Fortschritts über einen Zeitraum von 12 Monaten und mehr verwendet wird.
Vorlage 15: Beschaffungsmanagement-Tools
Diese Folie mit einem zentralen Kreisdiagramm ist ein Leitfaden zu wichtigen Beschaffungsmanagement-Tools. Sie hebt Softwarelösungen wie Promena für E-Sourcing, Trade Gecko für die Bestandsverwaltung und Orderhive für die E-Commerce-Beschaffung hervor und zeigt, wie diese Tools die Einkaufskontrolle, RFQ-Prozesse und die gesamten Unternehmensausgaben optimieren können.
Vorlage 16: Leistungsbenchmark für Beschaffungs-KPIs
Diese Vorlage ist ein visuelles Dashboard zur Bewertung von Beschaffungskennzahlen wie verwaltete Ausgaben, Ausgaben im Vergleich zum Budget und Lieferantenleistung. Es ist so konzipiert, dass Bereiche mit hoher, mittlerer oder niedriger Leistung mithilfe farbcodierter Messdiagramme schnell identifiziert werden können. So können Beschaffungsmanager ihre Abläufe anhand bewährter Methoden vergleichen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung erkennen.
Strategischen Wert freisetzen
Zusammenfassend kann die Bedeutung der Beschaffungsausgabenanalyse nicht genug betont werden. Sie dient als Eckpfeiler für die strategische Finanzaufsicht innerhalb der Beschaffung und bietet eine Linse, durch die Unternehmen Ineffizienzen erkennen, Einsparungsmöglichkeiten identifizieren und Ausgabenstrategien verfeinern können. Eine effektive Analyse geht über eine bloße Kostenbetrachtung hinaus und fördert eine Kultur der fundierten Entscheidungsfindung und kontinuierlichen Verbesserung. Durch die sorgfältige Auswertung von Beschaffungsdaten erschließen Unternehmen das Potenzial für eine verbesserte Betriebseffizienz und finanzielle Gesundheit und stellen sicher, dass sie in einem Markt, der sowohl Agilität als auch strategisches Gespür erfordert, anpassungsfähig und zukunftsorientiert bleiben.
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