Call Center/BPOs/KPOs haben die Verkaufs- und Kundendienstprozesse von Unternehmen verändert. Der Service, den diese bieten, ist entscheidend für den Geschäftsbetrieb.

 

Eine Umfrage zeigt, dass 4 von 10 Kunden eine Marke verlassen und Unternehmen aufgrund von schlechtem Kundenservice auf dem US-Markt über 62 Milliarden US-Dollar (Jahresumsatz) verlieren. Dies zeigt, wie wichtig es ist, dass die Standards im Kundenservice immer hoch gehalten werden, und warum dies ein Wettbewerbsvorteil für Unternehmen ist.

 

Ein exzellenter Kundenservice erfordert auch, dass sich Menschen um ihre Serviceanrufe kümmern, und nicht um Maschinen oder auf künstlicher Intelligenz (KI) basierende Algorithmen. Dies wird durch umfangreiche Umfragen belegt, aus denen hervorgeht, dass acht von zehn Personen die menschliche Verbindung über das Telefon bevorzugen.

 

Nur formelle (oder selbstgeschriebene personalisierte) Entschuldigungen oder Rabattgutscheine per E-Mail an Ihre Kunden zu senden, reicht nicht mehr aus. Ein personalisierter Anruf (von einem Menschen) ist jetzt die Standardkundenerwartung!

 

Anforderungen an einen exzellenten Anrufprozess

 

Eine robuste Anrufunterstützung ist für Unternehmen von Vorteil, da sie eine klare Kommunikation, eine effektive Emotionserkennung, ein Verständnis, eine Verbindung sowie schnelle und zufriedenstellende Lösungen / Konvertierungen / Verkäufe ermöglichen. Um es jedoch aufrechtzuerhalten, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein, und zwar:

 

  1. Geschicktes und gut ausgebildetes Personal: Der Umgang mit Kundenbeschwerden (voller Emotionen) oder kniffligen Verkaufsgesprächen erfordert gut ausgebildete und erfahrene Vertreter mit Problemlösungs- und Kundendiensteinstellungen.
  2. Klarer und effizienter Prozess: Ein klar definierter Prozessablauf, der den Mitarbeiter durch den Anruf führt, muss vorhanden sein, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse des Kunden erfüllt werden.
  3. Technologie: Angemessene Technologie und Tools wie Anrufweiterleitung, Aufzeichnung und Customer Relationship Management (CRM)-Systeme helfen und unterstützen den Betrieb und die Vertreter des Callcenters.
  4. Qualitätssicherung: Regelmäßige Qualitätsprüfungen und Schulungen stellen die Einhaltung bewährter Standardarbeitsanweisungen sicher, um die Unternehmensstandards für den Kundenservice zu erfüllen.
  5. Feedback und Berichterstattung: Die Überwachung von Kundenfeedback, Anrufkennzahlen und Berichterstattung hilft bei der Identifizierung von Verbesserungsbereichen.

 

Die richtigen Tools zur Aufzeichnung von Transaktionen zwischen Supportmitarbeitern und Kunden sind für eine kontinuierliche Verbesserung erforderlich. Anrufberichte sind ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Anrufdaten und KPIs für eine datenbasierte und ergebnisorientierte Betriebsführung zu erfassen und darzustellen.

 

Bearbeitbare Vorlagen für Anrufberichte

 

Anrufberichte sind Teil des täglichen Betriebsmanagements in einem BPO/KPO, insbesondere im Vertrieb. Die Erstellung dieser wertschöpfenden Dokumente (häufig) ist ein untrennbarer Bestandteil der Arbeit von mittleren Führungskräften (Teammanager und Qualitätsanalysten). Eine gründliche Analyse von Transaktionen ist ein zeitraubender Teil der Arbeit, aber das Schreiben umfassender Gesprächsberichte von Grund auf wird niemals möglich sein. Unsere einfach anzupassenden Vorlagen für Anrufberichte sind die Rettung. Die zu 100 % anpassbare Art der Vorlagen gibt Ihnen die gewünschte Flexibilität bei der Bearbeitung Ihrer Berichte . Diese inhaltsfertigen PPT-Folien bieten Ihnen die dringend benötigte Struktur.

 

Lassen Sie uns diese vorgefertigten Anrufberichtsvorlagen erkunden, um Ihre Verkaufsprozesszahlen auf verständliche Weise darzustellen!

 

1. One-Pager-Verkaufsgesprächsplanungsblatt und Berichtsvorlage

Anrufberichte spielen eine wichtige Rolle bei der Überwachung der Leistung von Kundendienstmitarbeitern und stellen außerdem sicher, dass sie die Kundendienststandards erfüllen. Dieses einfach aussehende und professionelle PPT-Design ist ideal, um Feedback und einen detaillierten Anrufbericht mit Führungskräften zu teilen. Es verfügt über vorgefertigte Spalten zum Schreiben der Namen von Schlüsselpersonen, Datum der überwachten Anrufe, Details der behandelten Kunden, angesprochene Probleme, Ziele der Anrufe, wesentliche Fragen, die der Vertriebsmitarbeiter stellen sollte, Fragen, die Kunden stellen könnten, und ihre besten Antworten. Jetzt herunterladen!

 

One-Pager-Planungsblatt für Verkaufsgespräche

 

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2. One-Pager-Produktverzeichnis Call Sheet und Berichtspräsentationsdesign 

Mit konsolidierten Daten in Anrufberichten erkennen Sie Trends bei Kundenanfragen, Problemen oder Kaufverhalten. Es wird Unternehmen helfen, Verbesserungsbereiche zu finden und datenbasierte Fortschrittsstrategien zu entwickeln. Verwenden Sie diese Vorlage, um die Leistung des Vertriebsteams zu präsentieren und Berichte mit visuellen Hilfsmitteln wie Diagrammen und Trichtern anzurufen. Sie können es verwenden, um Statistiken wie abgeschlossene Verkäufe, durchschnittlicher Verkaufswert, ausgehende Anrufe, Anruf-/Verkaufsverhältnis und Top-Performer hervorzuheben. Es enthält auch Abschnitte zum Hinzufügen eines Produktverzeichnisses (für meistverkaufte Produkte/Dienstleistungen/Kategorien) und kategoriebezogener Schnappschüsse von Verkaufsgesprächen. Hol es dir jetzt!

 

Verzeichnis Anrufblatt-Design

 

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3. One-Pager-Routenblatt für Verkaufsgespräche und Präsentationsvorlage für Berichte

Die Analyse von Anrufberichten erleichtert die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen und hilft bei der Entwicklung von Anrufabläufen, die die Effizienz verbessern. Diese Vorlage hilft Ihnen, qualitative Daten von Anrufen/Transaktionen zwischen Kunden und Vertretern zu analysieren und auszutauschen. Es ermöglicht Ihnen, wichtige Fragen/Schritte zu beantworten und Feedbackpunkte zu allgemeinen Gesprächszielen und deren Erreichung, zum Verkaufsgespräch und seiner Durchführung, zum Sammeln von Informationen/zum Aufbau von Beziehungen und zur Einstellung/Tonalität des Vertriebsmitarbeiters beim Anruf zu teilen. Greifen Sie noch heute zu!

 

One-Pager-Verkaufsanruf-Routenblatt

 

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4. One-Pager-Verfolgungsblatt für Verkaufsgespräche und Berichtsvorlage

Kundendienstmitarbeiter benötigen regelmäßige Auffrischungen und Schulungen, die eine kontinuierliche Leistungsverbesserung unterstützen und Administratoren dabei helfen, den Verkaufs-/Supportprozess zu optimieren. Nutzen Sie diese einseitige Anrufliste und Berichtsvorlage, um KPI-Daten für Teammitglieder aufzuzeichnen und auch den Schulungsbedarf zu analysieren. Es ermöglicht Ihnen, die Transaktion des Vertriebsmitarbeiters nach Kundennamen und Daten zu überwachen. Fügen Sie die Verkaufsrufnummern, die Anrufzeit (Minuten), den ausgegebenen Betrag und die Anruferfolgsrate oder den Prozentsatz in den relevanten Spalten hinzu, und voilà, Sie können Magie erzeugen. Jetzt herunterladen!

 

One-Pager-Verfolgungsblatt für Verkaufsgespräche

 

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5. One-Pager-Verkaufsgespräch-Follow-up-Blatt und Berichtsvorlage

Manager können Anrufberichte verwenden, um Transaktionen zu verfolgen, die nachverfolgt werden müssen oder deren Abschluss ansteht. Es hilft zu verstehen, wie schnell der Vertreter die Beschwerde / den Verkauf bearbeitet hat, und das Szenario neu zu erstellen. Diese Vorlage hebt Anrufdetails wie Abwicklungsperson, Kundenname und geschätzten Verkauf hervor. Es bietet Platz, um das Verkaufsgespräch, das allgemeine Anrufziel, das Sammeln von Informationen, die repräsentative Haltung und das Feedback zu teilen. Sie können die nächsten Schritte, das nachfolgende Kontaktdatum, den aktuellen Lead-Status und Quellendetails in der vorgefertigten Spalte dieser einseitigen Anrufberichtsvorlage erwähnen. Hol es dir jetzt!

 

One-Pager-Follow-Up-Blatt für Verkaufsanrufe

 

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Beantworten Sie den Anruf, gut!

 

Anrufberichte bieten Einblicke in das Kundenverhalten, Präferenzen und Bedürfnisse, die dem Unternehmen helfen, die Kundenzufriedenheit und die Bindungsraten zu verbessern. Unsere Vorlagen für Anrufberichte helfen Ihnen bei der Analyse und Optimierung des Anrufunterstützungs-/Verkaufsprozesses. Verwenden Sie diese einseitigen PPT-Dokumente, um über Ihr Team und die Prozessleistung auf dem Laufenden zu bleiben und Verbesserungen vorzunehmen.

 

Laden Sie diese einfach anzupassenden Vorlagen für Anrufberichte über die anklickbaren Links oben herunter, um kompakte und dennoch detaillierte Daten zu Support-/Verkaufsvorgängen aufzuzeichnen.

 

FAQs zu Anrufberichten

 

1. Was bedeutet der Anrufbericht?

Ein Anrufbericht ist ein Dokument oder eine Aufzeichnung, die Informationen über einen Kundendienst-/Verkaufsanruf enthält. Es enthält Details wie Datum und Uhrzeit des Anrufs, den Namen und die Kontaktinformationen des Kunden, den Grund des Anrufs, das Ergebnis des Anrufs und alle Notizen oder Beobachtungen, die von den Kundendienstmitarbeitern gemacht wurden. Es wird vom Callcenter-Team und der Organisation verwendet, um den Kundendienstprozess zu verbessern und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Anrufberichte werden zur Qualitätssicherung, Leistungsüberwachung, Trendanalyse und Compliance verwendet. Diese bieten wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten, Präferenzen und Bedürfnisse und tragen dazu bei, den Anruf-Support-Prozess und die allgemeine Kundenzufriedenheit zu verbessern.

 

2. Wofür werden Anrufberichte verwendet?

Anrufberichte dienen den folgenden Operationen:

  1. Qualitätskontrolle.
  2. Trends erkennen.
  3. Verbessern Sie die Effizienz von Prozessen und Vertretungen.
  4. Identifizieren Sie den repräsentativen Schulungsbedarf.
  5. Überwachung von Leistungsmetriken
  6. Wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten, Präferenzen und Bedürfnisse.
  7. Kostenanalyse von Call-Support-Prozessen.
  8. Planen Sie Folgemaßnahmen oder zeichnen Sie Weiterleitungsaktionen auf.
  9. Management-Berichterstattung.

 

3. Wie erstelle ich einen Anrufbericht? 

Ein klar definierter Anrufbericht kann in diesen Schritten erstellt werden:

 

  1. Sammeln Sie die notwendigen Informationen: Datum und Uhrzeit des Anrufs, Name und Kontaktinformationen des Kunden, Grund des Anrufs und Notizen oder Beobachtungen des Kundendienstmitarbeiters.
  2. Wählen Sie ein Format wie eine Tabelle, ein Dokument oder eine Datenbank. Die Auswahl einer vorgefertigten Vorlage für Anrufberichte ist eine ideale und kostengünstige Option. 
  3. Definieren Sie Felder im Anrufbericht, wie Anrufdatum, Uhrzeit, Kundenname, Kontaktinformationen, Problem, Lösung und Notizen.
  4. Verwenden Sie das gewählte Format/Tool, um den detaillierten Anrufbericht zu erstellen, einschließlich der definierten Felder/Informationen.
  5. Überprüfen Sie den Anrufbericht auf Genauigkeit und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.
  6. Speichern und teilen Sie es mit den entsprechenden Teammitgliedern oder dem Management.