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« La direction fait les choses correctement ; le leadership fait les bonnes choses. – Peter Drucker, consultant en gestion et éducateur de renommée mondiale.
Ces mots de Peter Drucker résument parfaitement les récits de gestion de projet d'aujourd'hui. L'ampleur et la complexité de la gestion de projet sont croissantes. Il a évolué bien au-delà de la gestion de certaines tâches et constitue désormais davantage un processus permettant de mener des projets vers des résultats innovants. De plus, les équipes sont réparties plus loin les unes des autres, à une distance plus grande que jamais. Le résultat est un manque de communication efficace, un mauvais alignement des objectifs et des échecs de projets. En fait, une enquête de KPMG révèle que 70 % des organisations ont connu au moins un échec de projet au cours des 12 mois précédents.
C'est pourquoi une communication de projet efficace utilisant des rapports d'état de projet simplifiés et riches en données gagne en popularité. À mesure que la technologie progresse rapidement et que la dynamique du marché évolue, la prise de décision doit être rapide. Mais pour ce faire, les décideurs ont besoin d'une vue d'ensemble claire et très simplifiée de l'état d'avancement du projet.
Solution? Des présentations bien conçues, esthétiques et faciles à comprendre ! Chez SlideTeam, nos experts ont conçu des modèles de rapports d'état de projet attrayants chez Slide Team. Les chefs d'équipe et les planificateurs peuvent utiliser ces modèles pour partager rapidement des données et des informations critiques avec leurs dirigeants. Chaque modèle est 100 % modifiable et prêt pour le contenu, l'optimisation prend donc quelques minutes. Avec des icônes, des visuels et des graphiques percutants, ces modèles peuvent simplifier même les données les plus complexes pour un processus décisionnel fluide.
Jetons un coup d'œil à ces modèles un par un.
Modèle n° 1 Ensembles de modèles PPT de rapport hebdomadaire sur l'état du projet
Les équipes de gestion de projets informatiques sont toujours inondées de tonnes de données. Compiler de telles données est un défi, et les présenter simplement est encore plus complexe. Grâce à ce modèle, les chefs de projet peuvent facilement trier et présenter les données dans un format digeste et facile à comprendre. Il permet aux chefs de projet de présenter une vision globale de la santé du projet dans tous les secteurs verticaux, du développement de logiciels au marketing numérique. Une telle suite de diapositives peut changer la donne pour les entreprises informatiques qui doivent gérer plusieurs projets à la fois. Chaque diapositive contient des éléments tels que l'aperçu du projet, la gestion du calendrier et du calendrier, la répartition des tâches, le budget et les finances, le diagramme d'avancement , le suivi des risques et des problèmes et les mesures de performance du projet .
Modèle n°2 : Rapport exécutif sur l'état d'avancement du projet Calendrier Ressources Jalons Objectifs Livrables
L'un des principaux défis de la gestion de projet est l'évaluation rapide des composants du projet tels que les délais, les ressources, les jalons et les objectifs. Un rapport encombré ou complexe peut masquer des informations clés et conduire à des opportunités manquées et à une prise de décision inefficace. Ce modèle décompose l'allocation des ressources et offre une idée de la capacité du projet à atteindre ses objectifs. Le modèle met en évidence chaque étape ; les livrables sont également clairement présentés avec leur statut. Le modèle comporte également un indicateur de statut pour chaque problème, tel que « ouvert » ou « fermé », ainsi que l'état de santé des composants du projet, comme « sous contrôle », « sain » ou à risque.
Modèle n°3 : Exemple de statut de gestion de projet mensuel de PPT
Maintenir une vue d’ensemble précise et à jour du projet est complexe. Les chefs de projet ont du mal à présenter des informations mettant en évidence le calendrier, le budget, les ressources, les risques et les avantages. Créé pour distiller des informations à plusieurs volets et des tas de données dans un format simple et visuel, ce modèle est un excellent point de départ. Il garantit que les aspects critiques d’un projet sont couverts dans un format compréhensible. Chaque section – Calendrier, Ressources, Budget, Risques, Problèmes et Avantages – est accompagnée d'un indicateur de feu de circulation. Cela fournit un repère visuel immédiat de l’état. Le champ de texte garantit que les téléspectateurs obtiennent le contexte et les informations critiques sans se noyer dans le jargon.
Modèle n°4 : Présentation de l'état du projet, rapport de présentation d'une page, infographie
Les parties prenantes recherchent des mises à jour concises et perspicaces sur l’avancement du projet. Pour les chefs de projet, le défi est de représenter des informations massives telles que les objectifs du projet, l'état du projet, les finances et les risques impliqués en un ou deux lignes concises. La présentation doit être claire et, en même temps, ne doit manquer aucun ensemble de données cruciales. C'est là que ce modèle peut prouver sa valeur. Ce document d'une page consolide les mesures du projet dans un seul document rationalisé. Il permet aux chefs de projet de présenter un aperçu de la santé du projet dans plusieurs dimensions. Il couvre l'énoncé du projet et les indicateurs d'état concernant la conception du logiciel, le budget, les ressources informatiques, la qualité et les risques, chacun avec des icônes d'état codées par couleur pour une reconnaissance instantanée. La chronologie du projet fournit une vue sous forme de diagramme de Gantt. La section financière compare les dépenses prévues aux dépenses réelles avec une indication claire des écarts. Les risques et les problèmes sont présentés sous forme de diagrammes circulaires, offrant une compréhension proportionnée des préoccupations dominantes.
Modèle n° 5 : instantané du tableau de bord KPI de l'état du projet montrant les tâches terminées et les tâches en cours
Les chefs de projet doivent surveiller et communiquer les indicateurs de performance clés du projet ou KPI à travers les étapes. Ce modèle PPT fournit un résumé des performances du projet et donne une idée claire de l'état des tâches terminées, en cours et non démarrées. Un instantané aussi net est crucial pour une prise de décision rapide. Les trois segments Tâches terminées, Tâches en cours et Tâches non commencées agissent comme des indicateurs essentiels. Le code couleur approprié indique le niveau d’achèvement. Cette disposition détaillée hiérarchise les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, essentielles pour un tri efficace des projets. Les jauges fournissent un repère visuel dynamique et communiquent instantanément les progrès sans analyse approfondie. En bref, ce modèle permet une micro-gestion sans perdre de vue les objectifs globaux du projet.
Modèle n°6 : Modèle de rapport sur l'état d'avancement de plusieurs projets
Ce modèle PPT couvre tous les points de données nécessaires pour fournir un aperçu des rapports d'état de projet au sein d'une entreprise B2C. Au cœur du tableau de bord se trouve l'indicateur « Santé du programme », un repère visuel reflétant l'état des projets. Il y a ensuite la « Tendance du portefeuille », qui met l'accent sur la tendance directionnelle du collectif de projet. Cela indique si les choses évoluent positivement ou s’il existe des préoccupations à résoudre. Il couvre également un élément crucial de tout projet : le financement ! Les « Dépenses réelles par rapport au budget » sont une mesure essentielle qui montre comment les choses évoluent en ce qui concerne les finances du projet . Dans le même temps, le compteur « Projets à risque » tient l'équipe au courant des projets qui nécessitent une attention immédiate. Dans l'ensemble, ce modèle est un excellent document qui peut aider à gérer plusieurs projets de manière autonome, dans les délais.
Modèle n°7 : Tableau de bord de gestion de projets multiples avec état des risques et des problèmes
La mise à jour de la gestion de projet et la gestion des risques sont des éléments essentiels de toute stratégie de gestion de projet. Avec ce modèle PPT, les chefs de projet partagent une vue globale des projets actifs. Ce tableau de bord combine des KPI essentiels, des indicateurs de progrès et des mesures critiques pour faciliter une prise de décision éclairée. Avec une vue claire des délais, du contexte, des rapports d'avancement en pourcentage et des graphiques en forme de beignet attrayants, il est facile de comprendre l'état du projet. Une section essentielle du tableau de bord compare les heures planifiées aux heures réelles, une mesure essentielle de l'efficacité et de la gestion du temps. Les risques et les problèmes associés à chaque projet sont classés par gravité. Ceci est essentiel pour donner la priorité à l’orientation et aux ressources de la direction.
Modèle n°8 : Feuille de suivi des problèmes du projet avec catégorie et statut
Une gestion de projet efficace signifie que les problèmes sont identifiés et classés en fonction de leur statut. Une telle catégorisation permet à l’équipe de s’y attaquer facilement. Ce modèle est conçu pour donner aux chefs de projet et aux équipes un cadre clair et organisé pour surveiller et résoudre les problèmes. La mise en page nette, la structure simple et l'attention portée aux détails comme les descriptions des problèmes, les catégories, les statuts, les dates d'échéance, les responsables et les commentaires supplémentaires pour le contexte, en font un choix parfait pour les équipes et les chefs de projet. La colonne d'état à code couleur offre une visibilité immédiate sur l'état d'un problème, permettant aux équipes de prioriser leurs efforts : rouge pour les problèmes « ouverts » nécessitant une attention immédiate, vert pour les problèmes « fermés » qui ont été résolus.
Modèle n°9 : Tableau de bord KPI de l'état du projet affichant le calendrier et l'alignement
Un projet exécuté en retard peut entraîner des coûts plus élevés, une mauvaise gestion des ressources et même un échec du projet. Cependant, en utilisant ce modèle, vous pouvez éviter ce problème. Ce modèle de rapport sur l'état d'avancement du projet peut aider les dirigeants à contrôler en temps réel les aspects critiques de la santé du projet. Ce modèle PPT aide les dirigeants à suivre l'allocation et l'utilisation des ressources, le respect du calendrier, l'alignement stratégique et l'évaluation des risques. Il fournit des repères visuels grâce à des jauges qui indiquent l'état du calendrier du projet, l'alignement sur les objectifs commerciaux et les risques associés. Cela garantit que la direction ne manque aucun élément critique pouvant avoir un impact sur la livraison du projet dans les délais.
Modèle n° 10 : instantané du tableau de bord Agile Sprint avec statut de projet défectueux
Ce modèle représente les défauts du projet, leur statut et leur impact sur le calendrier du projet d'une manière esthétique et visuelle. Cela donne aux chefs de projet un avantage car ils comprennent la santé du sprint et allouent efficacement les ressources nécessaires pour résoudre les problèmes hautement prioritaires. Le modèle couvre des composants tels que « Défauts par projet », « Durée de cycle des défauts », « Défauts de statut » et « Défauts par équipe ». Chacun de ces défauts peut être expliqué avec un texte clair et informatif. Enfin, le graphique « Total des défauts au fil du temps par priorité » se concentre sur les défauts qui doivent être traités immédiatement pour une réalisation efficace du projet.
TRANSMETTRE LE STATUT DU PROJET DE MANIÈRE PROFESSIONNELLE !
Les projets, quel que soit le secteur, ont tendance à susciter certains problèmes ! Cependant, la véritable compétence des chefs de projet et des chefs d’équipe réside dans l’identification et la présentation claire des rapports sur l’état d’avancement du projet devant les parties prenantes. Lorsque les parties prenantes et les décideurs ont une idée claire de l’état d’avancement du projet, ils peuvent prendre des mesures proactives pour éliminer les problèmes et remettre les projets sur les rails. Si vous êtes chef de projet ou chef d'équipe, ces modèles garantissent que vos projets se déroulent à temps.
