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Si vous êtes chef de projet, vous avez déjà beaucoup à faire avec la priorisation de plusieurs projets et le maintien, voire l'augmentation, de la productivité de chaque mission en haut de votre liste de contrôle.
Chez SlideTeam, nous avons créé cette liste de contrôle rapide et facile pour vous aider à rationaliser vos tâches et à hiérarchiser vos tâches incontournables, pour un ensemble diversifié de parties prenantes.
Suivre un modèle de liste de contrôle de gestion de projet vous permet non seulement de rester concentré, mais vous encourage également à :
- Terminez vos projets à temps (ou en avance !)
- Gérez mieux votre budget (et économisez du temps et de l'argent à votre équipe)
- Créez quelque chose dont vous et votre entreprise serez fiers.
Vous trouverez ci-dessous des modèles PPT de liste de contrôle de gestion de projet triés sur le volet . Chacun d'entre eux est 100% personnalisable.
Liste de contrôle de gestion de projet en dix points (avec exemples de modèles)
1. Commencez par un énoncé d'objectif clair
« Qu'est-ce qu'on fait ici, et pourquoi ?
La capacité de répondre à cette question rapidement et succinctement (idéalement, en une phrase ou deux) peut transformer votre style de gestion de projet.
S'en tenir à un objectif unique et spécifique vous permet, à vous et à votre équipe, de rester concentrés tout au long de l'exécution du projet.
Peut-être cherchez-vous des moyens d'économiser de l'argent pour votre entreprise. Peut-être venez-vous de terminer une campagne de marketing massive.
Dans tous les cas, votre énoncé d'objectif doit inclure les informations suivantes :
- Pourquoi votre procédure est-elle requise (sur la base de votre diligence raisonnable et de vos recherches) ?
- Quels résultats spécifiques prévoyez-vous (par exemple, "réduire les frais généraux de 10 %") ?
- Comment comptez-vous atteindre votre objectif (en termes généraux) ?
Votre énoncé d'objectif représente votre vision et celle de votre équipe, ce qui en fait la base de toute liste de contrôle de gestion de projet.
Exemple de modèle de liste de contrôle de gestion de projet pour l'énoncé d'objectif
2. Définissez vos parties prenantes
Plus tôt vous alignez les parties prenantes de votre projet sur le même objectif, mieux c'est. La mise en évidence des rôles au sein d'un projet donne un contexte à la contribution de chaque individu et les aide à planifier leurs propres horaires et tâches.
Par parties prenantes, nous entendons
- Collègues à qui vous rapporterez finalement.
- Toute
3. Établissez vos livrables
Vous devez déterminer et avoir une clarté sur le "produit final" lorsque votre projet est terminé. Refonte créative ? Articles de blog ? Un rapport ou une panne d'analyse ?
Essentiellement, vos livrables sont l'aboutissement de votre travail acharné et de votre planification. Sur la base de votre énoncé d'objectif, la création d'une liste de livrables (et les formats pertinents pour ceux-ci) devrait être simple.
Exemple de modèle de liste de contrôle de gestion de projet pour les livrables
4. Évaluer les ressources nécessaires pour terminer le projet
Après avoir déterminé vos objectifs et les livrables associés à chacun, vous devez réfléchir aux ressources nécessaires pour les concrétiser.
Les ressources non monétaires comprennent :
- Personnes! (référez-vous à vos parties prenantes)
- Équipement et fournitures (pensez : logiciels)
- Actifs temporels (tels que des calendriers ou des plans)
Vos ressources auront un impact direct sur votre budget. À ce stade, vous devrez faire vos devoirs pour justifier combien d'argent vous devrez dépenser pour atteindre les résultats souhaités.
Quelles alternatives logicielles, par exemple, sont disponibles ? Avez-vous besoin d'un plan ou d'un rapport tiers avant de commencer votre projet ?
Exemple de modèle de liste de contrôle de gestion de projet pour les besoins en ressources
5. Établissez votre emploi du temps et vos jalons
Les horaires peuvent être intimidants, surtout s'il s'agit de votre premier projet de ce type. Il est essentiel de diviser votre travail en petits morceaux gérables.
Plutôt que de risquer de précipiter votre projet ou de le faire traîner en longueur, créez un calendrier de projet réaliste. Cela peut nécessiter quelques essais et erreurs. Fixer des jalons et des réalisations importantes avec une feuille de route approximative sur la façon dont cela sera fait vous permet de vous démarquer.
À l'aide de nos modèles de liste de contrôle de gestion de projet, vous pouvez définir des délais spécifiques pour les tâches et les sous-tâches. Lorsque vos principales parties prenantes sont visibles, cela signifie que tout le monde est sur la même page en termes de progrès.
Les jalons, au moins, offrent des opportunités d'évaluer votre calendrier et vos progrès pour s'assurer qu'ils sont gérables pour toutes les personnes impliquées.
Exemple de modèle de liste de contrôle de gestion de projet pour les jalons
6. Hachez le budget de votre projet
Une gestion efficace des ressources est essentielle pour assurer le succès de vos projets. Cela inclut non seulement la finition de votre projet, mais également le respect de votre budget.
N'oubliez pas d'inclure les têtes suivantes dans votre budget :
- Dépenses directes (sur les ressources mentionnées ci-dessus comme l'équipement ou les fournitures)
- Dépenses indirectes (telles que les frais d'assurance ou de publicité)
- Heures facturables (en ce qui concerne le personnel lié au projet)
Un budget détaillé et bien pensé est essentiel pour faire approuver votre projet. Faites une estimation aussi précise que possible et tenez compte des coûts supplémentaires qui pourraient survenir après coup.
Exemple de modèle de liste de contrôle de gestion de projet pour le budget
7. Exécutez un exercice de gestion des risques pour éviter les obstacles
"Vous ne pouvez jamais être trop en sécurité."
Rien dans la vie ne peut aller à 100% selon le plan.
En évaluant les risques du projet, vous pouvez anticiper les maux de tête et les ralentissements attendus et les inclure dans votre schéma général.
Le simple fait de discuter des risques potentiels avec d'autres parties prenantes peut être révélateur. Considérez les scénarios "What-if" en détail.
Avoir la possibilité d'intégrer les risques potentiels dans les projets aide le reste de l'équipe à comprendre les défis liés à l'exécution des tâches. La transparence sur les risques potentiels permet d'éviter certains pièges habituels qui retardent ou font dérailler les projets.
Il y a des niveaux de risque à prendre en compte, allant des catastrophes de relations publiques à l'argent perdu et au-delà. Plutôt que de laisser ces risques paralyser votre projet, traitez-les pendant la phase de planification.
Exemple de modèle de liste de contrôle de gestion de projet pour la gestion des risques
8. Élaborez un plan de communication pour garder votre équipe synchronisée
Nous avons pu constater à quel point la communication est vitale pour mener à bien des projets de manière efficace.
La collaboration est essentielle pour la gestion de projet et pour que les choses soient faites à temps. Une communication efficace permet à votre équipe d'être super efficace, sans se dépasser.
En termes simples, votre stratégie de communication devrait inclure les éléments suivants :
- À quelle fréquence rencontrerez-vous les parties prenantes et vérifierez-vous avec elles ?
- Mode(s) de communication préféré(s) (pensez : e-mails, chats en direct, face à face, réunions vidéo, mises à jour du conseil d'administration)
- Qui supervise et gère les réunions des parties prenantes ?
Exemple de modèle de liste de contrôle de gestion de projet pour le plan de communication
9. Décidez comment vous allez tout documenter
La documentation est essentielle pour la responsabilisation et le respect du plan de projet. Un examen séquentiel de votre processus est également utile pour évaluer le déroulement d'un projet.
Et si un supérieur voulait savoir pourquoi un projet a pris plus de temps que prévu ? Et si vous vouliez rendre hommage à quelqu'un pour la qualité de son travail ?
La documentation doit se produire en temps réel, et nos modèles de présentation vous aident à le faire et à résoudre un problème majeur dans la gestion de projet.
Exemple de modèle de liste de contrôle de gestion de projet pour la documentation de projet
10. Évaluez l'avancement et le succès de votre projet
Le dernier élément de notre liste de contrôle de gestion de projet vous permet de réfléchir à vos efforts.
Par exemple, avez-vous terminé votre projet à temps ? Avez-vous dépassé ou dépassé votre budget ?
Examiner ce qui s'est bien passé (et ce qui s'est mal passé) vous permet de réfléchir à votre rôle en tant que chef de projet. Vous pouvez recréer des processus, des flux de travail et des stratégies de définition d'objectifs similaires à l'avenir en fonction des réponses à ces questions et de ces commentaires.
Exemple de modèle de liste de contrôle de gestion de projet pour l'évaluation des progrès
À vous
Monter un projet nécessite une planification minutieuse. Et une liste de contrôle comme celle-ci peut vous aider à vous concentrer sur les aspects les plus cruciaux de votre plan.
Le respect de ces directives assurera le succès de votre projet. Si vous ne l'avez pas déjà fait, téléchargez nos modèles de liste de contrôle de gestion de projet dès aujourd'hui.
FAQ sur la liste de contrôle de gestion de projet
Quelles sont les 12 étapes de la gestion de projet ?
12 étapes pour démarrer et planifier un projet réussi :
Étape 1 : Créer une charte de projet
Étape 2 : Déterminer les parties prenantes
Étape 3 : Recueillir les exigences
Étape 4 : Établir la portée
Étape 5 : Développer une structure de répartition du travail (WBS)
Étape 6 : Créer un calendrier
Étape 7 : Compiler une estimation des coûts
Étape 8 : Établissez un budget
Étape 9 : créer un plan de gestion de projet
Étape 10 : créer un plan de gestion des ressources
Étape 11 : Créer un plan de gestion de la qualité
Étape 12 : Élaborer une stratégie de gestion des risques
Quels sont les cinq principaux processus de gestion de projet ?
Les cinq phases de la gestion de projet, selon le Project Management Institute (PMI), la principale organisation mondiale de gestion de projet, sont :
- Conception et Initiation
- Planification de projet
- L'exécution du projet
- Suivi de la performance
- Clôture du projet
Quel est le cycle de vie du PMO ?
Le cycle de vie de la gestion de projet STI comprend quatre phases qui fonctionnent ensemble pour décrire, organiser et fournir les résultats de projet souhaités. Ce sont les phases d' initiation, de planification, d'exécution et de clôture . Chacun d'eux a son propre domaine d'étude pour obtenir le meilleur résultat; bien réussir dans chacune de ces phases distinctes garantit que l'expérience globale de gestion de projet est également un succès.
Qu'est-ce que Six Sigma en gestion de projet ?
Six Sigma est une méthodologie commerciale visant à améliorer les processus, à réduire le gaspillage et les erreurs et à accroître la satisfaction des clients dans une organisation. Basé sur des données et une analyse statistique, Six Sigma fournit une méthode pour minimiser les erreurs et la valeur dans tout processus métier, de la fabrication à la gestion. Dans la littérature populaire, il en est venu à être défini comme une mesure de la fluidité de l'exécution d'un processus métier. Les organisations qui prétendent être six sigma en matière de qualité doivent s'assurer qu'elles ne commettent que 3,5 erreurs sur un million d'itérations de leurs transactions et processus.
Téléchargez le PDF gratuit des modèles de liste de contrôle de gestion de projet .
