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Dado que a comunicação muitas vezes continua sendo um desafio em equipes multidisciplinares, os relatórios de status do projeto têm sido o item básico para todos os projetos já concebidos. Ainda assim, gerentes de projeto e executivos lutam para colocar os dados certos no formato certo para prepará-los e apresentá-los.
Grande parte dessa luta decorre da análise incoerente de dados ou da pura ignorância sobre como funcionam os relatórios de status do projeto. E, às vezes, a culpa recai apenas sobre as equipes que preferem confundir a linha entre eficiência e precisão. Não precisaria de muita ciência para saber que linhas borradas no contexto da comunicação do projeto são altamente indesejáveis.
Então, o que as partes interessadas devem fazer para garantir que nada seja esquecido?
A resposta (e muito mais) está neste guia definitivo, que fornece uma visão geral detalhada dos relatórios de status do projeto e como preparar um de acordo com os requisitos das partes interessadas. Você também poderá baixar e colocar em suas mãos alguns modelos de PowerPoint super flexíveis que você pode usar para preparar qualquer tipo de relatório de status do projeto rapidamente.
Portanto, sem mais delongas, vamos navegar por este guia. Você também pode clicar nos links abaixo para prosseguir para qualquer seção específica deste guia. Leia.
- Relatório de status do projeto: uma cartilha
- Componentes de um relatório de status do projeto: como fazer um?
- Alguns modelos de PowerPoint para visualizar o status do projeto
- Torne-o rápido com relatórios de status de projeto de uma página
Definido de forma simples, um relatório de status do projeto é um documento formal que fornece uma visão panorâmica do progresso de um projeto. É uma ferramenta que os gerentes usam para informar as partes interessadas sobre o status de um projeto, juntamente com os recursos consumidos e necessários. Do ponto de vista do funcionário, um relatório de status do projeto é um recurso documentado para fornecer a seus chefes atualizações regulares sobre um projeto para garantir a clareza.
↓ Baixe este modelo de relatório de status do projeto para marcar todas as caixas
Os relatórios de status do projeto são uma importante ferramenta de comunicação para as equipes de projeto e a gestão da empresa para manter as coisas atualizadas e transparentes. Esses relatórios incentivam as partes interessadas a concluir o projeto dentro dos prazos atribuídos. Além disso, os gerentes de projeto os utilizam para garantir suporte organizacional completo em caso de atrasos e riscos involuntários.
Tipos de relatórios de status do projeto
Devido à natureza única e aos requisitos de cada projeto, os relatórios de status são um ecossistema próprio. Empresas e gerentes de projeto podem elaborar relatórios com base em diretrizes internas para garantir uma comunicação coesa. Mas, de maneira geral, com base em sua utilidade e no tamanho dos projetos correspondentes, os relatórios de status podem ser classificados em cinco categorias principais:
1. Relatórios de status semanais
Estes são os que carregam detalhes minuciosos do progresso semanal do seu projeto. Normalmente, um gerente de projeto os mantém prontos e atualizados o tempo todo para orientar o gerenciamento quando necessário. Você pode encontrar uma menção elaborada do orçamento, progresso e riscos do projeto em um relatório de status semanal. O público-alvo aqui é principalmente a equipe e os gerentes do projeto, embora uma ou mais partes interessadas importantes também recebam uma cópia, se necessário.
2. Relatórios de status mensais
Estes são publicados mensalmente e fornecidos aos membros da equipe, bem como aos principais interessados. Embora algumas organizações tendam a lançar relatórios bimensais também, mas principalmente, os relatórios mensais são o status quo em todas as empresas orientadas para o ágil. A chave aqui não é a minúcia, mas o que é significativo. Também é possível visualizar o progresso nesses relatórios de status com os dados cumulativos dos relatórios semanais.
3. Relatórios de status trimestrais
Ao lidar com projetos de longo prazo, os gerentes devem relatar o progresso a cada três meses (ou trimestre). Isso ajuda a atender ao objetivo maior de avaliar o consumo de recursos e quaisquer estratégias empregadas para superar desafios. Com base em sua finalidade, os relatórios de status trimestrais também podem incluir dados comparativos de vários trimestres. O público-alvo aqui inclui principalmente gerentes de nível superior e tomadores de decisão.
4. Relatórios de status C-suite
Os relatórios de status C-suite são apenas isso - relatórios para os CXOs da sua empresa (CEO, COO, CFO e outros). Elaborados com dados de vários relatórios de status de projetos, esses documentos formais fornecem uma visão mais ampla do ímpeto de realização da organização. A chave, no entanto, é destacar apenas os pontos mais cruciais na frente e deixar os detalhes menos significativos nas últimas páginas (ou, se você for um entusiasta do PowerPoint, no último slide).
5. Relatórios de status críticos
Usados para fornecer informações valiosas sobre a saúde do projeto, os relatórios de status crítico são os relatos rápidos de qualquer problema flagrante com o projeto. Normalmente, estes são acompanhados por um perfil completo de avaliação de risco e as correspondentes medidas corretivas tomadas pelas partes interessadas. Estes também podem incluir um resumo de todos os danos colaterais resultantes da emergência.
Por que relatar o status do projeto?
Não importa o tipo de relatório de status do projeto com o qual você esteja lidando, cada um serve a um propósito muito bem definido. Essa também é a resposta para o quebra-cabeça que diz: “Por que precisamos de relatórios de status, afinal?” Mas só quem vive e respira gerenciamento de projetos sabe que esse documento é fundamental por vários motivos. Aqui estão eles:
Melhora a comunicação
Este é um dado. Ter o progresso documentado aumenta a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas, pois todos estão na mesma página em relação ao projeto. Um relatório de status bem definido tem os principais componentes e lingüística em vigor para que pessoas de vários departamentos possam consultá-lo para atualizações e melhor colaboração. Relatórios regulares também ajudam as equipes a melhorar a entrega de projetos futuros.
Mitiga os riscos
A maior vantagem de relatar o status do projeto é que ele prepara as partes interessadas para os riscos potenciais e atuais. Com a ajuda de indicadores como bolas Harvey e indicadores de semáforos, esses relatórios facilitam a ação da administração para conter os riscos. Os relatórios de status do projeto levam os tomadores de decisão na direção certa e alinham toda a equipe para um desempenho ideal.
Evita estouros orçamentários
Os relatórios de status do projeto são os precursores de um mecanismo de feedback robusto. Então, quando alguém da equipe quer saber as necessidades orçamentárias, eles se referem a esses relatórios. Com uma única olhada no relatório de status, os gerentes podem realizar análises proativas e garantir que todas as deficiências sejam cobertas. Além disso, eles também podem avaliar a alocação de recursos e os padrões de utilização desses relatórios.
Aumenta o planejamento do projeto
Com os KPIs dos relatórios de status em mãos, os responsáveis pelo projeto podem aprimorar suas habilidades de planejamento para projetos futuros. Cada relatório sucessivo atua como um guia para a próxima tarefa. A utilização de recursos e os padrões de mitigação de risco dos relatórios podem ser usados para adicionar indicadores importantes aos planos do projeto mais adiante. Um melhor planejamento leva a um melhor desempenho.
Leitura relacionada: Um guia abrangente para planejamento de projetos (com mais de 30 modelos de PowerPoint para ajudá-lo a começar)
É hora de colocar as engrenagens em movimento. A parte mais complicada de um relatório de status do projeto é fazer um (sem surpresas aí). Muitas vezes, há muita confusão sobre o que incluir nesses relatórios com base no tipo e tamanho do projeto. Com cada metodologia de gerenciamento de projeto sendo única em sua própria glória (alta), os gerentes de projeto geralmente se encontram em uma encruzilhada entre fazer tudo e fazer tudo certo.
Portanto, aqui está um pacote de componentes gerais que todo relatório de status do projeto possui. As subdivisões e o conteúdo podem variar de setor para setor. Mas esses elementos amplos cobrem quase tudo. Também estamos anexando slides de PowerPoint correspondentes a estes, que você pode baixar como uma apresentação completa posteriormente.
1. Detalhes do projeto
Esta seção apresenta uma breve visão geral do projeto, como nome, ano e ID (se houver). Este detalhe precisa ser especificado na frente para manutenção de registros adequada. Aqui está a aparência do slide correspondente no PowerPoint.
2. Equipe
Esta seção é o instantâneo do arranjo de pessoal para o projeto. Você pode especificar a equipe com a ajuda de um organograma para esclarecer os canais de comunicação e relatórios. Aqui está uma representação visual do slide.
3. Marcos alcançados
É exatamente para isso que o relatório de status do projeto é feito. Descreva as conquistas da equipe junto com a data de conclusão de cada marco. O slide correspondente tem esta aparência no PowerPoint.
4. Cronograma
Você descreverá este componente do seu relatório de status com a ajuda de ferramentas de visualização de linha do tempo, como gráficos de Gantt e gráficos PERT. Dando uma ideia das atividades que estão atrasadas e das que estão dentro do prazo, veja como é o visual do cronograma do projeto.
5. Orçamento e recursos
O projeto está consumindo recursos conforme planejado ou o orçamento está transbordando? Este componente mostra que cada tarefa está sendo bem realizada dentro do escopo do projeto (e também as que não estão). Um slide pictórico correspondente aos recursos do projeto se parece com isso.
6. Barreiras
Existe algum tipo de risco que impeça o andamento do projeto? Ou a previsão está apontando para algumas dependências que precisam ser abordadas para colocar a equipe em movimento? Inclua essas informações neste slide.
Aqui está o relatório de status do projeto padrão!
Abaixo está um deck completo de relatório de status de projeto simples, mas eficaz, que você pode baixar e implantar para se destacar em sua próxima reunião de projeto. Clique no link abaixo e comece.
Os relatórios de status do projeto são inegáveis. Mas gerentes de projeto e executivos também não podem negar o tempo e o esforço necessários para juntar tudo em um formato apresentável. Coloque um prazo e você terá uma mistura desencadeadora.
Então, o que você faz?
Você se senta na frente do seu PC, abre o PowerPoint e começa a preencher um slide simples e antigo com pontos de e-mails trocados e documentos do projeto, certo?
Não precisa fazer isso!
Isso não apenas resultará em uma apresentação sem brilho, mas também drenará seu zelo para impressionar seus chefes com seu trabalho árduo.
Aqui está um trabalho inteligente.
Use o seguinte catálogo de 20 modelos de slides de apresentação do PowerPoint que você pode baixar para preparar um relatório de status de projeto impressionante. Esses slides totalmente editáveis podem ser personalizados de acordo com o escopo e os requisitos do seu projeto.
Portanto, seja você sênior ou júnior, executivo ou gerente, basta navegar por esses modelos, escolher os que você gosta e ganhar pontos de brownie de seus chefes.
Modelo 1
Bolas Harvey são ideogramas globalmente aceitos usados para transmitir a medida do cumprimento de um critério e são mais bem usados em relatórios de status do projeto. Confira o modelo a seguir que utiliza esses indicadores em relação a cada tarefa do projeto. Basta clicar abaixo e tornar o modelo seu.
Modelo 2
Aqui está outro modelo que usa indicadores visuais e um gráfico de Gantt para notificar o público sobre as tarefas concluídas e não concluídas em um projeto. Use este slide para causar uma boa primeira impressão e alinhar suas equipes e metas de projeto.
Modelo 3
Se você estiver trabalhando com prazos apertados, este slide ajudará a facilitar as coisas. Este modelo tem amplo espaço para inserir seus dados e pode ser personalizado para atender aos requisitos de documentação do seu projeto. Basta pegar este modelo e assumir o controle.
Modelo 4
Aqui está um modelo de relatório de revisão de projeto que você pode usar para avaliar custos excedentes que precisam de atenção imediata. Você também pode integrar este modelo para listar as realizações da equipe e os timestamps para várias tarefas. Escolha este modelo e mexa-se.
Modelo 5
Acompanhe seus KPIs e forneça um relato confiável dos dados do seu projeto com a ajuda deste modelo flexível de PowerPoint. O modelo vem com indicadores visuais em formato de painel para facilitar a compreensão das informações. Então vá em frente e baixe este pacote criativo para impressionar seu público.
Modelo 6
Os relatórios de status do projeto codificados por cores facilitam a compreensão de informações complexas. Este modelo usa indicadores de semáforo para permitir compreensão e adaptabilidade. Obtenha este modelo com alguns cliques e aumente a contagem de marcos alcançados.
Modelo 7
As dependências não são compatíveis com este modelo abrangente que mostra o status, os riscos, o alinhamento e o cronograma do projeto. As discagens rápidas temáticas fornecem um vislumbre das áreas de interesse, bem como dos aspectos de melhor desempenho do seu projeto. Incorpore este modelo e faça uma apresentação poderosa.
Modelo 8
Aqui está outro modelo projetado profissionalmente que sustentará as atividades de monitoramento e controle do seu projeto. O modelo vem com ilustrações de interruptores que fornecem uma visualização rápida do desempenho da equipe e do progresso do projeto. Clique abaixo e crie um relatório de status do projeto abrangente.
Modelo 9
Se o cronograma é fundamental para você e sua equipe, acelere as coisas com este modelo ilustrativo. Você pode incorporar este modelo PPT para fornecer informações valiosas sobre o status do projeto e KPIs. Pegue este modelo com alguns cliques e adicione-o ao seu arsenal de apresentações.
Modelo 10
Relate dados críticos sobre os KPIs do projeto com a ajuda deste modelo flexível. Gerentes de projeto e executivos podem usar este modelo PPT para visualizar dependências e riscos. O modelo também possui amplo espaço para acomodar o conteúdo do seu projeto em espaços reservados designados.
Modelo 11
Este modelo oferece vários códigos para vários projetos para ajudá-lo a preparar um relatório de status abrangente. Ele também usa barras de status distintas para mostrar o andamento de cada projeto. Clique e pegue este modelo e comece a personalizá-lo imediatamente.
Modelo 12
Aqui está um modelo mais descritivo que ajuda você a armazenar e apresentar detalhes sobre seu projeto de forma ilustrativa. Você também pode incorporar esta predefinição de PPT para explicar o âmago da questão da mecânica e do progresso do seu projeto. Baixe e comece agora.
Modelo 13
Este modelo PPT é uma fusão de dados e visuais para fornecer uma visão geral lúcida de suas atividades de controle de projeto. Você também pode usar este modelo para definir prioridades e restrições orçamentárias em várias tarefas. Os gerentes de projeto podem usar este modelo de apresentação como uma ferramenta para lidar com excessos de custo no tempo.
Modelo 14
Acompanhe seu projeto do início ao fim usando este modelo abrangente. A maior vantagem deste modelo PPT é que ele pode ser usado para preparar relatórios de status de projeto semanais e mensais. Então clique abaixo para obter acesso instantâneo a ele.
Modelo 15
Você pode usar este modelo PPT para criar um relatório de status de projeto impressionante e informativo. Além disso, este modelo também vem com um layout adaptável. Portanto, tudo o que você precisa fazer é alterar os dados e seu relatório de status está pronto para funcionar.
Modelo 16
As empresas de desenvolvimento de software podem usar este modelo de gráfico de status do projeto para notificar as partes interessadas sobre as tarefas pendentes. Este modelo também pode ajudar a resumir informações sobre decisões críticas e planos de ação para cada risco. Selecione este modelo e monitore seu projeto como um profissional.
Modelo 17
Os profissionais de marketing podem usar este modelo de PPT para relatar o progresso de várias atividades em um período de cinco anos. O modelo possui um gráfico de Gantt atraente que ilustra o progresso do projeto de maneira explícita. Então clique abaixo para acessar este modelo e impressionar a todos naquela reunião de diretoria.
Modelo 18
Aqui está um modelo de PPT acionável que você pode utilizar para relatar o progresso anual. O modelo é totalmente editável, portanto, sinta-se à vontade para personalizá-lo todos os anos. Você também pode planejar e atribuir prioridades de tarefas com este modelo de apresentação.
Modelo 19
Planeje e rastreie transições de negócios e trate de preocupações especiais com a ajuda deste modelo de PPT adaptável. Além disso, você pode anexar o slide às suas apresentações existentes e controlar o cronograma do seu projeto. Pegue este modelo para gerenciar tudo como um profissional.
Modelo 20
Este slide fará de você um gerente de projeto de destaque, pois fornece um instantâneo de suas tarefas concluídas e pendentes em um formato expressivo. Você também pode navegar pelos riscos potenciais e resolver tarefas atrasadas com a ajuda deste modelo temático.
Às vezes, você pode não precisar de um deck completo para animar sua equipe. Além disso, seria contraproducente reproduzir uma apresentação inteira em apostilas de projetos. O que ajuda é ter a documentação do projeto em um formato conciso para que os dados dinâmicos possam ser acomodados para fazer as coisas acontecerem rapidamente.
Mas qual é a melhor maneira de fazer isso?
Use modelos de relatório de status de projeto de uma página do SlideTeam! Eles são rápidos de entender; são fáceis de alterar; e acima de tudo, eles se encaixam perfeitamente em seu livreto de projeto ( encaixa como uma luva, sem brincadeira ).
Portanto, se você deseja dizer menos para expressar mais, as páginas únicas são sua melhor aposta. Para esse efeito, aqui estão nossos modelos de relatório de status de projeto de uma página que estão disponíveis para download imediato nos formatos PPT e PDF. Esses modelos são totalmente personalizáveis. Portanto, não hesite em cortar, virar ou derrubar o conteúdo de acordo com as necessidades do seu projeto. Basta ligar e jogar!
Modelo 1
Aqui está um resumo para ajudá-lo a gerenciar dados cruciais do projeto sem ficar atolado em slides cheios de detalhes. Este modelo de relatório de status do projeto vem em um layout totalmente personalizável. Portanto, aproveite-o para expressar o status do projeto de maneira visualmente atraente.
Modelo 2
Deixe as longas apresentações para a sala da diretoria e baixe este modelo de uma página para a documentação do projeto. O formato sucinto facilita o acompanhamento das informações e permite relatórios eficientes. Clique abaixo e tenha acesso rápido a ele.
Modelo 3
Coloque sua equipe a par das tarefas pendentes com a ajuda desta apresentação de status de projeto de uma página. O modelo possui rótulos claros para indicar cada componente do projeto. Portanto, acesse este modelo e prepare um relatório de status altamente informativo para impressionar seus superiores.
Modelo 4
Aqui está outro pager que descreve as fases do projeto com ícones de semáforos. Marque tarefas concluídas e inacabadas com a ajuda deste modelo ilustrativo. Não deixe que as grades o confundam. Na verdade, você pode remover os elementos descritivos e substituí-los por objetivos amplos para mantê-lo simples para o público entender.
Modelo 5
Quando se trata de relatórios de status do projeto, curto e doce é a chave para uma documentação precisa. Portanto, aqui está um modelo adequado para descrever o orçamento, os recursos, o cronograma e o escopo do projeto em um layout conciso. Os indicadores de semáforo também são um destaque deste design exclusivo.
Modelo 6
Baixe o modelo a seguir para elaborar um relatório de progresso de projeto impressionante para suas reuniões mensais. Use os ícones no modelo ou altere seu tamanho e cor de acordo com suas necessidades. Você também pode alterar a fonte do texto, bem como o esquema de cores deste modelo temático de acordo com os destaques do seu relatório de status.
Modelo 7
Use este modelo para preparar e publicar relatórios informativos sobre o status do projeto. Este modelo também rotula aspectos importantes do seu projeto de engajamento de mídia social, como orçamento e cronograma. Portanto, sinta-se à vontade para escolher este modelo e aprimorar os recursos de comunicação do seu projeto.
Modelo 8
Liste o caminho e os marcos do projeto com a ajuda deste modelo de relatório de status para impressão. Você pode compartilhá-lo com seus colegas e gerentes para fornecer uma breve visão geral do progresso e das dependências. Então clique abaixo e aproveite este modelo PPT.
Modelo 9
Aqui está um resumo para tornar o gerenciamento de orçamento um pouco mais fácil para você. Use este modelo PPT para separar os componentes críticos de sua folha de orçamento. Você também pode empregar este modelo para resumir a pendência de tarefas, bem como as medidas necessárias para resolvê-la.
Modelo 10
Cumpra as metas no prazo com a ajuda deste modelo de relatório de status de projeto abrangente de uma página. Você também pode personalizar o conteúdo deste modelo para alinhá-lo às suas necessidades de geração de relatórios. O modelo tem um design compacto, então ajuste-o para destacar os componentes significativos das atividades do seu projeto.
Modelo 11
Este one-pager é uma grande economia de tempo quando os prazos de envio estão se aproximando. Combinando design compacto com informações relevantes, este modelo é o que você precisa para escrever um relatório acionável para revisão do projeto. Clique abaixo e dê uma chance.
Modelo 12
Amplie o quociente de comunicação com este modelo de uma página. Você pode destacar a linha do tempo do seu projeto com o gráfico de linha exclusivo fornecido no modelo PPT. Os gerentes de projeto ágeis podem usar este modelo para marcar o progresso semanal de várias tarefas.
Modelo 13
Aqui está outro one-pager que as empresas de desenvolvimento de software podem definitivamente aproveitar. Independentemente do tamanho e escopo do projeto, este modelo pode transformar cada reunião de revisão em uma sessão altamente informativa. Selecione este modelo e deixe uma impressão duradoura.
Modelo 14
Aqui está um modelo de relatório de progresso de uma página de visão ampla que você pode usar para preparar os comunicados C-suite de sua empresa. Este modelo simplificado ajuda a alta administração a tomar decisões cruciais com base em informações e fatos importantes. Então baixe agora e prepare sua equipe para o sucesso.
Modelo 15
Este modelo de apresentação de uma página combina planejamento estratégico com realizações frutíferas. Selecione este modelo para sinalizar problemas e destacar marcos em seu relatório de status.
Conclusão
Os relatórios de status do projeto garantem que a comunicação seja um facilitador e não um obstáculo. É, portanto, importante entender como essa ferramenta pode ser usada para apresentar informações essenciais para iniciar um diálogo entre as partes interessadas do projeto e os destinatários desses relatórios.
Entendemos que seria muito para absorver no começo. Mas usar este guia e os modelos incluídos pode dar a você uma vantagem expressiva sobre alguém que apenas joga cada pedaço de texto em um slide de apresentação e reza por boa sorte.
Os modelos profissionais ajudam você a cumprir suas promessas como gerente de projeto e, portanto, são altamente recomendados para uso frequente. Basta fazer o download e começar. Saúde!
