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Étant donné que la communication reste souvent un défi au sein d'équipes multidisciplinaires, les rapports sur l'état d'avancement des projets ont été la base de tous les projets jamais conçus. Mais encore, les chefs de projet et les cadres ont du mal à mettre les bonnes données dans le bon format pour les préparer et les présenter.
Une grande partie de cette lutte découle d'une analyse de données incohérente ou d'une pure ignorance sur le fonctionnement des rapports sur l'état du projet. Et parfois, la faute incombe uniquement aux équipes qui préfèrent brouiller les frontières entre efficacité et précision. Il ne faudrait pas être sorcier pour savoir que les lignes floues dans le contexte de la communication du projet sont hautement indésirables.
Alors, que doivent faire les parties prenantes pour s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet ?
La réponse (et plus encore) se trouve dans ce guide ultime qui vous donne un aperçu détaillé des rapports d'avancement de projet et comment en préparer un en fonction des exigences de vos parties prenantes. Vous pourrez également télécharger et mettre la main sur des modèles PowerPoint super flexibles que vous pouvez utiliser pour préparer rapidement tout type de rapports sur l'état du projet.
Alors sans plus tarder, parcourons ce guide. Vous pouvez également cliquer sur les liens ci-dessous pour accéder à une section spécifique de ce guide. Continuer à lire.
- Rapport sur l'état du projet : une introduction
- Composants d'un rapport d'état de projet : comment en créer un ?
- Quelques modèles PowerPoint pour visualiser l'état du projet
- Rendez-le rapide avec des rapports d'état de projet d'une page
En termes simples, un rapport sur l'état d'avancement d'un projet est un document formel fournissant une vue d'ensemble de l'avancement d'un projet. C'est un outil que les gestionnaires utilisent pour informer les parties prenantes de l'état d'un projet ainsi que des ressources consommées et requises. Du point de vue de l'employé, un rapport sur l'état d'avancement du projet est une ressource documentée pour fournir à ses patrons des mises à jour régulières sur un projet afin d'assurer la clarté.
↓ Téléchargez ce modèle de rapport sur l'état du projet pour cocher toutes les cases
Les rapports sur l'état du projet sont un outil de communication important pour les équipes de projet et la direction de l'entreprise afin de garder les choses à jour et transparentes. Ces rapports poussent les parties prenantes à terminer le projet dans les délais impartis. En outre, les chefs de projet les utilisent pour assurer un soutien organisationnel complet en cas de retards et de risques intempestifs.
Types de rapports sur l'état du projet
En raison de la nature et des exigences uniques de chaque projet, les rapports de situation constituent un écosystème à part entière. Les entreprises et les chefs de projet peuvent concevoir des rapports basés sur des directives internes pour assurer une communication cohérente. Mais de manière générale, en fonction de leur utilité et de la taille des projets correspondants, les états d'avancement peuvent être classés en cinq grandes catégories :
1. Rapports d'état hebdomadaires
Ce sont ceux qui contiennent les moindres détails de l'avancement hebdomadaire de votre projet. Habituellement, un chef de projet les tient prêts et mis à jour à tout moment pour donner un coup de pouce à la direction en cas de besoin. Vous pouvez trouver une mention détaillée du budget, de l'avancement et des risques du projet dans un rapport d'état hebdomadaire. Le public cible ici est principalement l'équipe de projet et les gestionnaires, bien qu'une ou plusieurs parties prenantes majeures reçoivent également une copie si nécessaire.
2. Rapports d'état mensuels
Celles-ci sont publiées chaque mois et fournies aux membres de l'équipe ainsi qu'aux principales parties prenantes. Bien que certaines organisations aient également tendance à déployer des rapports bimensuels, mais la plupart du temps, les rapports mensuels sont le statu quo dans toutes les entreprises agiles. La clé ici n'est pas la minutie, mais ce qui est significatif. On peut également visualiser l'avancement de ces rapports d'état avec les données cumulées des rapports hebdomadaires.
3. Rapports de situation trimestriels
Lorsqu'il s'agit de projets à long terme, les gestionnaires doivent rendre compte des progrès tous les trois mois (ou trimestre). Cela aide à atteindre l'objectif plus large d'évaluer la consommation de ressources et toutes les stratégies utilisées pour surmonter les défis. En fonction de leur objectif, les rapports de situation trimestriels peuvent également inclure des données comparatives de divers trimestres. Le public cible ici comprend principalement les cadres supérieurs et les décideurs.
4. Rapports d'état de la suite C
Les rapports d'état de la suite C ne sont que cela - des rapports pour les CXO de votre entreprise (PDG, COO, CFO, etc.). Fabriqués à partir de données provenant de plusieurs rapports sur l'état d'avancement des projets, ces documents formels donnent une vision plus large de l'élan de réalisation de l'organisation. La clé, cependant, est de ne mettre en évidence que les points les plus cruciaux à l'avant et de laisser les détails les moins significatifs sur les dernières pages (ou, si vous êtes un passionné de PowerPoint, sur la dernière diapositive).
5. Rapports d'état critiques
Utilisés pour fournir des informations précieuses sur la santé du projet, les rapports d'état critiques sont les comptes rendus rapides de tout problème flagrant avec le projet. Celles-ci sont généralement accompagnées d'un profil complet d'évaluation des risques et des mesures correctives correspondantes prises par les parties prenantes. Ceux-ci peuvent également inclure un aperçu de tous les dommages collatéraux résultant de l'urgence.
Pourquoi signaler l'état d'un projet ?
Peu importe le type de rapport sur l'état du projet auquel vous avez affaire, chacun sert un objectif très bien défini. C'est aussi la réponse au casse-tête qui dit : "Pourquoi avons-nous besoin de rapports de situation de toute façon ?" Mais seuls ceux qui vivent et respirent la gestion de projet savent que ce document est primordial pour plusieurs raisons. Les voici:
Améliore la communication
Celui-ci est une donnée. Avoir des progrès documentés stimule la communication entre les membres de l'équipe et les parties prenantes car tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant le projet. Un rapport d'état bien défini a les composants clés et la linguistique en place afin que les personnes de plusieurs départements puissent s'y référer pour des mises à jour et une meilleure collaboration. Des rapports réguliers aident également les équipes à améliorer la livraison de leurs futurs projets.
Atténue les risques
Le plus grand avantage du rapport sur l'état d'un projet est qu'il prépare les parties prenantes aux risques potentiels et actuels. À l'aide d'indicateurs tels que des boules Harvey et des indicateurs de feux de circulation, ces rapports permettent à la direction de prendre facilement des mesures pour arrêter les risques. Les rapports sur l'état du projet poussent les décideurs dans la bonne direction et alignent toute l'équipe pour des performances optimales.
Evite les débordements budgétaires
Les rapports sur l'état d'avancement des projets sont le précurseur d'un mécanisme de rétroaction robuste. Ainsi, quand quelqu'un de l'équipe veut connaître les besoins budgétaires, il se réfère à ces rapports. D'un simple coup d'œil au rapport d'état, les responsables peuvent effectuer une analyse proactive et s'assurer que toutes les lacunes sont couvertes. En outre, ils peuvent également évaluer l'allocation des ressources et les modèles d'utilisation à partir de ces rapports.
Améliore la planification du projet
Avec les KPI des rapports d'état à portée de main, les gestionnaires de projet peuvent améliorer leurs compétences de planification pour les projets futurs. Chaque rapport successif sert de guide pour la tâche suivante. Les modèles d'utilisation des ressources et d'atténuation des risques des rapports peuvent être utilisés pour ajouter des pointeurs importants aux plans de projet plus loin dans le pipeline. Une meilleure planification conduit à de meilleures performances.
Lecture connexe : Un guide complet de la planification de projet (avec plus de 30 modèles PowerPoint pour vous aider à démarrer)
Il est temps de mettre les engrenages en mouvement. La partie la plus délicate d'un rapport sur l'état d'un projet est d'en faire un (pas de surprise là-bas). Il y a souvent une tonne de confusion sur ce qu'il faut inclure dans ces rapports en fonction du type et de la taille du projet. Chaque méthodologie de gestion de projet étant unique dans sa propre gloire (imposante), les chefs de projet se retrouvent souvent à la croisée des chemins entre tout faire et tout faire correctement.
Par conséquent, voici un sac de composants généraux que chaque rapport d'état de projet contient. Les subdivisions et le contenu peuvent varier d'une industrie à l'autre. Mais ces éléments généraux couvrent presque tout. Nous joignons également des diapositives PowerPoint correspondant à celles-ci, que vous pourrez télécharger ultérieurement sous forme de jeu complet.
1. Détails du projet
Cette section a un bref aperçu du projet comme le nom, l'année et l'ID (le cas échéant). Ce détail doit être spécifié à l'avance pour une bonne tenue des dossiers. Voici à quoi ressemble la diapositive correspondante dans PowerPoint.
2. Équipe
Cette section est l'instantané de l'arrangement du personnel pour le projet. Vous pouvez spécifier l'équipe à l'aide d'un organigramme pour clarifier les canaux de reporting et de communication. Voici une représentation visuelle de la diapositive.
3. Jalons atteints
C'est exactement à cela que sert le rapport sur l'état du projet. Décrivez les réalisations de l'équipe ainsi que la date d'achèvement de chaque jalon. La diapositive correspondante ressemble à ceci dans PowerPoint.
4. Horaire
Vous décrirez cette composante de votre rapport d'état à l'aide d'outils de visualisation de la chronologie tels que les diagrammes de Gantt et les diagrammes PERT. Donnant un aperçu des activités en retard et de celles qui sont à l'heure, voici à quoi ressemble un visuel du calendrier du projet.
5. Budget et ressources
Le projet consomme-t-il des ressources comme prévu ou le budget déborde-t-il ? Ce composant illustre que chaque tâche est bien accomplie dans le cadre du projet (et aussi celles qui ne le sont pas). Une diapositive illustrée correspondant aux ressources du projet ressemble à ceci.
6. Barrages routiers
Y a-t-il un risque quelconque qui entrave l'avancement du projet ? Ou les prévisions indiquent-elles certaines dépendances qui doivent être résolues pour faire bouger l'équipe ? Incluez ces informations dans cette diapositive.
Voici votre rapport d'état de projet par défaut !
Vous trouverez ci-dessous une plate-forme complète de rapport d'état de projet simple mais efficace que vous pouvez simplement télécharger et déployer pour réussir votre prochaine réunion de projet. Cliquez sur le lien ci-dessous et commencez.
Les rapports sur l'état du projet sont indéniables. Mais les chefs de projet et les cadres ne peuvent pas non plus nier le temps et les efforts nécessaires pour tout rassembler dans un format présentable. Ajoutez un délai et vous obtenez une concoction déclenchante.
Donc que fais-tu?
Vous vous asseyez devant votre PC, ouvrez PowerPoint et commencez à remplir une vieille diapositive ordinaire avec des points provenant d'e-mails échangés et de documents de projet, n'est-ce pas ?
Pas besoin de faire ça!
Non seulement cela se traduira par une présentation terne, mais cela épuisera également votre zèle pour impressionner vos patrons avec votre travail acharné.
Voici un travail intelligent à la place.
Utilisez le catalogue suivant de 20 modèles de diapositives de présentation PowerPoint que vous pouvez télécharger pour préparer un superbe rapport sur l'état du projet. Ces diapositives entièrement modifiables peuvent être personnalisées en fonction de la portée et des exigences de votre projet.
Donc, que vous soyez senior ou junior, cadre ou manager, parcourez simplement ces modèles, choisissez ceux que vous aimez et gagnez des points brownie de vos patrons.
Modèle 1
Les boules de Harvey sont des idéogrammes mondialement acceptés utilisés pour transmettre la mesure de la satisfaction d'un critère et sont mieux utilisées dans les rapports sur l'état d'avancement des projets. Consultez le modèle suivant qui utilise ces indicateurs pour chaque tâche du projet. Cliquez simplement ci-dessous et personnalisez le modèle.
Modèle 2
Voici un autre modèle qui utilise des indicateurs visuels et un diagramme de Gantt pour informer le public des tâches terminées et inachevées d'un projet. Utilisez cette diapositive pour faire une bonne première impression et aligner vos équipes et les objectifs de votre projet.
Modèle 3
Si vous travaillez dans des délais serrés, cette diapositive vous aidera à faciliter les choses. Ce modèle dispose de suffisamment d'espace pour saisir vos données et peut être personnalisé pour répondre aux exigences de documentation de votre projet. Saisissez simplement ce modèle et prenez le contrôle.
Modèle 4
Voici un modèle de rapport d'examen de projet que vous pouvez utiliser pour évaluer les dépassements de coûts qui nécessitent une attention immédiate. Vous pouvez également intégrer ce modèle pour répertorier les réalisations de l'équipe et les horodatages pour diverses tâches. Choisissez ce modèle et bougez.
Modèle 5
Gardez une trace de vos KPI et fournissez un compte rendu crédible des données de votre projet à l'aide de ce modèle PowerPoint flexible. Le modèle est livré avec des indicateurs visuels sous forme de tableau de bord pour que les informations soient plus faciles à saisir. Alors allez-y et téléchargez ce pack créatif pour impressionner votre public.
Modèle 6
Les rapports d'état de projet codés par couleur facilitent la compréhension d'informations complexes. Ce modèle utilise des indicateurs de feux de circulation pour permettre la compréhension et l'adaptabilité. Obtenez ce modèle en quelques clics et augmentez le nombre de jalons que vous atteignez.
Modèle 7
Les dépendances ne correspondent pas à ce modèle complet indiquant l'état du projet, les risques, l'alignement et le calendrier. Les numéros abrégés thématiques donnent un aperçu des domaines de préoccupation ainsi que des aspects les plus performants de votre projet. Incorporez ce modèle et offrez une présentation puissante.
Modèle 8
Voici un autre modèle conçu par des professionnels qui soutiendra vos activités de suivi et de contrôle de projet. Le modèle est accompagné d'illustrations d'interrupteurs à bascule qui donnent un aperçu rapide des performances de l'équipe et de l'avancement du projet. Cliquez ci-dessous et créez un rapport complet sur l'état du projet.
Modèle 9
Si le calendrier est primordial pour vous et votre équipe, accélérez les choses avec ce modèle illustratif. Vous pouvez incorporer ce modèle PPT pour diffuser des informations précieuses sur l'état du projet et les KPI. Saisissez ce modèle en quelques clics et ajoutez-le à votre arsenal de présentation.
Modèle 10
Rapportez des données critiques sur les KPI du projet à l'aide de ce modèle flexible. Les chefs de projet et les cadres peuvent utiliser ce modèle PPT pour visualiser les dépendances et les risques. Le modèle dispose également d'un espace suffisant pour accueillir le contenu de votre projet dans des espaces réservés désignés.
Modèle 11
Ce modèle propose plusieurs codes pour plusieurs projets afin de vous aider à préparer un rapport d'état complet. Il utilise également des barres d'état distinctes pour montrer la progression de chaque projet. Cliquez et saisissez ce modèle et commencez à le personnaliser immédiatement.
Modèle 12
Voici un modèle plus descriptif qui vous aide à stocker et à présenter les détails de votre projet de manière illustrative. Vous pouvez également incorporer ce préréglage PPT pour expliquer les détails de la mécanique et de la progression de votre projet. Téléchargez et commencez maintenant.
Modèle 13
Ce modèle PPT est une fusion de données et de visuels pour donner un aperçu lucide de vos activités de contrôle de projet. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour définir des priorités et des contraintes budgétaires sur diverses tâches. Les chefs de projet peuvent utiliser ce modèle de présentation comme outil pour gérer les dépassements de coûts dans le temps.
Modèle 14
Suivez votre projet du début à la fin à l'aide de ce modèle complet. Le plus grand avantage de ce modèle PPT est qu'il peut être utilisé pour préparer des rapports hebdomadaires et mensuels sur l'état du projet. Alors cliquez ci-dessous pour y accéder instantanément.
Modèle 15
Vous pouvez utiliser ce modèle PPT pour créer un rapport d'état de projet époustouflant mais informatif. De plus, ce modèle est également livré avec une mise en page adaptable. Donc, tout ce que vous avez à faire est de modifier les données et votre rapport d'état est prêt à basculer.
Modèle 16
Les sociétés de développement de logiciels peuvent utiliser ce modèle de graphique d'état de projet pour informer les parties prenantes des tâches en attente. Ce modèle peut également aider à résumer les informations concernant les décisions critiques et les plans d'action pour chaque risque. Sélectionnez ce modèle et surveillez votre projet comme un pro.
Modèle 17
Les spécialistes du marketing peuvent utiliser ce modèle PPT pour signaler les progrès de diverses activités sur une période de cinq ans. Le modèle comporte un diagramme de Gantt accrocheur qui illustre l'avancement du projet de manière explicite. Alors cliquez ci-dessous pour accéder à ce modèle et impressionner tout le monde lors de cette réunion de la salle du conseil.
Modèle 18
Voici un modèle PPT exploitable que vous pouvez utiliser pour signaler les progrès réalisés au cours de l'année. Le modèle est entièrement modifiable, alors n'hésitez pas à le personnaliser chaque année. Vous pouvez également planifier et attribuer des priorités de tâches avec ce modèle de présentation.
Modèle 19
Planifiez et suivez les transitions commerciales et résolvez les problèmes particuliers à l'aide de ce modèle PPT adaptatif. De plus, vous pouvez joindre la diapositive à vos présentations existantes et prendre le contrôle du calendrier de votre projet. Saisissez ce modèle pour tout gérer comme un pro.
Modèle 20
Cette diapositive fera de vous un chef de projet vedette car elle donne un aperçu de vos tâches terminées et en attente dans un format expressif. Vous pouvez également naviguer dans les risques potentiels et traiter les tâches en retard à l'aide de ce modèle thématique.
Parfois, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un deck complet pour dynamiser votre équipe. De plus, il serait contre-productif de reproduire une présentation entière dans des documents de projet. Ce qui aide, c'est d'avoir une documentation de projet dans un format concis afin que les données dynamiques puissent être prises en compte pour faire avancer les choses rapidement.
Mais quelle est la meilleure façon de le faire ?
Utilisez les modèles de rapport d'état de projet d'une page de SlideTeam ! Ils sont rapides à saisir; ils sont faciles à modifier ; et surtout, ils s'intègrent parfaitement dans votre livret de projet ( ça va comme un gant, sans blague ).
Donc, si vous cherchez à dire moins pour exprimer plus, les one-pagers sont votre meilleur pari. À cet effet, voici nos meilleurs modèles de rapport d'état de projet d'une page qui sont disponibles pour téléchargement immédiat aux formats PPT et PDF. Ces modèles sont entièrement personnalisables. Alors n'hésitez pas à couper, tourner ou renverser le contenu selon les besoins de votre projet. Il suffit de brancher et de jouer !
Modèle 1
Voici un document d'une page pour vous aider à gérer les données cruciales du projet sans vous enliser dans des diapositives pleines de détails. Ce modèle de rapport sur l'état du projet est disponible dans une mise en page entièrement personnalisable. Profitez-en donc pour exprimer l'état du projet d'une manière visuellement attrayante.
Modèle 2
Laissez les longues présentations à la salle du conseil et téléchargez plutôt ce modèle d'une page pour la documentation du projet. Le format succinct facilite le suivi des informations et permet un reporting efficace. Cliquez ci-dessous et accédez-y rapidement.
Modèle 3
Informez votre équipe des tâches en attente à l'aide de cette présentation d'une page sur l'état du projet. Le modèle comporte des étiquettes claires pour indiquer chaque composante du projet. Par conséquent, accédez à ce modèle et préparez un rapport d'état très informatif pour impressionner vos supérieurs.
Modèle 4
Voici un autre document d'une page qui décrit les phases du projet avec des icônes de feux de circulation. Étiquetez les tâches terminées et inachevées à l'aide de ce modèle illustratif. Ne laissez pas les grilles vous confondre. En fait, vous pouvez supprimer les éléments descriptifs et les remplacer par des objectifs généraux pour que le public reste simple à comprendre.
Modèle 5
Lorsqu'il s'agit de rapports sur l'état d'un projet, une documentation courte et simple est la clé d'une documentation précise. Voici donc un modèle approprié pour décrire le budget, les ressources, le calendrier et la portée du projet dans une mise en page concise. Les indicateurs de feux de circulation sont également un point fort de cette conception unique.
Modèle 6
Téléchargez le modèle suivant pour rédiger un superbe rapport d'avancement de projet pour vos réunions mensuelles. Utilisez les icônes du modèle ou modifiez leur taille et leur couleur selon vos besoins. Vous pouvez également modifier la police du texte ainsi que la palette de couleurs de ce modèle thématique selon les points saillants de votre rapport d'état.
Modèle 7
Utilisez ce modèle pour préparer et publier des rapports d'état de projet informatifs. Ce modèle indique également les aspects importants de votre projet d'engagement sur les réseaux sociaux, tels que le budget et le calendrier. N'hésitez donc pas à choisir ce modèle et à améliorer les capacités de communication de votre projet.
Modèle 8
Répertoriez le cheminement et les jalons du projet à l'aide de ce modèle de rapport d'état imprimable. Vous pouvez le partager avec vos collègues et vos managers pour leur donner un bref aperçu de l'avancement et des dépendances. Alors cliquez ci-dessous et profitez de ce modèle PPT.
Modèle 9
Voici un document d'une page pour vous faciliter un peu la gestion de votre budget. Utilisez ce modèle PPT pour séparer les composants critiques de votre feuille de budget. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour résumer l'attente des tâches ainsi que les mesures nécessaires pour y remédier.
Modèle 10
Atteignez vos objectifs dans les délais à l'aide de ce modèle de rapport d'état de projet complet d'une page. Vous pouvez également personnaliser le contenu de ce modèle pour l'aligner sur vos besoins en matière de rapports. Le modèle a une conception compacte, alors ajustez-le pour mettre en évidence les composants importants des activités de votre projet.
Modèle 11
Ce document d'une page vous fait gagner beaucoup de temps lorsque les dates limites de soumission approchent. Combinant une conception compacte avec des informations pertinentes, ce modèle est celui dont vous avez besoin pour rédiger un rapport exploitable pour l'examen du projet. Cliquez ci-dessous et essayez-le.
Modèle 12
Augmentez le quotient de communication avec ce modèle d'une page. Vous pouvez mettre en évidence la chronologie de votre projet avec le graphique linéaire unique fourni dans le modèle PPT. Les chefs de projet agiles peuvent utiliser ce modèle pour marquer l'avancement hebdomadaire de diverses tâches.
Modèle 13
Voici un autre document d'une page dont les sociétés de développement de logiciels peuvent certainement tirer parti. Indépendamment de la taille et de la portée du projet, ce modèle peut transformer chaque réunion d'examen en une session très informative. Sélectionnez ce modèle et faites une impression durable.
Modèle 14
Voici un modèle de rapport d'avancement d'une page à vue large que vous pouvez utiliser pour préparer les communiqués de la suite C de votre entreprise. Ce modèle sans faille aide la haute direction à prendre des décisions cruciales basées sur des informations et des faits clés. Alors téléchargez-le maintenant et préparez votre équipe au succès.
Modèle 15
Ce modèle de présentation d'une page combine la planification stratégique avec des réalisations fructueuses. Sélectionnez ce modèle pour signaler les problèmes et mettre en évidence les jalons dans votre rapport d'état.
Conclusion
Les rapports sur l'état du projet garantissent que la communication est un catalyseur et non un obstacle. Il est donc important de comprendre comment cet outil peut être utilisé pour présenter des informations essentielles pour susciter un dialogue entre les acteurs du projet et les destinataires de ces rapports.
Nous comprenons que ce serait beaucoup à assimiler au début. Mais l'utilisation de ce guide et des modèles ci-joints peut vous donner un avantage expressif sur quelqu'un qui jette simplement chaque morceau de texte sur une diapositive de présentation et prie pour la bonne chance.
Les modèles professionnels vous aident à tenir vos promesses en tant que chef de projet et sont donc fortement recommandés pour une utilisation fréquente. Il suffit de télécharger et de commencer. Salutations!
