Was ist Projektkostenmanagement: Ein vollständiger Leitfaden zur Festlegung des Projektbudgets und zur Gewinnmaximierung (Vorlagen enthalten)

Kosten, die Grundlage aller Geschäftstransaktionen, kommen aus dem Altfranzösischen couster , weiter basierend auf dem lateinischen constare „fest stehen, zu einem Preis stehen“. Dieser Einblick in die Linguistik ist wichtig, da wir in diesem Blog einen Rundgang durch das technische, aber wichtige Geschäftsthema des Projektkostenmanagements machen.

Beginnen wir damit, warum Projekte ein Kostenmanagement benötigen, wenn das Wort COST selbst bedeutet, zu einem Preis standhaft zu bleiben. Abgesehen von der Linguistik ist die Geschäftswelt ein brutaler, unversöhnlicher Ort, wenn es um das Management von Projekten geht. Sowohl interne als auch externe Faktoren wirken darauf ein, um Druck zu erzeugen, vom ursprünglichen Projektplan abzuweichen, ihn anzupassen und Kompromisse einzugehen.

Zum Beispiel wurde Ihr Bauplan für eine neue Produktionsstätte mit einer bestimmten Materialrate fertiggestellt; wenn Russland und die Ukraine beschließen, in den Krieg zu ziehen, kann Ihr Projekt nicht Bestand haben ; es kann seine Ziele nicht ändern, es kann sein Führungspersonal nicht ändern (zumindest nicht sofort). Die Folge: Die Kosten steigen, da dies am einfachsten ist.

Denken Sie daran, dass es im Projektkostenmanagement auch Möglichkeiten gibt, Zeit zu sparen und Projekte dennoch innerhalb der Kosten abzuschließen. Ein seltenes, aber inspirierendes Beispiel dafür ist die Art und Weise, wie der „Metro Man of India“ dies mit dem Metro-Verkehrsprojekt in der Hauptstadt dieses Entwicklungslandes, Neu-Delhi, erreicht hat. Die globale Gemeinschaft hat den Leiter der Projektausführung, E Shreedharan, ausgezeichnet; Er ist auch Träger des höchsten französischen Verdienstordens, einer Auszeichnung, die der Weltmeister Napoleon 1802 selbst gestiftet hat.

Das Knabbern in der Geschichte und ein bisschen Linguistik, mit dem dieser Blog begann, soll veranschaulichen, dass Projektkostenmanagement, obwohl es ein technisches Geschäftsziel ist, sowohl eine Wissenschaft als auch eine Kunst ist. In dem wissenschaftlichen Teil, mit dem sich dieser Blog hauptsächlich befassen wird, untersuchen wir seine Bedeutung, Herausforderungen, Werkzeuge, um ihn gut zu verwalten, und lernen, wie man neue Strategien entwirft. Dies ist wie der Leitfaden für Projektkostenmanagement durch Profis und dient als täglicher Leitfaden für Probleme, die ein Projekt von Zeit zu Zeit erschüttern.

Im Kunstteil des Umgangs mit Projektkostenmanagement werden wir verinnerlichen, dass die Detaillierung einen großen Beitrag dazu leistet, dass das Projektkostenmanagement überflüssig wird. Es ist eine praktische Fähigkeit, gemischt mit Erkenntnissen, die Sie dazu bringt, die richtige Entscheidung zur richtigen Zeit zu treffen, was letztendlich der einzige Schlüssel zum Management eines Projekts ohne Kostenüberschreitung ist. Lesen Sie diese definitive ANLEITUNG, und Sie werden nie wieder eine brauchen. In erster Linie führt Sie dieser Blog mit Vorlagen, Mustern und Beispielen durch die effektivsten Schritte für ein erfolgreiches Projektkostenmanagement.

Sie werden Folgendes lernen:

Was ist Projektkostenmanagement?

Warum ist Projektkostenmanagement wichtig?

Was sind die Phasen des Projektkostenmanagements?

•  Projektressourcenplanung
•  Kostenschätzung
•  Kostenbudgetierung
•  Kostenkontrolle

Schnelle Tipps zum Schreiben eines Projektkostenmanagementplans

Beispiele für Projektkostenmanagement 

FAQs zum Projektkostenmanagement

Was ist Projektkostenmanagement?

Projektkostenmanagement ist die Praxis der Schätzung, Zuweisung von Ressourcen und Überwachung der Ausgaben während der gesamten Lebensdauer eines Projekts, um die Kosten innerhalb des genehmigten Budgets zu halten. Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss es wichtige Kriterien erfüllen. Diese sind:

• Funktions- und Leistungsanforderungen erfüllen
• Erzielen einer qualitativ hochwertigen Ausführung
• Fertigstellung im Zeitplan
• Innerhalb des Budgets bleiben

Projektkostenmanagement ist daher ein entscheidender Aspekt aller Unternehmen und auf alle Branchen anwendbar, mit spezifischen Anwendungen in Fertigung, Einzelhandel, Technologie und Bauwesen. Ein entscheidender Schritt in der Projektplanung ist die Entwicklung eines kontrollierten Budgets, das als finanzieller Maßstab für Projektmanager dient, um den aktuellen Stand der Kosten zu beurteilen und während der Ausführung Anpassungen vorzunehmen.

(Für ein effektives und effizientes Kostenmanagement Ihres neuen Projekts und um Kostenüberschreitungen zu vermeiden, sehen Sie sich diese PowerPoint-Präsentation an, um praktische Tipps zu erhalten. Klicken Sie hier, um diese inhaltsfertige PPT-Vorlage herunterzuladen .)

Warum ist Projektkostenmanagement wichtig?

Effektives Kostenmanagement stellt sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt und Wert liefert. Durch die Implementierung wirksamer Kostenmanagementpraktiken können Projektmanager:

• Stellen Sie klare Erwartungen auf und stimmen Sie sich besser mit den Stakeholdern ab.
• Verwalten Sie Umfangsänderungen proaktiv durch etablierte Kontrollprozesse mit dem Projektteam und dem Kunden.
• Überwachen Sie Kostenschwankungen und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen
• Erhalten Sie Gewinnmargen, steigern Sie die Kapitalrendite und vermeiden Sie finanzielle Verluste.

Phasen/Schritte des Projektkostenmanagements 

Kostenmanagement ist ein laufender sequenzieller Prozess, der in vier Phasen unterteilt ist: Ressourcenplanung, Schätzung, Budgetierung und Kontrolle. Ressourcen sehen möglicherweise Änderungen, die Budgetanpassungen erfordern. Abweichungen, die während der Kontrollphase beobachtet werden, können auch Revisionen der Schätzungen erforderlich machen.

Lassen Sie uns tiefer in diese vier Phasen eintauchen.

Phase 1: Projektressourcenplanung

Ressourcenplanung ist der Prozess der Identifizierung und Sicherung von Ressourcen zur Durchführung und zum Abschluss eines Projekts. Bei diesen Ressourcen kann es sich um Personal (z. B. Mitarbeiter oder Auftragnehmer) und Ausrüstung (z. B. Infrastruktur, schwere Maschinen und Spezialwerkzeuge, die möglicherweise nur begrenzt verfügbar sind) handeln.

Das erste, was Projektmanager als Teil dieser Phase haben müssen, ist ein Work Breakdown Structure (PSP). Sie müssen jede Teilaufgabe im WBS untersuchen und die Anzahl der Personen mit spezifischen Fähigkeiten, die zur Durchführung der Aufgabe erforderlich sind, sowie die Art der erforderlichen Ausrüstung bestimmen.

Indem die Ressourcenplanung auf Aufgabenebene angegangen wird, können Projektmanager eine detaillierte und umfassende Bestandsaufnahme der erforderlichen Ressourcen erstellen, die als Eingabe für den nächsten Schritt, dh die Kostenschätzung, verwendet wird.

(So ​​können Sie einen WBS erstellen und eine effektive Projektplanung und optimale Ressourcenallokation erreichen. Klicken Sie hier, um diese anpassbare Vorlage herunterzuladen .) 

Hier sind ein paar Tipps für eine effektive Projektressourcenplanungsphase:

•  Überprüfen Sie historische Daten und vergangene Zeitpläne, um fundierte Entscheidungen über Teilaufgaben und Ressourcen zu treffen.
•  Holen Sie sich Beiträge von Fachexperten und Teammitgliedern, um einen kooperativen Ansatz zu gewährleisten.
•  Bewerten Sie, wie sich die Zeit auf die Ressourcenanforderungen und die Kostenschätzung auswirkt.
•  Seien Sie sich der Einschränkungen und Realitäten des Projekts bewusst, wie z. B. der Verfügbarkeit von Ressourcen und der Notwendigkeit, Auftragnehmer einzustellen oder Schulungen anzubieten.

Phase 2: Projektkostenschätzung

Bei der Kostenschätzung werden die mit den Ressourcen verbundenen Kosten ermittelt. Dazu werden folgende Informationen benötigt:

• Ressourcenanforderungen
• Kosten jeder Ressource (z. B. Arbeit, Ausrüstung, Material)
• Dauer, für die jede Ressource benötigt wird
• Annahmen, die während des Schätzungsprozesses getroffen wurden
• Mögliche Risiken
• Historische Projektkosten und Branchenstandards, falls verfügbar
• Informationen über den Finanzstatus und die Berichtsstruktur des Unternehmens.

(Dieses vollständige Deck führt Sie durch die Schritte der Projektkostenschätzung. Es enthält Tabellen, Grafiken, Pläne und Dashboards zur Bewertung der Kosten für Projekttypen. Klicken Sie hier, um diese unverzichtbare Vorlage herunterzuladen .)

Die Kostenschätzung kann eine Herausforderung darstellen, da sie ein hohes Maß an Genauigkeit erfordert. Projektmanager müssen Faktoren wie feste und variable Kosten, Gemeinkosten, Inflation und die Auswirkungen der Zeit auf die Kosten berücksichtigen.

Je näher die geschätzten Kosten an den tatsächlichen Kosten liegen, desto wahrscheinlicher ist der Projekterfolg. Es sind viele Schätzungsmodelle verfügbar, z. B. die analoge Schätzung, die geeignet ist, wenn viele historische Kostendaten aus ähnlichen Projekten vorliegen.

Hier ist ein Spickzettel zum Projektkostenmanagement, schau mal:

Tatsächliche Kosten (AC): Wie viel wir bisher ausgegeben haben.

Geplanter Wert (PV): Was wir für das Projekt geplant haben.

Earned Value (EV): Wie viel der Projektarbeit wurde geleistet.

Budget At Completion (BAC): Das Gesamtbudget des Projekts.

Kostenabweichung: Bin ich über oder unter Budget?

Kostenleistungsindex: CV < 1 ist über dem Budget, CV = 1 ist im Budget und CV > 1 ist unter dem Budget

Planleistungsindex: CV < 1 ist hinter dem Zeitplan, CV = 1 ist im Zeitplan und CV > 1 ist im Voraus

Planabweichung: Bin ich dem Zeitplan voraus oder hinterher?

Schätzung bei Fertigstellung: Was wird für das gesamte Projekt ausgegeben?

Voraussichtlicher Abschluss: Was wird für das verbleibende Projekt ausgegeben?

Abweichung bei Fertigstellung: Abweichung bei den gesamten Projektkosten vom Budget.

Phase 3: Budgetierung der Projektkosten

Kostenbudgetierung ist die Zuordnung von Kosten zu Aufgaben oder Modulen eines Projekts für einen bestimmten Zeitraum. Dazu gehört auch, Geld für unerwartete Kosten beiseite zu legen.

Wenn beispielsweise die geschätzten Gesamtkosten eines 2-Jahres-Projekts 1 Million US-Dollar betragen, kann der Projektmanager entscheiden, nur für die ersten beiden Quartale des Projekts zu budgetieren. Sie würden die in diesem Zeitraum zu erledigenden Arbeiten ermitteln und dieser Arbeit ein Budget von beispielsweise 25.000 USD zuweisen. Sie würden die PSP- und Kostenschätzungsmethoden verwenden, um diese Zahl zu bestimmen.

Die Budgetierung erstellt eine Kostenbasis, um die Kostenleistung des Projekts zu messen und zu bewerten. Mit einem Budget wären die geschätzten Gesamtkosten zu jedem Zeitpunkt während der Projektausführung einfacher zu messen. Es ermöglicht dem Projektmanager auch, das für die Fertigstellung der Arbeit erforderliche Budget einzuschätzen. Hier planen Organisationen die Finanzierung auf der Grundlage erwarteter zukünftiger Cashflows. Es ist, als würde man in den ersten paar Monaten das Fundament und eine Etage des Hauses bauen und den Rest des Projekts abschließen, wenn mehr Mittel verfügbar sind.

(So ​​können Sie ein Projektbudget auf gut organisierte Weise unter Berücksichtigung von WBS erstellen. Diese PPT-Vorlage hilft Ihnen, das Budget effektiv zuzuweisen, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Klicken Sie hier, um diese Vorlage herunterzuladen .)

Phase 4: Projektkostenkontrolle

Kostenkontrolle ist der Prozess der Überwachung und Verwaltung der Kosten eines Projekts, indem die tatsächlichen Kosten mit den geschätzten Kosten verglichen und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Es ist ein kontinuierlicher Prozess während des gesamten Lebenszyklus des Projekts. Eine effektive Kostenkontrolle erfordert eine zeitnahe und genaue Berichterstattung.

Der Kostenmanagementplan ist ein wesentliches Instrument zur Kostenkontrolle. Der Plan enthält Details wie die Messung der Projektleistung, akzeptable Abweichungen, zu ergreifende Maßnahmen bei Überschreitung der Grenzen und wer die Entscheidungsbefugnis hat. Earned Value Management (EVM) ist eine anerkannte Methode zur Messung der Kostenleistung.

(Dieses Slide Deck enthält eine detaillierte Anleitung zur Berechnung des EVM und enthält Tabellen, Diagramme, Grafiken und Dashboards, die Sie einfach bearbeiten und für Ihre Projekte verwenden können. Klicken Sie hier, um diese Vorlagen herunterzuladen .)

Nehmen wir ein Beispiel für die Bewertung des Fortschritts und des Budgets einer Aufgabe.

Am Ende einer Woche misst ein Projektmanager den Fortschritt von Aufgabe X und stellt fest, dass sie zu 40 % abgeschlossen ist. Um festzustellen, ob die Aufgabe auf Kurs ist, um ihr Budget zu erreichen, berechnet er/sie den Planned Value (PV) und den Earned Value (EV) der Aufgabe. Der EV wird normalerweise in % angegeben und wird dem Projektmanager von einem unabhängigen Fachmann mitgeteilt.

Beispielsweise hat Aufgabe X ein Budget von 5.000 $ und sollte bis zur Woche zu 50 % abgeschlossen sein.

Geplanter Wert (PV) von Aufgabe X pro Woche = 5.000 $ * 0,5 = 2.500 $

Earned Value (EV) von Aufgabe X pro Woche = 5000 $ * 0,4 = 2.000 $

Der Projektmanager bestimmt auch die Ist-Kosten (AC) der Arbeit, die Variablen wie Ausrüstungs- und Materialkosten (sagen wir 3.000 $) umfassen.

Planabweichung = EV - PV = 2000 $ - 2500 $ = -500 $.

Kostenabweichung = EV - AC = 2000 $ - 3000 $ = -1000 $.

Die negative Planabweichung zeigt an, dass die Aufgabe hinter dem Zeitplan liegt, und die negative Kostenabweichung zeigt auch an, dass sie über dem Budget liegt.

Die Kostenkontrolle kann in großen Projekten mit vielen Aufgaben für Transparenz sorgen, sodass Entscheidungsträger schnell auf auftretende Probleme reagieren können.

Schnelle Tipps zum Schreiben eines Projektkostenmanagementplans

Ein Kostenmanagementplan ist von entscheidender Bedeutung, da er das Budget für ein Projekt umreißt und die Projektmanager organisiert und auf Kurs hält, um die Ziele zu erreichen. Um einen Kostenmanagementplan zu erstellen, müssen diese Tipps beachtet werden:

• Entwickeln Sie einen PSP, indem Sie die Probleme identifizieren, die gelöst werden müssen; Vergleichen Sie Lösungen mit Wettbewerbern.
• Planen Sie Ressourcen, indem Sie die Verfügbarkeit und Einschränkungen bewerten und einen Zeitplan für die rechtzeitige Fertigstellung festlegen.
• Schätzen Sie die Kosten, indem Sie feste und variable Ausgaben, Budget, Gemeinkosten und Inflation berücksichtigen.
• Legen Sie Leistungsindikatoren fest, indem Sie Tools und Techniken auswählen, um den Fortschritt zu messen.

(Hier ist ein Foliensatz für den Projektkostenmanagementplan, der inhaltsfertige Vorlagen für Projektübersicht, Budgetierungsprozess, Zeitleiste, Gantt-Diagramme, Dashboards und die entscheidenden Elemente des Kostenmanagements enthält. Klicken Sie hier, um diese anpassbare PowerPoint-Präsentation herunterzuladen . ) 

Beispiele für Projektkostenmanagement

1. Denver International Airport Baggage Handling Project – Ein gescheitertes Projekt

Das Gepäckabfertigungssystem des Denver International Airport war ein Projekt zur Automatisierung der Gepäckabfertigung. Das Projekt zielte darauf ab, die Effizienz zu verbessern und den Bedarf an manueller Arbeit zu reduzieren. Das Projekt stieß jedoch auf erhebliche Probleme mit dem Kostenmanagement, was zu erheblichen Verzögerungen und Kostenüberschreitungen führte.

Ursprünglich wurden die Kosten für das Projekt auf rund 193 Millionen US-Dollar geschätzt, aber am Ende kostete es über 600 Millionen US-Dollar. Das Projekt wurde zwei Jahre nach Ablauf der ersten Frist abgeschlossen, was zu massiven Unannehmlichkeiten für Flughafenmitarbeiter und Reisende führte.

Schlechte Planung und mangelnde Aufsicht waren die Hauptursache für die Kostenprobleme des Projekts. Das Projektteam unterschätzte die Komplexität und die Kosten des Automatisierungssystems und versäumte es, die Ressourcennutzung zu verwalten und zu kontrollieren. Außerdem wurde der Projektumfang erweitert, was zu zusätzlichen Kosten und Verzögerungen führte.

Das Projekt wird daher oft als Beispiel für schlechtes Projektkostenmanagement angeführt.

2. Olympia 2012: Ein erfolgreiches Projekt

Die Olympischen Spiele in London waren eine gut geplante Veranstaltung mit einem vom Londoner Organisationskomitee der Olympischen und Paralympischen Spiele (LOCOG) veranschlagten Budget von 9,3 Milliarden Pfund. Das endgültige Budget belief sich jedoch auf 8,92 Mrd. £, was 377 Mio. £ weniger als das veranschlagte Budget war, was effektive Kostenmanagementstrategien demonstriert. Obwohl sie klein erscheinen, waren die vom LOCOG und der Olympic Delivery Authority prognostizierten Budgeteinsparungen beeindruckend.

Dieses Projekt wurde aufgrund seiner effektiven Strategien zur Budgetkontrolle, der Beteiligung des Privatsektors, der Nutzung vorhandener Einrichtungen und des effizienten Beschaffungsprozesses im Hinblick auf das Kostenmanagement als erfolgreich anerkannt. Der Privatsektor steuerte über 1 Milliarde Pfund bei, teilte die finanzielle Last und minimierte die Auswirkungen auf die Steuerzahler. Darüber hinaus trug die Nutzung vorhandener Veranstaltungsorte und Infrastrukturen, wie z. B. des renovierten Olympiastadions, dazu bei, die Kosten niedrig zu halten und gleichzeitig die Umweltauswirkungen der Veranstaltung zu verringern.

Kosten kontrollieren, Erfolg befehlen

Kostenüberschreitungen kommen in allen Branchen, Sektoren und Regionen vor und können sich sowohl kurz- als auch langfristig erheblich auf die finanzielle Gesundheit eines Projekts auswirken und die Erfolgschancen verringern.

Trotz dieser Herausforderungen ist ein systematischer und umfassender Ansatz für das Kostenmanagement die einzige Lösung.

FAQs zum Projektkostenmanagement

Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse?

Die Kosten-Nutzen-Analyse ist eine Technik zur Bewertung der potenziellen Vorteile eines Projekts oder einer Entscheidung, indem die damit verbundenen Kosten und Vorteile verglichen werden. Die Analyse ermittelt, ob der Nutzen die Kosten überwiegt. Diese Methode wird in Wirtschaft, Volkswirtschaft und öffentlicher Ordnung eingesetzt, um die Machbarkeit eines Projekts oder einer Entscheidung zu bestimmen.

(Sie können sich die folgende Präsentation ansehen, um zu verstehen, wie man eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführt. Diese PPT-Vorlage ist inhaltsfertig, editierbar, einfach herunterzuladen und kann in jedem Dateiformat gespeichert werden. Klicken Sie hier, um sie herunterzuladen . )

Was sind die Fixkosten und die variablen Kosten in einem Projekt?

Fixkosten beziehen sich im Projektmanagement auf Ausgaben, die unabhängig von der Höhe des Outputs oder der Produktion konstant bleiben. Diese Kosten sind mit der Infrastruktur des Projekts verbunden, wie Miete, Gehälter und Versicherungen.

Variable Kosten sind Ausgaben, die in Bezug auf das Produktionsniveau schwanken, wie z. B. Rohstoffe, direkte Arbeit und direkte Ausgaben, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Beispiele für variable Kosten sind Materialien, Löhne und Energie, die zur Herstellung der Waren oder Dienstleistungen benötigt werden.

(Hier ist ein Beispiel für einen Bericht, der die Abweichungsanalyse darstellt, d. h. die Abweichung zwischen dem Hauptbudget und dem tatsächlichen Budget. Er enthält Fixkosten und variable Kosten. Klicken Sie hier, um diese Vorlage herunterzuladen.)