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Empresas de todos os tamanhos, em todos os setores, contam com uma variedade de processos para operações tranquilas. A documentação dos processos de negócios pode ajudar as empresas a identificar ineficiências, implementar mudanças e fornecer clareza sobre as entradas e saídas de um processo e dos indivíduos envolvidos. Um modelo de processo pode ajudar nessa tarefa.
Manter documentos de processo precisos e bem organizados é uma das melhores estratégias para evitar o caos nas operações comerciais e manter as coisas eficientes e consistentes.
Vejamos um documento de processo e por que você deve se importar.
O que é Documento de Processo?
Um documento de processo é um guia de referência que compila informações sobre uma maneira particular de fazer as coisas. Seu Ponto de Venda Exclusivo (USP) é o detalhe em que ele entra para garantir que haja um vazamento mínimo de recursos nas operações comerciais do dia-a-dia. Um exemplo disso é ilustrado através da popular técnica japonesa de Kaizen, que você pode acessar aqui: How to Implement Kaizen: 19 Kaizen PPT Templates to Guide You .
Por que a documentação do processo é necessária?
Ter essas informações por escrito ajuda a garantir que os fluxos de trabalho sigam as diretrizes. Isso também fornece uma estrutura para gerenciamento de processos e auxilia na transferência de conhecimento quando os funcionários mudam de função ou treinam novas contratações. Como princípio filosófico, um documento de processo define padrões consistentes para melhorar o desempenho do negócio.
Benefícios da Documentação do Processo
A documentação do processo afeta não apenas a eficiência dos processos individuais, mas também melhora o desempenho geral da empresa. Algumas vantagens da documentação precisa do processo são:
- Facilitar as transições: a documentação pode fornecer uma visão detalhada de um processo específico e um contexto mais amplo de como ele se encaixa em outras práticas de negócios. Esses dados são úteis ao decidir sobre a integração de fluxos de trabalho ou fazer alterações em um único processo.
- Melhorar a comunicação: um guia de processo promove a compreensão mútua em toda a organização. Isso auxilia no planejamento e implementação de novos projetos ou mudanças de processo. Também pode ajudar a acelerar o treinamento de novos funcionários e projetos de terceirização. O processo de documentação também pode levar a um debate saudável entre as partes interessadas, levando à inovação e melhoria.
- Forneça estrutura: definir os limites e pontos de controle para um processo traz clareza aos procedimentos e resultados. O objetivo final é sempre uma execução eficiente do processo.
- Reduza os custos: se você puder aumentar a eficiência e, ao mesmo tempo, melhorar a qualidade, seus resultados e a satisfação do cliente aumentarão.
Agora, você está pronto para obter os benefícios ideais de um modelo de documentação de processo. Antes de avançar e pular para os modelos, gostaríamos que você primeiro absorvesse o que é um modelo de processo.
O que é um modelo de processo?
O termo "modelos de processo" refere-se a design, execução e gerenciamento de processos de negócios pré-construídos que reduzem o tempo necessário para chegar a uma solução para quase todos os problemas.
Por que você precisa de um?
De acordo com 55% dos participantes da pesquisa recente, a vantagem mais significativa que os processos de documentos digitais trazem para suas organizações à luz da pandemia do COVID-19 é a aceleração do processamento de documentos.
Os tomadores de decisão acreditam que os processos de documentos digitais (modelos de processo) permitem a colaboração efetiva dos funcionários e a satisfação do cliente.
Vamos agora desvendar os modelos de processo que sua empresa precisa.
10 principais modelos de processo
Modelo 1: Modelo de Processo de Transição PPT
Delinear um processo de transição relevante e inclusivo não é fácil. É preciso muito trabalho duro e concentração implacável. O SlideTeam criou um modelo que o salvará desse problema. Você pode até personalizar esse modelo de processo de transição de cinco estágios. Obtê-lo agora.
Modelo 2: Modelo PPT de Gerenciamento de Processos de Negócios
O gerenciamento de processos de negócios é um tópico que dá pesadelos a muitos. Para garantir que você não perca noites sem dormir, preparamos um modelo para a execução bem-sucedida de processos de negócios. Faça o download agora.
Modelo 3: Modelo PPT de Processo de Controle de Qualidade em Várias Etapas
Um processo de controle de qualidade robusto requer um olhar atento e supervisão 24 horas por dia. A menos que você esteja disposto a colocar seus óculos de inspeção e colar-se ao seu laptop, baixe nosso modelo pré-projetado e evite problemas.
Modelo 4: Processo de gerenciamento estratégico para layout de PPT de melhoria contínua
Impérios de negócios não são construídos com meras palavras! Você precisa de um plano de ação e, ainda mais crítico, de sua implementação estratégica. O SlideTeam apresenta um modelo de processo de gestão estratégica organizado em cinco etapas que ajuda sua empresa a navegar, tanto nos bons quanto nos maus momentos. Obtê-lo agora.
Modelo 5: Modelo de PPT do Processo de Gerenciamento de Projetos em Cinco Etapas
Pergunte o valor do processo de gerenciamento de projetos para alguém que perdeu clientes devido à infraestrutura de processo inadequada. Você não gostaria de estar em uma posição em que vê clientes saindo porque suas negociações com eles foram desorganizadas e aleatórias. Obtenha nosso modelo personalizável e garanta a execução bem-sucedida de todos os projetos.
Modelo 6: Modelo de PPT do Processo de Monitoramento de Risco de Investimento
Os riscos de investimento não batem à porta, mas podem derrubar o seu negócio se você não tiver um processo para mantê-los sob controle. Crie um plano de controle de risco de investimento rigoroso usando nosso modelo pronto para conteúdo e mantenha as incertezas sob controle. Obtê-lo agora.
Modelo 7: Design de PPT de Gerenciamento de Processos de Negócios
Cubra todos os aspectos essenciais do gerenciamento de processos de negócios com a ajuda de nosso modelo desenvolvido com base em extensa pesquisa e análise. Adquira já e preencha os buracos que estilhaçam seu processo de gestão e as metas vinculadas a ele.
Modelo 8: Modelo de PPT do Modelo de Processo de Gestão de Desempenho Corporativo
Imagine contar as pessoas andando na Times Square em um dia movimentado. Muito, você dirá. O mesmo acontecerá se você der um salto para o gerenciamento de desempenho corporativo sem nosso modelo. Projetamos um modelo de seis fases que ajuda você a avaliar todos os parâmetros críticos relevantes para o desempenho corporativo. Pegue agora.
Modelo 9: Modelo de PPT de Fases do Processo de Integração do Sistema
Este modelo de processo é um recurso obrigatório para o seu negócio que abrange as cinco principais fases da construção de um sistema integrado. Ele ajuda você a realizar uma análise de viabilidade e usar esses insights de maneira prática e benéfica. Obtê-lo agora.
Modelo 10: Modelo de PPT do Processo de Construção de Marca
A construção da marca não é a xícara de chá de todos. A SlideTeam entende sua importância e o esforço que envolve a construção de uma marca. Aqui está um modelo de PPT para complementar e consolidar sua imagem de marca. Pegue agora.
Perguntas frequentes sobre a documentação do processo
Como criar um documento de processo?
- Passo 1: Defina o processo e seus parâmetros. Escolha o processo que deseja documentar.
- Passo 2: Organize as etapas.
- Passo 3: Liste os participantes.
- Etapa 4: Liste qualquer desvio do fluxo de processo típico.
- Passo 5: Adicione pontos de controle para corrigir o desvio identificado no Passo 4.
- Passo 6: Examine e valide o procedimento.
Se você não tiver tempo ou largura de banda para seguir as seis etapas acima, baixe qualquer um dos 10 principais modelos de processo que este blog apresentou. Isso também o salvará da luta de passar por essas etapas.
O que um documento de processo deve conter?
Ao elaborar a documentação do processo para sua empresa, siga os seguintes passos:
- Determinar o procedimento.
- Estabeleça o escopo.
- Defina os parâmetros e métricas do processo.
- Especifique as entradas e saídas do processo.
- Crie um fluxo de processo.
- Identifique os participantes da equipe.
- Imagine o procedimento.
- Avalie as chances e o custo ou benefício das exceções ao fluxo normal do processo.
A Palavra Final
Sua documentação de processo pode ser organizada em torno de visuais atraentes e simples de entender, como fluxogramas, listas de verificação e muito mais, para melhorar a retenção de informações e garantir que todas as etapas sejam executadas.
Mesmo a experiência sem design funciona aqui. Sem problemas. Basta usar um modelo de processo de nossa lista dos 10 melhores e ver como é fácil personalizar um modelo de documentação de processo e obter os resultados desejados.
