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Le conte d'amour intemporel de Shakespeare, "Le marchand de Venise", a beaucoup de valeur pour les chefs d'entreprise et pour ceux qui s'intéressent à la communication d'entreprise. Nous apprenons que l'exactitude des mots se reflétera dans les procédures, et une formulation vague signifie des processus et des résultats médiocres.
La tragédie shakespearienne a aussi une leçon pour les sans scrupules d'entre nous qui tentent d'utiliser le mot écrit pour leurs propres arrière-pensées. Le barde nous rappelle, encore une fois ici, que la cupidité de Shylock pour tirer une livre de chair du corps d'Antonio se décolle car le contrat qu'il a rédigé ne mentionnait pas que le sang coulerait pendant le processus.
Alors que vous réfléchissez à la magnificence de l'écrit et à la façon dont il a sauvé un homme il y a des siècles, sachez que l'écriture est toujours aussi puissante, sinon plus, dans le monde d'aujourd'hui également.
Il est payant pour les entreprises d'avoir une bonne communication écrite, le résultat clé étant qu'aucun message de celle-ci ne peut jamais être mal interprété. L'ambiguïté est un grand NON dans la communication commerciale écrite.
En tant qu'outil positif dans les affaires commerciales, la communication écrite est utilisée pour informer, persuader et motiver les parties prenantes. Ces parties prenantes peuvent être des clients, des investisseurs, des employés, le gouvernement, des fournisseurs, des vendeurs, des actionnaires, etc. Cela signifie que la communication d'entreprise en tant que domaine à maîtriser est puissante. Il peut être utilisé pour établir des relations et résoudre des conflits.
Notre programme de formation complet en communication d'entreprise écrite vous permet de former vos employés à cette compétence particulière. La formation intègre les connaissances avec des activités pratiques pour fournir une expérience de formation pratique.
Bases de la rédaction commerciale
Le module commence par un cours de remise à niveau sur les bases de la communication écrite, quelque chose que nous tenons pour acquis. C'est cependant un bon point de départ car, avec le temps, les gens oublient pourquoi ils écrivent comme ils le font. L'expression blasée, les fautes d'orthographe et les problèmes de formatage sont abordés. Rappelez-vous, pour la communication commerciale écrite, Dieu est dans les détails. Les énoncés de mission et de vision élevés, les lettres de rendez-vous des employés jazzy et toute autre communication écrite (sur le papier à en-tête de l'entreprise) peuvent tous sembler être un cauchemar s'ils contiennent des fautes d'orthographe, une mauvaise ponctuation ou une mauvaise structure de phrase.
Vous avez la possibilité de remplacer tous ces articles de papeterie, bien sûr, mais il est clair que cela représente un revers pour votre budget.
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La séance se termine par un récapitulatif.
Le processus de communication commerciale écrite
La communication commerciale écrite est un processus de création, d'envoi, de stockage et de récupération de messages écrits pour transmettre des informations au sein d'une organisation. Cela comprend à la fois les communications formelles et informelles, telles que les notes de service, les lettres, les rapports, les e-mails et les SMS.
Tous les types de communication commerciale écrite doivent suivre le processus en quatre étapes de planification, rédaction, révision/édition et distribution.
Stratégies de préécriture : rédaction commerciale efficace
La première étape du processus est la planification, qui consiste à déterminer l'objectif du message et le public visé.
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Cette session traite des principes d'une rédaction commerciale efficace. Les stagiaires apprennent que la rédaction commerciale est un processus itératif et que personne ne peut rédiger d'excellents documents de communication commerciale du premier coup.
Suivre les étapes expliquées précédemment n'est pas négociable. Ici, nous les voyons sous un autre angle en identifiant le public cible et en créant un brouillon des incontournables absolus. Le formateur conduira un exercice nécessitant une participation active des stagiaires pour comprendre comment identifier le public cible.
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Les stagiaires doivent également inculquer des HABITUDES liées à la création d'un bon contenu de communication d'entreprise. Dans ce contexte, HABITS doit être lu comme Titre, Illustration, Gras, Italique, Illustration et Espace. Les stagiaires apprendront comment aborder ces quatre concepts avec une absorption complète dans des exercices pratiques. Nos conseils, sélectionnés à partir des meilleurs articles de recherche au monde, sont compilés dans un format court et agréable pour garantir que chaque communication écrite que vous envoyez est concise, fluide et a l'impact souhaité.
TUE TES CHÉRIES
La troisième étape est la révision/édition, qui consiste à s'assurer que le message est clair, concis et sans erreur.
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L'un des aspects les plus importants de l'écriture commerciale est la grammaire. Une bonne grammaire garantit que votre sens est clair pour le public cible. Cela fait également bonne impression sur les lecteurs, ce qui contribue grandement à renforcer la crédibilité et la confiance.
Une mauvaise grammaire est impardonnable dans la communication d'entreprise. Cela vous fait paraître négligent ou non professionnel, et cela peut dérouter ou même aliéner vos lecteurs. C'est pourquoi il est important de relire votre travail avec un peigne fin. L'utilisation d'un vérificateur de grammaire pourrait être autorisée, mais ne la laissez pas devenir une habitude parmi votre personnel.
Après cette session, des résultats d'apprentissage tangibles seront vus dans la ponctuation, la capitalisation et la voix active et passive. Pour le formateur, nous fournissons suffisamment de matériel de formation pour couvrir ces concepts en détail. Nous proposons également des activités réfléchies et axées sur les objectifs pour aider les stagiaires à intérioriser les règles d'une bonne communication commerciale écrite.
Jetons un coup d'œil à quelques erreurs de grammaire amusantes. Quelqu'un a-t-il faim ?
Certainement pas un succulent repas chinois
Et McDonald's ? Est-ce que vous l'aimez ou est-ce que vous l'aimez ? La voix passive rendrait cette phrase très accrocheuse assez "boiteuse", n'est-ce pas ?
La grammaire n'est généralement pas la priorité absolue de la plupart des acteurs du monde des affaires, mais comme vous pouvez le constater, cela compte vraiment.
Stratégies de post-écriture
Écrire un e-mail ou un mémo sans erreur dans le premier brouillon est un exploit olympique. Même les écrivains professionnels ne peuvent pas le faire jour après jour. L'auteur de renommée mondiale Dan Brown est connu pour être une créature d'habitude qui écrit de 4 heures du matin à midi. Une fois qu'il eut fini d'écrire un brouillon de 152 pages. Comme il s'est rendu compte que ce n'était pas assez bon, il l'a abandonné. Tuer vos chéris est en fait la meilleure décision que l'on puisse prendre avec une communication commerciale écrite.
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L'écriture est difficile, mais un peu de patience et de relecture feront des merveilles.
Cette session intègre les meilleures pratiques de relecture que les stagiaires doivent pratiquer et améliorer. Cela les sensibilise également à certaines erreurs courantes que les gens commettent dans la rédaction commerciale. Il est essentiel que les gens s'assurent que ce qu'ils ont écrit est conforme aux normes commerciales.
À partir de là, dans le module, nous arrivons à des applications spécifiques et à l'utilisation de ce qui a été enseigné jusqu'à présent. Cela inclut les e-mails professionnels, les mémos et les lettres. Commençons par les e-mails, d'accord ?
Rédaction d'e-mails professionnels
Cette session particulière traite de la science de la rédaction d'un e-mail professionnel efficace. Le stagiaire peut présenter les règles à suivre lors de la rédaction de l'e-mail, telles que l'étiquette de base de l'e-mail et des recommandations sur ce qu'il faut faire et ne pas faire. Les diapositives présentent un exemple de mauvais e-mail et se poursuivent avec une activité qui demande aux stagiaires d'écrire leur propre e-mail professionnel.
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Au cours de cette session, le formateur a l'occasion de présenter les principes PAS et AIDA de la rédaction d'e-mails à froid.
Rédiger des mémos
Dans ce module, nous apprenons aux stagiaires ce qu'est un mémo et à quel point une rédaction soignée est essentielle à ce type de communication d'entreprise. Pour les stagiaires, des exercices interactifs ajoutent à la saveur de l'écriture pour apprendre quelque chose de nouveau.
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Rédaction de lettres commerciales
Nous continuons à apprendre à écrire des méthodes spécifiques de communication d'entreprise. Dans cette section, les stagiaires découvrent les étapes de la rédaction de lettres commerciales, qui sont également mises en pratique à travers une activité.
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Enfin, une enquête d'opinion est menée auprès des stagiaires sur l'amélioration de la communication d'entreprise et ses Dos and Don'ts. Comme toujours, nous n'autorisons aucun mouvement vers l'avant jusqu'à ce qu'il y ait un récapitulatif du contenu appris jusqu'à présent.
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La quatrième et dernière étape de la communication commerciale écrite est la distribution, qui consiste à envoyer le message au public visé.
FAQ sur la communication commerciale écrite
Quelles sont les composantes de la communication écrite d'entreprise ?
La communication d'entreprise écrite est un vaste océan de connaissances, où l'on peut nager comme jamais si l'on en a envie. La communication commerciale écrite va de la compréhension des types de messages commerciaux aux principes et étapes d'une rédaction efficace. Une connaissance approfondie de la voix active et passive et de la capitalisation est également une exigence du cours si vous êtes intéressé. Les meilleures pratiques de grammaire et l'obtention de ce courrier électronique critique sont également une fonction de la communication commerciale écrite.
Pourquoi la communication commerciale écrite est-elle importante ?
La communication commerciale écrite est importante pour plusieurs raisons :
Premièrement, il permet aux entreprises de documenter leurs transactions et leur correspondance. Cela crée un enregistrement qui peut être consulté ultérieurement en cas de questions ou de litiges.
Deuxièmement, la communication écrite peut être utilisée pour diffuser rapidement et efficacement des informations à un large public. Ceci est important dans le monde des affaires en évolution rapide d'aujourd'hui.
Enfin, la communication écrite fournit un enregistrement permanent de ce qui a été dit ou convenu. Cela peut être utile s'il y a un malentendu ou un désaccord sur la route.
Quelles sont les méthodes de communication écrite d'entreprise ?
Il existe de nombreuses méthodes de communication commerciale écrite, notamment des notes de service, des lettres, des courriels et des rapports. Chacun a ses propres forces et faiblesses. Il est important de choisir celui qui convient à la situation.
Par exemple, les mémos sont parfaits pour transmettre des messages rapides à un groupe de personnes, mais ils peuvent être facilement ignorés s'ils ne sont pas bien rédigés. Les lettres sont plus formelles et peuvent être utilisées pour établir des relations, mais elles peuvent prendre beaucoup de temps à écrire et à envoyer. Les e-mails sont rapides et pratiques, mais il peut être facile de mal communiquer. Les rapports sont complets et bien documentés, mais ils peuvent prendre beaucoup de temps.
Quels sont les avantages et les inconvénients de la Communication Commerciale Ecrite ?
La communication commerciale écrite présente de nombreux avantages et inconvénients :
- Avantages
Premièrement, c'est un moyen utile de communiquer avec les clients, les clients et les employés.
Il est souvent plus concis que le mot parlé.
Enfin, la communication écrite peut être facilement stockée et récupérée.
- Désavantages
Il peut être difficile d'évaluer le ton d'un message écrit. Cela peut entraîner des malentendus et une mauvaise communication.
De plus, la communication écrite peut prendre beaucoup de temps, surtout s'il y a beaucoup de va-et-vient entre les parties.
La communication écrite peut être difficile à personnaliser, ce qui la rend moins efficace que d'autres méthodes de communication.
Comment assurez-vous une communication commerciale écrite efficace ?
Lors de la rédaction de tout type de communication d'entreprise, il est important de garder à l'esprit les conseils suivants :
- Assurez-vous que le but du message est clair
- Gardez le message concis
- Utilisez une grammaire, une orthographe et une ponctuation correctes
- Utiliser un ton professionnel et courtois
- Relisez le message avant de l'envoyer
- Assurez-vous que le message est approprié pour le public visé
