ما هي إدارة تكلفة المشروع: دليل كامل لإنشاء ميزانية المشروع وزيادة الأرباح (القوالب المضمنة)

التكلفة ، أساس جميع المعاملات التجارية ، تأتي من الكوستر الفرنسي القديم الذي يعتمد على كونستار لاتيني " ثابت ، يقف بسعر". يعد هذا الانغماس في اللغويات أمرًا مهمًا لأننا نقوم بجولة في موضوع الأعمال الفني ولكن المهم لإدارة تكلفة المشروع في هذه المدونة.

دعونا نبدأ مع سبب احتياج المشاريع إلى إدارة التكاليف إذا كانت كلمة COST نفسها تعني الوقوف بحزم بسعر. بغض النظر عن اللغويات ، فإن عالم الأعمال هو مكان وحشي لا يرحم بقدر ما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع. تؤثر العوامل ، الداخلية والخارجية ، عليها لخلق ضغط للانحراف والتعديل والتنازل عن خطة المشروع الأصلية.

على سبيل المثال ، تم الانتهاء من خطة البناء الخاصة بك لمنشأة تصنيع جديدة بمعدل معين من المواد ؛ إذا قررت روسيا وأوكرانيا خوض الحرب ، فلن يكون مشروعك ثابتًا ؛ لا يمكنها تغيير أهدافها ، ولا يمكنها تغيير موظفي إدارتها (ليس على الفور ، على أي حال). النتيجة: ترتفع التكاليف ، لأن هذا هو أسهل شيء يمكن القيام به.

تذكر أنه في إدارة تكلفة المشروع ، هناك أيضًا فرص يمكنك من خلالها توفير الوقت واستكمال المشاريع في حدود التكلفة. ومن الأمثلة النادرة ، ولكن الملهمة على ذلك ، الطريقة التي حقق بها "مترو مان أوف إنديا" ذلك من خلال مشروع النقل بالمترو في عاصمة ذلك البلد النامي ، نيودلهي. قام المجتمع الدولي بتكريم رئيس تنفيذ المشروع ، E Shreedharan ؛ كما أنه حاصل على أعلى وسام الاستحقاق الفرنسي ، وهي الجائزة التي أسسها نابليون نفسه عام 1802.

إن تناول التاريخ وقليلًا من اللغويات التي بدأت هذه المدونة تهدف إلى توضيح أن إدارة تكلفة المشروع ، على الرغم من كونها هدفًا تجاريًا تقنيًا ، هي علم وفن في نفس الوقت. في الجزء العلمي الذي ستتعامل معه هذه المدونة بشكل أساسي ، ندرس أهميتها ، والتحديات التي تواجهها ، وأدوات إدارتها بشكل جيد ، ونتعلم كيفية تصميم استراتيجيات جديدة. هذا يشبه دليل المحترفين لإدارة تكاليف المشروع ، وسيعمل كدليل يومي للقضايا التي تحافظ على تأرجح المشروع من وقت لآخر.

في القسم الفني للتعامل مع إدارة تكلفة المشروع ، سنستوعب أن التفاصيل تقطع شوطًا طويلاً في ضمان جعل إدارة تكلفة المشروع زائدة عن الحاجة. إنها مهارة عملية ، ممزوجة بالرؤى ، تجعلك تتخذ القرار الصحيح في الوقت المناسب ، وهو في النهاية المفتاح الوحيد لإدارة المشروع دون تجاوز التكلفة. اقرأ هذا الدليل النهائي ، ولن تحتاج أبدًا إلى دليل آخر. بشكل أساسي ، ستوجهك هذه المدونة عبر أكثر الخطوات فعالية لإدارة تكاليف المشروع الناجحة باستخدام القوالب والعينات والأمثلة.

سوف تتعلم ما يلي:

ما هي إدارة تكلفة المشروع؟

لماذا تعتبر إدارة تكلفة المشروع مهمة؟

ما هي مراحل إدارة تكلفة المشروع؟

•  تخطيط موارد المشروع
•  تقدير التكاليف
•  ميزانية التكلفة
•  مراقبة الكلفة

نصائح سريعة لكتابة خطة إدارة تكلفة المشروع

أمثلة على إدارة تكلفة المشروع 

أسئلة وأجوبة حول إدارة تكلفة المشروع

ما هي إدارة تكلفة المشروع؟

إدارة تكلفة المشروع هي ممارسة لتقدير وتخصيص الموارد ومراقبة النفقات طوال عمر المشروع للحفاظ على التكاليف ضمن الميزانية المعتمدة. لكي ينجح المشروع ، يجب أن يفي بالمعايير الرئيسية. هؤلاء هم:

• تلبية المتطلبات الوظيفية والأداء
• تحقيق جودة تنفيذ عالية
• الانتهاء في الموعد المحدد
• البقاء في حدود الميزانية

لذلك ، تعد إدارة تكلفة المشروع جانبًا مهمًا لجميع الأعمال ويمكن تطبيقها على جميع الصناعات ، مع استخدامات محددة في التصنيع وتجارة التجزئة والتكنولوجيا والبناء. تتمثل الخطوة الحاسمة في تخطيط المشروع في تطوير ميزانية خاضعة للرقابة ، والتي تعمل كمعيار مالي لمديري المشاريع لتقييم الحالة الحالية للتكاليف وإجراء التعديلات أثناء التنفيذ.

(لإدارة التكلفة الفعالة والفعالة لمشروعك الجديد ولتجنب تجاوز التكاليف ، استكشف عرض PowerPoint التقديمي هذا للحصول على نصائح عملية. انقر هنا لتنزيل قالب PPT الجاهز للمحتوى هذا.)

لماذا تعتبر إدارة تكلفة المشروع مهمة؟

تضمن الإدارة الفعالة للتكلفة بقاء المشروع على المسار الصحيح وتقديم قيمة. من خلال تنفيذ ممارسات إدارة التكلفة الفعالة ، يمكن لمديري المشاريع:

• ضع توقعات واضحة وتوافق بشكل أفضل مع أصحاب المصلحة.
• إدارة تغييرات النطاق بشكل استباقي من خلال عمليات التحكم المعمول بها مع فريق المشروع والعميل.
• مراقبة التغيرات في التكلفة واتخاذ الإجراءات التصحيحية
• الحفاظ على هوامش الربح وزيادة العائد على الاستثمار وتجنب الخسارة المالية.

مراحل / خطوات إدارة تكلفة المشروع 

إدارة التكلفة هي عملية تسلسلية مستمرة مقسمة إلى أربع مراحل: تخطيط الموارد ، والتقدير ، والميزنة ، والتحكم. قد تشهد الموارد تغييرًا يتطلب تعديلات في الميزانية. قد تتطلب الفروق التي لوحظت أثناء مرحلة التحكم أيضًا إجراء مراجعات للتقديرات.

دعونا نتعمق في هذه المراحل الأربع.

المرحلة 1: تخطيط موارد المشروع

تخطيط الموارد هو عملية تحديد وتأمين الموارد لتنفيذ المشروع وإتمامه. يمكن أن تكون هذه الموارد موظفين (مثل الموظفين أو المقاولين) ومعدات (مثل البنية التحتية والآلات الثقيلة والأدوات المتخصصة التي قد تكون محدودة العرض).

أول شيء يجب أن يكون لدى مديري المشاريع كجزء من هذه المرحلة هو هيكل تقسيم العمل (WBS). يجب عليهم فحص كل مهمة فرعية في WBS وتحديد عدد الأشخاص ذوي المهارات المحددة المطلوبة لإكمال المهمة ونوع المعدات المطلوبة.

من خلال الاقتراب من تخطيط الموارد على مستوى المهمة ، يمكن لمديري المشاريع إنشاء جرد مفصل وشامل للموارد المطلوبة ، والتي يتم استخدامها كمدخلات للخطوة التالية ، أي تقدير التكلفة.

(هذه هي الطريقة التي يمكنك بها إنشاء WBS وتحقيق التخطيط الفعال للمشروع والتخصيص الأمثل للموارد. انقر هنا لتنزيل هذا القالب القابل للتخصيص ) 

فيما يلي بعض النصائح لمرحلة التخطيط الفعال لموارد المشروع:

•  راجع البيانات التاريخية والجداول السابقة لاتخاذ قرارات مستنيرة حول المهام الفرعية والموارد.
•  اطلب المدخلات من الخبراء المتخصصين وأعضاء الفريق لضمان اتباع نهج تعاوني.
•  تقييم كيف سيؤثر الوقت على متطلبات الموارد وتأثيره على تقدير التكلفة.
•  كن على دراية بالقيود والحقائق المتعلقة بالمشروع ، مثل توافر الموارد والحاجة إلى توظيف مقاولين أو توفير التدريب.

المرحلة الثانية: تقدير تكلفة المشروع

يتضمن تقدير التكلفة تحديد التكاليف المرتبطة بالموارد. للقيام بذلك ، يلزم توفير المعلومات التالية:

• متطلبات المصدر
• تكلفة كل مورد (على سبيل المثال ، العمالة ، المعدات ، المواد)
• المدة التي يحتاج إليها كل مورد
• الافتراضات التي تم إجراؤها أثناء عملية التقدير
• المخاطر المحتملة
• تكاليف المشروع التاريخية ومعايير الصناعة ، إن وجدت
• معلومات حول الوضع المالي للشركة وهيكل التقارير.

(سيرشدك هذا العرض الكامل إلى خطوات تقدير تكلفة المشروع. ويتضمن الجداول والرسوم البيانية والخطط ولوحات المعلومات لتقييم تكاليف أنواع المشاريع. انقر هنا لتنزيل هذا النموذج الضروري.)

قد يكون تقدير التكلفة صعبًا لأنه يتطلب درجة عالية من الدقة. يجب على مديري المشاريع النظر في عوامل مثل التكاليف الثابتة والمتغيرة ، والنفقات العامة ، والتضخم ، وتأثير الوقت على التكاليف.

كلما اقتربت التكاليف المقدرة من التكاليف الفعلية ، زاد احتمال نجاح المشروع. تتوفر العديد من نماذج التقدير ، مثل التقدير المماثل ، والذي يكون مناسبًا عندما يكون هناك الكثير من بيانات التكلفة التاريخية من مشاريع مماثلة.

فيما يلي ورقة الغش الخاصة بإدارة تكاليف المشروع ، ألق نظرة:

التكلفة الفعلية (AC): كم أنفقنا حتى الآن.

القيمة المخططة (PV): ما خططنا للمشروع.

القيمة المكتسبة (EV): مقدار العمل الذي تم إنجازه في المشروع.

الميزانية عند الانتهاء (BAC): الميزانية الإجمالية للمشروع.

فرق التكلفة: هل تجاوزت الميزانية أم أقل من الميزانية؟

مؤشر أداء التكلفة: السيرة الذاتية <1 تجاوزت الميزانية ، السيرة الذاتية = 1 في الميزانية والسيرة الذاتية> 1 أقل من الميزانية

مؤشر أداء الجدول: CV <1 متأخر عن الجدول ، السيرة الذاتية = 1 في الجدول والسيرة الذاتية> 1 هي الجدول الزمني المسبق

تباين الجدول: هل أنا متقدم عن الجدول الزمني أم متأخر عنه؟

التقدير عند الانتهاء: ما الذي سيتم إنفاقه على المشروع بأكمله؟

تقدير لإكمال: ما الذي سيتم إنفاقه على المشروع المتبقي؟

التباين عند الاكتمال: التباين في التكلفة الإجمالية للمشروع من الميزانية.

المرحلة 3: ميزانية تكلفة المشروع

ميزانية التكلفة هي تخصيص التكاليف لمهام أو وحدات مشروع لفترة معينة. ويشمل ذلك تخصيص الأموال لتغطية تكاليف غير متوقعة.

على سبيل المثال ، إذا كانت التكلفة الإجمالية المقدرة لمشروع مدته سنتان هي مليون دولار ، فقد يقرر مدير المشروع وضع ميزانية للربعين الأولين من المشروع فقط. سيحددون العمل الذي يتعين القيام به في تلك الفترة ويخصصون ميزانية ، على سبيل المثال ، 25000 دولار لهذا العمل. سوف يستخدمون طرق WBS وتقدير التكلفة لتحديد هذا الرقم.

تنشئ الموازنة أساس التكلفة لقياس أداء تكلفة المشروع وتقييمه. باستخدام الميزانية ، سيكون من الأسهل قياس التكلفة الإجمالية المقدرة في أي وقت أثناء تنفيذ المشروع. كما يسمح لمدير المشروع بتقييم الميزانية اللازمة لإكمال العمل. هنا ، تخطط المنظمات للتمويل بناءً على التدفقات النقدية المستقبلية المتوقعة. يشبه بناء الأساس وطابق واحد من المنزل في الأشهر القليلة الأولى واستكمال باقي المشروع حيث يتوفر المزيد من الأموال.

(هذه هي الطريقة التي يمكنك بها صياغة ميزانية مشروع بطريقة جيدة التنظيم مع مراعاة WBS. سيساعدك قالب PPT هذا في تخصيص الميزانية بطريقة فعالة لتجنب تجاوز التكلفة. انقر هنا لتنزيل هذا القالب . )

المرحلة الرابعة: التحكم في تكلفة المشروع

مراقبة التكلفة هي عملية مراقبة وإدارة تكلفة المشروع من خلال مقارنة التكاليف الفعلية بالتكاليف المقدرة واتخاذ الإجراءات التصحيحية. إنها عملية مستمرة طوال دورة حياة المشروع. تتطلب مراقبة التكاليف الفعالة إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب.

تعد خطة إدارة التكلفة أداة أساسية للتحكم في التكاليف. تتضمن الخطة تفاصيل مثل كيفية قياس أداء المشروع ، والفروق المقبولة ، والإجراءات التي يجب اتخاذها عند تجاوز الحدود ، ومن لديه السلطة لاتخاذ القرارات. إدارة القيمة المكتسبة (EVM) هي طريقة مقبولة لقياس أداء التكلفة.

(تحتوي مجموعة الشرائح هذه على دليل تفصيلي حول حساب EVM وتتضمن جداول ومخططات ورسوم بيانية ولوحات معلومات يمكنك تحريرها واستخدامها بسهولة لمشاريعك. انقر هنا لتنزيل هذه المجموعة من القوالب.)

لنأخذ مثالاً لتقييم التقدم والميزانية لمهمة ما.

في نهاية الأسبوع ، يقيس مدير المشروع التقدم المحرز في المهمة "س" ويكتشف أنها مكتملة بنسبة 40٪. لتحديد ما إذا كانت المهمة على المسار الصحيح للوفاء بميزانيتها ، يقوم بحساب القيمة المخططة (PV) والقيمة المكتسبة (EV) للمهمة. عادةً ما تكون قيمة EV في نسبة مئوية ، ويقدمها محترف مستقل لمدير المشروع.

على سبيل المثال ، تبلغ ميزانية المهمة X 5000 دولار أمريكي وكان من المتوقع أن تكتمل بنسبة 50٪ بحلول الأسبوع.

القيمة المخططة (PV) للمهمة X حسب الأسبوع = 5000 دولار * .5 = 2500 دولار

القيمة المكتسبة (EV) للمهمة X في الأسبوع = 5000 دولار * .4 = 2000 دولار

يحدد مدير المشروع أيضًا التكلفة الفعلية (AC) للعمل ، والتي تتضمن متغيرات مثل تكاليف المعدات والمواد (دعنا نقول 3000 دولار).

تباين الجدول = EV - PV = 2000 دولار - 2500 دولار = - 500 دولار.

تباين التكلفة = EV - AC = 2000 دولار - 3000 دولار = - 1000 دولار.

يشير تباين الجدول السلبي إلى أن المهمة متأخرة عن الجدول ، ويشير أيضًا تباين التكلفة السالب إلى تجاوزها للميزانية.

يمكن أن توفر مراقبة التكاليف الشفافية في المشاريع الكبيرة ذات المهام المتعددة ، مما يسمح لصانعي القرار بالاستجابة بسرعة لأي مشاكل قد تنشأ.

نصائح سريعة لكتابة خطة إدارة تكلفة المشروع

تعد خطة إدارة التكلفة أمرًا بالغ الأهمية لأنها تحدد ميزانية المشروع ، مما يحافظ على تنظيم مديري المشروع وعلى المسار الصحيح لتحقيق الأهداف. لإنشاء خطة إدارة تكلفة ، يجب اتباع هذه النصائح:

• تطوير WBS من خلال تحديد المشاكل التي تحتاج إلى حل ؛ مقارنة الحلول مع المنافسين.
• تخطيط الموارد من خلال تقييم التوافر والقيود وتحديد جدول زمني للانتهاء منها في الوقت المناسب.
• تقدير التكاليف من خلال النظر في النفقات الثابتة والمتغيرة والميزانية والنفقات العامة والتضخم.
• قم بتعيين مؤشرات الأداء عن طريق تحديد الأدوات والتقنيات لقياس التقدم.

(فيما يلي مجموعة شرائح لخطة إدارة تكلفة المشروع التي تتضمن قوالب جاهزة للمحتوى لنظرة عامة على المشروع ، وعملية إعداد الميزانية ، والجدول الزمني ، ومخططات جانت ، ولوحات المعلومات ، وعناصر إدارة التكلفة الحاسمة. انقر هنا لتنزيل عرض PowerPoint التقديمي القابل للتخصيص . ) 

أمثلة على إدارة تكلفة المشروع

1. مشروع مناولة الأمتعة بمطار دنفر الدولي - مشروع فاشل

كان نظام مناولة الأمتعة في مطار دنفر الدولي بمثابة مشروع لأتمتة مناولة الأمتعة. يهدف المشروع إلى تحسين الكفاءة وتقليل الحاجة إلى العمل اليدوي. ومع ذلك ، واجه المشروع مشاكل كبيرة في إدارة التكاليف ، مما أدى إلى تأخيرات كبيرة وتجاوزات في التكاليف.

في البداية ، قدرت تكلفة المشروع بحوالي 193 مليون دولار ولكن انتهى به الأمر بتكلفة تزيد عن 600 مليون دولار. تم الانتهاء من المشروع بعد عامين من الموعد النهائي الأول ، مما تسبب في إزعاج كبير لموظفي المطار والمسافرين.

كان سوء التخطيط وغياب الإشراف السبب الرئيسي لقضايا تكلفة المشروع. قلل فريق المشروع من أهمية تعقيد نظام الأتمتة وتكلفته وفشل في إدارة استخدام الموارد والتحكم فيه. بالإضافة إلى ذلك ، تم توسيع نطاق المشروع ، مما أدى إلى تكاليف إضافية وتأخيرات.

وبالتالي ، غالبًا ما يتم الاستشهاد بالمشروع كمثال على سوء إدارة تكلفة المشروع.

2. أولمبياد 2012: مشروع ناجح

كانت دورة الألعاب الأولمبية في لندن حدثًا مخططًا جيدًا بميزانية متوقعة قدرها 9.3 مليار جنيه إسترليني من قبل لجنة لندن المنظمة للألعاب الأولمبية وأولمبياد المعاقين (LOCOG). ومع ذلك ، فقد بلغت الميزانية النهائية 8.92 مليار جنيه إسترليني ، أي أقل بمقدار 377 مليون جنيه إسترليني من الميزانية المقدرة ، مما يدل على استراتيجيات فعالة لإدارة التكلفة. على الرغم من أنها تبدو صغيرة ، إلا أن وفورات الميزانية التي تنبأت بها LOCOG وهيئة التسليم الأولمبية كانت مثيرة للإعجاب.

تم الاعتراف بهذا المشروع باعتباره ناجحًا من حيث إدارة التكاليف نظرًا لاستراتيجياته الفعالة في مراقبة الميزانية ، ومشاركة القطاع الخاص ، واستخدام المرافق القائمة ، وعملية الشراء الفعالة. ساهم القطاع الخاص بأكثر من مليار جنيه إسترليني ، وتقاسم العبء المالي وتقليل التأثير على دافعي الضرائب. بالإضافة إلى ذلك ، ساعد استخدام الأماكن القائمة والبنية التحتية ، مثل الاستاد الأولمبي الذي تم تجديده ، في خفض التكاليف مع تقليل التأثير البيئي للحدث.

تكاليف التحكم ، نجاح القيادة

تحدث تجاوزات التكلفة في كل صناعة وقطاع ومنطقة ويمكن أن يكون لها تأثير كبير على الصحة المالية للمشروع ، على المدى القصير والطويل ، وتقليل فرص النجاح.

على الرغم من هذه التحديات ، فإن اتباع نهج منظم وشامل لإدارة التكاليف هو الحل الوحيد.

أسئلة وأجوبة حول إدارة تكلفة المشروع

ما هو تحليل التكلفة والمنفعة؟

تحليل التكلفة والعائد هو أسلوب لتقييم الفوائد المحتملة لمشروع أو قرار من خلال مقارنة التكاليف والفوائد المرتبطة به. يحدد التحليل ما إذا كانت الفوائد تفوق التكاليف. يتم استخدام هذه الطريقة في الأعمال والاقتصاد والسياسة العامة لتحديد جدوى مشروع أو قرار.

(يمكنك استكشاف العرض التقديمي التالي لفهم كيفية إجراء تحليل التكلفة والعائد. قالب PPT هذا جاهز للمحتوى وقابل للتحرير وسهل التنزيل ويمكن حفظه بأي تنسيق ملف. انقر هنا للتنزيل . )

ما هي التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة في المشروع؟

في إدارة المشروع ، تشير التكاليف الثابتة إلى المصروفات التي تظل ثابتة بغض النظر عن حجم الإنتاج أو الإنتاج. ترتبط هذه التكاليف بالبنية التحتية للمشروع ، مثل الإيجار والرواتب والتأمين.

التكاليف المتغيرة هي المصاريف التي تتقلب فيما يتعلق بمستوى الإنتاج ، مثل المواد الخام والعمالة المباشرة والمصروفات المباشرة المطلوبة لتنفيذ المشروع. تتضمن أمثلة التكاليف المتغيرة المواد والأجور والطاقة اللازمة لإنتاج السلع أو الخدمات.

(فيما يلي مثال لتقرير يقدم تحليل التباين ، أي الانحراف بين الميزانية الرئيسية والميزانية الفعلية. ويتضمن التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة. انقر هنا لتنزيل هذا القالب . )