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El tiempo es un recurso finito que sólo puede utilizarse con criterio cuando se sabe priorizar las cosas. Realicemos un experimento simple para comprender esto mejor.
Imagínese un frasco de boca ancha. Llénalo con piedras hasta el borde. ¿Está lleno el frasco? Podrías decir que sí, ya que no se pueden añadir más piedras al frasco. Ahora agreguemos grava al frasco. Rellenará los huecos entre las piedras. A continuación, agreguemos arena al frasco. Ahora, es posible que sientas que el frasco no está realmente lleno. Todavía hay espacio en el medio. Vierta agua en el frasco para llenar este espacio. ¿Cuál crees que es la lección aprendida de este experimento? ¿Es "siempre puedes exprimir más"?
No. La lección es Poner las piedras grandes en Primero . Nunca tendrías espacio para las piedras si agregas primero la tumba, el cuerdo o el agua. El frasco simboliza las prioridades. Nos recuerda que sin las grandes piedras, el tiempo se consume en trivialidades. Entonces, en el frasco de la vida, prioriza lo que más importa. Aprovechar el tiempo al máximo consistía en ocuparlo sabiamente.
El tiempo no espera a nadie, ni la dirección tampoco. Para ayudarle a aprovechar al máximo su tiempo, en el trabajo y en la vida, SlideTeam le ofrece cursos de formación integral sobre gestión del tiempo, priorización, productividad y procrastinación. Los formadores pueden encontrar el módulo aquí .
Beneficios de emplear cursos de formación sobre gestión del tiempo:
El uso de un módulo de capacitación sobre gestión del tiempo, priorización, productividad y procrastinación ofrece varios beneficios valiosos:
- Eficiencia y enfoque mejorados: un módulo de este tipo equipa a las personas con técnicas para administrar su tiempo de manera efectiva. Aprenden a identificar y concentrarse en tareas de alta prioridad, evitando distracciones y actividades improductivas. Esta mayor eficiencia les permite lograr más en menos tiempo.
- Toma de decisiones optimizada : aprender sobre la priorización permite una mejor toma de decisiones. Los participantes entienden cómo evaluar las tareas en función de su importancia y urgencia, lo que les ayuda a asignar recursos y esfuerzos de forma adecuada. Esta habilidad reduce la sensación de abrumador y garantiza que las tareas cruciales reciban la atención que merecen.
- Reducción de la procrastinación: el módulo aborda la procrastinación de frente. Los participantes obtienen información sobre las causas subyacentes de la procrastinación y aprenden estrategias para superarla. Las personas pueden minimizar las tendencias a la procrastinación y mantener un progreso constante si comprenden cómo dividir las tareas en pasos manejables y aprovechan las técnicas para mantenerse motivados.
Finalizamos cada sesión para ayudar con la retención de información con nuestro formato estándar de
- Conclusiones clave
- Vamos a discutir
- Probemos lo que hemos aprendido.
Accede a nuestro Módulo sobre Gestión del Tiempo, Productividad y Procrastinación
Sesión I: Reconocer la falta de gestión del tiempo
El primer paso para una gestión eficaz del tiempo es aceptar que existe un problema grave en la forma en que lo utilizamos. En la primera sesión, realice un análisis de brechas más personal sobre cómo desea usar su tiempo y cómo termina usándolo en la actualidad. Comenzamos con un cuestionario de autorreflexión que calificará su capacidad para utilizar bien el tiempo.
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Después de este enfrentamiento con la realidad, presentamos algunas actividades a los alumnos, a saber: "¿Cuánto dura un minuto?" y '¿Qué hiciste ayer?', desde donde pasamos a aprender sobre cómo perdemos el tiempo inconscientemente y a qué conduce descuidar la gestión del tiempo (nada bueno, seguro).
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Ahora que hemos puesto un espejo ante los alumnos, lo hacemos más general con algunas estadísticas de gestión del tiempo de los empleados. Con estos promedios en mente, podemos comenzar a ayudar a los alumnos a dejar de perder el tiempo identificando a los bandidos del tiempo, también conocidos como eventos que les roban el tiempo. Hacemos esto con consejos y actividades sobre cómo manejar a estos ladrones de tiempo.
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Ahora estamos listos para pasar a la siguiente sesión después de generar cierta autoconciencia relacionada con la gestión del tiempo en esta.
Sesión II: Introducción a la Gestión del Tiempo
En la segunda parte de este módulo de capacitación, presentamos a los alumnos la gestión del tiempo porque no es la acción de hacer las cosas a tiempo, sino una estrategia más profunda y arraigada que permite a alguien lograrlo. Observamos sus beneficios desde lo personal (disminución del estrés) hasta lo comunitario (mejores relaciones en el lugar de trabajo) y detallamos cada una de esas ventajas en una diapositiva propia (seguida de una actividad de corazón a corazón).
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El premio final de esta sesión, las técnicas de gestión del tiempo, llega al final. En esta diapositiva se enumeran numerosas técnicas de este tipo, incluida la técnica Pomodoro, Kanban, la técnica Eat Frog (exótica), etc. Con este conocimiento de las técnicas, pasamos a la tercera sesión para un enfoque más detallado.
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Sesión III: Técnicas de Gestión del Tiempo
En esta reunión, explicamos cada una de estas técnicas de gestión del tiempo en detalle. Discutimos su concepto, trabajo y planificadores de tareas. En esta sección se detallan diecisiete técnicas comenzando desde el Pomodoro.
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Con tres diapositivas dedicadas a cada técnica, los alumnos estarán preparados para elegir el método que mejor resuelva el problema al que se enfrentan en cada momento. Las diapositivas son 100% editables para ayudarlos a comenzar a administrar el tiempo en sus actividades laborales diarias.
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El Pomodoro es una técnica de ciclos de productividad y descanso de 25/5 minutos. El método Eat That Frog anima a la persona a realizar primero las tareas difíciles. Con Who's Got the Monkey, tienes opciones sobre cómo y cuándo alimentar al mono y, en caso contrario, si puedes dispararle. El método tiene mucho sentido tan pronto como los alumnos se dan cuenta de que el "mono" son sus clientes y superiores.
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¡Una mirada detallada al funcionamiento real de estas técnicas está a solo una descarga de distancia! Esta sesión también proporciona consejos para dominar la gestión del tiempo en el trabajo, como saber cómo empleas tu tiempo, seguir un horario diario, priorizar, etc. La finalizamos con una actividad sobre cómo gastar la friolera de $86.400 (CÓDIGO DE TRUCOS: Estos son los segundos en un día).
Sesión IV: Papel e importancia de la priorización en la gestión del tiempo
En la cuarta sesión, nos centramos en la priorización. ¿Qué significa? ¿Por qué es importante?
Con esta descripción general rápida, vamos al grano con el proceso seguido al priorizar. Este proceso se convierte en una experiencia práctica con una actividad. Analizamos las cinco técnicas de priorización populares: Matriz de Eisenhower, Priorización ABC, Método Ivy Lee, Priorización MoSCoW y Matriz Impacto-Esfuerzo. Cada metodología se explica en detalle, en teoría y en la práctica. Nuestras plantillas de PowerPoint brindan a los alumnos las diapositivas que necesitan para ejecutar estos métodos por sí mismos. Para acceder a estas increíbles diapositivas con todo incluido, ¡acceda ahora a nuestro módulo de capacitación PPT Deck!
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Seguimos avanzando y compartimos los ocho consejos críticos que se deben considerar al establecer prioridades, los desafíos y las distracciones en su contra. Le proporcionamos una lista de verificación de tareas prioritarias y un resumen rápido de cómo los directores ejecutivos priorizan sus tareas.
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Pero eso no es todo. Agregamos aún más diapositivas para ayudarlo a implementar la Priorización con actividades en Listas y Prioridades, Lista de Muestra y un "Día típico en la vida de Steve Jobs". Ciertamente logró ser bastante productivo durante su estancia en Apple.
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Traemos una actividad que recuerda el ejemplo de la introducción con The Mayo Jar y comenzamos la transición a la penúltima sesión.
Sesión V: Estrategias para aumentar la productividad y la eficacia
Ahora, centramos la atención en la productividad. Al igual que en la Sesión IV, preguntamos qué es y por qué es importante, y brindamos ideas prácticas y de calidad que puede implementar de inmediato.
Una vez terminadas las presentaciones, analizamos las formas de medir la productividad y ver qué tan productivos somos actualmente. Estos métodos incluyen resultados simples de productividad, eficiencia, seguimiento del tiempo, etc. Dedicamos algunas diapositivas a estos métodos para que los alumnos puedan aprender la ejecución, la habilidad crítica para una gestión eficiente del tiempo.
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Luchamos la buena batalla aprendiendo sobre los asesinos silenciosos de la productividad y la gestión del tiempo, consejos para aumentar la productividad y estrategias para aumentar la productividad. Proporcionamos métodos espectaculares que las empresas más grandes del mundo utilizan para mejorar la productividad, como la regla de las dos pizzas y los objetivos SMART de Amazon, con actividades para ayudar a comprenderlos mejor.
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No puedes hacerlo todo solo, ni se debe esperar que lo hagas. Lo contrario de esto es aprender a delegar. Enseñamos a los alumnos el ABC de la delegación y cómo decir NO con ejemplos, una habilidad importante y subestimada. Con cambios tan importantes en el entrenamiento, pueden sentirse estresados. Pero no temas; Traemos una diapositiva con los indicadores de estrés y formas de gestionarlo de forma eficaz.
Por muy saludable que sea decir No, te animamos a que digas SÍ a descargar este Training Deck bien investigado con efecto inmediato.
Sesión VI: Comprensión de la procrastinación y estrategias para afrontarla
Guardamos las estrategias para afrontar la procrastinación para la última sesión para no poder dejarlas para más adelante. Comenzamos con una sencilla prueba de procrastinación para ayudar a los alumnos a comprender cuánto afecta esto a su día a día.
Con una mejor comprensión de sí mismos y del tiempo, a los alumnos se les enseña lo que realmente significa la procrastinación y sus terribles efectos en un individuo. Esto podría ser perder oportunidades maravillosas, tener baja autoestima, incluso arruinar tu carrera, etc. No queremos que eso te pase a ti.
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¿Pero por qué? ¿Por qué postergamos las cosas? No hay necesidad de preguntarse más, ya que respondemos a esta pregunta en nuestro paquete de capacitación y presentamos el ciclo de la procrastinación con un ejemplo ilustrado para aclarar el punto. También demostramos los seis tipos de procrastinadores. ¿Qué son? ¿Cual eres tu? ¿Estás atrapado en el ciclo de la procrastinación?
Las respuestas a estas preguntas se encuentran en este PPT Deck, ¡disponible para descarga inmediata!
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Pero, como mencionamos anteriormente, no queremos que esto te suceda a ti. Así, profundizamos en las técnicas para superar la procrastinación, como hacer una lista, dividir la tarea en partes más pequeñas, tomar descansos regulares, etc., con mayor detalle. No existen soluciones rápidas, pero te animamos a que pruebes la regla de la técnica de los cinco minutos y aumentes tus esfuerzos con una diapositiva con una lista de control contra la procrastinación.
Terminamos esta sesión y, en última instancia, esta capacitación con actividades sobre las raíces de las oraciones. Se recomienda hacer esto de inmediato. Recuerde, NO procrastinar.
Con estos Cursos de Formación sobre Gestión del Tiempo, Priorización, Productividad y Procrastinación, esperamos ayudarte a ti y a tus empleados a dar un nuevo paso en su vida profesional. Mejorar estas habilidades es beneficioso tanto para los empleados como para la empresa, y tiene beneficios tanto para su vida profesional como personal. ¡Le deseamos un éxito oportuno!
Preguntas frecuentes sobre gestión del tiempo
¿Cuáles son los cinco principios de la gestión del tiempo?
Los cinco principios de la gestión del tiempo son priorización, planificación, establecimiento de objetivos, delegación y autodisciplina. La priorización implica identificar las tareas más importantes y centrarse en ellas primero. La planificación ayuda a crear una hoja de ruta para completar las tareas de manera eficiente. Establecer metas proporciona una dirección clara y motivación. Delegar implica confiar tareas a otros para maximizar la productividad. La autodisciplina garantiza mantener el rumbo y evitar distracciones.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo es vital porque permite a las personas maximizar su tiempo y recursos limitados. La gestión eficaz del tiempo mejora la productividad, reduce el estrés y aumenta la eficiencia general. Permite a las personas alcanzar sus objetivos, mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal y mejorar las habilidades para tomar decisiones.
¿Qué es una buena gestión del tiempo?
Una buena gestión del tiempo implica identificar objetivos, dividirlos en tareas manejables, priorizar actividades, programar tiempo dedicado a las tareas, evitar la procrastinación y aprender a decir no cuando sea necesario. Requiere conciencia de uno mismo, disciplina y adaptación cuando surgen eventos inesperados.
¿Cómo controlar tu tiempo?
Para controlar su tiempo de manera efectiva, comience analizando cómo lo emplea actualmente. Identificar actividades que hacen perder el tiempo y eliminarlas o minimizarlas. Establece objetivos claros y crea un cronograma diario o semanal con bloques de tiempo específicos para diferentes tareas. Utilice herramientas y técnicas de productividad como la técnica Pomodoro para mantenerse concentrado y mantener el impulso. Revise y ajuste periódicamente su agenda para asegurarse de que se alinee con sus prioridades y le ayude a alcanzar sus objetivos. Practica la autodisciplina para cumplir con tu horario y evitar distracciones.
