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Customer Reviews
Los call centers/BPO/KPO han transformado los procesos de servicio al cliente y ventas comerciales. El servicio que brindan es fundamental para las operaciones comerciales.
Una encuesta sugiere que 4 de cada 10 clientes abandonan una marca y las empresas pierden más de $62 mil millones (ingresos anuales) debido al mal servicio al cliente en el mercado estadounidense. Esto muestra cuánto importa que los estándares en el servicio al cliente se mantengan siempre altos y por qué es una ventaja competitiva para las empresas.
Un excelente servicio al cliente también requiere que los seres humanos atiendan sus llamadas de servicio, en lugar de máquinas o algoritmos basados en inteligencia artificial (IA). Esto se demuestra a través de extensas encuestas que informan que ocho de cada 10 personas prefieren la conexión humana por teléfono.
Enviar solo disculpas formales (o personalizadas por escrito) o cupones de descuento por correo electrónico a sus clientes ya no funcionará. ¡Una llamada personalizada (de un ser humano) es la expectativa estándar del cliente ahora!
Requisitos de un excelente proceso de llamadas
Tener un soporte de llamadas sólido es beneficioso para las empresas para una comunicación clara, detección efectiva de emociones, comprensión, conexión y resoluciones/conversiones/ventas rápidas y satisfactorias. Sin embargo, mantenerlo necesita la presencia de algunos requisitos previos, que son:
- Personal calificado y bien capacitado: el manejo de las quejas de los clientes (llenas de emociones) o las llamadas de ventas complicadas necesita representantes bien capacitados y experimentados con actitudes de resolución de problemas y servicio al cliente.
- Proceso claro y eficiente: debe existir un flujo de proceso bien definido que guíe al representante a través de la llamada para garantizar que se satisfagan las necesidades del cliente.
- Tecnología: la tecnología y las herramientas adecuadas, como el enrutamiento de llamadas, la grabación y los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), ayudan y respaldan las operaciones y los representantes del centro de llamadas.
- Garantía de calidad: los controles de calidad y la capacitación regulares aseguran el cumplimiento de los procedimientos operativos estándar bien establecidos para cumplir con los estándares de servicio al cliente de la empresa.
- Comentarios e informes: monitorear los comentarios de los clientes, las métricas de llamadas y los informes ayudan a identificar áreas de mejora.
Las herramientas adecuadas para registrar las transacciones entre los representantes de soporte y los clientes son necesarias para la mejora continua. Los informes de llamadas son una herramienta que lo ayuda a registrar y presentar datos de llamadas y KPI para una gestión operativa basada en datos y orientada a resultados.
Plantillas de informes de llamadas editables
Los reportes de llamadas son parte de la gestión operativa diaria en un BPO/KPO, especialmente en ventas. La preparación de estos documentos de valor añadido (frecuentemente) es una parte inseparable del trabajo de los ejecutivos de nivel medio (jefes de equipo y analistas de calidad). El análisis en profundidad de las transacciones es una parte del trabajo que requiere mucho tiempo, pero escribir informes completos de llamadas desde cero nunca será posible. Nuestras plantillas de informes de llamadas fáciles de personalizar vienen como un salvador. La naturaleza 100% personalizable de las plantillas le brinda la flexibilidad deseada para editar sus informes . Estas diapositivas PPT listas para contenido le brindan la estructura que tanto necesita.
¡Exploremos estas plantillas de informes de llamadas prediseñadas para presentar las cifras de su proceso de ventas de una manera comprensible!
1. Plantilla de informe y hoja de planificación de llamadas de ventas de una página
Los informes de llamadas juegan un papel importante en el seguimiento del desempeño de los representantes de servicio al cliente, y también aseguran que cumplan con los estándares de servicio al cliente. Este diseño PPT profesional y de apariencia simple será ideal para compartir comentarios y un informe detallado de llamadas con ejecutivos. Tiene columnas preconstruidas para escribir los nombres de las personas clave, la fecha de las llamadas bajo observación, los detalles de los clientes atendidos, los problemas abordados, los objetivos de las llamadas, las preguntas esenciales que debe hacer el representante de ventas, las preguntas que los clientes pueden hacer y sus mejores respuestas. ¡Descárgalo ahora!
2. Diseño de presentación de informe y hoja de llamada de directorio de productos de una página
Con los datos consolidados en los informes de llamadas, identificará las tendencias en las consultas, los problemas o el comportamiento de compra de los clientes. Ayudará a las empresas a encontrar áreas de mejora y hacer estrategias de progreso basadas en datos. Utilice esta plantilla para presentar el rendimiento del equipo de ventas y los informes de llamadas con ayudas visuales como gráficos y embudos. Puede usarlo para resaltar estadísticas como ventas cerradas, valor de ventas promedio, llamadas salientes, relación de llamadas/ventas y mejores resultados. También tiene secciones para agregar un directorio de productos (para los productos/servicios/categorías más vendidos) y una instantánea de llamada de ventas por categoría. ¡Consiguelo ahora!
3. Hoja de ruta de llamada de ventas de una página y plantilla de presentación de informe
El análisis de los informes de llamadas facilita el proceso de identificación y eliminación de cuellos de botella y ayuda a diseñar flujos de llamadas que mejoran la eficiencia. Esta plantilla lo ayudará a analizar y compartir datos cualitativos de llamadas/transacciones entre clientes y representantes. Le permite responder preguntas/pasos importantes y compartir puntos de retroalimentación sobre los objetivos generales de la llamada y su logro, el argumento de venta y su entrega, la recopilación de información/construcción de relaciones y la actitud/tono del representante de ventas durante la llamada. ¡Agárralo hoy!
4. Hoja de seguimiento de llamadas de ventas de una página y plantilla de informe
Los representantes de servicio al cliente necesitan actualizaciones periódicas y sesiones de capacitación que respalden la mejora continua del desempeño y ayuden a los administradores a optimizar el proceso de ventas/soporte. Aproveche esta hoja de llamada de una página y la plantilla de informe para registrar datos de KPI para los miembros del equipo y analizar también las necesidades de capacitación. Le permite monitorear la transacción del representante de ventas por nombres de clientes y fechas. Agregue los números de llamada de ventas, el tiempo de llamada (minutos), la cantidad gastada y la tasa o porcentaje de éxito de llamada en las columnas relevantes, y listo, puede crear magia. ¡Descárgalo ahora!
5. Plantilla de informe y hoja de seguimiento de llamadas de ventas de una página
Los gerentes pueden usar informes de llamadas para rastrear transacciones que necesitan seguimiento o están pendientes de cierre. Ayuda a comprender el grado de rapidez con el que el representante manejó la queja/venta y recrea el escenario. Esta plantilla destaca los detalles de la llamada, como el controlador, el nombre del cliente y la venta estimada. Tiene espacio para compartir el argumento de venta, el objetivo general de la llamada, la recopilación de información, la actitud del representante y los comentarios. Podrá mencionar los siguientes pasos, la fecha de contacto subsiguiente, el estado actual del cliente potencial y los detalles de la fuente en la columna prediseñada de esta plantilla de informe de llamadas de una sola página. ¡Consiguelo ahora!
¡Responde a la llamada, bien!
Los informes de llamadas brindan información sobre el comportamiento, las preferencias y las necesidades de los clientes que ayudan a la organización a mejorar la satisfacción del cliente y las tasas de retención. Nuestras plantillas de informes de llamadas lo ayudarán a analizar y optimizar el proceso de ventas/soporte de llamadas. Utilice estos documentos PPT de una página para mantenerse informado sobre su equipo, procesar el rendimiento y realizar mejoras.
Descargue estas plantillas de informes de llamadas fáciles de personalizar desde los enlaces en los que se puede hacer clic arriba para registrar datos compactos pero detallados sobre operaciones de soporte/venta.
Preguntas frecuentes sobre los informes de llamadas
1. ¿Cuál es el significado del informe de llamada?
Un informe de llamada es un documento o registro que proporciona información sobre una llamada de servicio al cliente/ventas. Incluye detalles como la fecha y la hora de la llamada, el nombre del cliente y la información de contacto, el motivo de la llamada, el resultado de la llamada y cualquier nota u observación hecha por los representantes de servicio al cliente. Es utilizado por el equipo del call center y la organización para mejorar el proceso de atención al cliente y apoyar la toma de decisiones.
Los informes de llamadas se utilizan para el control de calidad, la supervisión del rendimiento, el análisis de tendencias y el cumplimiento. Estos brindan información valiosa sobre el comportamiento, las preferencias y las necesidades del cliente y ayudan a mejorar el proceso de soporte de llamadas y la satisfacción general del cliente.
2. ¿Para qué se utilizan los informes de llamadas?
Los informes de llamadas sirven para las siguientes operaciones:
- Seguro de calidad.
- Identifica tendencias.
- Mejorar el proceso y la eficiencia representativa.
- Identificar las necesidades de formación representativas.
- Monitoreo de métricas de desempeño
- Información valiosa sobre el comportamiento, las preferencias y las necesidades de los clientes.
- Análisis de costes de los procesos de soporte de llamadas.
- Programe el seguimiento o registre las acciones de enrutamiento.
- Informes de gestión.
3. ¿Cómo hacer un informe de llamadas?
Se puede crear un informe de llamadas bien definido siguiendo estos pasos:
- Reúna la información necesaria: La fecha y hora de la llamada, el nombre y la información de contacto del cliente, el motivo de la llamada y las notas u observaciones hechas por el representante de servicio al cliente.
- Elija un formato como una hoja de cálculo, un documento o una base de datos. Elegir una plantilla de informe de llamadas prediseñada es una opción ideal y rentable.
- Defina campos en el informe de llamadas, como la fecha de la llamada, la hora, el nombre del cliente, la información de contacto, el problema, la resolución y las notas.
- Utilice el formato/herramienta elegido para crear el informe de llamada detallado, incluidos los campos/información que se definieron.
- Revise el informe de llamadas para ver si es preciso y haga las correcciones necesarias.
- Guárdelo y compártalo con los miembros del equipo o la administración correspondientes.
