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Dirigir una empresa puede ser tan dinámico como agotador. Con la carga de trabajo cada vez mayor, la programación constante de tareas y objetivos puede resultar todo un desafío. Y quizás esta sea la razón por la que, según las investigaciones, sólo el 30% de las empresas logran completar todos sus proyectos sin problemas a tiempo.
Pero no son sólo los directores de proyecto los que se arrodillan ante este desafío. Incluso los empleados individuales y los propietarios de pequeñas empresas también son los más afectados. Por ejemplo, si administra una cafetería, tendrá que realizar un seguimiento del inventario diario, programar, administrar los turnos de los trabajadores, asignar el trabajo y es posible que deba reajustarse en caso de tareas críticas. Como tienes mucho entre manos, será imposible llevar a cabo todo con mera memoria. ¡Pero no te preocupes! ¡Aquí es donde la gestión de tareas entra en acción!
Gestión de tareas: una solución valiosa
La gestión de tareas es todo lo que implica llevar una tarea desde una idea hasta su etapa de finalización. Implica delegar subtareas a los compañeros de equipo, establecer plazos, acceder al tiempo necesario, inversiones financieras y más.
Como es posible que deba hacerse cargo de más de un proyecto con tareas variadas que deben delegarse y monitorearse. Con el tiempo, si tienes que lidiar con los cabos sueltos de esta situación, se convertirá en una pesadilla y pondrá en riesgo tu proyecto.
La gestión de tareas le ayudará a tachar elementos de su lista de tareas pendientes y, al mismo tiempo, guiará a todos los miembros de su equipo para que se mantengan sincronizados y sean productivos. He aquí cómo empezar.
1. Crea una lista de prioridades
A todos nos cuesta mantenernos concentrados en una actividad u objetivo en particular, especialmente cuando algo nos golpea la memoria y queremos abordar una tarea separada en ese momento. Agrega la tarea a tu lista de tareas pendientes para saber que no la olvidarás y concéntrate en la primitiva. Esto mantendrá tu mente tranquila.
2. Centralizar todas las tareas
Centralice todas sus tareas de manera similar utilizando un bloc de notas, una hoja de papel, una lista de Evernote en ejecución, una aplicación de lista de tareas pendientes, notas aleatorias en un documento de Google, un tablero de Trello o elementos de seguimiento en su CRM. Esto le ayudará a encontrar rápidamente la información y a sentirse menos disperso.
3. Crea subtareas
Convierta cada proyecto en subtareas discretas. Puede que te lleve un minuto más escribir cada subtarea, pero facilitará la ejecución. Simplemente lea e inicie la subtarea; no habrá ningún pensamiento adicional involucrado.
4. Programe también descansos
Algunas de las tareas son más onerosas en comparación con otras. Si intentas completar las tareas más agotadoras una tras otra, al final estarás agotado. Y lo mismo ocurre con las tareas semi-sin sentido, que pueden provocar aburrimiento si se realizan de forma continua. Con eso en mente, tómate un descanso cambiando constantemente entre actividades desafiantes y simples.
5. Cubre todo
Es fundamental agregar todo a su lista de tareas pendientes; de lo contrario, probablemente no podrá terminarlo. Además, no olvide establecer recordatorios y fechas límite para evitar que las cosas se pierdan.
6. Gira cuando sea necesario
Cuando obtenga información sobre una nueva tarea o decida que algo no funciona, actualice su lista de tareas pendientes en consecuencia. Reprograme sus reuniones si surge algo importante.
7. Automatizar
La automatización de tareas puede tener un impacto notable en su eficiencia. Utilice varias herramientas de automatización después de una investigación sistemática según su industria y trabajo. Elige la mejor herramienta para que tus tareas tarden menos en completarse.
8. Asigna tiempo
No subestimes la importancia del tiempo. Asigne duración a cada tarea y no se sentirá desmotivado. Considere el tiempo que tomó un tipo particular de tarea en el pasado y configúrelo en consecuencia.
La forma de gestionar una tarea depende completamente de usted: el tipo de herramienta de automatización que utilizará, el número de subcategorías que creará y si formará o no una lista de prioridades de tareas separada para cada miembro del equipo. Cree estrategias sobre todos estos consejos y más para desarrollar un sistema sólido de gestión de tareas. Hemos incluido nuestras 20 plantillas principales de gestión de tareas para ayudarle a alinear todas las reuniones o proyectos de negocios. Así que exploremoslos.
Plantilla 1
Esta plantilla le ayudará a gestionar todo el ciclo de vida de la tarea, desde la planificación hasta la ejecución. Descárguelo y asegúrese de que su proyecto se mantenga encaminado y se complete a tiempo.
Descargar diapositivas de PowerPoint sobre gestión de tareas
Plantilla 2
Esta plantilla le ayudará a aclarar sus objetivos y priorizar sus tareas más importantes. Por lo tanto, elíjalo para lograr resultados más amplios y ayudar a su equipo a aumentar su producción. ¡Cógelo ahora mismo!
Descargar la hoja de trabajo PPT de gestión de tareas en equipo
Plantilla 3
Elija esta plantilla para verificar el estado de finalización mensual de sus tareas de oficina, recados personales y citas, asegurándose de haber cumplido bien en todos estos eventos. El diseño es fácil de editar. Así que descárgalo y cámbialo según los detalles de tu tarea.
Descargue el planificador mensual de gestión de tareas con plantillas de estado de finalización
Plantilla 4
Puede elegir esta plantilla para mostrar el tiempo de finalización de cada tarea. Esto te ayudará a priorizar tu día sabiamente. Así que descárgalo inmediatamente sin pensarlo dos veces.
Descargue la lista de verificación para la gestión de tareas con estimación de tiempo
Plantilla 5
Cree un panel de gestión de tareas utilizando esta plantilla bien investigada. Representa la asignación de tareas por departamento para ayudar a tu equipo a comprender sus tareas con mayor precisión. Descárgalo al instante sin ningún problema.
Descargue el panel de gestión de tareas con asignación inteligente por departamento
Plantilla 6
Esta hoja de gestión de tareas semanales puede ser descargada por cualquier directivo de empresa. Ayudará al usuario a comprender si todas las tareas aumentan la eficiencia. Así que descárgalo y elimina todas las posibles distracciones.
Descargue la hoja de gestión de tareas semanales con impacto empresarial
Plantilla 7
Ayude a su equipo a seleccionar el mejor software de gestión de tareas para la organización con esta plantilla creativa. El diseño alberga varias características, de las cuales la flexibilidad encabeza la lista. Así que descárgalo y edítalo fácilmente.
Descargue las funciones de verificación de empleados del software de gestión de tareas
Plantilla 8
Los gerentes pueden usar esta plantilla para diseñar un panel de administración de tareas. Ilustra la carga de trabajo completa asociada con un empleado, como la instantánea de la tarea, el progreso de la tarea y la asignación de tareas. Descárguelo ahora y controle el desempeño de sus empleados.
Descargar el panel de gestión de tareas con la carga de trabajo de los empleados
Plantilla 9
Elija esta plantilla para crear un gráfico de gestión de tareas semanal para sus equipos de proyecto. Resalte las tareas cruciales y administre todo el trabajo de su equipo en un solo lugar. ¡Descargar ahora!
Descargue el cuadro de gestión de tareas semanal para equipos de proyecto
Plantilla 10
Mejore el flujo de su proceso seleccionando esta plantilla de gestión de tareas. Incluye un diagrama de flujo que se puede editar fácilmente. Descárguelo y comparta una representación gráfica de las tareas de su proyecto.
Descargar diagrama de flujo para la gestión de tareas en el proyecto
Plantilla 11
Varios equipos pueden utilizar esta plantilla para segregar sus tareas según la urgencia. Incluye una matriz bien diseñada que se puede personalizar sin ninguna dificultad. Así que consíguelo de inmediato y ayuda a tu equipo a mantenerse organizado.
Descargar Matriz de Importancia con Gestión de Tareas Organizacionales
Plantilla 12
Esta es otra plantilla de gestión de tareas que asegura la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con los requisitos de una tarea. Así que descárgalo y cautiva a tu audiencia.
Descargar diapositivas PPT sobre gestión de tareas entre departamentos
Plantilla 13
Examine la calidad, el estado y la finalización de su proyecto utilizando esta plantilla de gestión de tareas prediseñadas. Descárgalo y completa tus proyectos de manera eficiente organizando y priorizando tareas relacionadas.
Descargar la diapositiva PPT sobre gestión de tareas del proyecto
Plantilla 14
Esta plantilla se puede utilizar para planificar y programar un proyecto con la ayuda de un diagrama de Gantt de gestión de tareas. Crear una plantilla desde cero requiere intensas sesiones de lluvia de ideas. Por lo tanto, descarga esta diapositiva prediseñadas y gestiona las dependencias entre tareas.
Descargar diapositiva PPT del diagrama de Gantt de gestión de tareas
Plantilla 15
Comparta un modelo sólido de sistema de gestión de tareas con su equipo incorporando esta plantilla. Ayudará a sus empleados a realizar un seguimiento de las tareas, priorizarlas, establecer plazos y asignarlas a la persona adecuada. ¡Así que cógelo inmediatamente!
Descargar la presentación del modelo del sistema de gestión de tareas actual
Plantilla 16
Esta plantilla ayudará a sus empleados a mantenerse organizados y trabajar adecuadamente. Así que descárgalo y agrégalo a tu presentación, asegurando así que tus tareas se completen a tiempo.
Descargar plantillas de panel de gestión de tareas
Plantilla 17
Un director de proyecto debe cumplir con un cronograma para gestionar eficazmente todas las tareas de una organización. Por ello, presentamos nuestra plantilla de gestión de tareas de procesos horizontales. Descárgala e influye positivamente en la dinámica de tu proyecto.
Descargar Proceso Horizontal Para Gestión de Tareas Empresariales
Plantilla 18
Esta es otra presentación del panel de gestión de tareas. Elíjalo para establecer una comunicación interna fluida en la empresa. Se puede editar fácilmente. ¡Así que descárgalo sin demora!
Descargar Panel de gestión de tareas ilustra PPT PowerPoint
Plantilla 19
Incorpore el arte en zig-zag inteligente que se proporciona en esta plantilla para establecer un sistema de gestión de tareas fluido en su empresa. Descárguelo y haga que la implementación del proyecto sea más cómoda para sus empleados.
Descargue plantillas de pasos circulares en zigzag para gestión de tareas empresariales
Plantilla 20
Esta plantilla le ayudará a mostrar una comparación entre las horas reales y presupuestadas que emplea un empleado para completar una tarea. Así que descárgalo y monitorea específicamente las actividades.
Descargue la hoja de gestión de tareas diarias con horas presupuestadas y reales
Pensamientos finales
¡No dejes que tu deseo de productividad vaya en tu contra! Existen muchos sistemas sólidos de gestión de tareas, así que elíjalos en lugar de los descuidados. De hecho, incluso puedes crear tu propio sistema de gestión de tareas con nuestras plantillas bien estructuradas. ¡Pruébalos y comprueba si te ayudan!
PD: Entendemos que la productividad en el trabajo es obligatoria para el éxito profesional. Por lo tanto, para utilizar sabiamente cada segundo de su día, domine el arte de administrar el tiempo con nuestras mejores plantillas que se ofrecen en este blog .
