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¿Su organización alguna vez ha enfrentado un retraso en un boleto porque tuvo que esperar a que un empleado regresara de vacaciones? ¿O alguna vez su portal de servicios se cayó en medio de la noche, pero nadie sabía cómo solucionarlo?
En caso afirmativo, entonces, como organización, debe anotar todos estos sucesos y concluir cuántas veces por semana, mes o año ocurren y ¿POR QUÉ?
La respuesta sería: ¡débil gestión de documentos!
El quid de la gestión documental
La gestión de documentos es un proceso para capturar, rastrear y gestionar todos sus documentos comerciales. El enfoque básico es convertirlos a formato digital y almacenarlos adecuadamente con etiquetas o indexación para recuperarlos rápidamente.
En ese sentido, un sistema de gestión de documentos, o DMS, es una herramienta que ayuda a los empleados a familiarizarse con diversas funcionalidades y satisfacer sus necesidades de documentación. Esto proporciona seguridad de la información, control de acceso, espacio de almacenamiento físico/digital ordenado, verificación de documentos y menos carga de trabajo para mejorar las capacidades de colaboración.
Si planeas crear un sistema de gestión de documentos para tu negocio, ¡no te preocupes! Presentamos nuestras 10 plantillas prácticas de PowerPoint para realizar copias de seguridad de sus documentos digitales o en papel y obtener información crucial en el momento y lugar adecuados.
¡Veámoslos uno por uno!
Plantilla 1
Utilice esta plantilla bien diseñada para resaltar las ocho etapas diferentes de un sistema de gestión de documentos: creación, almacenamiento, categorización, etiquetado de metadatos, entrega, reutilización, revisión, archivo/destrucción. Descárgalo ahora y realiza los cambios deseados.
Descargar múltiples etapas de la plantilla DM
Plantilla 2
Esta es otra plantilla exclusiva diseñada para ilustrar el ciclo de vida de la gestión de documentos. Puede compartirlo con sus colegas para asegurarse de que todos en la empresa sepan exactamente dónde se guarda un documento. Consíguelo de inmediato y toma las acciones de divulgación necesarias.
Descargue varios pasos que muestran el ciclo de vida de DM
Plantilla 3
Utilice esta plantilla para explicar los tres métodos eficientes de flujo operativo de gestión de documentos y ayudar a los usuarios a encontrar fácilmente los documentos necesarios. Además, puede introducir ubicaciones en el sitio, centros de procesamiento de documentos y métodos de almacenamiento de documentos. Descárgalo y úsalo a tu favor.
Descargue 3 tipos de plantilla de flujo operativo DM
Plantilla 4
Utilice esta plantilla de flujo de trabajo de documentos para reducir el papeleo masivo y acelerar las operaciones diarias. Además, puede representar los pros y los contras de varios programas de gestión de documentos. Descárgalo y opta por la herramienta de gestión de documentos más lucrativa.
Descargar la plantilla de requisitos del software de flujo de trabajo DMS
Plantilla 5
Comparta un proceso de gestión de documentos de varias etapas con esta plantilla visualmente atractiva. Puede cubrir el intercambio, procesamiento, intercambio y seguimiento de documentos. Por lo tanto, descárgalo una vez y úsalo varias veces.
Descargue el proceso de varias etapas para un DMS exitoso
Plantilla 6
Puede utilizar esta plantilla de Lenguaje de modelado unificado (UML) para proporcionar una presentación gráfica estandarizada para DMS. Le ayudará a describir los aspectos de comportamiento o las interacciones del sistema de gestión de documentos. ¡Así que descárgalo ahora!
Descargar el diagrama UML para el proceso DMS
Plantilla 7
Muestre las cuatro etapas del proceso de gestión documental con esta plantilla prediseñadas. Puede planificar, estudiar y actuar para tener acceso a sus últimos documentos. La plantilla incluye un diagrama de flechas, así que descárguelo y duplíquelo según sus necesidades.
Descargar múltiples etapas de DMS en la organización
Plantilla 8
Diseñe una hoja de datos de cierre uniforme para el proceso de préstamo de su banco con esta plantilla bien estructurada. Puede editar los pasos según el procedimiento de su banco. Descárgalo ahora y sistematiza los documentos imprescindibles.
Descargue la plantilla de proceso de préstamo de DMS Bank
Plantilla 9
Comparta las características de un DMS como entrada, indexación, búsqueda, metadatos, automatización, seguridad y procesamiento con este innovador diseño de plantilla. Elígelo e incorpora estas prácticas inteligentes de gestión de la información. ¡Descargar ahora!
Descargar características de la plantilla DMS
Plantilla 10
Supervise los cambios y la validez de la información de su documento con esta plantilla de PowerPoint. El diseño ilustra cinco pasos: capturar, categorizar, gestionar, acceder y compartir. No dude en descargar esta diapositiva y embarcarse en su viaje de gestión de documentos.
Descargar pasos para la plantilla DMS
Para concluir
El almacenamiento de papel requiere mucho espacio. Por lo tanto, elija estos impresionantes diseños de plantillas para elegir una plataforma de gestión de documentos convincente que pueda integrar documentos dispares en una sola fuente. Las plantillas están elaboradas por nuestro equipo de profesionales creativos. Así podrás descargarlos y personalizarlos para proteger la información sensible de tu empresa.
Recuerde, cuando se trata de trabajar, su tiempo es tan crucial como el sueldo. Así que adelante, optimice y coordine sus documentos implementando un sistema líder de gestión de documentos desde la nube, local, basado en carpetas y sin carpetas.
PD: Puede conectarse con nuestro equipo de diseño para hacer que sus documentos destaquen obteniendo una presentación personalizada aquí .
