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Si es gerente de proyectos, ya tiene mucho en su plato con la priorización de múltiples proyectos y el mantenimiento, incluso el aumento, de la productividad de cada tarea en lo alto de su lista de verificación.
Nosotros, en SlideTeam, hemos creado esta lista de verificación rápida y fácil para ayudarlo a optimizar sus tareas y priorizar sus tareas obligatorias, para un conjunto diverso de partes interesadas.
Seguir una plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos no solo lo mantiene enfocado sino que también lo alienta a:
- Complete sus proyectos a tiempo (¡o antes de tiempo!)
- Administre mejor su presupuesto (y ahorre tiempo y dinero a su equipo)
- Cree algo de lo que usted y su empresa se sientan orgullosos.
A continuación se muestran plantillas PPT de lista de verificación de gestión de proyectos cuidadosamente seleccionadas . Cada uno de estos es 100% personalizable.
Lista de verificación de gestión de proyectos de diez puntos (con plantillas de muestra)
1. Comience con una declaración de objetivos clara
"¿Qué estamos haciendo aquí, y por qué?"
La capacidad de responder a esta pregunta de forma rápida y sucinta (idealmente, en una oración o dos) puede transformar su estilo de gestión de proyectos.
Cumplir con un objetivo único y específico le permite a usted y a su equipo mantenerse enfocados durante la ejecución del proyecto.
Tal vez esté buscando formas de ahorrar dinero para su empresa. Tal vez acaba de terminar una campaña de marketing masiva.
En cualquier caso, su declaración de objetivos debe incluir la siguiente información:
- ¿Por qué se requiere su procedimiento (basado en su debida diligencia e investigación)?
- ¿Qué resultados específicos anticipa (por ejemplo, "reducir los gastos generales en un 10 %")?
- ¿Cómo pretende alcanzar su objetivo (en términos generales)?
Su declaración de objetivos representa su visión y la de su equipo, lo que la convierte en la base de cualquier lista de verificación de gestión de proyectos.
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para declaración de objetivos
2. Defina sus partes interesadas
Cuanto antes alinee a las partes interesadas de su proyecto con el mismo objetivo, mejor será. Destacar los roles dentro de un proyecto da contexto a lo que cada individuo está contribuyendo y les ayuda a planificar sus propios horarios y tareas.
Por partes interesadas, nos referimos
- Colegas a los que finalmente reportará.
- Cualquier persona involucrada en la supervisión o aprobación de los pasos del proyecto.
- Personal de un tercero que interviene en la ejecución del proyecto.
La definición de funciones garantiza que sus proyectos no estén sobrecargados de personal ni sobrecargados. Saber quiénes son sus colaboradores es esencial no solo por el bien de la organización, sino también para garantizar que se cumplan los cánones de rendición de cuentas y responsabilidad.
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para definir las partes interesadas
3. Establezca sus entregables
Debe determinar y tener claridad sobre el "producto final" cuando se complete su proyecto. ¿Rediseño creativo? ¿Publicaciones de blogs? ¿Un informe o un desglose de análisis?
Esencialmente, sus entregables son la culminación de su arduo trabajo y planificación. Según su declaración de objetivos, la creación de una lista de entregables (y los formatos relevantes para estos) debería ser simple.
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para entregables
4. Evaluar los recursos necesarios para completar el proyecto
Una vez que haya determinado sus objetivos y los entregables adjuntos a cada uno, debe hacer una lluvia de ideas sobre los recursos necesarios para hacerlos realidad.
Los recursos no monetarios incluyen:
- ¡Gente! (remítase a sus partes interesadas)
- Equipos y suministros (piense: software)
- Activos basados en el tiempo (como horarios o planes)
Sus recursos tendrán un impacto directo en su presupuesto. En este punto, deberá hacer su tarea para justificar cuánto dinero necesitará gastar para lograr los resultados deseados.
¿Qué alternativas de software, por ejemplo, están disponibles? ¿Necesita un plan o informe de terceros antes de iniciar su proyecto?
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para requisitos de recursos
5. Planifique su cronograma e hitos
Los horarios pueden ser intimidantes, especialmente si este es su primer proyecto de este tipo. Es esencial dividir su trabajo en partes pequeñas y manejables.
En lugar de arriesgarse a acelerar su proyecto o hacer que se alargue, cree una línea de tiempo del proyecto realista. Puede requerir algo de prueba y error. Establecer hitos y logros significativos con una hoja de ruta aproximada sobre cómo se hará esto te hace destacar.
Usando nuestras plantillas de listas de verificación de gestión de proyectos, puede establecer plazos específicos para tareas y subtareas. Cuando sus partes interesadas clave son visibles, significa que todos están en la misma página en términos de progreso.
Los hitos, al menos, brindan oportunidades para evaluar su línea de tiempo y progreso para garantizar que sea manejable para todos los involucrados.
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para hitos
6. Analice el presupuesto de su proyecto
La gestión eficaz de los recursos es fundamental para garantizar el éxito de sus proyectos. Incluye no solo terminar su proyecto sino también mantenerse dentro de su presupuesto.
Recuerda incluir los siguientes encabezados en tu presupuesto:
- Gastos directos (sobre los recursos mencionados anteriormente como equipos o suministros)
- Gastos indirectos (como seguros o gastos de publicidad)
- Horas facturables (en lo que se refiere al personal vinculado al proyecto)
Un presupuesto detallado y bien pensado es esencial para que su proyecto sea aprobado. Estime con la mayor precisión posible y considere los costos adicionales que puedan surgir después del hecho.
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para el presupuesto
7. Realice un simulacro de gestión de riesgos para evitar obstáculos
“Nunca se puede estar demasiado seguro”.
Nada en la vida puede ir 100% según el plan.
Al evaluar el riesgo del proyecto, puede anticipar los dolores de cabeza y las ralentizaciones esperados e incluirlos en su amplio esquema de cosas.
Simplemente discutir los riesgos potenciales con otras partes interesadas puede ser revelador. Considere los escenarios de "Qué pasaría si" con cierto detalle.
Tener la oportunidad de incorporar riesgos potenciales en los proyectos ayuda al resto del equipo a comprender los desafíos para la ejecución de las tareas. La transparencia sobre los riesgos potenciales evita algunos escollos habituales que hacen que los proyectos se retrasen o descarrilen.
Hay niveles de riesgo a considerar, que van desde desastres de relaciones públicas hasta dinero que se va por el desagüe y más allá. En lugar de permitir que estos riesgos paralicen su proyecto, aborde estos durante la fase de planificación.
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para la gestión de riesgos
8. Desarrolle un plan de comunicación para mantener a su equipo sincronizado
Hemos visto de primera mano cuán vital es la comunicación para completar proyectos de manera eficiente.
La colaboración es esencial para la gestión de proyectos y hacer las cosas a tiempo. La comunicación efectiva permite que su equipo sea súper eficiente, sin esforzarse al máximo.
En pocas palabras, su estrategia de comunicación debe incluir los siguientes elementos:
- ¿Con qué frecuencia se reunirá con las partes interesadas y se comunicará con ellas?
- Modo(s) de comunicación de preferencia (piense: correos electrónicos, chats en vivo, cara a cara, videoconferencias, actualizaciones de la junta)
- ¿Quién supervisa y gestiona las reuniones de las partes interesadas?
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para el plan de comunicación
9. Decide cómo documentarás todo
La documentación es esencial para la rendición de cuentas y la adhesión al plan del proyecto. Una revisión secuencial de su proceso también es útil para evaluar cómo se desarrolló un proyecto.
¿Qué pasaría si un superior quisiera saber por qué un proyecto tomó más tiempo de lo previsto? ¿Qué pasaría si quisieras darle crédito a alguien por la calidad de su trabajo?
La documentación debe ocurrir en tiempo real, y nuestras plantillas de presentación lo ayudan a hacerlo y a abordar un punto crítico importante en la gestión de proyectos.
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para la documentación del proyecto
10. Evalúa el progreso y el éxito de tu proyecto
El elemento final de nuestra lista de verificación de gestión de proyectos sirve como un lugar para que reflexione sobre sus esfuerzos.
Por ejemplo, ¿completaste tu proyecto a tiempo? ¿Se fue por encima o por debajo del presupuesto?
Examinar lo que salió bien (y lo que salió mal) le permite reflexionar sobre su papel como gerente de proyecto. Puede recrear procesos, flujos de trabajo y estrategias de establecimiento de objetivos similares en el futuro en función de las respuestas a estas preguntas y comentarios.
Ejemplo de plantilla de lista de verificación de gestión de proyectos para la evaluación del progreso
A ti
Armar un proyecto requiere una planificación cuidadosa. Y una lista de verificación como esta puede ayudarlo a concentrarse en los aspectos más cruciales de su plan.
Seguir estas pautas asegurará el éxito de su proyecto. Si aún no lo ha hecho, descargue nuestras plantillas de listas de control de gestión de proyectos hoy mismo.
Preguntas frecuentes sobre la lista de verificación de gestión de proyectos
¿Cuáles son los 12 pasos de la gestión de proyectos?
12 pasos para iniciar y planificar un proyecto exitoso:
Paso 1: Crea un acta de constitución del proyecto
Paso 2: Determinar las partes interesadas
Paso 3: reunir los requisitos
Paso 4: Establecer el alcance
Paso 5: Desarrolle una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)
Paso 6: Crea un horario
Paso 7: Compile una estimación de costos
Paso 8: Establezca un presupuesto
Paso 9: Cree un plan de gestión de proyectos
Paso 10: crear un plan de gestión de recursos
Paso 11: Crear un Plan de Gestión de Calidad
Paso 12: Desarrollar una estrategia de gestión de riesgos
¿Cuáles son los cinco principales procesos de gestión de proyectos?
Las cinco fases de la gestión de proyectos, según el Project Management Institute (PMI), la organización de gestión de proyectos líder en el mundo, son:
- Concepción e Iniciación
- Planificación de proyectos
- Ejecución del proyecto
- Supervisión del rendimiento
- Proyecto Cerrar
¿Cuál es el ciclo de vida de la PMO?
El ciclo de vida de la gestión de proyectos de ITS comprende cuatro fases que trabajan juntas para describir, organizar y entregar los resultados deseados del proyecto. Estas son las fases de Inicio, Planificación, Ejecución y Cierre . Cada uno de estos tiene su propio campo de estudio separado para obtener el mejor resultado; hacerlo bien en cada una de estas fases separadas asegura que la experiencia general de gestión de proyectos también sea un éxito.
¿Qué es Six Sigma en la gestión de proyectos?
Six Sigma es una metodología comercial destinada a mejorar los procesos, reducir el desperdicio y los errores, y aumentar la satisfacción del cliente en una organización. Basado en datos y análisis estadísticos, Six Sigma proporciona un método para minimizar los errores y el valor en cualquier proceso empresarial, desde la fabricación hasta la gestión. En la literatura popular, se ha llegado a definir como una medida de cuán fluida es la ejecución de un proceso comercial. Las organizaciones que afirman ser seis sigma en calidad deben asegurarse de cometer solo 3,5 errores en un millón de iteraciones de sus transacciones y procesos.
Descargue el PDF gratuito Plantillas de listas de verificación de gestión de proyectos .
