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Dado que la comunicación a menudo sigue siendo un desafío dentro de los equipos multidisciplinarios, los informes de estado del proyecto han sido el elemento básico para todos los proyectos jamás concebidos. Pero aún así, los gerentes de proyecto y los ejecutivos luchan por poner los datos correctos en el formato correcto para prepararlos y presentarlos.
Una gran parte de esta lucha se deriva del análisis de datos incoherentes o de la pura ignorancia sobre cómo funcionan los informes de estado del proyecto. Y a veces, la culpa recae únicamente en los equipos que prefieren desdibujar las líneas entre eficiencia y precisión. No haría falta mucha ciencia para saber que las líneas borrosas en el contexto de la comunicación del proyecto son altamente indeseables.
Entonces, ¿qué deben hacer las partes interesadas para asegurarse de que nada se pase por alto?
La respuesta (y más) se encuentra en esta guía definitiva que le brinda una instantánea detallada de los informes de estado del proyecto y cómo preparar uno de acuerdo con los requisitos de las partes interesadas. También podrá descargar y tener en sus manos algunas plantillas de PowerPoint súper flexibles que puede usar para preparar rápidamente cualquier tipo de informe de estado del proyecto.
Entonces, sin más preámbulos, naveguemos a través de esta guía. También puede hacer clic en los enlaces a continuación para continuar con cualquier sección específica de esta guía. sigue leyendo
- Informe de estado del proyecto: una introducción
- Componentes de un informe de estado del proyecto: ¿Cómo hacer uno?
- Algunas plantillas de PowerPoint para visualizar el estado del proyecto
- Hágalo rápido con los informes de estado del proyecto de una página
Definido de manera simple, un informe de estado del proyecto es un documento formal que proporciona una vista panorámica del progreso de un proyecto. Es una herramienta que utilizan los gerentes para informar a las partes interesadas sobre el estado de un proyecto junto con los recursos consumidos y requeridos. Desde la perspectiva del empleado, un informe de estado del proyecto es un recurso documentado para proporcionar a sus jefes actualizaciones periódicas sobre un proyecto para garantizar la claridad.
↓ Descargue esta plantilla de informe de estado del proyecto para marcar todas las casillas
Los informes de estado del proyecto son una herramienta importante de comunicación para los equipos de proyecto y la administración de la empresa para mantener las cosas actualizadas y transparentes. Estos informes animan a las partes interesadas a completar el proyecto dentro de los plazos asignados. Además, los gerentes de proyecto los utilizan para garantizar un soporte organizacional completo en caso de retrasos y riesgos involuntarios.
Tipos de informes de estado del proyecto
Debido a la naturaleza y los requisitos únicos de cada proyecto, los informes de estado son un ecosistema propio. Las empresas y los gerentes de proyectos pueden diseñar informes basados en pautas internas para garantizar una comunicación cohesiva. Pero en términos generales, según su utilidad y el tamaño de los proyectos correspondientes, los informes de estado se pueden clasificar en cinco categorías principales:
1. Informes de estado semanales
Estos son los que llevan detalles minuciosos del progreso semanal de su proyecto. Por lo general, un gerente de proyecto los mantiene listos y actualizados en todo momento para impulsar la administración cuando sea necesario. Puede encontrar una mención detallada del presupuesto, el progreso y los riesgos del proyecto en un informe de estado semanal. El público objetivo aquí es principalmente el equipo del proyecto y los gerentes, aunque uno o más de los principales interesados también reciben una copia si es necesario.
2. Informes de estado mensuales
Estos se publican todos los meses y se proporcionan a los miembros del equipo, así como a las principales partes interesadas. Aunque algunas organizaciones tienden a implementar informes bimensuales también, pero en su mayoría, los informes mensuales son el status quo en todas las empresas ágiles. La clave aquí no son las minucias, sino lo significativo. También se puede visualizar el progreso en estos informes de estado con los datos acumulados de los informes semanales.
3. Informes de estado trimestrales
Cuando se trata de proyectos a largo plazo, los gerentes deben informar el progreso cada tres meses (o trimestre). Esto ayuda a cumplir el objetivo más amplio de evaluar el consumo de recursos y las estrategias empleadas para superar los desafíos. Según su propósito, los informes de estado trimestrales también pueden incluir datos comparativos de varios trimestres. El público objetivo aquí incluye principalmente a la gerencia de nivel superior y a los tomadores de decisiones.
4. Informes de estado de la suite C
Los informes de estado de C-suite son solo eso: informes para los CXO de su empresa (CEO, COO, CFO y similares). Elaborados con datos de múltiples informes de estado de proyectos, estos documentos formales brindan una visión más amplia del impulso de logro de la organización. Sin embargo, la clave es resaltar solo los puntos más cruciales al principio y dejar los detalles menos significativos en las últimas páginas (o, si es un entusiasta de PowerPoint, en la última diapositiva).
5. Informes de estado crítico
Utilizados para proporcionar información valiosa sobre el estado del proyecto, los informes de estado críticos son informes rápidos de cualquier problema evidente del proyecto. Por lo general, estos van acompañados de un perfil completo de evaluación de riesgos y las medidas correctivas correspondientes tomadas por las partes interesadas. Estos también pueden incluir un resumen de todos los daños colaterales resultantes de la emergencia.
¿Por qué informar el estado del proyecto?
No importa el tipo de informe de estado del proyecto con el que esté tratando, cada uno tiene un propósito muy bien definido. Esa es también la respuesta al rascador de cabeza que dice: "¿Por qué necesitamos informes de estado de todos modos?" Pero solo los que viven y respiran la gestión de proyectos saben que este documento es fundamental por varias razones. Aquí están:
Mejora la comunicación
Este es un hecho. Tener el progreso documentado aumenta la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas, ya que todos están en la misma página con respecto al proyecto. Un informe de estado bien definido tiene los componentes clave y la lingüística en su lugar para que las personas de varios departamentos puedan consultarlo para obtener actualizaciones y una mejor colaboración. Los informes regulares también ayudan a los equipos a mejorar la entrega de proyectos futuros.
Mitiga los riesgos
La mayor ventaja de informar sobre el estado del proyecto es que prepara a las partes interesadas para los riesgos potenciales y presentes. Con la ayuda de indicadores como las bolas Harvey y los semáforos, estos informes facilitan que la gerencia tome medidas para detener los riesgos. Los informes de estado del proyecto empujan a los responsables de la toma de decisiones en la dirección correcta y alinean a todo el equipo para un rendimiento óptimo.
Evita desbordamientos de presupuesto
Los informes de estado del proyecto son el precursor de un mecanismo de retroalimentación sólido. Entonces, cuando alguien del equipo quiere saber los requisitos presupuestarios, consulta estos informes. Con un solo vistazo al informe de estado, los gerentes pueden realizar un análisis proactivo y asegurarse de que se cubran todas las deficiencias. Además, también pueden medir la asignación de recursos y los patrones de utilización de estos informes.
Mejora la planificación de proyectos
Con los KPI de los informes de estado a mano, los administradores de proyectos pueden mejorar sus habilidades de planificación para proyectos futuros. Cada informe sucesivo actúa como una guía para la siguiente tarea. Los patrones de utilización de recursos y mitigación de riesgos de los informes se pueden usar para agregar indicadores importantes a los planes del proyecto más adelante en la tubería. Una mejor planificación conduce a un mejor desempeño.
Lectura relacionada: Una guía integral para la planificación de proyectos (con más de 30 plantillas de PowerPoint para ayudarlo a comenzar)
Es hora de poner los engranajes en movimiento. La parte más complicada de un informe de estado del proyecto es hacer uno (no hay sorpresas). A menudo, hay mucha confusión sobre qué incluir en estos informes según el tipo y el tamaño del proyecto. Dado que cada metodología de gestión de proyectos es única en su propia gloria (sobresaliente), los gerentes de proyectos a menudo se encuentran en una encrucijada entre hacerlo todo y hacerlo bien.
Por lo tanto, aquí hay una bolsa de componentes generales que tiene cada informe de estado del proyecto. Las subdivisiones y el contenido pueden variar de una industria a otra. Pero estos amplios elementos cubren casi todo. También adjuntamos diapositivas de PowerPoint correspondientes a estos, que puede descargar como una presentación completa más adelante.
1. Detalles del proyecto
Esta sección tiene una breve descripción general del proyecto, como nombre, año e ID (si corresponde). Este detalle debe especificarse por adelantado para mantener un registro adecuado. Así es como se ve la diapositiva correspondiente en PowerPoint.
2. Equipo
Esta sección es una instantánea de la disposición del personal para el proyecto. Puede especificar el equipo con la ayuda de un organigrama para aclarar los canales de informes y comunicación. Aquí hay una representación visual de la diapositiva.
3. Hitos alcanzados
Esto es exactamente para lo que está hecho el informe de estado del proyecto. Describa los logros del equipo junto con la fecha de finalización de cada hito. La diapositiva correspondiente se ve así en PowerPoint.
4. Horario
Describirá este componente de su informe de estado con la ayuda de herramientas de visualización de línea de tiempo como diagramas de Gantt y diagramas PERT. Dando un vistazo a las actividades que se están retrasando y las que están a tiempo, así es como se ve el cronograma del proyecto.
5. Presupuesto y recursos
¿El proyecto está consumiendo recursos según lo planeado o el presupuesto se está desbordando? Este componente ilustra que cada tarea se está logrando bien dentro del alcance del proyecto (y también las que no lo están). Una diapositiva pictórica correspondiente a los recursos del proyecto se ve así.
6. Obstáculos
¿Existe algún tipo de riesgo que obstaculice el avance del proyecto? ¿O el pronóstico apunta a algunas dependencias que deben abordarse para que el equipo se mueva? Incluya esa información en esta diapositiva.
¡Aquí está el informe de estado de su proyecto predeterminado!
A continuación se muestra un informe de estado del proyecto simple pero efectivo que puede descargar e implementar para su próxima reunión de proyecto. Haga clic en el enlace de abajo y comience.
Los informes de estado del proyecto son innegables. Pero los gerentes y ejecutivos de proyectos tampoco pueden negar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para armar todo en un formato presentable. Agregue una fecha límite y obtendrá un brebaje desencadenante.
Entonces, ¿Qué haces?
Te sientas frente a tu PC, abres PowerPoint y comienzas a llenar una diapositiva simple con puntos de correos electrónicos intercambiados y documentos de proyectos, ¿verdad?
¡No hay necesidad de hacer eso!
Eso no solo dará como resultado una presentación deslucida, sino que también agotará su entusiasmo por impresionar a sus jefes con su arduo trabajo.
Aquí hay un trabajo inteligente en su lugar.
Utilice el siguiente catálogo de 20 plantillas de diapositivas de presentación de PowerPoint que puede descargar para preparar un impresionante informe de estado del proyecto. Estas diapositivas totalmente editables se pueden personalizar de acuerdo con el alcance y los requisitos de su proyecto.
Entonces, ya sea que sea un senior o junior, ejecutivo o gerente, simplemente explore estas plantillas, elija las que le gusten y gane puntos de sus jefes.
Plantilla 1
Las bolas Harvey son ideogramas globalmente aceptados que se utilizan para transmitir la medida del cumplimiento de un criterio y se utilizan mejor en los informes de estado de los proyectos. Consulte la siguiente plantilla que utiliza estos indicadores para cada tarea del proyecto. Simplemente haga clic a continuación y haga suya la plantilla.
Plantilla 2
Aquí hay otra plantilla que usa indicadores visuales y un diagrama de Gantt para notificar a la audiencia sobre las tareas completadas y sin terminar en un proyecto. Utilice esta diapositiva para dar una buena primera impresión y alinear sus equipos y objetivos de proyecto.
Plantilla 3
Si está trabajando con plazos ajustados, entonces esta diapositiva le ayudará a hacer las cosas sin problemas. Esta plantilla tiene un amplio espacio para ingresar sus datos y se puede personalizar para adaptarse a los requisitos de documentación de su proyecto. Solo tome esta plantilla y tome el control.
Plantilla 4
Aquí hay una plantilla de informe de revisión de proyectos que puede usar para medir los sobrecostos que necesitan atención inmediata. También puede integrar esta plantilla para enumerar los logros del equipo y las marcas de tiempo para varias tareas. Elige esta plantilla y muévete.
Plantilla 5
Realice un seguimiento de sus KPI y entregue una cuenta creíble de los datos de su proyecto con la ayuda de esta plantilla de PowerPoint flexible. La plantilla viene con indicadores visuales en formato de tablero para que la información sea más fácil de comprender. Continúe y descargue este paquete creativo para impresionar a su audiencia.
Plantilla 6
Los informes de estado del proyecto codificados por colores simplifican la comprensión de información compleja. Esta plantilla utiliza indicadores de semáforo para permitir la comprensión y la adaptabilidad. Obtenga esta plantilla con unos pocos clics y aumente la cantidad de hitos que logra.
Plantilla 7
Las dependencias no son rival para esta plantilla integral que muestra el estado del proyecto, los riesgos, la alineación y el cronograma. Las marcaciones rápidas temáticas brindan una idea de las áreas de interés, así como de los aspectos de mayor rendimiento de su proyecto. Incorpore esta plantilla y entregue una presentación llena de energía.
Plantilla 8
Aquí hay otra plantilla diseñada profesionalmente que sustentará las actividades de monitoreo y control de su proyecto. La plantilla viene con ilustraciones de interruptores que brindan una vista previa rápida del desempeño del equipo y el progreso del proyecto. Haga clic a continuación y cree un informe completo sobre el estado del proyecto.
Plantilla 9
Si el cronograma es primordial para usted y su equipo, acelere las cosas con esta plantilla ilustrativa. Puede incorporar esta plantilla PPT para brindar información valiosa sobre el estado del proyecto y los KPI. Tome esta plantilla con unos pocos clics y agréguela a su arsenal de presentaciones.
Plantilla 10
Informe datos críticos sobre los KPI del proyecto con la ayuda de esta plantilla flexible. Los gerentes y ejecutivos de proyectos pueden usar esta plantilla de PPT para visualizar las dependencias y los riesgos. La plantilla también tiene un amplio espacio para acomodar el contenido de su proyecto dentro de los marcadores de posición designados.
Plantilla 11
Esta plantilla ofrece múltiples códigos para múltiples proyectos para ayudarlo a preparar un informe de estado completo. También utiliza distintas barras de estado para mostrar el progreso de cada proyecto. Haga clic y tome esta plantilla y comience a personalizarla de inmediato.
Plantilla 12
Aquí hay una plantilla más descriptiva que lo ayuda a almacenar y presentar detalles sobre su proyecto de manera ilustrativa. También puede incorporar este ajuste preestablecido de PPT para explicar el meollo de la mecánica y el progreso de su proyecto. Descargue y comience ahora.
Plantilla 13
Esta plantilla de PPT es una fusión de datos y elementos visuales para brindar una descripción clara de las actividades de control de su proyecto. También puede usar esta plantilla para establecer prioridades y restricciones presupuestarias en varias tareas. Los gerentes de proyecto pueden usar esta plantilla de presentación como una herramienta para abordar los sobrecostos a tiempo.
Plantilla 14
Realice un seguimiento de su proyecto de principio a fin con esta plantilla integral. La mayor ventaja de esta plantilla PPT es que se puede utilizar para preparar informes de estado de proyectos semanales y mensuales. Así que haga clic a continuación para obtener acceso instantáneo a él.
Plantilla 15
Puede usar esta plantilla PPT para crear un informe de estado del proyecto impresionante pero informativo. Además, esta plantilla también viene con un diseño adaptable. Entonces, todo lo que tiene que hacer es cambiar los datos y su informe de estado está listo para funcionar.
Plantilla 16
Las empresas de desarrollo de software pueden usar esta plantilla de gráfico de estado del proyecto para notificar a las partes interesadas sobre las tareas pendientes. Esta plantilla también puede ayudar a resumir información sobre decisiones críticas y planes de acción para cada riesgo. Seleccione esta plantilla y supervise su proyecto como un profesional.
Plantilla 17
Los especialistas en marketing pueden usar esta plantilla PPT para informar el progreso de varias actividades en un lapso de cinco años. La plantilla tiene un diagrama de Gantt llamativo que ilustra el progreso del proyecto de manera explícita. Haga clic a continuación para acceder a esta plantilla e impresione a todos en esa reunión de la sala de juntas.
Plantilla 18
Aquí hay una plantilla PPT procesable que puede utilizar para informar el progreso anual. La plantilla es completamente editable, así que siéntete libre de personalizarla cada año. También puede planificar y asignar prioridades de tareas con esta plantilla de presentación.
Plantilla 19
Planifique y realice un seguimiento de las transiciones comerciales y aborde inquietudes especiales con la ayuda de esta plantilla PPT adaptable. Además, puede adjuntar la diapositiva a sus presentaciones existentes y obtener el control de la programación de su proyecto. Tome esta plantilla para administrarlo todo como un profesional.
Plantilla 20
Esta diapositiva lo convertirá en un administrador de proyectos estrella, ya que brinda una instantánea de sus tareas completadas y pendientes en un formato expresivo. También puede navegar por los riesgos potenciales y abordar las tareas atrasadas con la ayuda de esta plantilla temática.
A veces, es posible que no necesites un mazo completo para encender a tu equipo. Además, sería contraproducente reproducir una presentación completa en los folletos del proyecto. Lo que ayuda es tener la documentación del proyecto en un formato conciso para que los datos dinámicos se puedan acomodar para que las cosas se muevan rápidamente.
Pero, ¿cuál es la mejor manera de hacer eso?
¡Utilice plantillas de informes de estado de proyectos de una página de SlideTeam! Son rápidos de entender; son fáciles de alterar; y, sobre todo, encajan perfectamente en el folleto de su proyecto (encajan como un guante, no es broma ).
Entonces, si está buscando decir menos para expresar más, los libros de una página son su mejor opción. A tal efecto, aquí están nuestras plantillas de informe de estado de proyecto de una página más selectas que están disponibles para su descarga inmediata en formatos PPT y PDF. Estas plantillas son totalmente personalizables. Así que no dude en recortar, girar o derribar el contenido según las necesidades de su proyecto. ¡Solo enchufar y jugar!
Plantilla 1
Aquí hay una página para ayudarlo a administrar datos cruciales del proyecto sin atascarse con diapositivas llenas de detalles. Esta plantilla de informe de estado del proyecto viene en un diseño totalmente personalizable. Así que aprovéchalo para expresar el estado del proyecto de una manera visualmente atractiva.
Plantilla 2
Deje las presentaciones largas para la sala de juntas y descargue esta plantilla de una página para la documentación del proyecto. El formato sucinto facilita el seguimiento de la información y permite generar informes eficientes. Haga clic a continuación y acceda rápidamente a él.
Plantilla 3
Ponga a su equipo al día con las tareas pendientes con la ayuda de esta presentación de estado del proyecto de una página. La plantilla tiene etiquetas claras para indicar cada componente del proyecto. Por lo tanto, acceda a esta plantilla y prepare un informe de estado altamente informativo para impresionar a sus superiores.
Plantilla 4
Aquí hay otra página que muestra las fases del proyecto con íconos de semáforos. Etiquete las tareas terminadas y sin terminar con la ayuda de esta plantilla ilustrativa. No dejes que las cuadrículas te confundan. De hecho, puede eliminar los elementos descriptivos y sustituirlos por objetivos amplios para que sea sencillo de entender para la audiencia.
Plantilla 5
Cuando se trata de informes de estado de proyectos, la clave para una documentación precisa es breve y agradable. Así que aquí hay una plantilla adecuada para describir el presupuesto, los recursos, el cronograma y el alcance del proyecto en un diseño conciso. Los indicadores de semáforo también son un punto destacado de este diseño único.
Plantilla 6
Descargue la siguiente plantilla para redactar un impresionante informe de progreso del proyecto para sus reuniones mensuales. Utilice los iconos de la plantilla o modifique su tamaño y color según sus requisitos. También puede cambiar la fuente del texto, así como la combinación de colores de esta plantilla temática según los puntos destacados de su informe de estado.
Plantilla 7
Utilice esta plantilla para preparar y publicar informes informativos sobre el estado del proyecto. Esta plantilla también etiqueta aspectos importantes de su proyecto de participación en las redes sociales, como el presupuesto y el cronograma. Así que siéntete libre de elegir esta plantilla y mejorar las capacidades de comunicación de tu proyecto.
Plantilla 8
Enumere la ruta del proyecto y los hitos con la ayuda de esta plantilla de informe de estado imprimible. Puede compartirlo con sus colegas y sus gerentes para brindarles una breve descripción general del progreso y las dependencias. Así que haga clic a continuación y aproveche esta plantilla PPT.
Plantilla 9
Aquí hay un resumen de una página para facilitarle un poco la administración del presupuesto. Utilice esta plantilla de PPT para segregar los componentes críticos de su hoja de presupuesto. También puede emplear esta plantilla para resumir las tareas pendientes, así como las medidas necesarias para abordarlas.
Plantilla 10
Cumpla los objetivos justo a tiempo con la ayuda de esta completa plantilla de informe de estado del proyecto de una página. También puede personalizar el contenido de esta plantilla para alinearlo con sus necesidades de generación de informes. La plantilla tiene un diseño compacto, así que ajústela para resaltar los componentes significativos de las actividades de su proyecto.
Plantilla 11
Este folleto de una página es un gran ahorro de tiempo cuando se acercan los plazos de presentación. Combinando un diseño compacto con información relevante, esta plantilla es la que necesita para escribir un informe procesable para la revisión del proyecto. Haz clic abajo y pruébalo.
Plantilla 12
Amplíe el cociente de comunicación con esta plantilla de una sola página. Puede resaltar la línea de tiempo de su proyecto con el gráfico de líneas único que se proporciona en la plantilla de PPT. Los gerentes de proyectos ágiles pueden usar esta plantilla para marcar el progreso semanal de varias tareas.
Plantilla 13
Aquí hay otro artículo de una página que las empresas de desarrollo de software definitivamente pueden aprovechar. Independientemente del tamaño y alcance del proyecto, esta plantilla puede transformar cada reunión de revisión en una sesión altamente informativa. Seleccione esta plantilla y cause una impresión duradera.
Plantilla 14
Aquí hay una plantilla de informe de progreso de una página de vista amplia que puede usar para preparar los comunicados de C-suite de su empresa. Esta plantilla sencilla ayuda a la alta dirección a tomar decisiones cruciales basadas en información y hechos clave. Así que descárguelo ahora y prepare a su equipo para el éxito.
Plantilla 15
Esta plantilla de presentación de una página combina la planificación estratégica con logros fructíferos. Seleccione esta plantilla para marcar problemas y resaltar hitos en su informe de estado.
Conclusión
Los informes de estado del proyecto aseguran que la comunicación sea un facilitador y no un obstáculo. Por lo tanto, es importante comprender cómo se puede utilizar esta herramienta para presentar información esencial para iniciar un diálogo entre las partes interesadas del proyecto y los destinatarios de estos informes.
Entendemos que sería mucho para asimilar al principio. Pero el uso de esta guía y las plantillas adjuntas puede brindarle una ventaja expresiva sobre alguien que simplemente coloca cada fragmento de texto en una diapositiva de presentación y reza para tener buena suerte.
Las plantillas profesionales lo ayudan a cumplir sus promesas como gerente de proyectos y, por lo tanto, son muy recomendables para su uso frecuente. Simplemente descargue y comience. ¡Salud!
