Qu'est-ce que la gestion des coûts de projet : un guide complet pour établir le budget du projet et maximiser les profits (modèles inclus)

Le coût, fondement de toutes les transactions commerciales, vient de l'ancien français couster basé sur le latin constare « rester ferme, se tenir à un prix ». Ce plongeon dans la linguistique est important car nous faisons le tour du sujet technique mais important de la gestion des coûts de projet dans ce blog.

Commençons par la raison pour laquelle les projets nécessitent une gestion des coûts si le mot COÛT lui-même signifie rester ferme à un prix. Au-delà de la linguistique, le monde des affaires est un lieu brutal et impitoyable en matière de gestion de projets. Des facteurs, à la fois internes et externes, l'influencent pour créer une pression pour dévier, ajuster et faire des compromis sur le plan de projet initial.

Par exemple, votre plan de construction pour une nouvelle usine de fabrication a été finalisé à un certain taux de matériaux ; si la Russie et l'Ukraine décident d'entrer en guerre, votre projet ne peut tenir ; il ne peut pas changer ses objectifs, il ne peut pas changer son personnel de direction (pas immédiatement, en tout cas). Le résultat : les coûts augmentent, car c'est la chose la plus facile à faire.

N'oubliez pas que dans la gestion des coûts de projet, il existe également des opportunités lorsque vous pouvez gagner du temps tout en réalisant des projets en respectant les coûts. Un exemple rare mais inspirant de cela est la façon dont le « Metro Man of India » y est parvenu avec le projet de transport Metro dans la capitale de ce pays en développement, New Delhi. La communauté mondiale a récompensé le responsable de l'exécution du projet, E Shreedharan ; il est également récipiendaire de l'ordre du mérite français le plus élevé, un prix que le batteur mondial Napoléon lui-même a institué en 1802.

Le mordant dans l'histoire et un peu de linguistique qui a commencé ce blog est destiné à illustrer que la gestion des coûts de projet, bien qu'un objectif commercial technique, est à la fois une science et un art. Dans la partie scientifique dont ce blog traitera principalement, nous étudions sa signification, ses défis, les outils pour bien la gérer et apprenons à concevoir de nouvelles stratégies. C'est comme le guide du professionnel de la gestion des coûts de projet, et il servira de guide au jour le jour pour les problèmes qui continuent de secouer un projet de temps en temps.

Dans la section art de la gestion des coûts du projet, nous intérioriserons que les détails contribuent grandement à garantir que la gestion des coûts du projet est rendue redondante. C'est une compétence pratique, mélangée à des idées, qui vous permet de prendre la bonne décision au bon moment, ce qui est finalement la seule clé pour gérer un projet sans dépassement de coûts. Lisez ce manuel pratique définitif et vous n'en aurez jamais besoin d'un autre. Principalement, ce blog vous guidera à travers les étapes les plus efficaces pour une gestion réussie des coûts de projet avec des modèles, des échantillons et des exemples.

Vous apprendrez ce qui suit :

Qu'est-ce que la gestion des coûts de projet ?

Pourquoi la gestion des coûts de projet est-elle importante ?

Quelles sont les phases de la gestion des coûts de projet ?

•  Planification des ressources du projet
•  Estimation du coût
•  Budgétisation des coûts
•  Contrôle des coûts

Conseils rapides pour rédiger un plan de gestion des coûts de projet

Exemples de gestion des coûts de projet 

FAQ sur la gestion des coûts de projet

Qu'est-ce que la gestion des coûts de projet ?

La gestion des coûts d'un projet consiste à estimer, allouer des ressources et surveiller les dépenses tout au long de la vie d'un projet afin de maintenir les coûts dans les limites du budget approuvé. Pour qu'un projet réussisse, il doit répondre à des critères clés. Ceux-ci sont:

• Répondre aux exigences fonctionnelles et de performance
• Atteindre une exécution de haute qualité
• Terminer dans les délais
• Respecter le budget

La gestion des coûts de projet est donc un aspect crucial de toutes les entreprises et s'applique à toutes les industries, avec des utilisations spécifiques dans la fabrication, la vente au détail, la technologie et la construction. Une étape critique dans la planification de projet est l'élaboration d'un budget contrôlé, qui sert de référence financière aux chefs de projet pour évaluer l'état actuel des coûts et faire des ajustements pendant l'exécution.

(Pour une gestion efficace et efficiente des coûts de votre nouveau projet et pour éviter les dépassements de coûts, explorez cette présentation PowerPoint pour obtenir des conseils pratiques. Cliquez ici pour télécharger ce modèle PPT prêt à l'emploi.)

Pourquoi la gestion des coûts de projet est-elle importante ?

Une gestion efficace des coûts garantit que le projet reste sur la bonne voie et génère de la valeur. En mettant en œuvre des pratiques de gestion des coûts efficaces, les chefs de projet peuvent :

• Établissez des attentes claires et alignez-vous mieux avec les parties prenantes.
• Gérer de manière proactive les changements de portée grâce à des processus de contrôle établis avec l'équipe de projet et le client.
• Surveiller les variations de coûts et prendre des mesures correctives
• Maintenez vos marges bénéficiaires, augmentez votre retour sur investissement et évitez les pertes financières.

Phases/Étapes de la gestion des coûts du projet 

La gestion des coûts est un processus séquentiel continu divisé en quatre phases : planification, estimation, budgétisation et contrôle des ressources. Les ressources peuvent voir des changements nécessitant des ajustements budgétaires. Les écarts observés lors de la phase de contrôle peuvent également nécessiter des révisions des estimations.

Approfondissons ces quatre étapes.

Phase 1 : Planification des ressources du projet

La planification des ressources est le processus d'identification et de sécurisation des ressources pour exécuter et terminer un projet. Ces ressources peuvent être du personnel (comme des employés ou des sous-traitants) et de l'équipement (comme des infrastructures, de la machinerie lourde et des outils spécialisés qui peuvent être en quantité limitée).

La première chose que les chefs de projet doivent avoir en place dans le cadre de cette phase est une structure de répartition du travail (WBS). Ils doivent examiner chaque sous-tâche dans le WBS et déterminer le nombre de personnes ayant des compétences spécifiques nécessaires pour accomplir la tâche et le type d'équipement nécessaire.

En abordant la planification des ressources au niveau des tâches, les chefs de projet peuvent créer un inventaire détaillé et complet des ressources requises, qui est utilisé comme entrée pour l'étape suivante, c'est-à-dire l'estimation des coûts.

(C'est ainsi que vous pouvez créer un WBS et réaliser une planification de projet efficace et une allocation optimale des ressources. Cliquez ici pour télécharger ce modèle personnalisable ) 

Voici quelques conseils pour une étape de planification des ressources de projet efficace :

•  Passez en revue les données historiques et les calendriers passés pour prendre des décisions éclairées sur les sous-tâches et les ressources.
•  Sollicitez l'avis d'experts en la matière et des membres de l'équipe pour garantir une approche collaborative.
•  Évaluer comment le temps affectera les besoins en ressources et son impact sur l'estimation des coûts.
•  Soyez conscient des contraintes et des réalités du projet, telles que la disponibilité des ressources et la nécessité d'embaucher des entrepreneurs ou de fournir une formation.

Phase 2 : Estimation des coûts du projet

L'estimation des coûts consiste à déterminer les coûts associés aux ressources. Pour ce faire, les informations suivantes sont nécessaires :

• Besoins en ressources
• Coût de chaque ressource (par exemple, main-d'œuvre, équipement, matériel)
• Durée pendant laquelle chaque ressource est nécessaire
• Hypothèses faites au cours du processus d'estimation
• Riques potentiels
• Coûts historiques du projet et normes de l'industrie, si disponibles
• Informations sur la situation financière et la structure de reporting de l'entreprise.

(Cette présentation complète vous guidera dans les étapes de l'estimation des coûts d'un projet. Elle comprend des tableaux, des graphiques, des plans et des tableaux de bord pour évaluer les coûts des types de projets. Cliquez ici pour télécharger ce modèle indispensable.)

L'estimation des coûts peut être difficile car elle nécessite un degré élevé de précision. Les chefs de projet doivent tenir compte de facteurs tels que les coûts fixes et variables, les frais généraux, l'inflation et l'impact du temps sur les coûts.

Plus les coûts estimés sont proches des coûts réels, plus le projet a de chances de réussir. De nombreux modèles d'estimation sont disponibles, tels que l'estimation analogue, qui convient lorsqu'il existe de nombreuses données de coûts historiques provenant de projets similaires.

Voici une feuille de triche de Project Cost Management, jetez un oeil:

Coût réel (CA) : combien nous avons dépensé jusqu'à présent.

Valeur prévue (PV) : ce que nous avons prévu pour le projet.

Valeur acquise (EV) : Quelle part du travail du projet a été accomplie.

Budget At Completion (BAC): Le budget total du projet.

Écart de coût : ai-je dépassé ou dépassé mon budget ?

Indice de performance des coûts : CV < 1 signifie dépassement de budget, CV = 1 signifie respect du budget et CV > 1 signifie dépassement de budget

Indice de performance du calendrier : CV < 1 signifie retard, CV = 1 signifie respect du calendrier et CV > 1 signifie retard sur le calendrier

Écart d'horaire : Suis-je en avance ou en retard ?

Estimation à l'achèvement : combien sera dépensé pour l'ensemble du projet ?

Estimation à compléter : combien sera dépensé pour le projet restant ?

Écart à l'achèvement : écart entre le coût total du projet et le budget.

Phase 3 : Budgétisation des coûts du projet

La budgétisation consiste à allouer des coûts à des tâches ou à des modules d'un projet pour une période donnée. Cela comprend la mise de côté de l'argent pour les dépenses imprévues.

Par exemple, si le coût total estimé d'un projet de 2 ans est de 1 million de dollars, le chef de projet peut décider de budgétiser uniquement les deux premiers trimestres du projet. Ils identifieraient le travail à faire au cours de cette période et alloueraient un budget de, disons, 25 000 $ à ce travail. Ils utiliseraient les méthodes WBS et d'estimation des coûts pour déterminer ce nombre.

La budgétisation crée une ligne de base des coûts pour mesurer et évaluer la performance des coûts du projet. Avec un budget, le coût total estimé serait plus facile à mesurer à tout moment de l'exécution du projet. Il permet également au chef de projet d'évaluer le budget nécessaire à la réalisation des travaux. Ici, les organisations planifient le financement en fonction des flux de trésorerie futurs attendus. C'est comme construire les fondations et un étage de la maison dans les premiers mois et terminer le reste du projet au fur et à mesure que des fonds sont disponibles.

(C'est ainsi que vous pouvez rédiger un budget de projet de manière bien organisée en tenant compte de la WBS. Ce modèle PPT vous aidera à allouer le budget de manière efficace pour éviter les dépassements de coûts. Cliquez ici pour télécharger ce modèle . )

Phase 4 : Contrôle des coûts du projet

Le contrôle des coûts est le processus de surveillance et de gestion des coûts d'un projet en comparant les coûts réels aux coûts estimés et en prenant des mesures correctives. Il s'agit d'un processus continu tout au long du cycle de vie du projet. Un contrôle efficace des coûts nécessite des rapports opportuns et précis.

Le plan de gestion des coûts est un outil essentiel de maîtrise des coûts. Le plan comprend des détails tels que la façon dont la performance du projet sera mesurée, les écarts acceptables, les mesures à prendre lorsque les limites sont dépassées et qui a le pouvoir de prendre des décisions. La gestion de la valeur acquise (EVM) est une méthode acceptée pour mesurer la performance des coûts.

(Ce diaporama contient un guide détaillé sur le calcul de l'EVM et comprend des tableaux, des graphiques, des graphiques et des tableaux de bord que vous pouvez facilement modifier et utiliser pour vos projets. Cliquez ici pour téléchargercet ensemble de modèles.)

Prenons un exemple d'évaluation de l'avancement et du budget d'une tâche.

Au bout d'une semaine, un chef de projet mesure l'avancement de la tâche X et constate qu'elle est achevée à 40 %. Pour déterminer si la tâche est sur la bonne voie pour respecter son budget, il calcule la valeur planifiée (PV) et la valeur acquise (EV) de la tâche. L'EV est généralement en %, et un professionnel indépendant le fournit au chef de projet.

Par exemple, la tâche X dispose d'un budget de 5 000 $ et devait être achevée à 50 % d'ici la semaine.

Valeur planifiée (PV) de la tâche X à la semaine = 5 000 $ * 0,5 = 2 500 $

Valeur acquise (EV) de la tâche X à la semaine = 5 000 $ * 0,4 = 2 000 $

Le chef de projet détermine également le coût réel (CA) des travaux, qui comprend des variables telles que les coûts d'équipement et de matériel (disons 3 000 $).

Écart horaire = EV - PV = 2 000 $ - 2 500 $ = - 500 $.

Écart de coût = EV - AC = 2 000 $ - 3 000 $ = - 1 000 $.

L'écart de planification négatif indique que la tâche est en retard sur l'échéancier, et l'écart de coût négatif indique qu'il dépasse le budget.

Le contrôle des coûts peut apporter de la transparence dans les grands projets comportant de nombreuses tâches, permettant aux décideurs de réagir rapidement à tout problème susceptible de survenir.

Conseils rapides pour rédiger un plan de gestion des coûts de projet

Un plan de gestion des coûts est crucial car il décrit le budget d'un projet, en gardant les chefs de projet organisés et sur la bonne voie pour atteindre les objectifs. Pour créer un plan de gestion des coûts, ces conseils doivent être suivis :

• Développer un WBS en identifiant les problèmes qui doivent être résolus ; comparer les solutions avec les concurrents.
• Planifiez les ressources en évaluant la disponibilité et les limites et en déterminant un calendrier pour une exécution en temps opportun.
• Estimez les coûts en tenant compte des dépenses fixes et variables, du budget, des frais généraux et de l'inflation.
• Définissez des indicateurs de performance en sélectionnant des outils et des techniques pour mesurer les progrès.

(Voici un diaporama pour le plan de gestion des coûts du projet qui comprend des modèles prêts à l'emploi pour la vue d'ensemble du projet, le processus de budgétisation, le calendrier, les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord et les éléments cruciaux de gestion des coûts. Cliquez ici pour télécharger cette présentation PowerPoint personnalisable . ) 

Exemples de gestion des coûts de projet

1. Projet de traitement des bagages de l'aéroport international de Denver - Un projet raté

Le système de traitement des bagages de l'aéroport international de Denver était un projet d'automatisation du traitement des bagages. Le projet visait à améliorer l'efficacité et à réduire le besoin de travail manuel. Cependant, le projet a rencontré d'importants problèmes de gestion des coûts, entraînant des retards importants et des dépassements de coûts.

Initialement, le projet était estimé à environ 193 millions de dollars, mais a fini par coûter plus de 600 millions de dollars. Le projet a été achevé deux ans après la première échéance, causant d'énormes désagréments pour le personnel de l'aéroport et les voyageurs.

Une mauvaise planification et un manque de supervision ont été la principale cause des problèmes de coût du projet. L'équipe du projet a sous-estimé la complexité et le coût du système d'automatisation et n'a pas réussi à gérer et à contrôler l'utilisation des ressources. De plus, la portée du projet a été élargie, ce qui a entraîné des coûts et des retards supplémentaires.

Le projet est donc souvent cité comme un exemple de mauvaise gestion des coûts du projet.

2. Olympique 2012 : un projet réussi

Les Jeux Olympiques de Londres étaient un événement bien planifié avec un budget prévu de 9,3 milliards de livres sterling par le Comité d'organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques de Londres (LOCOG). Le budget final, cependant, s'est élevé à 8,92 milliards de livres sterling, soit 377 millions de livres sterling de moins que le budget estimé, démontrant des stratégies efficaces de gestion des coûts. Bien qu'elles paraissent modestes, les économies budgétaires prévues par le LOCOG et l'Olympic Delivery Authority étaient impressionnantes.

Ce projet a été reconnu comme réussi en termes de gestion des coûts en raison de ses stratégies efficaces de contrôle budgétaire, de la participation du secteur privé, de l'utilisation des installations existantes et de l'efficacité du processus d'approvisionnement. Le secteur privé a versé plus d'un milliard de livres sterling, partageant la charge financière et minimisant l'impact sur les contribuables. De plus, l'utilisation de sites et d'infrastructures existants, tels que le stade olympique rénové, a permis de réduire les coûts tout en réduisant l'impact environnemental de l'événement.

Contrôler les coûts, commander le succès

Les dépassements de coûts se produisent dans chaque industrie, secteur et région et peuvent avoir un impact significatif sur la santé financière d'un projet, à court et à long terme, et réduire les chances de succès.

Malgré ces défis, une approche systématique et globale de la gestion des coûts est la seule solution.

FAQ sur la gestion des coûts de projet

Qu'est-ce que l'analyse coûts-avantages ?

L'analyse coûts-avantages est une technique d'évaluation des avantages potentiels d'un projet ou d'une décision en comparant les coûts et les avantages qui y sont associés. L'analyse détermine si les avantages l'emportent sur les coûts. Cette méthode est utilisée dans les affaires, l'économie et les politiques publiques pour déterminer la faisabilité d'un projet ou d'une décision.

(Vous pouvez explorer la présentation suivante pour comprendre comment effectuer une analyse coûts-avantages. Ce modèle PPT est prêt pour le contenu, modifiable, facile à télécharger et peut être enregistré dans n'importe quel format de fichier. Cliquez ici pour télécharger . )

Quels sont les coûts fixes et les coûts variables dans un projet ?

Dans la gestion de projet, les coûts fixes font référence aux dépenses qui restent constantes quel que soit le montant de la sortie ou de la production. Ces coûts sont associés à l'infrastructure du projet, comme le loyer, les salaires et les assurances.

Les coûts variables sont des dépenses qui fluctuent en fonction du niveau de production, telles que les matières premières, la main-d'œuvre directe et les dépenses directes nécessaires à l'exécution du projet. Des exemples de coûts variables comprennent les matériaux, les salaires et l'énergie nécessaires pour produire les biens ou les services.

(Voici un exemple de rapport présentant l'analyse de la variance, c'est-à-dire l'écart entre le budget principal et le budget réel. Il comprend les coûts fixes et les coûts variables. Cliquez ici pour télécharger ce modèle.)