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El costo, la base de todas las transacciones comerciales, proviene del francés antiguo couster , basado además en el latín constare 'mantenerse firme, mantenerse a un precio'. Esta inmersión en la lingüística es importante ya que hacemos un recorrido por el tema comercial técnico pero significativo de Project Cost Management en este blog.
Comencemos con por qué los proyectos necesitan gestión de costos si la palabra COSTO en sí misma significa mantenerse firme a un precio. Dejando a un lado la lingüística, el mundo de los negocios es un lugar brutal e implacable en lo que respecta a la gestión de proyectos. Los factores, tanto internos como externos, inciden en él para crear presión para desviarse, ajustarse y comprometerse con el plan original del proyecto.
Por ejemplo, su plan de construcción para una nueva planta de fabricación se finalizó con una determinada tasa de material; si Rusia y Ucrania deciden ir a la guerra, su proyecto no podrá mantenerse firme ; no puede cambiar sus objetivos, no puede cambiar su personal directivo (al menos no inmediatamente). El resultado: los costos aumentan, ya que es lo más fácil de hacer.
Recuerde que en la gestión de costos de proyectos, también hay oportunidades en las que puede ahorrar tiempo y aun así completar los proyectos dentro del costo. Un ejemplo raro pero inspirador de esto es la forma en que el 'Metro Man of India' logró esto con el proyecto de transporte Metro en la capital de ese país en desarrollo, Nueva Delhi. La comunidad global ha premiado al jefe de ejecución del proyecto, E Shreedharan; también recibió la más alta orden francesa al mérito, un premio que el propio Napoleón, el campeón mundial, instituyó en 1802.
El mordisco en la historia y un poco de lingüística que dio inicio a este blog pretende ilustrar que la gestión de costos de proyectos, aunque es un objetivo comercial técnico, es tanto una ciencia como un arte. En la parte científica que tratará principalmente este blog, estudiamos su significado, desafíos, herramientas para administrarlo bien y aprender a diseñar nuevas estrategias. Esta es como la guía del profesional para la gestión de costos del proyecto, y actuará como una guía diaria para los problemas que siguen sacudiendo un proyecto de vez en cuando.
En la sección de arte de lidiar con la gestión de costos del proyecto, internalizaremos que los detalles contribuyen en gran medida a garantizar que la gestión de costos del proyecto sea redundante. Es una habilidad práctica, combinada con conocimientos, que le permite tomar la decisión correcta en el momento adecuado, lo que, en última instancia, es la única clave para administrar un proyecto sin sobrecostos. Lea este MANUAL DE INSTRUCCIONES definitivo y nunca necesitará otro. Principalmente, este blog lo guiará a través de los pasos más efectivos para una gestión exitosa de costos de proyectos con plantillas, muestras y ejemplos.
Aprenderás lo siguiente:
¿Qué es la gestión de costes del proyecto?
¿Por qué es importante la gestión de costos del proyecto?
¿Cuáles son las fases de la gestión de costes del proyecto?
Consejos rápidos para escribir un plan de gestión de costos del proyecto
Ejemplos de Gestión de Costos del Proyecto
Preguntas frecuentes sobre la gestión de costes del proyecto
¿Qué es la gestión de costes del proyecto?
La gestión de costos del proyecto es la práctica de estimar, asignar recursos y monitorear los gastos a lo largo de la vida de un proyecto para mantener los costos dentro del presupuesto aprobado. Para que un proyecto tenga éxito, debe cumplir con criterios clave. Estos son:
- Cumplir con los requisitos funcionales y de rendimiento.
- Lograr una ejecución de alta calidad
- Completando a tiempo
- Mantenerse dentro del presupuesto
La gestión de costos de proyectos, por lo tanto, es un aspecto crucial de todos los negocios y es aplicable a todas las industrias, con usos específicos en manufactura, comercio minorista, tecnología y construcción. Un paso crítico en la planificación de proyectos es el desarrollo de un presupuesto controlado, que sirve como punto de referencia financiero para que los gerentes de proyectos evalúen el estado actual de los costos y realicen ajustes durante la ejecución.
(Para una administración de costos eficaz y eficiente de su nuevo proyecto y para evitar sobrecostos, explore esta presentación de PowerPoint para obtener consejos prácticos. Haga clic aquí para descargar esta plantilla de PPT lista para contenido).
¿Por qué es importante la gestión de costos del proyecto?
La gestión eficaz de los costos garantiza que el proyecto se mantenga encaminado y genere valor. Al implementar prácticas de administración de costos que sean eficaces, los gerentes de proyecto pueden:
- Establezca expectativas claras y alinee mejor con las partes interesadas.
- Gestione proactivamente los cambios de alcance a través de procesos de control establecidos con el equipo del proyecto y el cliente.
- Monitorear las variaciones de costos y tomar acciones correctivas
- Mantenga los márgenes de beneficio, aumente el retorno de la inversión y evite pérdidas financieras.
Fases/Pasos de la Gestión de Costos del Proyecto
La gestión de costes es un proceso secuencial continuo dividido en cuatro fases: planificación, estimación, presupuestación y control de recursos. Los recursos pueden ver cambios que requieran ajustes presupuestarios. Las variaciones observadas durante la etapa de control también pueden requerir revisiones de las estimaciones.
Profundicemos más en estas cuatro etapas.
Fase 1: Planificación de recursos del proyecto
La planificación de recursos es el proceso de identificar y asegurar los recursos para ejecutar y completar un proyecto. Estos recursos pueden ser personal (como empleados o contratistas) y equipo (como infraestructura, maquinaria pesada y herramientas especializadas que pueden tener un suministro limitado).
Lo primero que deben tener los gerentes de proyecto como parte de esta fase es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Deben examinar cada subtarea en la WBS y determinar la cantidad de personas con habilidades específicas requeridas para completar la tarea y el tipo de equipo necesario.
Al abordar la planificación de recursos a nivel de tarea, los gerentes de proyecto pueden crear un inventario detallado y completo de los recursos necesarios, que se utiliza como entrada para el siguiente paso, es decir, la estimación de costos.
(Así es como puede crear una WBS y lograr una planificación de proyectos efectiva y una asignación óptima de recursos. Haga clic aquí para descargar esta plantilla personalizable )
Aquí hay algunos consejos para una etapa efectiva de planificación de recursos del proyecto:
- Revise los datos históricos y los cronogramas anteriores para tomar decisiones informadas sobre subtareas y recursos.
- Busque aportes de expertos en la materia y miembros del equipo para garantizar un enfoque colaborativo.
- Evaluar cómo el tiempo afectará los requisitos de recursos y su impacto en la estimación de costos.
- Sea consciente de las limitaciones y realidades del proyecto, como la disponibilidad de recursos y la necesidad de contratar contratistas o brindar capacitación.
Fase 2: Estimación de costos del proyecto
La estimación de costos implica determinar los costos asociados con los recursos. Para ello, se necesita la siguiente información:
- Requerimientos de recursos
- Costo de cada recurso (p. ej., mano de obra, equipo, material)
- Duración de la necesidad de cada recurso
- Supuestos realizados durante el proceso de estimación
- Riesgos potenciales
- Costos históricos del proyecto y estándares de la industria, si están disponibles
- Información sobre el estado financiero de la empresa y la estructura de informes.
(Esta plataforma completa lo guiará en los pasos de la estimación de costos del proyecto. Incluye tablas, gráficos, planos y paneles para evaluar los costos de los tipos de proyectos. Haga clic aquí para descargar esta plantilla imprescindible).
La estimación de costos puede ser un desafío, ya que requiere un alto grado de precisión. Los gerentes de proyecto deben considerar factores como los costos fijos y variables, los gastos generales, la inflación y el impacto del tiempo en los costos.
Cuanto más cerca estén los costos estimados de los costos reales, más probable es que el proyecto tenga éxito. Hay muchos modelos de estimación disponibles, como la estimación análoga, que es adecuada cuando hay muchos datos de costos históricos de proyectos similares.
Aquí hay una hoja de trucos de Project Cost Management, eche un vistazo:
Costo real (AC): cuánto hemos gastado hasta ahora.
Valor planificado (PV): lo que planificamos para el proyecto.
Valor ganado (EV): cuánto del trabajo del proyecto se ha realizado.
Presupuesto al finalizar (BAC): el presupuesto total del proyecto.
Variación de costos: ¿Estoy por encima o por debajo del presupuesto?
Índice de rendimiento de costos: CV < 1 está por encima del presupuesto, CV = 1 está dentro del presupuesto y CV > 1 está por debajo del presupuesto
Índice de rendimiento del cronograma: CV < 1 está atrasado, CV = 1 está dentro del cronograma y CV > 1 está adelantado al cronograma
Variación de horario: ¿Estoy adelantado o retrasado?
Estimación al finalizar: ¿Cuánto se gastará en todo el proyecto?
Estimación para completar: ¿Cuánto se gastará en el proyecto restante?
Varianza al finalizar: Variación del costo total del proyecto del presupuesto.
Fase 3: Presupuesto de costos del proyecto
La presupuestación de costos es la asignación de costos a tareas o módulos de un proyecto para un período en particular. Incluye reservar dinero para gastos inesperados.
Por ejemplo, si el costo total estimado de un proyecto de 2 años es de $1 millón, el director del proyecto puede decidir presupuestar solo los dos primeros trimestres del proyecto. Identificarían el trabajo a realizar en ese período y asignarían un presupuesto de, digamos, $25,000 a ese trabajo. Usarían la WBS y los métodos de estimación de costos para determinar este número.
El presupuesto crea una línea de base de costos para medir y evaluar el desempeño de costos del proyecto. Con un presupuesto, el costo total estimado sería más fácil de medir en cualquier momento durante la ejecución del proyecto. También permite que el director del proyecto evalúe el presupuesto necesario para completar el trabajo. Aquí, las organizaciones planifican la financiación en función de los flujos de efectivo futuros esperados. Es como construir los cimientos y un piso de la casa en los primeros meses y completar el resto del proyecto a medida que haya más fondos disponibles.
(Así es como puede redactar un presupuesto de proyecto de manera bien organizada teniendo en cuenta la WBS. Esta plantilla de PPT lo ayudará a asignar el presupuesto de manera efectiva para evitar sobrecostos. Haga clic aquí para descargar esta plantilla).
Fase 4: Control de costos del proyecto
El control de costos es el proceso de monitorear y administrar el costo de un proyecto comparando los costos reales con los costos estimados y tomando medidas correctivas. Es un proceso continuo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El control de costos efectivo requiere informes oportunos y precisos.
El plan de gestión de costes es una herramienta fundamental para el control de costes. El plan incluye detalles tales como cómo se medirá el desempeño del proyecto, las variaciones aceptables, las acciones que se tomarán cuando se excedan los límites y quién tiene la autoridad para tomar decisiones. La gestión del valor ganado (EVM) es un método aceptado para medir el rendimiento de los costes.
(Este conjunto de diapositivas contiene una guía detallada sobre el cálculo de EVM e incluye tablas, cuadros, gráficos y paneles que puede editar y usar fácilmente para sus proyectos. Haga clic aquí para descargar este conjunto de plantillas).
Tomemos un ejemplo de evaluación del progreso y el presupuesto de una tarea.
Al final de una semana, un director de proyecto mide el progreso de la tarea X y descubre que está completa en un 40 %. Para determinar si la tarea va por buen camino para cumplir con su presupuesto, calcula el valor planificado (PV) y el valor ganado (EV) de la tarea. El EV suele estar en % y un profesional independiente se lo proporciona al director del proyecto.
Por ejemplo, la Tarea X tiene un presupuesto de $5,000 y se esperaba que estuviera completa en un 50 % para la semana.
Valor planificado (PV) de la tarea X por semana = $5000 * 0,5 = $2500
Valor ganado (EV) de la tarea X por semana = $5000 * 0,4 = $2000
El director del proyecto también determina el Costo Real (AC) del trabajo, que incluye variables como costos de equipos y materiales (digamos $3,000).
Variación de programación = EV - PV = $2000 - $2500 = -$500.
Variación de costo = EV - AC = $2000 - $3000 = -$1000.
La variación de programación negativa indica que la tarea está atrasada y también la variación de costo negativa indica que está por encima del presupuesto.
El control de costos puede proporcionar transparencia en proyectos grandes con muchas tareas, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones responder rápidamente a cualquier problema que pueda surgir.
Consejos rápidos para escribir un plan de gestión de costos del proyecto
Un plan de gestión de costos es crucial ya que describe el presupuesto de un proyecto, manteniendo a los gerentes de proyecto organizados y encaminados para cumplir los objetivos. Para crear un plan de administración de costos, se deben seguir estos consejos:
- Desarrollar una WBS identificando los problemas que necesitan ser resueltos; comparar soluciones con la competencia.
- Planifique los recursos evaluando la disponibilidad y las limitaciones y determinando un cronograma para completarlos a tiempo.
- Calcule los costos considerando los gastos fijos y variables, el presupuesto, los gastos generales y la inflación.
- Establezca indicadores de rendimiento seleccionando herramientas y técnicas para medir el progreso.
(Aquí hay una presentación de diapositivas para el Plan de administración de costos del proyecto que incluye plantillas listas para el contenido para la descripción general del proyecto, el proceso de presupuestación, el cronograma, los diagramas de Gantt, los tableros y los elementos cruciales de administración de costos. Haga clic aquí para descargar esta presentación de PowerPoint personalizable ) .
Ejemplos de Gestión de Costos del Proyecto
1. Proyecto de Manejo de Equipaje en el Aeropuerto Internacional de Denver - Un proyecto fallido
El sistema de manejo de equipaje del Aeropuerto Internacional de Denver fue un proyecto para automatizar el manejo de equipaje. El proyecto tenía como objetivo mejorar la eficiencia y reducir la necesidad de mano de obra. Sin embargo, el proyecto encontró problemas significativos con la gestión de costos, lo que provocó retrasos sustanciales y sobrecostos.
Inicialmente, se estimó que el proyecto costaría alrededor de $ 193 millones, pero terminó costando más de $ 600 millones. El proyecto se completó dos años después de la primera fecha límite, lo que provocó grandes inconvenientes para el personal del aeropuerto y los viajeros.
La mala planificación y la falta de supervisión fueron la causa principal de los problemas de costos del proyecto. El equipo del proyecto subestimó la complejidad y el costo del sistema de automatización y no logró administrar ni controlar el uso de los recursos. Además, se amplió el alcance del proyecto, lo que generó costos adicionales y demoras.
Por lo tanto, el proyecto se cita a menudo como un ejemplo de mala gestión de costos del proyecto.
2. Juegos Olímpicos 2012: un proyecto exitoso
Los Juegos Olímpicos de Londres fueron un evento bien planificado con un presupuesto proyectado de 9.300 millones de libras esterlinas por parte del Comité Organizador de los Juegos Olímpicos y Paralímpicos de Londres (LOCOG). Sin embargo, el presupuesto final fue de 8920 millones de libras esterlinas, 377 millones de libras esterlinas menos que el presupuesto estimado, lo que demuestra estrategias eficaces de gestión de costos. A pesar de parecer pequeño, los ahorros presupuestarios previstos por el LOCOG y la Autoridad de Entrega Olímpica fueron impresionantes.
Este proyecto fue reconocido como exitoso en términos de gestión de costos debido a sus estrategias efectivas de control presupuestario, participación del sector privado, utilización de las instalaciones existentes y proceso de adquisición eficiente. El sector privado aportó más de 1.000 millones de libras esterlinas, compartiendo la carga financiera y minimizando el impacto sobre los contribuyentes. Además, el uso de las instalaciones y la infraestructura existentes, como el renovado Estadio Olímpico, ayudó a mantener bajos los costos y al mismo tiempo redujo el impacto ambiental del evento.
Controle los costos, controle el éxito
Los sobrecostos ocurren en todas las industrias, sectores y regiones y pueden tener un impacto significativo en la salud financiera de un proyecto, tanto a corto como a largo plazo, y disminuir las posibilidades de éxito.
A pesar de estos desafíos, la única solución es un enfoque sistemático e integral de la gestión de costos.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de costes del proyecto
¿Qué es el Análisis de Costo-Beneficio?
El análisis de costo-beneficio es una técnica para evaluar los beneficios potenciales de un proyecto o decisión comparando los costos y beneficios asociados con él. El análisis determina si los beneficios superan los costos. Este método se emplea en los negocios, la economía y las políticas públicas para determinar la viabilidad de un proyecto o decisión.
(Puede explorar la siguiente presentación para comprender cómo realizar un análisis de costo-beneficio. Esta plantilla PPT está lista para el contenido, es editable, fácil de descargar y se puede guardar en cualquier formato de archivo. Haga clic aquí para descargar ) .
¿Cuáles son los costos fijos y los costos variables en un proyecto?
En la gestión de proyectos, los costos fijos se refieren a los gastos que se mantienen constantes independientemente de la cantidad de resultados o producción. Estos costos están asociados con la infraestructura del proyecto, tales como alquiler, salarios y seguros.
Los costos variables son gastos que fluctúan en relación con el nivel de producción, tales como materias primas, mano de obra directa y gastos directos necesarios para ejecutar el proyecto. Los ejemplos de costos variables incluyen materiales, salarios y energía necesarios para producir los bienes o servicios.
(Aquí hay un ejemplo de un informe que presenta el análisis de la varianza, es decir, la desviación entre el presupuesto maestro y el presupuesto real. Incluye costos fijos y costos variables. Haga clic aquí para descargar esta plantilla).
