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Custo, a base de todas as transações comerciais, vem do francês antigo couster , ainda baseado no latim constare 'manter-se firme, manter-se a um preço'. Este mergulho na lingüística é importante quando fazemos um tour pelo tópico técnico, mas significativo, de gerenciamento de custos do projeto neste blog.
Vamos começar explicando por que os projetos precisam de gerenciamento de custos se a própria palavra CUSTO significa manter-se firme em um preço. Linguística à parte, o mundo dos negócios é um lugar brutal e implacável no que diz respeito ao gerenciamento de projetos. Fatores, tanto internos quanto externos, interferem nele para criar pressão para desviar, ajustar e comprometer o plano original do projeto.
Por exemplo, seu plano de construção para uma nova fábrica foi finalizado com uma certa taxa de material; se a Rússia e a Ucrânia decidirem entrar em guerra, seu projeto não poderá permanecer firme ; não pode mudar seus objetivos, não pode mudar seu pessoal administrativo (pelo menos não imediatamente). O resultado: os custos aumentam, pois esta é a coisa mais fácil de fazer.
Lembre-se de que, no gerenciamento de custos de projetos, também existem oportunidades em que você pode economizar tempo e ainda concluir projetos dentro do custo. Um exemplo raro, mas inspirador disso, é a maneira como o 'Homem do metrô da Índia' conseguiu isso com o projeto de transporte do metrô na capital desse país em desenvolvimento, Nova Delhi. A comunidade global premiou o chefe de execução do projeto, E Shreedharan; ele também recebeu a mais alta ordem francesa de mérito, um prêmio que o próprio Napoleão, campeão mundial, instituiu em 1802.
A pitada de história e um pouco de lingüística que deu início a este blog pretende ilustrar que o gerenciamento de custos do projeto, embora seja uma meta técnica de negócios, é uma ciência e uma arte. Na parte da ciência que este blog tratará principalmente, estudamos sua importância, desafios para ela, ferramentas para gerenciá-la bem e aprender como projetar novas estratégias. Este é como o guia do profissional completo para gerenciamento de custos do projeto e funcionará como um guia do dia-a-dia para problemas que continuam abalando um projeto de tempos em tempos.
Na seção de arte de lidar com o gerenciamento de custos do projeto, internalizaremos que o detalhamento ajuda muito a garantir que o gerenciamento de custos do projeto seja redundante. É uma habilidade prática, misturada com insights, que faz você tomar a decisão certa na hora certa, que é a única chave para gerenciar um projeto sem estourar os custos. Leia este MANUAL COMO FAZER definitivo e você nunca mais precisará de outro. Principalmente, este blog o guiará pelas etapas mais eficazes para o gerenciamento bem-sucedido de custos de projetos com modelos, amostras e exemplos.
Você aprenderá o seguinte:
O que é gerenciamento de custos do projeto?
Por que o gerenciamento de custos do projeto é importante?
Quais são as fases do gerenciamento de custos do projeto?
Dicas rápidas para escrever um plano de gerenciamento de custos do projeto
Exemplos de gerenciamento de custos do projeto
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de custos de projetos
O que é gerenciamento de custos do projeto?
O gerenciamento de custos do projeto é a prática de estimar, alocar recursos e monitorar as despesas ao longo da vida de um projeto para manter os custos dentro do orçamento aprovado. Para que um projeto seja bem-sucedido, ele deve atender a critérios-chave. Estes são:
- Atender aos requisitos funcionais e de desempenho
- Alcançar uma execução de alta qualidade
- Concluindo dentro do cronograma
- Ficar dentro do orçamento
O gerenciamento de custos do projeto, portanto, é um aspecto crucial de todos os negócios e é aplicável a todos os setores, com usos específicos em manufatura, varejo, tecnologia e construção. Uma etapa crítica no planejamento do projeto é o desenvolvimento de um orçamento controlado, que serve como referência financeira para que os gerentes de projeto avaliem o estado atual dos custos e façam ajustes durante a execução.
(Para um gerenciamento de custos eficaz e eficiente de seu novo projeto e para evitar custos excessivos, explore esta apresentação em PowerPoint para obter dicas práticas. Clique aqui para baixar este modelo de PPT pronto para o conteúdo.)
Por que o gerenciamento de custos do projeto é importante?
O gerenciamento eficaz de custos garante que o projeto permaneça no caminho certo e agregue valor. Ao implementar práticas eficazes de gerenciamento de custos, os gerentes de projeto podem:
- Estabeleça expectativas claras e alinhe-se melhor com as partes interessadas.
- Gerencie proativamente as mudanças de escopo por meio de processos de controle estabelecidos com a equipe do projeto e o cliente.
- Monitore as variações de custo e tome ações corretivas
- Mantenha as margens de lucro, aumente o retorno sobre o investimento e evite perdas financeiras.
Fases/etapas do gerenciamento de custos do projeto
O gerenciamento de custos é um processo sequencial contínuo dividido em quatro fases: planejamento de recursos, estimativa, orçamento e controle. Os recursos podem passar por mudanças que exigem ajustes orçamentários. As variações observadas durante a fase de controle também podem exigir revisões das estimativas.
Vamos nos aprofundar nesses quatro estágios.
Fase 1: Planejamento de Recursos do Projeto
O planejamento de recursos é o processo de identificar e garantir recursos para executar e concluir um projeto. Esses recursos podem ser pessoal (como funcionários ou contratados) e equipamentos (como infraestrutura, maquinário pesado e ferramentas especializadas que podem ser limitadas).
A primeira coisa que os gerentes de projeto devem ter como parte desta fase é uma Work Breakdown Structure (WBS). Eles devem examinar cada subtarefa na WBS e determinar o número de pessoas com habilidades específicas necessárias para concluir a tarefa e o tipo de equipamento necessário.
Ao abordar o planejamento de recursos em um nível de tarefa, os gerentes de projeto podem criar um inventário detalhado e abrangente dos recursos necessários, que é usado como entrada para a próxima etapa, ou seja, estimativa de custos.
(É assim que você pode criar uma WBS e obter um planejamento de projeto eficaz e uma alocação ideal de recursos. Clique aqui para baixar este modelo personalizável )
Aqui estão algumas dicas para o estágio de planejamento de recursos do projeto eficaz:
- Revise dados históricos e cronogramas anteriores para tomar decisões informadas sobre subtarefas e recursos.
- Procure informações de especialistas no assunto e membros da equipe para garantir uma abordagem colaborativa.
- Avalie como o tempo afetará os requisitos de recursos e seu impacto na estimativa de custos.
- Esteja ciente das limitações e realidades do projeto, como a disponibilidade de recursos e a necessidade de contratar empreiteiros ou fornecer treinamento.
Fase 2: Estimativa de custo do projeto
A estimativa de custos envolve a determinação dos custos associados aos recursos. Para isso, são necessárias as seguintes informações:
- Requisitos de recursos
- Custo de cada recurso (por exemplo, mão de obra, equipamento, material)
- Duração para a qual cada recurso é necessário
- Suposições feitas durante o processo de estimativa
- Riscos potenciais
- Custos históricos do projeto e padrões da indústria, se disponíveis
- Informações sobre a situação financeira e a estrutura hierárquica da empresa.
(Este Completo Deck irá guiá-lo nas etapas de estimativa de custos do projeto. Ele inclui tabelas, gráficos, planos e painéis para avaliar os custos dos tipos de projetos. Clique aqui para baixar este modelo obrigatório.)
A estimativa de custos pode ser desafiadora, pois requer um alto grau de precisão. Os gerentes de projeto devem considerar fatores como custos fixos e variáveis, despesas gerais, inflação e o impacto do tempo nos custos.
Quanto mais próximos os custos estimados estiverem dos custos reais, mais provável será o sucesso do projeto. Muitos modelos de estimativa estão disponíveis, como a estimativa análoga, que é adequada quando há muitos dados históricos de custos de projetos semelhantes.
Aqui está uma folha de dicas do Project Cost Management, dê uma olhada:
Custo Real (AC): Quanto gastamos até agora.
Valor planejado (PV): O que planejamos para o projeto.
Valor Agregado (EV): Quanto do trabalho do projeto foi realizado.
Orçamento na conclusão (BAC): O orçamento total do projeto.
Variação de custo: estou acima ou abaixo do orçamento?
Índice de desempenho de custo: CV < 1 está acima do orçamento, CV = 1 está dentro do orçamento e CV > 1 está abaixo do orçamento
Índice de desempenho do cronograma: CV < 1 está atrasado, CV = 1 está dentro do cronograma e CV > 1 está adiantado no cronograma
Variação de cronograma: estou adiantado ou atrasado?
Estimativa na conclusão: o que será gasto em todo o projeto?
Estimativa para concluir: O que será gasto no projeto restante?
Variação na conclusão: variação no custo total do projeto em relação ao orçamento.
Fase 3: Orçamentação dos Custos do Projeto
O orçamento de custos é a alocação de custos para tarefas ou módulos de um projeto por um período específico. Inclui reservar dinheiro para custos inesperados.
Por exemplo, se o custo total estimado de um projeto de 2 anos for de US$ 1 milhão, o gerente de projeto pode decidir fazer o orçamento apenas para os dois primeiros trimestres do projeto. Eles identificariam o trabalho a ser feito naquele período e alocariam um orçamento de, digamos, US$ 25.000 para esse trabalho. Eles usariam a EAP e os métodos de estimativa de custos para determinar esse número.
O orçamento cria uma linha de base de custo para medir e avaliar o desempenho de custo do projeto. Com um orçamento, o custo total estimado seria mais fácil de medir em qualquer ponto durante a execução do projeto. Também permite que o gerente de projeto avalie o orçamento necessário para concluir o trabalho. Aqui, as organizações planejam o financiamento com base nos fluxos de caixa futuros esperados. É como construir os alicerces e um andar da casa nos primeiros meses e concluir o restante do projeto à medida que mais fundos estiverem disponíveis.
(É assim que você pode elaborar um orçamento de projeto de maneira bem organizada, considerando a WBS. Este modelo de PPT ajudará você a alocar o orçamento de maneira eficaz para evitar estouros de custo. Clique aqui para baixar este modelo.)
Fase 4: Controle de custos do projeto
O controle de custos é o processo de monitorar e gerenciar o custo de um projeto, comparando os custos reais com os custos estimados e tomando ações corretivas. É um processo contínuo durante todo o ciclo de vida do projeto. O controle de custos eficaz requer relatórios precisos e oportunos.
O plano de gerenciamento de custos é uma ferramenta essencial para o controle de custos. O plano inclui detalhes como como o desempenho do projeto será medido, variações aceitáveis, ações a serem tomadas quando os limites forem excedidos e quem tem autoridade para tomar decisões. Earned Value Management (EVM) é um método aceito para medir o desempenho de custos.
(Este Slide Deck contém um guia detalhado sobre como calcular o EVM e inclui tabelas, tabelas, gráficos e painéis que você pode editar e usar facilmente em seus projetos. Clique aqui para baixar este conjunto de modelos.)
Vamos dar um exemplo de avaliação do progresso e orçamento de uma tarefa.
Ao final de uma semana, um gerente de projeto mede o progresso da tarefa X e descobre que ela está 40% concluída. Para determinar se a tarefa está no caminho certo para cumprir seu orçamento, ele/ela calcula o Valor Planejado (PV) e o Valor Agregado (EV) da tarefa. O EV é normalmente em %, e um profissional independente o fornece ao gerente de projeto.
Por exemplo, a Tarefa X tem um orçamento de US$ 5.000 e espera-se que esteja 50% concluída até a semana.
Valor planejado (PV) da tarefa X na semana = US$ 5.000 * 0,5 = US$ 2.500
Valor ganho (EV) da tarefa X na semana = $ 5.000 * 0,4 = $ 2.000
O gerente de projeto também determina o Custo Real (CA) da obra, que inclui variáveis como custos de equipamentos e materiais (digamos, US$ 3.000).
Variação de cronograma = EV - PV = $ 2.000 - $ 2.500 = -$ 500.
Variação de custo = EV - AC = $ 2.000 - $ 3.000 = -$ 1.000.
A variação negativa do cronograma indica que a tarefa está atrasada e também a variação negativa do custo indica que está acima do orçamento.
O controle de custos pode fornecer transparência em grandes projetos com muitas tarefas, permitindo que os tomadores de decisão respondam rapidamente a quaisquer problemas que possam surgir.
Dicas rápidas para escrever um plano de gerenciamento de custos do projeto
Um plano de gerenciamento de custos é crucial, pois descreve o orçamento de um projeto, mantendo os gerentes de projeto organizados e no caminho certo para atingir os objetivos. Para criar um plano de gerenciamento de custos, essas dicas devem ser seguidas:
- Desenvolver uma WBS identificando os problemas que precisam ser resolvidos; comparar soluções com concorrentes.
- Planeje os recursos avaliando a disponibilidade e as limitações e determinando um cronograma para conclusão no prazo.
- Estime os custos considerando despesas fixas e variáveis, orçamento, despesas gerais e inflação.
- Defina indicadores de desempenho selecionando ferramentas e técnicas para medir o progresso.
(Aqui está um conjunto de slides para o Plano de Gerenciamento de Custos do Projeto que inclui modelos prontos para conteúdo para visão geral do projeto, processo orçamentário, cronograma, gráficos de Gantt, painéis e os elementos cruciais de gerenciamento de custos. Clique aqui para baixar esta apresentação em PowerPoint personalizável . )
Exemplos de gerenciamento de custos do projeto
1. Projeto de Manuseio de Bagagens do Aeroporto Internacional de Denver - Um projeto fracassado
O sistema de manuseio de bagagem do Aeroporto Internacional de Denver foi um projeto para automatizar o manuseio de bagagem. O projeto visava melhorar a eficiência e reduzir a necessidade de mão de obra. O projeto, no entanto, encontrou problemas significativos com o gerenciamento de custos, levando a atrasos substanciais e custos excessivos.
Inicialmente, o projeto foi estimado em cerca de US$ 193 milhões, mas acabou custando mais de US$ 600 milhões. O projeto foi concluído dois anos após o primeiro prazo, causando enormes transtornos para funcionários do aeroporto e viajantes.
O mau planejamento e a falta de supervisão foram a principal causa dos problemas de custo do projeto. A equipe do projeto subestimou a complexidade e o custo do sistema de automação e não conseguiu gerenciar e controlar o uso de recursos. Além disso, o escopo do projeto foi ampliado, gerando custos e atrasos adicionais.
O projeto é, portanto, frequentemente citado como um exemplo de má gestão de custos do projeto.
2. Jogos Olímpicos de 2012: Um Projeto de Sucesso
Os Jogos Olímpicos de Londres foram um evento bem planejado com um orçamento projetado de £ 9,3 bilhões pelo Comitê Organizador dos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos de Londres (LOCOG). O orçamento final, no entanto, chegou a £ 8,92 bilhões, £ 377 milhões a menos do que o orçamento estimado, demonstrando estratégias eficazes de gerenciamento de custos. Apesar de parecer pequena, a economia orçamentária prevista pelo LOCOG e pela Olympic Delivery Authority foi impressionante.
Este projeto foi reconhecido como bem-sucedido em termos de gestão de custos devido às suas estratégias eficazes de controle orçamentário, envolvimento do setor privado, utilização de instalações existentes e processo de aquisição eficiente. O setor privado contribuiu com mais de £ 1 bilhão, compartilhando o ônus financeiro e minimizando o impacto sobre os contribuintes. Além disso, o uso de instalações e infraestrutura existentes, como o renovado Estádio Olímpico, ajudou a reduzir os custos e reduzir o impacto ambiental do evento.
Custos de controle, sucesso de comando
Os excessos de custos acontecem em todas as indústrias, setores e regiões e podem ter um impacto significativo na saúde financeira de um projeto, tanto no curto quanto no longo prazo, e diminuir as chances de sucesso.
Apesar desses desafios, uma abordagem sistemática e abrangente do gerenciamento de custos é a única solução.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de custos do projeto
O que é Análise Custo-Benefício?
A análise de custo-benefício é uma técnica para avaliar os benefícios potenciais de um projeto ou decisão, comparando os custos e benefícios associados a ele. A análise determina se os benefícios superam os custos. Este método é empregado em negócios, economia e políticas públicas para determinar a viabilidade de um projeto ou decisão.
(Você pode explorar a apresentação a seguir para entender como realizar uma análise de custo-benefício. Este modelo de PPT tem conteúdo pronto, editável, fácil de baixar e pode ser salvo em qualquer formato de arquivo. Clique aqui para fazer o download . )
Quais são os custos fixos e custos variáveis em um projeto?
No gerenciamento de projetos, os custos fixos referem-se a despesas que permanecem constantes, independentemente da quantidade de saída ou produção. Esses custos estão associados à infraestrutura do projeto, como aluguel, salários e seguros.
Os custos variáveis são despesas que oscilam em relação ao nível de produção, como matérias-primas, mão de obra direta e despesas diretas necessárias para executar o projeto. Exemplos de custos variáveis incluem materiais, salários e energia necessária para produzir os bens ou serviços.
(Aqui está um exemplo de relatório apresentando a análise da variância, ou seja, o desvio entre o orçamento mestre e o orçamento real. Inclui custos fixos e custos variáveis. Clique aqui para baixar este modelo . )
