Geschäftskommunikation: Ein Leitfaden für professionelles Schreiben

Shakespeares zeitlose Liebesgeschichte „Der Kaufmann von Venedig“ ist für Wirtschaftsführer und diejenigen, die sich für Geschäftskommunikation interessieren, von großem Wert. Wir lernen, dass sich Genauigkeit in Worten in den Verfahren widerspiegelt und dass lockere Formulierungen zu schlechten Prozessen und Ergebnissen führen.

Die Shakespeare-Tragödie bietet auch eine Lektion für die Skrupellosen unter uns, die versuchen, das geschriebene Wort für ihre eigenen Hintergedanken zu nutzen. Der Barde erinnert uns auch hier daran, dass Shylocks Gier, Antonio ein Pfund Fleisch aus dem Körper zu ziehen, scheitert, da in dem von ihm aufgesetzten Vertrag nicht erwähnt wurde, dass dabei Blut vergossen wird.

Wenn Sie über die Großartigkeit des geschriebenen Wortes nachdenken und darüber, wie es einen Menschen vor Jahrhunderten gerettet hat, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass das Schreiben auch in der heutigen Welt immer noch genauso mächtig, wenn nicht sogar noch mächtiger ist.

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Für Unternehmen lohnt es sich, ihre schriftliche Kommunikation richtig zu gestalten. Das wichtigste Ergebnis ist, dass keine Botschaft daraus jemals falsch interpretiert werden kann. Mehrdeutigkeit ist ein großes NEIN in der schriftlichen Geschäftskommunikation.

Als positives Instrument in Geschäftsangelegenheiten dient die schriftliche Kommunikation dazu, Stakeholder zu informieren, zu überzeugen und zu motivieren. Diese Stakeholder können Kunden, Investoren, Mitarbeiter, die Regierung, Lieferanten, Verkäufer, Aktionäre usw. sein. Das bedeutet, dass die Geschäftskommunikation ein leistungsstarkes Feld ist, das es zu beherrschen gilt. Es kann zum Aufbau von Beziehungen und zur Lösung von Konflikten eingesetzt werden.

Unser umfassender Schulungsplan für schriftliche Geschäftskommunikation ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeiter in dieser besonderen Fähigkeit zu schulen. Die Schulung integriert Wissen mit praktischen Aktivitäten, um ein praktisches Schulungserlebnis zu bieten.

Grundlagen des Geschäftsschreibens

Das Modul beginnt mit einer für uns selbstverständlichen Auffrischung der Grundlagen der schriftlichen Kommunikation. Es ist jedoch ein guter Anfang, denn mit der Zeit vergessen die Leute, warum sie so schreiben, wie sie es tun. Abgestumpfter Ausdruck, Rechtschreibfehler und Formatierungsprobleme werden angegangen. Denken Sie daran: Bei der schriftlichen Geschäftskommunikation steckt Gott im Detail. Hochtrabende Missions- und Visionserklärungen, schicke Anstellungsschreiben für Mitarbeiter und jede andere schriftliche Kommunikation (auf Firmenbriefkopf) können alle wie ein Albtraum wirken, wenn sie Rechtschreibfehler, falsche Zeichensetzung oder eine schlechte Satzstruktur enthalten.

Sie haben natürlich die Möglichkeit, das gesamte Briefpapier zu ersetzen, aber es ist klar, dass dies einen Rückschlag für Ihr Budget bedeutet.

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Die Sitzung endet mit einer Zusammenfassung.

Der Prozess der schriftlichen Geschäftskommunikation

Bei der schriftlichen Geschäftskommunikation handelt es sich um einen Prozess des Erstellens, Sendens, Speicherns und Abrufens schriftlicher Nachrichten, um Informationen innerhalb einer Organisation zu übermitteln. Es umfasst sowohl formelle als auch informelle Kommunikation, wie Memos, Briefe, Berichte, E-Mails und Textnachrichten.

Alle Arten schriftlicher Geschäftskommunikation müssen dem vierstufigen Prozess Planen, Schreiben, Überarbeiten/Bearbeiten und Verteilen folgen.

Prewriting-Strategien: Effektives Geschäftsschreiben

Der erste Schritt in diesem Prozess ist die Planung, bei der der Zweck der Botschaft und die Zielgruppe bestimmt werden.

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In dieser Sitzung geht es um die Prinzipien effektiven Geschäftsschreibens. Den Auszubildenden wird beigebracht, dass geschäftliches Schreiben ein iterativer Prozess ist und niemand beim ersten Versuch exzellentes Geschäftskommunikationsmaterial verfassen kann.

Das Befolgen der zuvor erläuterten Schritte ist nicht verhandelbar. Hier betrachten wir sie aus einer anderen Perspektive, indem wir die Zielgruppe identifizieren und einen groben Entwurf der absoluten Must-haves erstellen. Der Trainer führt eine Übung durch, die eine aktive Beteiligung der Auszubildenden erfordert, um zu verstehen, wie sie die Zielgruppe identifizieren können.

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Den Auszubildenden müssen auch GEWOHNHEITEN im Zusammenhang mit der Erstellung guter Geschäftskommunikationsinhalte vermittelt werden. In diesem Zusammenhang ist HABITS als Überschrift, Bild, Fett, Kursiv, Bild und Leerzeichen zu lesen. In praktischen Übungen lernen die Auszubildenden, wie sie diese vier Konzepte vollständig angehen können. Unsere aus den besten Forschungsarbeiten der Welt zusammengestellten Ratschläge sind in einem kurzen und bündigen Format zusammengestellt, um sicherzustellen, dass jede schriftliche Kommunikation, die Sie versenden, prägnant und fließend ist und die gewünschte Wirkung erzielt.

TÖTE DEINE GELIEBTEN

Der dritte Schritt ist die Überarbeitung/Bearbeitung, bei der sichergestellt wird, dass die Botschaft klar, prägnant und fehlerfrei ist.

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Einer der wichtigsten Aspekte des Geschäftsschreibens ist die Grammatik. Eine gute Grammatik stellt sicher, dass Ihre Bedeutung für die Zielgruppe klar ist. Außerdem hinterlässt es einen guten Eindruck bei den Lesern, was einen großen Beitrag zum Aufbau von Glaubwürdigkeit und Vertrauen leistet.

Schlechte Grammatik ist in der Geschäftskommunikation unverzeihlich. Es lässt Sie nachlässig oder unprofessionell erscheinen und kann Ihre Leser verwirren oder sogar entfremden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeit gründlich Korrektur lesen. Der Einsatz eines Grammatikprüfers könnte erlaubt sein, aber lassen Sie ihn bei Ihren Mitarbeitern nicht zur Gewohnheit werden.

Nach dieser Sitzung werden greifbare Lernergebnisse in den Bereichen Interpunktion, Groß- und Kleinschreibung sowie Aktiv- und Passivstimme zu sehen sein. Für den Trainer stellen wir ausreichend Schulungsmaterial zur Verfügung, um diese Konzepte detailliert abzudecken. Darüber hinaus bieten wir durchdachte und zielorientierte Aktivitäten an, die den Auszubildenden helfen, die Regeln einer guten schriftlichen Geschäftskommunikation zu verinnerlichen.

Werfen wir einen Blick auf einige amüsante schlechte Grammatikfehler. Hat jemand Hunger?

Sicherlich kein saftiges chinesisches Essen

Wie wäre es mit McDonald's? Liebst du es oder wird es von dir geliebt? Das Passiv würde diesen sehr eingängigen Satz ziemlich „lahm“ machen, finden Sie nicht auch?

Grammatik ist für die meisten in der Geschäftswelt im Allgemeinen nicht die oberste Priorität, aber wie Sie sehen, ist sie wirklich wichtig.

Post-Writing-Strategien

Eine E-Mail oder ein Memo ohne Fehler im ersten Entwurf zu schreiben, ist eine olympische Leistung. Nicht einmal professionelle Autoren schaffen das Tag für Tag. Der weltbekannte Autor Dan Brown gilt als Gewohnheitstier, der von 4 Uhr morgens bis Mittag schreibt. Sobald er mit dem Schreiben eines Entwurfs von satten 152 Seiten fertig war. Als ihm klar wurde, dass es nicht gut genug war, warf er es weg. Seine Lieblinge zu töten ist tatsächlich die beste Entscheidung, die man in der schriftlichen Geschäftskommunikation treffen kann.

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Das Schreiben ist schwer, aber ein wenig Geduld und Korrekturlesen bewirken Wunder.

Diese Sitzung beinhaltet die besten Korrekturlesepraktiken, die die Auszubildenden üben und verbessern müssen. Es macht sie auch auf einige häufige Fehler aufmerksam, die Menschen beim Schreiben von Geschäftstexten machen. Es ist wichtig, dass die Leute sicherstellen, dass das, was sie geschrieben haben, den Geschäftsstandards entspricht.

Ab hier im Modul geht es um konkrete Anwendungen und Nutzungen des bisher Gelernten. Dazu gehören geschäftliche E-Mails, Memos und Briefe. Beginnen wir mit E-Mails, ja?

Geschäfts-E-Mail schreiben

In dieser speziellen Sitzung geht es um die Wissenschaft des Verfassens einer effektiven Geschäfts-E-Mail. Der Auszubildende kann die Regeln vorstellen, die beim Verfassen der E-Mail zu beachten sind, z. B. die grundlegende E-Mail-Etikette und Empfehlungen, was zu tun und was nicht zu tun ist. Die Folien zeigen ein Beispiel einer schlechten E-Mail und fahren mit einer Aktivität fort, bei der die Auszubildenden aufgefordert werden, ihre eigene geschäftliche E-Mail zu schreiben.

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In dieser Sitzung erhält der Trainer die Möglichkeit, die PAS- und AIDA-Prinzipien des Kalten E-Mail-Schreibens vorzustellen.

Memos schreiben

In diesem Modul vermitteln wir den Auszubildenden, was ein Memo ist und wie wichtig eine sorgfältige Abfassung für diese Art der Geschäftskommunikation ist. Für die Auszubildenden sorgen interaktive Übungen für zusätzlichen Schreibspaß und das Erlernen neuer Dinge.

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Geschäftsbriefe schreiben

Wir lernen weiterhin, wie man spezifische Methoden der Geschäftskommunikation schreibt. In diesem Abschnitt lernen die Auszubildenden die Schritte zum Verfassen von Geschäftsbriefen kennen, die auch in einer Aktivität in die Praxis umgesetzt werden.

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Abschließend wird eine Meinungsumfrage unter Auszubildenden zur Verbesserung der Geschäftskommunikation und deren Dos and Don'ts durchgeführt. Wie immer lassen wir keine Fortschritte zu, bis eine Zusammenfassung der bisher erlernten Inhalte vorliegt.

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Der vierte und letzte Schritt in der schriftlichen Geschäftskommunikation ist das Verteilen, bei dem die Nachricht an die beabsichtigte Zielgruppe gesendet wird.

FAQs zur schriftlichen Geschäftskommunikation

Aus welchen Bestandteilen besteht die schriftliche Geschäftskommunikation?

Schriftliche Geschäftskommunikation ist ein riesiger Ozean an Wissen, in dem man, wenn man Lust dazu hat, das Schwimmen seines Lebens genießen kann. Die schriftliche Geschäftskommunikation reicht vom Verständnis der Arten von Geschäftsnachrichten über Prinzipien und Schritte bis hin zu effektivem Schreiben. Bei Interesse sind außerdem fundierte Kenntnisse im Aktiv- und Passiv sowie in der Groß- und Kleinschreibung eine Kursvoraussetzung. Best Practices für die Grammatik und die richtige Formulierung wichtiger E-Mails sind ebenfalls eine Funktion der schriftlichen Geschäftskommunikation.

Warum ist schriftliche Geschäftskommunikation wichtig?

Schriftliche Geschäftskommunikation ist aus mehreren Gründen wichtig:

Erstens ermöglicht es Unternehmen, ihre Transaktionen und Korrespondenz zu dokumentieren. Dadurch wird ein Datensatz erstellt, der später bei Fragen oder Unstimmigkeiten eingesehen werden kann.

Zweitens kann die schriftliche Kommunikation genutzt werden, um Informationen schnell und effizient an ein breites Publikum zu verbreiten. Dies ist in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt wichtig.

Schließlich bietet die schriftliche Kommunikation eine dauerhafte Aufzeichnung dessen, was gesagt oder vereinbart wurde. Dies kann hilfreich sein, wenn es später zu Missverständnissen oder Meinungsverschiedenheiten kommt.

Welche Methoden der schriftlichen Geschäftskommunikation gibt es?

Es gibt viele Methoden der schriftlichen Geschäftskommunikation, darunter Memos, Briefe, E-Mails und Berichte. Jeder hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Es ist wichtig, das Richtige für die jeweilige Situation auszuwählen.

Memos eignen sich beispielsweise hervorragend, um einer Gruppe von Menschen schnelle Nachrichten zu übermitteln. Sie können jedoch leicht ignoriert werden, wenn sie nicht gut geschrieben sind. Briefe sind formeller und können zum Aufbau von Beziehungen verwendet werden, das Schreiben und Versenden kann jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen. E-Mails sind schnell und bequem, es kann jedoch leicht zu Missverständnissen kommen. Berichte sind gründlich und gut dokumentiert, können jedoch zeitaufwändig sein.

Was sind die Vor- und Nachteile der schriftlichen Geschäftskommunikation?

Es gibt viele Vor- und Nachteile der schriftlichen Geschäftskommunikation:

• Vorteile

Erstens ist es eine zielgerichtete Möglichkeit, mit Kunden, Mandanten und Mitarbeitern zu kommunizieren.

Es ist oft prägnanter als das gesprochene Wort.

Schließlich kann die schriftliche Kommunikation einfach gespeichert und abgerufen werden.

• Nachteile

Es kann schwierig sein, den Ton einer schriftlichen Nachricht einzuschätzen. Dies kann zu Missverständnissen und Fehlkommunikation führen.

Darüber hinaus kann die schriftliche Kommunikation sehr zeitaufwändig sein, insbesondere wenn es viel Hin und Her zwischen den Parteien gibt.

Es kann schwierig sein, die schriftliche Kommunikation zu personalisieren, sodass sie weniger effektiv ist als andere Kommunikationsmethoden.

Wie stellen Sie eine effektive schriftliche Geschäftskommunikation sicher?

Beim Schreiben jeglicher Art von Geschäftskommunikation ist es wichtig, die folgenden Tipps zu beachten:

• Stellen Sie sicher, dass der Zweck der Nachricht klar ist
• Halten Sie die Nachricht prägnant
• Verwenden Sie die richtige Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung
• Verwenden Sie einen professionellen und höflichen Ton
• Lesen Sie die Nachricht Korrektur, bevor Sie sie senden
• Stellen Sie sicher, dass die Botschaft für die Zielgruppe geeignet ist