Der vollständige Leitfaden für Swimlane-Diagramme: Grundlagen, Design und Verwendung (mit bearbeitbaren Vorlagen)

Stellen Sie sich vor, Sie sind in einem Pool und schwimmen mit Ihren Freunden. Du atmest tief ein und tauchst ein, doch bevor du eine Runde erreichen kannst, betritt ein Profischwimmer deine Bahn und tritt gegen dich an.

Mit der Arbeit ist es genauso.

Wenn Menschen nicht wissen, wer was tut oder wann sie arbeiten sollen, verlangsamt das ihren Fortschritt – und Ihren.

Ein Swimlane-Diagramm kann Ihnen helfen, diese schwierige Situation zu überbrücken.

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Schwimmbahnen sind eine visuelle Möglichkeit, die Arbeit in einzelne Aufgaben zu unterteilen und so den Prozess für alle Beteiligten klarer und einfacher zu gestalten. Diese Diagramme können in einer Vielzahl von Szenarien verwendet werden, darunter Geschäftsprozesse, Bildung und Projektmanagement.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den Grundlagen von Swimlane-Diagrammen und erfahren, was Sie wissen müssen, um ein eigenes Diagramm zu erstellen.

Die Grundlagen von Swimlane-Diagrammen

Swimlane-Diagramme bieten einen klaren Überblick über den Prozess. Ein Schlüsselelement von Schwimmbahnen sind die Beschriftungen an beiden Enden, die das Diagramm in Segmente oder „Bahnen“ unterteilen. Diese Etiketten können Titel für jede Spur oder Beschreibungen des Inhalts der Spuren enthalten.

Swimlane-Diagramme werden entworfen, indem zunächst Kästchen auf einer Seite gezeichnet werden und diese Kästchen dann entsprechend den verschiedenen Aufgaben, die bei der Fertigstellung Ihres Prozesses oder Projekts anfallen, in Bahnen unterteilt werden. Wenn Sie beispielsweise ein Swimlane-Diagramm für eine Premiere erstellen möchten, können Sie Ihr Bild in drei Spuren unterteilen: eine für den Inhaltsproduzenten, eine für den Redakteur/Korrektor und eine für den Künstler.

Innerhalb jeder Spur würden Sie Pfeile zeichnen, die auf andere Spuren zeigen, an denen die Person arbeiten muss, bevor sie die zugewiesene Spur beenden kann. Das führt uns zu unserem nächsten Tipp:

So erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm in PowerPoint 

In einem einzelnen Swimlane-Diagramm können Sie kommunizieren, wie eine einzelne Aufgabe oder ein einzelner Job aufgeteilt und verschiedenen Abteilungen oder Mitarbeitern zugewiesen wird. Dieser Prozess führt zu einer besseren Kommunikation zwischen Kunden, Managern und Mitarbeitern, da die Aufgaben allen Beteiligten vor Augen geführt werden.

Sie können Swimlane-Diagramme für jeden Prozess mit mehreren Phasen verwenden – von der Personalarbeit bis hin zu Marketingkampagnen. Die Grundstruktur dieses Diagrammtyps besteht aus einer Spur für jede Phase des Prozesses.

Der nächste Schritt besteht darin, die Spuren mit allen Aufgaben zu füllen, die in jeder Phase des Prozesses erledigt werden müssen. Sie können jeder Spur eine Aufgabe zuweisen, beginnend mit der obersten Spur auf der linken Seite Ihres Diagramms und weiter nach unten, quer durch Ihre Diagrammdatei.

Sehen wir uns nun die Schritte zum Erstellen dieses Diagramms in PowerPoint an:

1. Öffnen Sie PowerPoint. Klicken Sie auf Einfügen > Formen > Rechteck > Grundformen > Linien . Wiederholen Sie diese Schritte mehrmals, um verschiedene Formen und Linien hinzuzufügen, wie im Screenshot unten gezeigt.

2. Formatieren Sie die Größen und Farben der Formen und Linien gemäß Ihren Anforderungen. Auf diese Weise können Sie ein Flussdiagramm erstellen, das Sie entsprechend Ihren Anforderungen bearbeiten können. Hier ist eine Darstellung davon:

3. Beschriften Sie die Swimlanes entsprechend Ihren Bedürfnissen und Vorlieben, wie wir es am Beispiel des unten gezeigten Flussdiagramms zur Produktbestellung getan haben.

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Mit Swimlanes können komplexe Prozesse in einfache Schritte vereinfacht werden. Grundsätzlich hilft Ihnen dieses Konzept, den Prozess durch die Aufteilung der Arbeit in Teilaufgaben übersichtlicher zu gestalten. Nachfolgend sind 10 Swimlane-Vorlagen aufgeführt, die Sie herunterladen, erkunden und in Ihre Projekte integrieren können, um wichtige Fakten und Zahlen zu zitieren.

Vorlage 1: Swimlane-Flussdiagramm für den Verkaufsprozess

Stellen Sie mithilfe dieser Swimlane-Diagrammvorlage die verschiedenen Facetten eines Verkaufsprozesses und die Beziehung zwischen ihnen dar. Es liefert ein klareres Bild davon, wie Verkäufe umgesetzt und Produkte an den Endverbraucher geliefert werden.

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Vorlage 2: Swimlane-Flussdiagramm für die Auftragsabwicklung

Erstellen Sie mit diesem Swimlane-Flussdiagramm-Design eine visuelle Darstellung des Bestellvorgangs. Setzen Sie es ein, um verschiedene Attribute des Bestellvorgangs abzubilden und darzustellen, darunter Lagerbestände, Prozesskarten, Lieferung und vieles mehr – alles vollständig editierbar und herunterladbar für Ihren Komfort.

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Vorlage 3: Swimlane-Flussdiagramm mit Kreditfazilität

Bringen Sie mit diesem Design eine zusätzliche Ebene zum Schutz und zur Projektion in den Kaufprozess des Kunden mit. Mit diesem Swimlane-Diagramm können Sie verschiedene synchronisierte Phasen darstellen, z. B. Kunden, die das Produkt kaufen, Kreditformulare, Verkaufsgespräche und mehr. Diese Phasen können je nach Bedarf und Anforderungen mit Ihren eigenen Informationen und Statistiken ausgetauscht werden.

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Vorlage 4: Swimlane-Flussdiagramm für den B2B-Produktverkauf

Klären, kommunizieren und dokumentieren Sie die Verantwortlichkeit von Aufgaben beim Tätigen von B2B-Verkäufen mit diesem praktischen Flussdiagramm. Die Darstellung im Swimlane-Diagrammformat trägt dazu bei, den Visualisierungsprozess der verschiedenen Schritte beim Verkauf zu vereinfachen. Dazu gehören Wareneingang, Einkauf, Qualitätssicherung und mehr.

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Vorlage 5: Swimlane-Flussdiagramm mit Mehrwert und Kostensteigerung

Die Analyse der Schritte, die Gruppen und Abteilungen unternehmen, kann dabei helfen, Ineffizienzen und Probleme zu erkennen. Dies ist ein Design, das Ihnen dabei helfen kann, diesen Prozess auf die effizienteste Weise zu verwalten. Nutzen Sie es, um Ihren Visualisierungsprozess von Wert und Kosten zu verdeutlichen und zu vereinfachen. Listen Sie außerdem verschiedene Abhängigkeiten und eventuelle Engpässe mit diesem praktischen Swimlane-Design auf.

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Vorlage 6: Sechsmonatige Swimlane-Roadmap für digitales Marketing

Verwenden Sie diese bearbeitbare PowerPoint-Vorlage, um alle Bedürfnisse Ihres Publikums zu erfüllen. Es enthält die vollständige Struktur des Projekts, einschließlich dessen, was es beinhaltet und wie lange jeder Schritt dauern sollte, damit es zum Zeitpunkt der Präsentation keine Überraschungen oder unbeantworteten Fragen gibt! Unternehmer können es auch für die Personalzuweisung und die Angabe wichtiger Ergebnisse wie Fristen für den Marketingkampagnenplan einsetzen, um einen reibungslosen Ablauf über den gesamten Zeitraum hinweg zu gewährleisten.

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Vorlage 7: Sechsmonatige Swimlane-Roadmap für Neugründungen

Erstellen Sie mit diesem Swimlane-Diagramm einen priorisierten Arbeitsplan und besprechen Sie Problembereiche mit Ihren Kollegen. Die hier vorgestellte Roadmap ist besonders für Startups nützlich, um ihre wichtigen Ergebnisse darzustellen und ihr Team zu befähigen, den richtigen Weg einzuschlagen.

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Vorlage 8: Programm-Swimlane-Diagramm

Dies ist ein Programm-Swimlane-Diagramm mit Informationen zum Projekt und zum Zeitrahmen. Dieses PPT-Design deckt verschiedene Schritte ab, die während der Ausführungsphase und der Personalzuweisung erforderlich sind. Dazu gehören der aktuelle Status, der Endstatus, Initiativen und mehr, die alle einen synchronisierten Workflow schaffen.

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Vorlage 9: Scrum Roadmap Swimlane

Organisieren Sie Ihr Scrum-Projekt und bleiben Sie mit diesem praktischen Swimlane-Design auf dem Laufenden. Geben Sie mit dieser vorgefertigten Vorlage alle wichtigen Ergebnisse für jeden Monat, jedes Jahr oder jedes Quartal an. Alle Eingaben wie Produkt, Qualitätssicherung usw. werden nicht nur synchronisiert, sondern können auch ganz einfach nach Ihren Bedürfnissen bearbeitet werden. Also gleich herunterladen!

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Vorlage 10: Sechsmonatige Swimlane-Roadmap für die Softwareentwicklung

Geben Sie das kritische Ergebnis, die erforderlichen Schritte mit klaren Zeitrahmen und Ressourcen an, um dieses Design umzusetzen. Sie können diese Swimlane-Roadmap-Vorlage für die Softwareentwicklung auch verwenden, um Ihre Aufgaben zu priorisieren oder monatliche Problembereiche einfach und präzise zu besprechen. Da es über bearbeitbare Funktionen verfügt, lässt es sich problemlos für jeden Geschäftsfall einsetzen. Also laden Sie es jetzt herunter!

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Swimlane-Diagramme sind eine einfache, aber effektive Möglichkeit, komplexe Prozesse aufzuschlüsseln und mit Kunden oder Managern zu kommunizieren. Diese klaren visuellen Vorlagen helfen Ihnen, die schwierigsten Projektmanagementaufgaben zu bewältigen, Ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen und vieles mehr!

Wir können sogar ein individuelles Layout für Sie erstellen. Kontaktieren Sie uns einfach noch heute, um loszulegen!

PS: Wenn Sie auf der Suche nach einem animierten Flussdiagramm zur Darstellung von Informationen sind, haben wir genau das richtige Tutorial für Sie. Klicken und erkunden!