Die 20 besten Aufgabenmanagement-Vorlagen zur Ausrichtung Ihrer Geschäftsaktivitäten

Die Führung eines Unternehmens kann ebenso dynamisch wie anstrengend sein. Bei der ständig steigenden Arbeitsbelastung kann die ständige Planung von Aufgaben und Zielen zu einer ziemlichen Herausforderung werden. Und vielleicht schaffen es deshalb laut Untersuchungen nur 30 % der Unternehmen, alle ihre Projekte reibungslos und pünktlich abzuschließen.

Doch nicht nur die Projektmanager knien vor dieser Herausforderung. Auch einzelne Angestellte und Kleinunternehmer tragen die Hauptlast davon. Wenn Sie beispielsweise ein Café leiten, müssen Sie den täglichen Lagerbestand im Auge behalten, einen Zeitplan erstellen, Arbeitsschichten verwalten, Arbeit zuweisen und bei kritischen Aufgaben möglicherweise Nachjustierungen vornehmen. Da Sie viel zu tun haben, wird es unmöglich, alles nur aus dem Gedächtnis zu erledigen. Aber keine Sorge! Hier kommt das Aufgabenmanagement ins Spiel!

Aufgabenverwaltung – Eine wertvolle Lösung

Unter Aufgabenmanagement versteht man alles, was dazu gehört, eine Aufgabe von der Idee bis zur Fertigstellung zu begleiten. Dazu gehört das Delegieren von Unteraufgaben an Teamkollegen, das Festlegen von Fristen, der Zugriff auf die benötigte Zeit, finanzielle Investitionen und mehr.

Da Sie möglicherweise mehr als ein Projekt mit unterschiedlichen Aufgaben betreuen müssen, die weiter delegiert und überwacht werden müssen. Wenn Sie sich in dieser Situation mit den losen Enden auseinandersetzen müssen, wird dies letztendlich zu einem Albtraum und gefährdet Ihr Projekt.

Mithilfe der Aufgabenverwaltung können Sie Elemente von Ihrer To-Do-Liste streichen und gleichzeitig alle Mitglieder Ihres Teams dabei unterstützen, auf dem Laufenden zu bleiben und produktiv zu sein. Hier erfahren Sie, wie Sie beginnen.

1. Erstellen Sie eine Prioritätenliste

Es fällt uns allen schwer, uns auf eine bestimmte Aktivität oder ein bestimmtes Ziel zu konzentrieren, insbesondere wenn uns etwas ins Gedächtnis ruft und wir uns sofort einer anderen Aufgabe widmen möchten. Fügen Sie die Aufgabe zu Ihrer To-Do-Liste hinzu, um sicherzustellen, dass Sie sie nicht vergessen, und konzentrieren Sie sich auf die einfache Aufgabe. Das wird Ihren Geist beruhigen.

2. Zentralisieren Sie alle Aufgaben

Zentralisieren Sie alle Ihre Aufgaben auf ähnliche Weise, indem Sie einen Notizblock, ein Blatt Papier, eine laufende Evernote-Liste, eine To-Do-Listen-App, zufällige Notizen in einem Google-Dokument, ein Trello-Board oder Folgeelemente in Ihrem CRM verwenden. Dies wird Ihnen helfen, die Informationen schneller zu finden und sich weniger verstreut zu fühlen.

3. Erstellen Sie Unteraufgaben

Wandeln Sie jedes Projekt in separate Unteraufgaben um. Das Schreiben jeder Unteraufgabe kann eine zusätzliche Minute in Anspruch nehmen, erleichtert aber die Ausführung. Lesen Sie einfach die Unteraufgabe und starten Sie sie. Es sind keine zusätzlichen Überlegungen erforderlich.

4. Planen Sie auch Pausen ein

Einige der Aufgaben sind im Vergleich zu anderen belastender. Wenn Sie versuchen, die anstrengendsten Aufgaben hintereinander zu erledigen, werden Sie am Ende erschöpft sein. Dasselbe gilt auch für halbsinnlose Aufgaben, die bei kontinuierlicher Ausführung zu Langeweile führen können. Gönnen Sie sich in diesem Sinne eine Pause, indem Sie ständig zwischen herausfordernden und einfachen Aktivitäten wechseln.

5. Decken Sie alles ab

Es ist wichtig, dass Sie alles auf Ihre To-Do-Liste setzen, sonst wird es wahrscheinlich nicht erledigt. Vergessen Sie außerdem nicht, Erinnerungen und Fristen festzulegen, damit nichts durchs Raster fällt.

6. Bei Bedarf drehen

Wenn Sie Informationen zu einer neuen Aufgabe erhalten oder feststellen, dass etwas nicht funktioniert, aktualisieren Sie Ihre Aufgabenliste entsprechend. Planen Sie Ihre Besprechungen neu, wenn etwas Wichtiges ansteht.

7. Automatisieren

Die Automatisierung von Aufgaben kann einen spürbaren Einfluss auf Ihre Effizienz haben. Nutzen Sie verschiedene Automatisierungstools nach systematischer Untersuchung entsprechend Ihrer Branche und Arbeit. Wählen Sie das beste Tool, damit Ihre Aufgaben weniger Zeit in Anspruch nehmen.

8. Weisen Sie Zeit zu 

Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der Zeit. Weisen Sie jeder Aufgabe eine gewisse Länge zu, damit Sie sich nicht demotiviert fühlen. Berücksichtigen Sie die Zeit, die eine bestimmte Art von Aufgabe in der Vergangenheit in Anspruch genommen hat, und legen Sie sie entsprechend fest.

Wie Sie eine Aufgabe verwalten, hängt ganz von Ihnen ab – die Art des zu verwendenden Automatisierungstools, die Anzahl der zu erstellenden Unterkategorien und ob für jedes Teammitglied eine separate Aufgabenprioritätsliste erstellt werden soll oder nicht. Entwickeln Sie auf der Grundlage all dieser und weiterer Hinweise eine Strategie, um ein robustes Aufgabenverwaltungssystem zu entwickeln. Wir haben unsere Top-20-Vorlagen für das Aufgabenmanagement beigefügt, um Sie bei der Ausrichtung aller Geschäftstreffen oder Projekte zu unterstützen. Also lasst uns sie erkunden.

Vorlage 1

Diese Vorlage hilft Ihnen bei der Bewältigung des gesamten Aufgabenlebenszyklus, von der Planung bis zur Ausführung. Laden Sie es also herunter und stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und pünktlich abgeschlossen wird.

Laden Sie PowerPoint-Folien zur Aufgabenverwaltung herunter

Vorlage 2

Diese Vorlage hilft Ihnen, Ihre Ziele zu klären und Ihre wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Wählen Sie es daher aus, um umfassendere Ergebnisse zu erzielen und Ihrem Team zu helfen, seinen Output zu steigern. Schnapp es dir gleich!

Laden Sie das PPT-Arbeitsblatt zur Teamaufgabenverwaltung herunter

Vorlage 3

Wählen Sie diese Vorlage, um den monatlichen Abschlussstatus Ihrer Büroaufgaben, persönlichen Besorgungen und Termine zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie bei all diesen Ereignissen gute Leistungen erbracht haben. Das Design ist leicht zu bearbeiten. Laden Sie es also herunter und ändern Sie es entsprechend Ihren Aufgabendetails.

Laden Sie den monatlichen Aufgabenmanagementplaner mit Abschlussstatusvorlagen herunter

Vorlage 4

Sie können diese Vorlage auswählen, um den Zeitpunkt der Fertigstellung für jede Aufgabe anzuzeigen. Dies wird Ihnen helfen, Ihren Tag mit Bedacht zu priorisieren. Laden Sie es also sofort herunter, ohne darüber nachzudenken.

Laden Sie die Checkliste für das Aufgabenmanagement mit Zeitschätzung herunter

Vorlage 5

Erstellen Sie mithilfe dieser gut recherchierten Vorlage ein Aufgabenverwaltungs-Dashboard. Stellen Sie die Aufgabenverteilung nach Abteilungen dar, damit Ihr Team seine Aufgaben genauer versteht. Laden Sie es sofort und problemlos herunter.

Laden Sie das Aufgabenmanagement-Dashboard mit abteilungsbezogener Zuordnung herunter

Vorlage 6

Dieses wöchentliche Aufgabenmanagementblatt kann von jedem Geschäftsführer heruntergeladen werden. Es hilft dem Benutzer zu verstehen, ob alle Aufgaben die Effizienz steigern. Laden Sie es also herunter und entfernen Sie alle möglichen Ablenkungen.

Laden Sie das wöchentliche Aufgabenmanagementblatt mit geschäftlichen Auswirkungen herunter

Vorlage 7

Helfen Sie Ihrem Team mit dieser kreativen Vorlage, die beste Aufgabenverwaltungssoftware für das Unternehmen auszuwählen. Das Design bietet verschiedene Funktionen, wobei Flexibilität ganz oben auf der Liste steht. Laden Sie es einfach herunter und bearbeiten Sie es.

Laden Sie die Funktionen zur Mitarbeiterüberprüfung der Aufgabenverwaltungssoftware herunter

Vorlage 8

Manager können diese Vorlage verwenden, um ein Aufgabenverwaltungs-Dashboard zu entwerfen. Es veranschaulicht die vollständige Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters, z. B. einen Aufgaben-Snapshot, einen Aufgabenfortschritt und eine Aufgabenzuteilung. Laden Sie es jetzt herunter und behalten Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter im Blick.

Laden Sie das Aufgabenmanagement-Dashboard mit Mitarbeiterauslastung herunter

Vorlage 9

Wählen Sie diese Vorlage, um ein wöchentliches Aufgabenmanagementdiagramm für Ihre Projektteams zu erstellen. Heben Sie die entscheidenden Aufgaben hervor und verwalten Sie die gesamte Arbeit Ihres Teams an einem Ort. Jetzt downloaden!

Laden Sie das wöchentliche Aufgabenmanagementdiagramm für Projektteams herunter

Vorlage 10

Verbessern Sie Ihren Prozessablauf, indem Sie diese Aufgabenverwaltungsvorlage auswählen. Es enthält ein Flussdiagramm, das leicht bearbeitet werden kann. Laden Sie es also herunter und teilen Sie eine grafische Darstellung Ihrer Projektaufgaben.

Laden Sie das Flussdiagramm für die Aufgabenverwaltung im Projekt herunter

Vorlage 11

Mehrere Teams können diese Vorlage verwenden, um ihre Aufgaben nach Dringlichkeit zu trennen. Es enthält eine gut gestaltete Matrix, die problemlos angepasst werden kann. Schnappen Sie es sich also sofort und helfen Sie Ihrem Team, organisiert zu bleiben.

Laden Sie die Wichtigkeitsmatrix mit organisatorischem Aufgabenmanagement herunter

Vorlage 12

Dies ist eine weitere Vorlage für das Aufgabenmanagement, die die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken zur Erfüllung einer Aufgabenanforderung gewährleistet. Laden Sie es also herunter und fesseln Sie Ihr Publikum.

Laden Sie die PPT-Folien zur abteilungsübergreifenden Aufgabenverwaltung herunter

Vorlage 13

Untersuchen Sie die Qualität, den Status und den Abschluss Ihres Projekts mithilfe dieser vorgefertigten Aufgabenverwaltungsvorlage. Laden Sie es herunter und schließen Sie Ihre Projekte effizient ab, indem Sie verwandte Aufgaben organisieren und priorisieren.

Laden Sie die PPT-Folie „Projektaufgabenmanagement“ herunter 

Vorlage 14

Diese Vorlage kann zum Planen und Terminieren eines Projekts mithilfe eines Gantt-Diagramms zur Aufgabenverwaltung verwendet werden. Das Erstellen einer Vorlage von Grund auf erfordert intensive Brainstorming-Sitzungen. Laden Sie daher diese vorgefertigte Folie herunter und verwalten Sie die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.

Laden Sie die PPT-Folie „Aufgabenmanagement-Gantt-Diagramm“ herunter

Vorlage 15

Teilen Sie Ihrem Team ein robustes Aufgabenverwaltungssystemmodell mit, indem Sie diese Vorlage integrieren. Es hilft Ihren Mitarbeitern, Aufgaben zu verfolgen, sie zu priorisieren, Fristen festzulegen und sie der richtigen Person zuzuweisen. Also greifen Sie sofort zu!

Laden Sie die aktuelle Modellpräsentation des Task-Management-Systems herunter

Vorlage 16

Diese Vorlage hilft Ihren Mitarbeitern, organisiert zu bleiben und angemessen zu arbeiten. Laden Sie es also herunter und fügen Sie es Ihrer Präsentation hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre Aufgaben pünktlich erledigt werden.

Laden Sie Dashboard-Vorlagen für die Aufgabenverwaltung herunter

Vorlage 17

Ein Projektmanager muss einen Zeitplan einhalten, um alle Aufgaben in einer Organisation effektiv verwalten zu können. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen unsere Vorlage für das horizontale Prozessaufgabenmanagement vor. Laden Sie es herunter und beeinflussen Sie die Dynamik Ihres Projekts positiv.

Laden Sie „Horizontal Process for Business Tasks Management“ herunter

Vorlage 18

Dies ist eine weitere Präsentation des Aufgabenmanagement-Dashboards. Wählen Sie es, um eine reibungslose interne Kommunikation im Unternehmen zu etablieren. Es kann leicht bearbeitet werden. Laden Sie es also ohne Verzögerung herunter!

Laden Sie das Task Management Dashboard Illustrates PPT PowerPoint herunter

Vorlage 19

Integrieren Sie die in dieser Vorlage enthaltene intelligente Zick-Zack-Kunst, um ein reibungsloses Aufgabenverwaltungssystem in Ihrem Unternehmen einzurichten. Laden Sie es herunter und machen Sie die Projektumsetzung für Ihre Mitarbeiter komfortabler.

Laden Sie Vorlagen für kreisförmige Zick-Zack-Schritte für die Verwaltung von Geschäftsaufgaben herunter

Vorlage 20

Mithilfe dieser Vorlage können Sie einen Vergleich zwischen den tatsächlichen und budgetierten Stunden erstellen, die ein Mitarbeiter für die Erledigung einer Aufgabe benötigt. Laden Sie es also herunter und überwachen Sie die Aktivitäten gezielt.

Laden Sie das tägliche Aufgabenmanagementblatt mit budgetierten und tatsächlichen Stunden herunter

Abschließende Gedanken

Lassen Sie Ihren Wunsch nach Produktivität nicht zunichte machen! Es gibt viele solide Aufgabenverwaltungssysteme, also entscheiden Sie sich lieber für sie als für die schlampigen. Mit unseren gut strukturierten Vorlagen können Sie sogar Ihr eigenes Aufgabenverwaltungssystem erstellen. Probieren Sie sie aus und sehen Sie, ob sie Ihnen helfen!