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Wenn Sie ein Projektmanager sind, haben Sie bereits viel zu tun, da die Priorisierung mehrerer Projekte und die Aufrechterhaltung oder sogar Steigerung der Produktivität jeder Aufgabe ganz oben auf Ihrer Checkliste stehen.
Wir von SlideTeam haben diese schnelle und einfache Checkliste erstellt, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Aufgaben zu optimieren und Ihre Pflichtaufgaben für eine Vielzahl von Interessengruppen zu priorisieren.
Das Befolgen einer Vorlage für eine Projektmanagement-Checkliste sorgt nicht nur dafür, dass Sie konzentriert bleiben, sondern ermutigt Sie auch dazu:
- Schließen Sie Ihre Projekte pünktlich (oder vorzeitig!) ab.
- Verwalten Sie Ihr Budget besser (und sparen Sie Ihrem Team Zeit und Geld)
- Schaffen Sie etwas, auf das Sie und Ihr Unternehmen stolz sein werden.
Nachfolgend finden Sie handverlesene PPT-Vorlagen für Projektmanagement- Checklisten. Jedes davon ist zu 100 % anpassbar.
Zehn-Punkte-Checkliste für das Projektmanagement (mit Beispielvorlagen)
1. Beginnen Sie mit einer klaren Zielaussage
„Was machen wir hier und warum?“
Die Fähigkeit, diese Frage schnell und prägnant zu beantworten (idealerweise in ein oder zwei Sätzen), kann Ihren Projektmanagementstil verändern.
Wenn Sie sich an ein einziges, spezifisches Ziel halten, können Sie und Ihr Team bei der Durchführung des Projekts konzentriert bleiben.
Vielleicht suchen Sie nach Möglichkeiten, Geld für Ihr Unternehmen zu sparen. Vielleicht haben Sie gerade eine umfangreiche Marketingkampagne abgeschlossen.
In jedem Fall muss Ihre Zielaussage folgende Informationen enthalten:
- Warum ist Ihr Verfahren erforderlich (basierend auf Ihrer Sorgfaltspflicht und Recherche)?
- Welche konkreten Ergebnisse erwarten Sie (z. B. „Reduzierung der Gemeinkosten um 10 %“)?
- Wie wollen Sie Ihr Ziel (allgemein) erreichen?
Ihre Zielerklärung stellt die Vision von Ihnen und Ihrem Team dar und ist somit die Grundlage jeder Projektmanagement-Checkliste.
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste für eine Zielerklärung
2. Definieren Sie Ihre Stakeholder
Je früher Sie Ihre Projektbeteiligten auf das gleiche Ziel ausrichten, desto besser ist es. Die Hervorhebung der Rollen innerhalb eines Projekts gibt einen Kontext für den Beitrag jedes Einzelnen und hilft ihm bei der Planung seiner eigenen Zeitpläne und Aufgaben.
Mit Stakeholdern meinen wir
- Kollegen, denen Sie letztendlich Bericht erstatten werden.
- Jeder, der an der Überwachung oder Genehmigung von Projektschritten beteiligt ist.
- Personal eines Dritten, der an der Projektabwicklung beteiligt ist.
Durch die Definition von Rollen stellen Sie sicher, dass Ihre Projekte nicht überbesetzt oder überlastet sind. Zu wissen, wer Ihre Mitwirkenden sind, ist nicht nur für das Wohl der Organisation wichtig, sondern auch, um sicherzustellen, dass die Regeln der Rechenschaftspflicht und Verantwortung eingehalten werden.
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste zur Definition von Stakeholdern
Laden Sie diese Vorlage herunter
3. Legen Sie Ihre Ergebnisse fest
Sie müssen das „Endprodukt“ bestimmen und Klarheit darüber haben, wenn Ihr Projekt abgeschlossen ist. Kreative Neugestaltung? Blogeinträge? Ein Bericht oder eine Analyseaufschlüsselung?
Im Wesentlichen sind Ihre Ergebnisse der Höhepunkt Ihrer harten Arbeit und Planung. Basierend auf Ihrer Zielaussage sollte das Erstellen einer Liste der zu erbringenden Leistungen (und der relevanten Formate dafür) einfach sein.
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste für zu erbringende Leistungen
Schnappen Sie sich diese Vorlage
4. Bewerten Sie die zur Fertigstellung des Projekts erforderlichen Ressourcen
Nachdem Sie Ihre Ziele und die damit verbundenen Ergebnisse festgelegt haben, müssen Sie ein Brainstorming über die Ressourcen durchführen, die erforderlich sind, um sie in die Realität umzusetzen.
Zu den nichtmonetären Ressourcen gehören:
- Menschen! (wenden Sie sich an Ihre Stakeholder)
- Ausrüstung und Zubehör (denken Sie an Software)
- Zeitbasierte Assets (z. B. Zeitpläne oder Pläne)
Ihre Ressourcen wirken sich direkt auf Ihr Budget aus. An diesem Punkt müssen Sie Ihre Hausaufgaben machen und begründen, wie viel Geld Sie ausgeben müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Welche Software-Alternativen gibt es beispielsweise? Benötigen Sie vor Beginn Ihres Projekts einen Plan oder Bericht eines Drittanbieters?
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste für Ressourcenanforderungen
5. Legen Sie Ihren Zeitplan und Ihre Meilensteine fest
Zeitpläne können einschüchternd sein, insbesondere wenn dies Ihr erstes Projekt dieser Art ist. Es ist wichtig, Ihre Arbeit in kleine, überschaubare Abschnitte zu unterteilen.
Anstatt das Risiko einzugehen, Ihr Projekt zu überstürzen oder in die Länge zu ziehen, erstellen Sie einen realistischen Projektzeitplan. Möglicherweise sind einige Versuche und Irrtümer erforderlich. Das Setzen von Meilensteinen und bedeutenden Erfolgen mit einem groben Fahrplan, wie dies erreicht werden soll, hebt Sie hervor.
Mit unseren Vorlagen für Projektmanagement-Checklisten können Sie konkrete Fristen für Aufgaben und Teilaufgaben festlegen. Wenn Ihre wichtigsten Stakeholder sichtbar sind, bedeutet das, dass alle hinsichtlich des Fortschritts auf dem gleichen Stand sind.
Meilensteine bieten nicht zuletzt die Möglichkeit, Ihren Zeitplan und Fortschritt zu bewerten, um sicherzustellen, dass er für alle Beteiligten beherrschbar ist.
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste für Meilensteine
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6. Legen Sie Ihr Projektbudget fest
Ein effektives Ressourcenmanagement ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Projekte. Dazu gehört nicht nur die Fertigstellung Ihres Projekts, sondern auch die Einhaltung Ihres Budgets.
Denken Sie daran, die folgenden Rubriken in Ihr Budget einzubeziehen:
- Direkte Ausgaben (für die oben genannten Ressourcen wie Ausrüstung oder Verbrauchsmaterialien)
- Indirekte Ausgaben (z. B. Versicherungs- oder Werbekosten)
- Abzurechnende Stunden (in Bezug auf das mit dem Projekt verbundene Personal)
Ein detailliertes, gut durchdachtes Budget ist für die Genehmigung Ihres Projekts unerlässlich. Schätzen Sie so genau wie möglich ab und berücksichtigen Sie zusätzliche Kosten, die im Nachhinein entstehen können.
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste für das Budget
7. Führen Sie eine Risikomanagementübung durch, um Hindernisse zu vermeiden
„Man kann nie zu sicher sein.“
Nichts im Leben kann zu 100 % nach Plan verlaufen.
Durch die Bewertung des Projektrisikos können Sie erwartete Probleme und Verlangsamungen antizipieren und diese in Ihren Gesamtplan einbeziehen.
Allein die Diskussion potenzieller Risiken mit anderen Stakeholdern kann aufschlussreich sein. Betrachten Sie „Was-wäre-wenn“-Szenarien im Detail.
Die Möglichkeit, potenzielle Risiken in Projekte einzubeziehen, hilft dem Rest des Teams, die Herausforderungen bei der Ausführung von Aufgaben zu verstehen. Transparenz über potenzielle Risiken vermeidet einige übliche Fallstricke, die dazu führen, dass Projekte verzögert oder entgleist werden.
Es sind verschiedene Risikostufen zu berücksichtigen, die von PR-Katastrophen bis hin zu Geldverlusten und darüber hinaus reichen. Anstatt zuzulassen, dass diese Risiken Ihr Projekt lahmlegen, sollten Sie sie bereits in der Planungsphase berücksichtigen.
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste für das Risikomanagement
8. Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten
Wir haben aus erster Hand gesehen, wie wichtig Kommunikation für den effizienten Abschluss von Projekten ist.
Zusammenarbeit ist für das Projektmanagement und die pünktliche Erledigung von Aufgaben unerlässlich. Effektive Kommunikation ermöglicht es Ihrem Team, äußerst effizient zu arbeiten, ohne dabei an seine Grenzen zu gehen.
Vereinfacht ausgedrückt sollte Ihre Kommunikationsstrategie die folgenden Elemente umfassen:
- Wie häufig werden Sie Stakeholder treffen und sich bei ihnen melden?
- Bevorzugte Kommunikationsart(en) (z. B. E-Mails, Live-Chats, persönliche Gespräche, Videotreffen, Vorstandsaktualisierungen)
- Wer überwacht und leitet Stakeholder-Meetings?
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste für einen Kommunikationsplan
9. Entscheiden Sie, wie Sie alles dokumentieren
Die Dokumentation ist für die Rechenschaftspflicht und die Einhaltung des Projektplans unerlässlich. Eine sequenzielle Überprüfung Ihres Prozesses ist auch hilfreich bei der Beurteilung des Projektverlaufs.
Was wäre, wenn ein Vorgesetzter wissen wollte, warum ein Projekt länger dauerte als erwartet? Was wäre, wenn Sie jemandem Anerkennung für die Qualität seiner Arbeit geben möchten?
Die Dokumentation sollte in Echtzeit erfolgen. Unsere Präsentationsvorlagen helfen Ihnen dabei und beseitigen einen großen Schwachpunkt im Projektmanagement.
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste für die Projektdokumentation
Laden Sie diese Vorlage herunter
10. Bewerten Sie den Fortschritt und Erfolg Ihres Projekts
Der letzte Punkt unserer Projektmanagement-Checkliste dient Ihnen als Gelegenheit, über Ihre Bemühungen nachzudenken.
Haben Sie beispielsweise Ihr Projekt pünktlich abgeschlossen? Haben Sie Ihr Budget überschritten oder unterschritten?
Wenn Sie untersuchen, was richtig (und was falsch) gelaufen ist, können Sie über Ihre Rolle als Projektmanager nachdenken. Basierend auf den Antworten auf diese Fragen und dem Feedback können Sie in Zukunft ähnliche Prozesse, Arbeitsabläufe und Zielsetzungsstrategien nachbilden.
Beispielvorlage für eine Projektmanagement-Checkliste zur Fortschrittsbewertung
Zu dir hinüber
Die Zusammenstellung eines Projekts erfordert eine sorgfältige Planung. Und eine Checkliste wie diese kann Ihnen helfen, sich auf die wichtigsten Aspekte Ihres Plans zu konzentrieren.
Das Befolgen dieser Richtlinien stellt den Erfolg Ihres Projekts sicher. Wenn Sie es noch nicht getan haben, laden Sie noch heute unsere Projektmanagement-Checklistenvorlagen herunter.
FAQs zur Projektmanagement-Checkliste
Was sind die 12 Schritte des Projektmanagements?
12 Schritte zum Starten und Planen eines erfolgreichen Projekts:
Schritt 1: Erstellen Sie eine Projektcharta
Schritt 2: Bestimmen Sie die Stakeholder
Schritt 3: Anforderungen sammeln
Schritt 4: Legen Sie den Umfang fest
Schritt 5: Entwickeln Sie einen Projektstrukturplan (WBS)
Schritt 6: Erstellen Sie einen Zeitplan
Schritt 7: Erstellen Sie einen Kostenvoranschlag
Schritt 8: Erstellen Sie ein Budget
Schritt 9: Erstellen Sie einen Projektmanagementplan
Schritt 10: Erstellen Sie einen Ressourcenmanagementplan
Schritt 11: Erstellen Sie einen Qualitätsmanagementplan
Schritt 12: Entwickeln Sie eine Risikomanagementstrategie
Was sind die fünf wichtigsten Projektmanagementprozesse?
Nach Angaben des Project Management Institute (PMI), der weltweit führenden Organisation für Projektmanagement, sind die fünf Phasen des Projektmanagements:
- Konzeption und Initiation
- Projektplanung
- Projektabwicklung
- Leistungsüberwachung
- Projektabschluss
Was ist der PMO-Lebenszyklus?
Der ITS-Projektmanagement-Lebenszyklus umfasst vier Phasen, die zusammenarbeiten, um die gewünschten Projektergebnisse zu beschreiben, zu organisieren und zu liefern. Dies sind die Phasen der Initiierung, Planung, Ausführung und des Abschlusses . Jeder von ihnen hat seinen eigenen Studienbereich, um das beste Ergebnis zu erzielen; Eine gute Leistung in jeder dieser einzelnen Phasen stellt sicher, dass das Projektmanagement insgesamt auch ein Erfolg ist.
Was ist Six Sigma im Projektmanagement?
Six Sigma ist eine Geschäftsmethodik, die darauf abzielt, Prozesse zu verbessern, Verschwendung und Fehler zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit im gesamten Unternehmen zu steigern. Basierend auf Daten und statistischen Analysen bietet Six Sigma eine Methode zur Minimierung von Fehlern und Werten in jedem Geschäftsprozess, von der Fertigung bis zum Management. In der populären Literatur wird es mittlerweile als Maß dafür definiert, wie reibungslos die Ausführung eines Geschäftsprozesses verläuft. Organisationen, die von sich behaupten, Six Sigma in der Qualität zu haben, müssen sicherstellen, dass sie in einer Million Iterationen ihrer Transaktionen und Prozesse nur 3,5 Fehler machen.
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