0 Comment
Customer Reviews
"يُطلب من الموظفين الاستفادة من الفحص الطبي غدًا. المواعيد هي: "
"يتم تخصيص أجهزة جديدة لفريق تكنولوجيا المعلومات. اتصل بالموارد البشرية على الفور. "
"سيتم تعليق جميع تفاعلات العملاء حتى إشعار آخر."
"تم تأجيل حفل المكتب إلى يوم الجمعة المقبل".
كم عدد المذكرات أو الرسائل الرسمية التي تحصل عليها خلال أسبوع؟ إذا كانت استجابتك هي العديد من هؤلاء ، وبتواتر سريع ، فأنت لست وحدك. يحصل الجميع على هذه الرسائل الرسمية المشتركة بين الموظفين والمشرفين عليهم يشار إليها باسم المذكرات ، وهي اختصار لمذكرات. المذكرات بمثابة تذكير بأنه يجب تنفيذ أنشطة معينة حسب الأولوية أو إعلام مكان العمل بأي تغييرات في إطار العمل الحالي. إنه مقدس بعلامة الشركة ، وهي علامة يتخذها الكثير كدليل على صحتها وصحتها.
ما هو الغرض من المذكرة؟
على عكس الإشعار الرسمي الذي يتم عرضه لإعلام الجميع ، يتم توجيه المذكرة إلى جمهور محدد. ومن ثم ، يتم إرساله إما إلى صندوق الوارد لفرد أو فريق أو يتم تسليمه إلى الطاولات (الطاولات) الخاصة بهم. تؤدي المذكرة الوظائف التالية:
- القيام بإعلان.
- إعطاء التعليمات.
- توضيح سياسة أو إجراء لحل المشكلة
- تغيير سياسة أو إجراء.
- تنبيه الموظفين إلى مشكلة.
- إرسال التوصيات.
- تقديم سجل.
- الدعوة إلى اجتماع.
يجب أن يكون لديك تخطيط محدد لضمان فهم الموظفين لأهمية المعلومات المنقولة والحصول على الامتثال. الآن ، اجمع بين عوامل الاستعجال في وقت معين وتفاصيل المعلومات التي سيتم مشاركتها. أنت لا تريد أن تكون الشخص الذي يفسد الأمر. ماذا لو تركت التصميم والهيكلة لنا ، بينما تركز على إيصال رسالتك؟
SlideTeam للإنقاذ
نحن ، في SlideTeam ، نقدم 10 تصميمات كلاسيكية للمذكرات لدينا والتي من المؤكد أنها تضمن لك سهولة العمل عند توصيل المعلومات الهامة داخل مؤسستك. دعنا نطلعك على هذه:
النموذج 1: تقرير عرض تقديمي لتقرير نموذج غلاف الصفحة الواحدة
إذا كنت تحتاج إلى نموذج مذكرة لبدء المدفوعات من المتخلفين عن دفع الرسوم ، فإليك نموذجًا جاهزًا للمحتوى. بالالتزام بالتنسيق القياسي ، فإن تخطيط العرض هذا يثير الإعجاب بأهمية طلبك لبدء الإجراء اللازم. سواء كنت مؤسسة تعليمية أو مركزًا تقنيًا ، أبلغ المرشحين المسجلين لديك لسداد رسومهم. التحميل الان!
النموذج 2: تقرير عرض تقديمي لتقرير نموذج مذكرة عمل المجتمع من صفحة واحدة
هل تبحث عن رعاة لتمويل برامج مجتمعك؟ بعد ذلك ، إليك نموذج مذكرة لتذكيرهم بشعورهم بالمسؤولية الاجتماعية ودعوتهم للتعاون. اذكر مسؤولياتهم الأساسية وأكد لهم أهمية استثماراتهم. اذكر تفاصيل الاتصال الخاصة بك والتفاصيل المصرفية للإيداع. أخيرًا أقر بمساهمتهم في نفس نشرة المذكرة. تحميله الآن!
النموذج 3: تقرير عرض تقديمي لتقرير نموذج مذكرة الموارد البشرية من صفحة واحدة
سياسات الموظفين هي أحد عوامل عملياتهم السلسة ؛ ومن ثم إذا دعت الحاجة ، فهذه عرضة للتغيير . إذا كان قسم الموارد البشرية الذي تمثله يتطلب مشاركة هذه التحديثات المفيدة فيما يتعلق بتغييرات سياسة الشركة فيما يتعلق بالإجازات والرواتب وما إلى ذلك ، فاستخدم نموذج العرض التقديمي PPT الجاهز للمحتوى هذا. لا حاجة للبحث عن الإنترنت. . يتساوى التصميم مع اللوائح القياسية ومع ترويسة الشركة بالترتيب ، قم بنقل خططك لتطوير موظفيك. لا تنتظر التحميل الان!
النموذج 4: تقرير عرض تقديمي لتقرير قالب مذكرة Office أحادي الصفحة
إذا كانت إحدى الشركات العميلة قد قدمت طلبًا في إطار مناقشة سابقة ، فيمكنك مشاركة ردك عبر نموذج PPT للمذكرة. شارك تفاصيل ما تقدمه ، واذكر بكلمات واضحة جوانب العرض الذي قبلته أو رفضته. اجمع شهادات عدم الاعتراض (NOCs) الخاصة بهم من خلال جعلهم يقرون بهذه المذكرة مع العودة والتأكد من عدم ترك أي جانب دون معالجة. قم بتنزيل قالب العرض هذا الآن!
النموذج 5: تقرير عرض تقديمي لتقرير نموذج مذكرة الأعمال من صفحة واحدة
شارك إنجازاتك وأنشطة التفاعل ، مثل نتائج محركات الأقراص الصديقة للبيئة باستخدام نموذج مذكرة كهذا. سجل ملاحظاتك من حيث المساهمات المقدمة نحو بيئة أكثر اخضرارًا وبهذه الطريقة تهنئ الفريق. يمكنك أيضًا استخدام نفس قالب PPT لنقل تحديثات الشركة الأخرى حيث أن الشريحة قابلة للتعديل تمامًا وسهلة الاستخدام. إذا كنت ترغب في إرسال تحديثات ، فلا تستثمر الوقت في تطوير قالب من البداية ، فقط قم بتنزيل هذه الشريحة وافعل ما تريد. لقد اهتممنا بتقنيات العرض التقديمي. .
النموذج 6: تقرير عرض تقديمي عن نموذج مذكرة الأعمال من صفحة واحدة
إليك شريحة واحدة ، تصميم أفقي لمشاركة التحديثات المهمة مع المستلمين. إنه أبسط تصميم لكنه قابل للتخصيص يمكن لأي شخص من المحترفين إلى الأكاديميين استخدامه لنقل التحديثات. يأتي مع التنسيق القياسي مع رسالتك فقط المطلوب توصيلها. يمكنك تغيير ألوان هذه الشريحة لتتناسب مع سمة شعار عملك. ابدأ الآن في قالب العرض التقديمي PPT!
القالب 7: ورق مع مشبك لمذكرة تصميم بوربوينت مسطح
تخدم المذكرات أيضًا الغرض من التذكيرات . للتواصل غير الرسمي في مكان العمل أو في دوائرك الاجتماعية ، يمكنك أيضًا الاستفادة من تصميمات الملاحظات لمشاركة رسائلك. إن الشيء العظيم في قوالب ملاحظات PPT الخاصة بنا هو أنها جاهزة لاستيعاب المحتوى الخاص بك بالإضافة إلى رغبتك في التنسيق الخاص بك ، بما في ذلك اللون. استخدم قوالب العرض التقديمي هذه لمشاركة التحديثات أو التذكيرات أو أجزاء من المعلومات التي يجب عليك إرسالها. لا فائدة من الانتظار. التحميل الان!
لقد قمنا بتجميع كتالوج المذكرات بناءً على حالات الاستخدام. يمكن أن تكون أكاديميًا أو محترفًا عاملاً يجب أن يتفاعل مع الزملاء وكبار السن. ستضيف قوالب عرض المذكرات الخاصة بنا إلى إلحاح رسالتك وصحتها. إلى جانب ذلك ، يدرك المستفيدون أيضًا الملاءمة بشكل أفضل. احصل على هذه التصميمات الجاهزة الآن!
ملاحظة: إذا كنت تمثل قسم الموارد البشرية في منظمة ما ، فستجد نفسك مشغولاً في إعداد التقارير وتجميع الإحصائيات . خفف هذا الضغط باستخدام عينات تقارير الموارد البشرية لدينا لمراقبة الإحصائيات الحالية. اذهب من خلال هذا الدليل المنظم الآن!
أسئلة وأجوبة حول المذكرات والاتصال بالمكتب
ما هي المذكرة ومن أين تشتق؟
المذكرة هي اختصار لكلمة "مذكرة". الكلمة مشتقة من الكلمة اللاتينية Memoranda ، والتي تعني ما يجب تذكره. إنه شكل من أشكال الاتصال المختصر حيث ينقل الموظفون تحديثات الأعمال المهمة ، والتغييرات في سياسات الشركة ، والمطالبات بالأحداث ، وما إلى ذلك لبعضهم البعض. أصبحت Memo بسرعة جزءًا مهمًا من مساحات العمل ويعتمد الموظفون عليها للتواصل السريع والسهل. يتم تبادل المذكرات عبر رسائل البريد الإلكتروني أو إرسالها إلى مكاتب فردية اعتمادًا على عدد المستلمين وموقعهم من المرسل.
ما هو شكل المذكرة؟
عالميًا ، تتبع المذكرات تنسيقًا يسهل اتباعه. وهي تتألف من الأقسام التالية:
- العنوان: يتألف هذا الجزء من المذكرة من شعار الشركة ذي الرأسية وكلمة مذكرة مميزة بخط غامق.
- تفاصيل المستلم: اسم المستلم وتعيينه هو التالي في السطر.
- تفاصيل المرسل: يجب ذكر اسم المرسل وتعيينه للتعبير عن جدية المشكلة التي يتم تسليط الضوء عليها.
- نسخة أو مستلمون إضافيون: إذا كنت تريد إرسال مذكرة واحدة مع إبقاء أعضاء معينين في حلقة ، فإن هذا العمود يسليهم.
- التاريخ: يجب أن يتزامن تاريخ الإرسال مع تاريخ استلام هذه المذكرة ، وإلا فلا جدوى من إرسالها في المقام الأول.
- سطر الموضوع: يجب هنا تحديد جوهر إرسال هذه المذكرة والهدف منها.
- نص الرسالة: هنا تذكر الغرض والتسليمات الرئيسية التي من المتوقع أن يسلمها المرء. قسّم رسالتك إلى أجزاء من جزأين أو ثلاثة لتقديم المشكلة المطروحة وتوضيحها. اجعل رسالتك موجزة ومفهومة.
- المرفقات (إن وجدت): عند مشاركة مذكرة عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك أيضًا إضافة مستندات وإيصالات وما إلى ذلك لتعزيز الرسالة. تأكد من إرفاق المستندات بالفعل.
ما هي أنواع المذكرات؟
يتم تصنيف المذكرات على أساس الغرض الذي تخدمه مثل:
- مذكرة الإعلان / التحديثات: هي النوع الأكثر استخدامًا من المذكرات لإبلاغ فريقك بالاجتماعات أو الأحداث أو إلغائها.
- طلب مذكرة: يتم إعادة توجيه هذا النوع من المذكرات ، عند السعي للحصول على خدمات أو إذن من رؤسائهم.
- مذكرة التأكيد: عند تقديم طلب سابقًا ، يتم إرسال مذكرة تأكيد ردًا على تأكيد الطلب أو رفضه.
- مذكرة التقرير الدوري: هذه هي المذكرات المتكررة التي تتكون من تقارير شهرية أو ربع سنوية أو سنوية تحتاج إلى الرجوع إليها ولكي يظل الموظفون على دراية بها.
- مذكرة الأفكار والاقتراحات: يمكنك تمرير الاقتراحات والأفكار إلى الزملاء أو الصغار أو كبار السن أيضًا باستخدام المذكرات.
من يرسل المذكرة ولمن؟
يتم تخطيط رحلة المذكرة رأسياً وأفقياً داخل المؤسسة.
- يمكن للإدارة العليا أو قادة الفريق إرسال مذكرات مباشرة إلى صغارهم.
- يمكن للصغار أيضًا مشاركة المذكرات مع كبار السن الذين يطرحون طلبات أو يشاركون ملخصات التقارير.
- التبادل الأفقي للمعلومات عبر المذكرات له نفس الجوهر مع المنظمات حيث يتم تسجيل التحديثات والتقارير وما إلى ذلك ومناقشة التقدم اليومي.
ما هي فوائد المذكرة؟
المذكرة هي أسرع طريقة للتواصل. لا يتطلب الأمر أي مؤهل خاص لكتابة واحد ، حيث يتم إملاء شكله عادةً من خلال تنسيقات مقبولة ومحددة جيدًا. إنها طريقة البقاء محدثًا وبناء الشفافية داخل المنظمة. تذكر أنه من المحتمل اقتباس مذكرة إذا احتاجت المنظمة إلى التعمق في قضية ما أو استخلاص أي دروس إيجابية أو سلبية من ماضيها.
أين لا يمكن استخدام المذكرة؟
إذا كانت التفاصيل مهمة أثناء مشاركة أي جزء من المعلومات ، أو إذا كانت الأقدمية بحاجة إلى الاقتناع بالتحية والمراجع المناسبة ، فيجب أيضًا مشاركة التقارير التي يشاركها فريق الموارد البشرية أو فريق المبيعات أو تقارير الأقسام الأخرى بالتفصيل مع الرسوم البيانية ، وما إلى ذلك. في هذه الحالات ، لا يمكن أن تفي المذكرة بالمتطلبات. يحتاج المرء إلى استخدام خطابات رسمية أو تقارير مفصلة أو مستندات متعددة الصفحات لتحقيق الهدف. يجب أن تكون قادرًا على الموازنة بين الحاجة إلى التفاصيل وبين الإيجاز. إذا كان بإمكان جملة واحدة القيام بالصفحة ، فاستخدم واحدة فقط.
