0 Comment
Customer Reviews
لقد حولت مراكز الاتصال / BPOs / KPOs مبيعات الأعمال وعمليات خدمة العملاء. الخدمة التي تقدمها هذه هي أمر بالغ الأهمية للعمليات التجارية.
تشير دراسة استقصائية إلى أن 4 من كل 10 عملاء يتركون علامة تجارية ، وأن الشركات تخسر أكثر من 62 مليار دولار (إيرادات سنوية) بسبب سوء خدمة العملاء في السوق الأمريكية. يوضح هذا مدى أهمية أن تظل المعايير في خدمة العملاء عالية دائمًا ولماذا تعد ميزة تنافسية للشركات.
تتطلب خدمة العملاء الممتازة أيضًا أن يحضر البشر مكالمات خدمتهم ، بدلاً من الآلات أو الخوارزميات القائمة على الذكاء الاصطناعي. تم إثبات ذلك من خلال استطلاعات الرأي المكثفة التي أفادت أن ثمانية من كل 10 أشخاص يفضلون الاتصال البشري عبر الهاتف.
إن إرسال اعتذارات رسمية (أو مكتوبة ذاتيًا) أو قسائم خصم عبر البريد الإلكتروني إلى عملائك لن يؤدي إلى الحيلة بعد الآن. المكالمة الشخصية (من الإنسان) هي توقعات العملاء القياسية الآن!
متطلبات عملية الاتصال الممتازة
يعد الحصول على دعم قوي للمكالمات مفيدًا للشركات من أجل التواصل الواضح والكشف الفعال عن المشاعر والفهم والاتصال والقرارات / التحويلات / البيع السريعة والمرضية. ومع ذلك ، فإن صيانته يحتاج إلى وجود بعض المتطلبات الأساسية ، وهي:
- موظفون ماهرون ومدربون جيدًا: التعامل مع شكاوى العملاء (المليئة بالمشاعر) أو مكالمات البيع الصعبة يحتاج إلى ممثلين مدربين جيدًا وذوي خبرة لديهم مواقف لحل المشكلات وخدمة العملاء.
- عملية واضحة وفعالة: يجب أن يكون هناك تدفق عملية محدد جيدًا يوجه الممثل خلال المكالمة لضمان تلبية احتياجات العميل.
- التكنولوجيا: تساعد التكنولوجيا والأدوات المناسبة ، مثل أنظمة توجيه المكالمات والتسجيل وإدارة علاقات العملاء (CRM) ، ودعم عمليات مركز الاتصال وممثليه.
- ضمان الجودة: تضمن فحوصات الجودة المنتظمة والتدريب الالتزام بإجراءات التشغيل القياسية الراسخة لتلبية معايير الشركة لخدمة العملاء.
- الملاحظات والتقارير: تساعد مراقبة ملاحظات العملاء ومقاييس الاتصال وإعداد التقارير في تحديد مجالات التحسين.
الأدوات المناسبة لتسجيل المعاملات بين مندوبي الدعم والعملاء ضرورية للتحسين المستمر. تعد تقارير المكالمات إحدى الأدوات التي تساعدك على تسجيل بيانات المكالمات ومؤشرات الأداء الرئيسية وتقديمها للإدارة التشغيلية القائمة على البيانات والموجهة نحو النتائج.
قوالب تقرير المكالمات القابلة للتحرير
تعد تقارير المكالمات جزءًا من إدارة العمليات اليومية في BPO / KPO ، خاصة في المبيعات. يعد إعداد هذه المستندات ذات القيمة المضافة (بشكل متكرر) جزءًا لا يتجزأ من مهمة المديرين التنفيذيين من المستوى المتوسط (مديرو الفريق ومحللو الجودة). يعد التحليل المتعمق للمعاملات جزءًا مستهلكًا للوقت من المهمة ، ولكن كتابة تقارير مكالمات شاملة من البداية لن يكون ممكنًا أبدًا. تأتي قوالب تقارير المكالمات سهلة التخصيص كمنقذ. تمنحك الطبيعة القابلة للتخصيص بنسبة 100٪ للقوالب المرونة المطلوبة لتحرير تقاريرك . توفر لك شرائح PPT الجاهزة للمحتوى الهيكل الذي تشتد الحاجة إليه.
دعنا نستكشف قوالب تقارير المكالمات المصممة مسبقًا لتقديم أرقام عمليات المبيعات الخاصة بك بطريقة مفهومة!
1. ورقة تخطيط استدعاء المبيعات من صفحة واحدة ونموذج التقرير
تلعب تقارير المكالمات دورًا مهمًا في مراقبة أداء ممثلي خدمة العملاء ، وكذلك ضمان استيفائهم لمعايير خدمة العملاء. سيكون تصميم PPT ذو المظهر البسيط والمهني مثاليًا لمشاركة الملاحظات وتقرير مكالمة مفصل مع المديرين التنفيذيين. يحتوي على أعمدة مسبقة الصنع لكتابة أسماء الأشخاص الرئيسيين ، وتاريخ المكالمات قيد المراقبة ، وتفاصيل العملاء الذين تم التعامل معهم ، والمشكلات التي تمت معالجتها ، وأهداف المكالمات ، والأسئلة الأساسية التي يجب على مندوب المبيعات طرحها ، والأسئلة التي قد يطرحها العملاء ، وأفضل إجاباتهم. تحميله الآن!
2. ورقة استدعاء دليل المنتج من صفحة واحدة وتصميم عرض تقديمي للتقرير
باستخدام البيانات المدمجة في تقارير المكالمات ، ستحدد الاتجاهات في استفسارات العملاء أو المشكلات أو سلوك الشراء. سيساعد الشركات على العثور على مجالات التحسين ووضع استراتيجيات تقدم قائمة على البيانات. استخدم هذا القالب لتقديم أداء فريق المبيعات واستدعاء التقارير باستخدام وسائل المساعدة المرئية مثل الرسوم البيانية والقمع. يمكنك استخدامه لإبراز إحصائيات مثل المبيعات المغلقة ، ومتوسط قيمة المبيعات ، والمكالمات الصادرة ، ونسبة الاتصال / المبيعات ، والأداء الأفضل. يحتوي أيضًا على أقسام لإضافة دليل منتج (للمنتجات / الخدمات / الفئات الأكثر مبيعًا) ولقطة مكالمة مبيعات حسب الفئة. احصل عليها الآن!
3. ورقة طريق استدعاء المبيعات من صفحة واحدة ونموذج عرض تقديمي للتقرير
يؤدي تحليل تقارير المكالمات إلى تسهيل عملية تحديد الاختناقات وإزالتها ويساعد في تصميم تدفقات المكالمات التي تعمل على تحسين الكفاءة. سيساعدك هذا النموذج في تحليل ومشاركة البيانات النوعية للمكالمات / المعاملات بين العملاء والممثلين. يسمح لك بالإجابة على الأسئلة / الخطوات المهمة ومشاركة نقاط التعليقات حول أهداف المكالمات الإجمالية وإنجازها ، وعرض المبيعات وتسليمها ، وجمع المعلومات / بناء العلاقات ، وسلوك / نبرة مندوب المبيعات عند الاتصال. احصل عليه اليوم!
4. صفحة واحدة من صحيفة تتبع مكالمات المبيعات وقالب التقرير
يحتاج ممثلو خدمة العملاء إلى تجديدات دورية وجلسات تدريبية تدعم التحسين المستمر للأداء وتساعد المسؤولين على تحسين عملية المبيعات / الدعم. استفد من ورقة الاستدعاء وقالب التقرير من صفحة واحدة لتسجيل بيانات مؤشرات الأداء الرئيسية لأعضاء الفريق وتحليل احتياجات التدريب أيضًا. يسمح لك بمراقبة معاملة مندوب المبيعات من خلال أسماء العملاء وتواريخهم. أضف أرقام مكالمات المبيعات ، ووقت المكالمة (بالدقائق) ، والمبلغ الذي تم إنفاقه ، ومعدل نجاح المكالمة أو النسبة المئوية في الأعمدة ذات الصلة ، وفويلا ، يمكنك إنشاء سحر. تحميله الآن!
5. صحيفة متابعة استدعاء المبيعات من صفحة واحدة ونموذج التقرير
يمكن للمديرين استخدام تقارير المكالمات لتتبع المعاملات التي تحتاج إلى متابعة أو إغلاق معلق. يساعد على فهم درجة السرعة التي تعامل بها الممثل مع الشكوى / البيع وإعادة إنشاء السيناريو. يسلط هذا النموذج الضوء على تفاصيل المكالمة مثل المعالج واسم العميل والمبيعات المقدرة. لديها مساحة لمشاركة عرض المبيعات ، والهدف العام للمكالمة ، وجمع المعلومات ، والموقف التمثيلي ، والتعليقات. ستتمكن من ذكر الخطوات التالية ، وتاريخ الاتصال اللاحق ، وحالة العميل المحتمل الحالية ، وتفاصيل المصدر في العمود المصمم مسبقًا لقالب تقرير المكالمة أحادي الصفحة. احصل عليها الآن!
أجب على المكالمة ، حسنًا!
توفر تقارير المكالمات رؤى حول سلوك العملاء وتفضيلاتهم واحتياجاتهم التي تساعد المؤسسة على تحسين رضا العملاء ومعدلات الاحتفاظ بهم. ستساعدك قوالب تقارير الاتصال الخاصة بنا على تحليل عملية دعم المكالمات / المبيعات وتحسينها. استخدم مستندات PPT المكونة من صفحة واحدة للبقاء على اطلاع على فريقك ، ومعالجة الأداء وإجراء التحسينات.
قم بتنزيل قوالب تقارير المكالمات سهلة التخصيص هذه من الروابط القابلة للنقر أعلاه لتسجيل بيانات مضغوطة ولكنها متعمقة حول عمليات الدعم / البيع.
أسئلة وأجوبة حول تقارير المكالمات
1. ما معنى تقرير الاتصال؟
تقرير المكالمة هو مستند أو سجل يوفر معلومات حول خدمة العملاء / مكالمة المبيعات. يتضمن تفاصيل مثل تاريخ ووقت المكالمة واسم العميل ومعلومات الاتصال وسبب المكالمة ونتائج المكالمة وأي ملاحظات أو ملاحظات قدمها ممثلو خدمة العملاء. يتم استخدامه من قبل فريق مركز الاتصال والمؤسسة لتحسين عملية خدمة العملاء ودعم اتخاذ القرار.
تُستخدم تقارير المكالمات لضمان الجودة ومراقبة الأداء وتحليل الاتجاهات والامتثال. توفر هذه رؤى قيمة حول سلوك العملاء وتفضيلاتهم واحتياجاتهم وتساعد في تحسين عملية دعم المكالمات ورضا العملاء بشكل عام.
2. ما هي استخدامات تقارير المكالمات؟
تخدم تقارير المكالمات العمليات التالية:
- تاكيد الجودة.
- تحديد الاتجاهات.
- تحسين العملية والكفاءة التمثيلية.
- تحديد احتياجات التدريب التمثيلية.
- مراقبة مقاييس الأداء
- رؤى قيّمة حول سلوك العملاء وتفضيلاتهم واحتياجاتهم.
- تحليل تكلفة عمليات دعم المكالمات.
- جدولة المتابعة أو تسجيل إجراءات التوجيه.
- التقارير الإدارية.
3. كيفية عمل تقرير المكالمات؟
يمكن إنشاء تقرير مكالمة محدد جيدًا في الخطوات التالية:
- جمع المعلومات اللازمة: تاريخ ووقت المكالمة واسم العميل ومعلومات الاتصال وسبب المكالمة والملاحظات أو الملاحظات التي قدمها ممثل خدمة العملاء.
- اختر تنسيقًا مثل جدول بيانات أو مستند أو قاعدة بيانات. يعد اختيار نموذج تقرير مكالمة مصمم مسبقًا خيارًا مثاليًا وفعالًا من حيث التكلفة.
- حدد الحقول في تقرير المكالمة ، مثل تاريخ المكالمة والوقت واسم العميل ومعلومات الاتصال والمشكلة والحل والملاحظات.
- استخدم التنسيق / الأداة المختارة لإنشاء تقرير مكالمة مفصل ، بما في ذلك الحقول / المعلومات التي تم تحديدها.
- قم بمراجعة تقرير المكالمة للتأكد من دقتها وإجراء التصحيحات اللازمة.
- احفظها وشاركها مع أعضاء الفريق أو الإدارة المناسبين.
